Gegevensconsolidatie automatiseren om strategische analyses mogelijk te maken

Een nauwkeurig en flexibele automatisering biedt een oplossing voor moeizame handmatige gegevensconsolidatie, waardoor de werkdruk afneemt en teams meer tijd kunnen besteden aan strategische activiteiten. Volgens IMF komt bijna 40% van de taken wereldwijd in aanmerking voor automatisering.

In deze blog verkennen we de gebruikscases voor automatisering, de waarde ervan als oplossing en hoe het kan helpen om een wendbare strategie mogelijk te maken.

Gebruikscases voor automatisering in ERP

ERP biedt ondersteuning voor verschillende back-office taken in belangrijke functies zoals financiën, HR, inkoop en meer.

Lokale en verouderde systemen creëren handmatig werk en hebben een slechte gegevensintegratie. Het resultaat is een grote werklast en een slechte samenwerking tussen deze functies, met weinig tijd om te focussen op strategische taken.

Hier zijn enkele voorbeelden van taken die je kunt stroomlijnen met cloudautomatisering:

• Salarisadministratie - De salarisadministratie is een terugkerend proces en degenen die de salarisadministratie beheren moeten handmatig salarisrapporten genereren. Dit is al een vervelend proces, maar naarmate organisaties groeien wordt dit complexer met meer werknemers, internationale betalingen en meerdere salarisgroepen. Wanneer het invoeren, consolideren en rapporteren van gegevens is geautomatiseerd, kunnen gebruikers meer tijd besteden aan het analyseren van deze datasets en het salarisproces en het ontwikkelen van prognoses, strategieën en plannen.
• Factuurverwerking - Door de factureringsprocessen te digitaliseren wordt het veel eenvoudiger om de gegevens te verwerken. De vastgelegde gegevens kunnen worden gecontroleerd op nauwkeurigheid, duplicaten en veelvoorkomende fouten, zodat er geen facturen worden teruggestuurd voor herverwerking en de naleving wordt verbeterd. Het verwerken van historische facturen is eenvoudiger als ze op één plek zijn geconsolideerd, waardoor teams gemakkelijk en probleemloos factureringsprocessen en audits kunnen analyseren.
• Declaraties - Voor het onkostenproces moeten gegevens vaak worden geconsolideerd door HR- en financiële teams, waarbij veel moet worden samengewerkt om handmatige documentatie te sorteren. Bij integratie in de cloud stromen gegevens naadloos tussen deze functies en kunnen hun gegevens nauwkeurig en zichtbaar worden gedeeld. In Cloud ERP kunnen externe medewerkers hun onkosten in het veld indienen op basis van selfservice, waardoor HR en Financiën samen kunnen zorgen voor onkosten en compliance en daarnaast strategieën kunnen vormen om deze te verlagen.

Click to read ERP product brochure (NL) Gated

De resultaten die automatisering je kan helpen bereiken

Elke technologie-implementatie heeft duidelijke resultaten nodig om succes te meten en belanghebbenden en investeerders te overtuigen van de voordelen. Hieronder vind je een aantal resultaten die je met automatisering kan bereiken.

• Minder handmatige werklast - People managers zijn zich mogelijk bewust, of gebruikers hebben hen erop gewezen, van een toenemende handmatige werklast die een negatieve invloed kan hebben op de ervaring van werknemers en het vermogen om modern talent aan te trekken.
• Verbeterde productiviteit - Als organisaties groeien, krijgen ze natuurlijk meer werk of klanten. Hoewel het redelijk lijkt om gewoon meer medewerkers aan te nemen, zorgt het grotere aantal talenten dat je aanneemt ook voor meer werk voor HR en veel bedrijfstakken en functies kampen dan ook met een tekort aan talent.

Nucleus Onderzoek suggereert: "We verwachten dat organisaties die hun ERP naar de cloud verplaatsen de IT-kosten met 20% verlagen [...] en de productiviteit van managers met 15% verhogen."

• Verbeterde naleving - Geoptimaliseerde naleving betekent dat gebruikers de uitgespaarde tijd kunnen inzetten voor nalevingstaken. Bovendien kan automatisering gebruik maken van vooraf gedefinieerde sjablonen bij het automatiseren van rapporten, zodat fouten geen invloed hebben op naleving.
• Minder financiële fouten - Financiële fouten zijn kostbaar, en zoals Gartner ontdekte kunnen veel financiële accountants elke maand fouten maken door een grote handmatige werklast. Als handmatige basistaken worden geautomatiseerd, kunnen fouten worden verminderd omdat het proces niet bezwijkt onder een grote werklast.
• Self-Service voor medewerkers - Met automatisering kunnen werknemers veel administratie zelf afhandelen en ervoor zorgen dat hun gegevensinvoer nauwkeurig is, terwijl automatisering de ingevoerde gegevens kan consolideren.
• Verbeterd strategisch inzicht - Misschien wel het meest waardevolle resultaat dat automatisering kan opleveren is een verbeterde focus op strategie. De tijd die wordt bespaard door deze taken te automatiseren zal resulteren in meer tijd voor analyse en planning, iets dat een belangrijke drijfveer wordt voor organisatorisch succes.

Wat is de toekomst van automatisering?

Automatisering is verweven geraakt met AI, dat mogelijk ook kan worden toegepast in ERP, vooral met de innovaties in Cloud ERP.

Toch is het belangrijk om op te merken dat, hoewel automatisering en AI verschillende concepten zijn, ze wel enigszins op elkaar volgen. Een succesvolle implementatie van automatisering kan de basis leggen voor IT-teams om AI te implementeren.

Forbes merkt op: "Intelligente automatisering van een bedrijf is een voorwaarde voor AI. Als je erover denkt om je inspanningen op het gebied van kunstmatige intelligentie een vliegende start te geven, kun je het beste beginnen met het opbouwen van je automatiseringsintelligentie."

Wanneer gegevens worden geïntegreerd in de cloud en processen effectief zijn geautomatiseerd, kan AI vervolgens voortbouwen op de enkele bron van waarheid, nauwkeurige gegevens en geavanceerde rapportage om machinaal geleerde inzichten te genereren die een echte gebruiker kan verifiëren.

Hoe kan Unit4 je helpen te focussen op strategie door middel van automatisering?

Bij Unit4 hebben we jarenlange ervaring met onboarding van ERP, waarbij we helpen bij digitale transformatie in vele bedrijfstakken. Een deel van onze Cloud ERP-platformdiensten biedt onze klanten verschillende vormen van automatisering om strategisch denken mogelijk te maken door handmatige taken te verminderen.

Unit4's Smart Automation Services integreert met Unit4's next-gen Enterprise Resource Planning suite, ERPx om bedrijfsprocessen verder te stroomlijnen. Door gebruik te maken van deze diensten kan ERPx een aanzienlijk deel van de taken automatiseren en een geoptimaliseerde, aangepaste en lichte gebruikerservaring mogelijk maken.

Claus Jepsen, CPTO bij Unit4, vertelt: "Ons doel is om de hoeveelheid tijd die gebruikers moeten besteden aan interactie met ERP-systemen drastisch te verminderen door processen te automatiseren en taken intuïtiever en intelligenter te maken."

NRS, voorheen Magnox, introduceerde Unit4 FP&A om responsieve en betrouwbare financiële budgettering en planning te automatiseren en te versnellen. Met geïntegreerde ERP kon NRS eenvoudig eerdere handmatige processen automatiseren, waardoor hun teams jaarlijks ongeveer 2500 uur in het hele bedrijf konden besparen.

De National Trust maakte gebruik van het uniforme overzicht voor financiën, inkoop en projecten om processen te automatiseren. Met overlappende handmatige processen was het moeilijk om gegevens te verkrijgen voor analyse, wat hun vermogen om strategieën te ontwikkelen in de weg stond.

De financieel manager van de National Trust merkt op dat Unit4 ERP "onze leidinggevenden de feiten aanreikt om bestedingsplannen te herzien, de manier waarop we werken te veranderen en ons voor te bereiden op de toekomst."

Wil je ook leren hoe Unit4 automatisering in jouw organisatie kan ondersteunen? Neem vandaag nog contact op met de salesafdeling of bezoek onze AI-pagina of bekijk onze automatiseringsmogelijkheden voor ERP, HCM, FP&A en Inkoop.

Automation presents a solution to arduous manual data consolidation that can be automated accurately and flexibly, reducing workloads so teams can spend more time being strategic. According to IMF, almost 40% of tasks globally are now susceptible to automation.

In this blog, we will explore the use cases for automation, its value as a solution, and how it can help enable agile strategy.

Use cases for automation in ERP

ERP can support various back-office tasks across key functions such as finance, HR, procurement, and more.

On-premises and legacy systems create manual work and have poor data integration, leading to large workloads, poor collaboration across functions, and little time to focus on strategic tasks.

Here are some examples of the tasks you can streamline with Cloud-enabled automation:

• Payroll – The payroll process is recurring, and those managing payroll must generate payroll reports manually. As organizations grow, this process becomes increasingly complex with more employees, international payments, and multiple pay groups. When data entry, consolidation, and reporting are automated, users can spend more time analyzing datasets, making observations about the payroll process, and developing forecasts, strategies, and plans.
• Invoice Handling – By digitizing invoicing processes, it becomes much easier to manage and validate data for accuracy, duplicates, and common errors. This ensures fewer invoices are sent back for reprocessing and strengthens compliance. Processing historic invoices is also simplified when data is consolidated in one place, enabling teams to analyze invoicing processes and conduct audits seamlessly.
• Expenses – Expense processes often require collaboration between HR and financial teams, involving significant manual documentation. When integrated into the Cloud, data flows seamlessly between these functions, improving accuracy and visibility. In Cloud ERP, remote employees can submit expenses on a self-service basis, enabling HR and Finance to ensure compliance collaboratively and form strategies to reduce costs.

By adopting Cloud-based ERP automation, organizations can streamline back-office tasks, reduce errors, and empower teams to focus on strategic goals.

The outcomes automation can help you achieve

Any tech implementation needs clear outcomes to measure success and make a clear case to stakeholders and investors. Below are some of the outcomes that automation can achieve:

• Reduced manual workloads – People managers may already notice increasing manual workloads negatively impacting employee experience and the ability to attract modern talent.
• Improved productivity – As organizations grow, more work or clients naturally increase workloads. Simply hiring more talent creates additional work for HR, but many industries and roles suffer from talent shortages.

Nucleus Research suggests: "We expect organizations moving their ERP to the Cloud to cut IT costs by 20% […] and increase managerial productivity by 15%.”

• Increased Compliance – Automation frees up time for compliance tasks. It can also leverage pre-defined templates for reporting, ensuring mistakes don’t affect compliance.
• Reduced financial errors – Financial errors are costly. Gartner found many financial accountants make errors monthly due to high manual workloads. Automating basic tasks reduces fatigue-related errors.
• Employee Self-Service – Automation enables employees to handle admin tasks themselves, ensuring accurate data entry while consolidating the data seamlessly.
• Improved Strategic Insight – The most valuable outcome of automation is improved focus on strategy. Time saved on automating tasks allows teams to prioritize analysis and planning, which drives organizational success.

What is the future of automation?

Automation is becoming intertwined with AI, especially with innovations in Cloud ERP. While automation and AI are different concepts, they are sequential: successful automation implementation lays the groundwork for AI adoption.

Forbes notes: “Intelligent automation of a business is a prerequisite for AI. If you are thinking about jump-starting your artificial intelligence efforts, it is best to start by building your automation intelligence.”

When data is integrated into the Cloud and processes are automated effectively, AI can leverage accurate data, advanced reporting, and machine-learned insights to support user decision-making.

How can Unit4 help you refocus on strategy through automation?

At Unit4, we have extensive experience onboarding ERP solutions and aiding digital transformation across industries. Our Cloud ERP platform integrates automation to enable strategic thinking by reducing manual tasks.

Unit4’s Smart Automation Services integrate with our next-gen ERP suite, ERPx, to further streamline business processes. ERPx automates a significant proportion of tasks, providing an optimized, customized, light-touch user experience.

Claus Jepsen, CPTO at Unit4, explains: “Our goal is to dramatically reduce the amount of time that users need to spend interacting with ERP systems by automating processes and making tasks more intuitive and intelligent.”

NRS (formerly Magnox) introduced Unit4 FP&A to automate and accelerate financial budgeting and planning, saving their teams around 2,500 hours annually.

The National Trust utilized a unified view across finance, procurement, and projects to automate processes. Previously, overlapping manual tasks made it difficult to extract data for analysis, which hindered strategic planning. The National Trust’s Finance Manager notes: “Unit4 ERP gives our executives the facts at their fingertips to revise spending plans, change the way we operate, and prepare for the future.”

To learn how Unit4 can support automation in your organization, talk to sales, visit our website to learn more about AI at Unit4, or get a tailored demo of our solution, today!