5 principales astuces pour une mise en œuvre réussie d'ERP
Il s'agit du troisième article de notre série sur les meilleures pratiques pour la mise en œuvre d'un système ERP, qu'il s'agisse d'un nouveau système ou d'une mise à niveau par rapport à un ancien ERP. Dans le premier article, nous avons examiné les résultats de réussite et la préparation de l'entreprise par rapport à la gestion du changement. Nous avons parlé de la communication sur les problèmes commerciaux qui seront améliorés et de la manière dont vous définissez et mesurez le succès, ce qui contribue à garantir une mise en œuvre réussie de l'ERP.
Dans le deuxième article, nous avons discuté de ce qui change et de la manière dont vous devez préparer votre entreprise au changement. Dans ce prochain article, nous examinons comment planifier le changement et vous donnons nos 5 principales astuces.
Si vous mettez en place un ERP, il s'agit d'un projet de gestion du changement
Unit4 ERP permet à votre entreprise de travailler différemment. C'est un moment passionnant pour mettre en place un logiciel ERP car vous permettez l'atteinte de vos objectifs de succès souhaités. Mais, très souvent, nos clients ne réalisent pas que la mise en place d’un ERP est en réalité un projet de gestion du changement.
Un projet de changement nécessite que vous planifiiez comment faire passer les collaborateurs de leur état de travail actuel à un nouvel état, ce qui est souvent négligé.
Le considérer comme un projet de gestion du changement signifie que des entreprises comme la vôtre peuvent adopter une approche structurée pour aligner les collaborateurs et les processus sur les nouvelles fonctionnalités de Unit4 ERP afin de permettre l'efficacité et l'efficacité au sein de votre entreprise.
Alors, comment commencez-vous à planifier le changement ?
Voici nos 5 principales astuces :
1. Évaluez les processus quotidiens de vos collaborateurs
Comprendre les processus actuels que vos collaborateurs entreprennent pour effectuer leur travail vous permet de cibler les étapes du processus qui pourraient être supprimées. Supprimer certaines de ces étapes peut entraîner un flux de travail simplifié et une augmentation globale de la productivité.
La solution ERP rationalise les processus commerciaux, simplifie le flux de travail et améliore la productivité globale en automatisant les tâches et en éliminant les travaux manuels inutiles. Trop souvent, les entreprises n'identifient ni n'évaluent leurs processus qu'après la mise en place de l'ERP. Cela peut être dangereux car cela ne prend pas en compte l'état actuel de travail du personnel par rapport à la nouvelle manière de travailler. C'est cet écart qui peut créer de la frustration parmi vos utilisateurs et entraîner une mauvaise adoption de la nouvelle ERP.
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2. Impliquez vos collaborateurs de première ligne dans la mise en œuvre
Au cours de votre mise en œuvre avec Unit4, votre équipe de projet peut ne pas inclure les collaborateurs de première ligne dont les processus de travail changeront. Ces derniers sont toujours des parties prenantes, mais ils sont souvent négligés et ne sont pas impliqués dans le projet.
Vous n'avez pas besoin d'inclure de nombreux employés, mais sélectionnez plutôt quelques-uns à interviewer. Recueillez leurs commentaires en communiquant clairement ce que les prochains changements signifieront pour elles et pour l'entreprise. Fournissez-leur des démonstrations pour qu'ils puissent voir et comprendre ce qui change. Encouragez les commentaires et utilisez-les pour surmonter toute résistance.
Vous pouvez également effectuer une analyse des parties prenantes. Vous ne savez pas par où commencer ? Nous avons créé un modèle qui vous permet d'identifier chaque partie prenante, ses dépendances, ses obstacles, ses capacités, en fait, tout ce que vous devez prendre en compte pour garantir une mise en œuvre en douceur. Contactez-nous pour plus de détails.
3. Utilisez nos workflows
Chez Unit4, nous avons utilisé notre vaste connaissance et notre expérience pour construire des flux de travail prédéfinis pour des secteurs spécifiques qui non seulement contribuent à réduire le temps de mise en place d'un système ERP, mais réduisent également les étapes du processus que vos collaborateurs accomplissent lors de leurs tâches de travail.
L'utilisation de ces flux de travail préconfigurés vous permet d'optimiser rapidement de nouvelles façons de traiter les demandes financières, RH, des collaborateurs et de la paie sans encourir de coûts supplémentaires pour adapter la solution ERP à la manière dont vous travaillez actuellement.
4. Travaillez avec notre équipe de gestion du changement
Notre équipe d'experts peut vous aider à évaluer, planifier et exécuter votre projet de transformation ERP. Ils comprennent les défis auxquels les organisations sont confrontées lorsqu'elles apportent un changement, non seulement à un système informatique, mais fondamentalement à la manière dont les personnes exécutent leurs activités quotidiennes.
Notre équipe dédiée peut vous fournir les connaissances et l'expérience nécessaires pour vous assurer que vous êtes pleinement préparé à mettre en œuvre une manière plus productive de travailler.
5. Utilisez notre liste de vérification de préparation
Nos experts en gestion du changement ont élaboré une liste de vérification de préparation qui offre des orientations claires sur toutes les étapes de la mise en place d'un nouvel ERP. La liste de vérification examine d'abord la préparation de l'entreprise et couvre des sujets tels qu'avoir une vision claire de l'avenir opérationnel définie et documentée, et identifier un leader du changement et une équipe du changement.
La préparation des processus détermine si les processus utilisateur ont été établis, documentés et validés pour des domaines tels que les finances, les achats, les RH et la paie.
La préparation technique couvre des sujets tels que la préparation de l'environnement pré/production et la disponibilité du matériel, les tests et la validation.
La préparation de la solution examine si des éléments tels qu'un document de configuration de la localisation sont en place et approuvés, et si les tests fonctionnels et système ont été effectués et approuvés.
La préparation des données couvre les plans de migration des données, les conversions et les tests.
La préparation du support couvre des sujets tels qu'un document de transfert de support prêt et approuvé par l'équipe de support, la confirmation de l'accès de l'équipe de support, le processus d'escalade, les SLA et le processus de support global.
La liste de vérification couvre également la préparation post-déploiement et les processus et procédures de gouvernance des données. Comme vous pouvez le constater, notre équipe a pensé à l'ensemble du processus de bout en bout et vous accompagnera tout au long de votre projet de gestion du changement.
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This is the 3rd blog post in our series looking at the best practices for implementing an ERP system, whether it's a new system or upgrading from an older ERP. In the first blog, we looked at success outcomes and business readiness vs. change management. We spoke about communicating which business problems will be improved and how you define and measure success, which goes towards ensuring a successful ERP implementation.
In the second post, we discussed what is changing and how you should prepare your organization for the change. In this next blog, we look at how you plan for change and give you our 5 top tips.
If you are implementing an ERP - it’s a change management project
Unit4 ERP enables your organization to work differently. It’s an exciting time to implement an ERP system because you are enabling your desired success outcome. But, so often, our customers don’t realize that the new ERP implementation project is, in fact, a change management project.
A change project requires you to plan how to move people from their current working state to a new one. Something that is often overlooked.
Viewing it as a change management project means organizations like yours can take a structured approach to aligning people and processes to the new Unit4 ERP features to enable efficiency and effectiveness within your organization.
So, how do you start planning for change?
Here are our 5 top tips:
1. Evaluate your employees’ day-to-day processes
Understanding the current processes your employees undertake to complete their work allows you to pinpoint process steps that could be removed. Removing some of those process steps can lead to a simplified workflow and an overall increase in productivity.
The ERP solution streamlines business processes, simplifies the workflow, and enhances overall productivity by automating tasks and eliminating unnecessary manual work. Too often, organizations do not identify or evaluate their processes until after the ERP solution is implemented.
This can be dangerous because it doesn’t take into account the current state of how people work vs. the new way of working. It is this gap that can create frustration amongst your users and lead to poor user adoption of a new ERP.
2. Involve your front-line employees in the implementation
During your implementation with Unit4, your project team may not include front-line employees whose work processes will change. Your front-line employees are still stakeholders, yet they are often overlooked and not involved in the project.
You do not need to include lots of employees but instead select a few to interview. Gather feedback from these individuals by communicating clearly what the upcoming changes will mean to them and the business. Provide them with demos so they can see and understand what is changing. Encourage feedback and use this to address any resistance.
You can also conduct a stakeholder analysis. Don’t know where to start? We’ve created a template that enables you to identify each stakeholder and their dependencies, barriers, capabilities – in fact, everything you need to consider to ensure a smooth implementation. Contact us for more details
3. Utilize our industry model workflows
At Unit4, we have used our extensive knowledge and experience to build pre-defined workflows for specific industries that not only help cut the implementation time for an ERP system but also reduce the process steps your employees complete when undertaking their work tasks.
Using these preconfigured workflows allows you to quickly optimize new ways of processing finance, HR, employee requests, and payroll without incurring additional costs to adapt the ERP solution to simulate how you work today.
4. Work with our change management team
Our team of experts can help you assess, plan, and execute your ERP transformation project. They understand the challenges organizations face when making a change, not just to an IT system but fundamentally to how people undertake their day-to-day activities.
Our dedicated team can provide you with the knowledge and experience to ensure you are fully prepared to implement a more productive way of working.
5. Use our readiness checklist
Our change management experts have developed a readiness checklist that provides clear guidance on all the steps involved in implementing a new ERP. The checklist first looks at business readiness and covers topics such as having a clear vision of the operational future defined and documented and identifying a change leader and a change team.
Process readiness determines whether user processes have been established, documented, and validated for areas such as finance, procurement, HR, and payroll.
Technical readiness covers topics such as pre/production environment readiness and hardware availability, testing, and validation.
Solution readiness looks at whether such things as a configuration document of localization are in place and signed off and whether functional and system testing has been carried out and signed off.
Data readiness covers data migration plans, conversions, and testing.
Support readiness covers topics such as whether a support handover document is ready and signed off by the support team, confirmation of support team access, escalation process, SLAs, and the overall support process.
The checklist also covers post-go-live readiness and data governance processes and procedures. As you can see, our team has thought through the whole process end-to-end and will support you through your change management project.
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