Unit4 Enterprise Resource Planning
Software voor inkoopbeheer
Voorkom budgetoverschrijdingen voordat ze ontstaan
Vertrouwd door organisaties die van inkoop een strategisch voordeel maken
Inkoop die budgetten bewaakt en inkopers ondersteunt
Automatiseer de inkoopcyclus
Van aanvraag tot betaling automatiseert Unit4 de complete inkoopworkflow. Medewerkers dienen inkoopaanvragen in via catalogi. Goedkeuringen worden automatisch gerouteerd op basis van bedrag, categorie en budget. Inkooporders worden elektronisch gegenereerd, waarna orderbevestigingen en goederenontvangsten direct de volgende stappen in gang zetten. Wanneer inkoop gestructureerd verloopt, blijven budgetten op koers en worden leveranciers op tijd betaald.
Belangrijkste functionaliteiten:
- Geautomatiseerde workflow van aanvraag tot inkooporder met goedkeuringsroutering
- Beheer van interne en externe catalogi
- Elektronische inkooporders met leveranciersbevestigingen
- Geautomatiseerde goederenontvangst en betalingsverwerking
Voorkom maverick buying voordat het ontstaat
Budgetoverschrijdingen ontstaan wanneer uitgaven buiten de controles om gaan. Unit4 Verplichtingenadministratie (Commitment Accounting) controleert de beschikbare middelen voordat aanvragen, inkooporders en onkosten worden goedgekeurd. Als er onvoldoende budget is, wordt de aanvraag gemarkeerd voor beoordeling. Maverick buying, oftewel inkopen buiten goedgekeurde catalogi of contracten, genereert direct meldingen. Finance teams zien verplichtingen realtime en hoeven niet te wachten op de werkelijke cijfers achteraf. Voorkomen is altijd beter dan herstellen.
Key Features:
- Realtime budgetcontroles vóór goedkeuring van de aankoop
- Detectie en meldingen van maverick buying
- Verplichtingenadministratie met inzicht in gereserveerde versus bestede middelen
- Geautomatiseerde controle van beschikbare budgetten
Match facturen met de precisie van AI
Factuurverwerking hoeft geen handmatig speurwerk te zijn. Unit4 gebruikt AI-gestuurde gegevensregistratie om binnenkomende facturen automatisch in te lezen, te matchen met inkooporders en goederenontvangsten en uitzonderingen door te sturen ter beoordeling. Voorspellende codering versnelt de financiële verwerking. De driewegafstemming (inkooporder, ontvangstbewijs en factuur) verloopt geheel automatisch. Wanneer facturen naadloos aansluiten, worden leveranciers sneller betaald en verloopt de maandafsluiting soepeler.
Key Features:
- AI-gestuurde factuurregistratie en -herkenning
- Geautomatiseerde driewegafstemming (order, ontvangst, factuur)
- Voorspellende codering voor financiële boekingen
- Automatische routering van uitzonderingen bij afwijkende facturen
Beheer contracten en leveranciers centraal
Contracten die ergens in e-mailboxen of op netwerkschijven rondslingeren, zorgen voor risico's en gemiste besparingen. Unit4 biedt één centrale contractrepository met automatische koppeling aan inkooporders en facturen. Volg leveranciersprestaties, beding betere voorwaarden dankzij inzicht in uitgaven en waarborg compliance door aankopen te sturen naar voorkeursleveranciers. Wanneer contracten centraal en gekoppeld zijn, wordt inkoop strategisch in plaats van reactief.
Key Features:
- Centrale contractrepository met uitgebreide zoek- en toegangsfuncties
- Automatische contractkoppeling met inkooporders en facturen
- Monitoring van leveranciersprestaties en uitgavenanalyses
- Sturing op voorkeursleveranciers en compliancenaleving
Meer belangrijke functies en mogelijkheden
Interne serviceorders
Bestel interne diensten (zoals IT, facilitair of catering) met automatische doorbelasting. Omzeil crediteurenadministratie voor interne transacties.
Budget
integratie
Inkoop sluit direct aan op grootboekbudgetten. Realtime budgetcontroles voorkomen overschrijdingen vóórdat goedkeuringen plaatsvinden.
Catalogusbeheer
Interne en externe catalogi met voorkeursleveranciers. Leid medewerkers automatisch naar goedgekeurde bronnen.
Strategisch
overzicht
Volledig inzicht in uitgavenpatronen. Breng besparingskansen in kaart en beding betere voorwaarden bij leveranciers.
Source-to-Pay-integratie
Combineer Unit4 Procurement (P2P) met Unit4 Source-to-Contract by Scanmarket (S2C) voor complete dekking van Source-to-Pay.
Erkenning door IDC MarketScape
Erkend in het wereldwijde IDC-rapport voor AI-gestuurde Procure-to-Pay-oplossingen: toonaangevende inkoopkwaliteit bewezen in de markt.
Sluit naadloos aan op je technologische ecosysteem
Veelgestelde vragen
Wat is Unit4 Procurement Management en wat omvat het?
Unit4 Procurement Management is de Procure-to-Pay-module binnen Unit4 ERPx. Deze omvat inkoopaanvragen, inkooporders, goedkeuringsworkflows, leveranciersbeheer, contractbeheer, factuurafstemming en verplichtingenadministratie. De module automatiseert de complete inkoopcyclus, van de eerste aanvraag tot de uiteindelijke leveranciersbetaling.
De oplossing integreert naadloos met Unit4 Financial Management (crediteuren en grootboek), Projecten en Budgettering, waardoor handmatige afstemming tussen inkoop en finance verleden tijd is.
Hoe voorkomt Unit4 maverick buying en budgetoverschrijdingen?
Unit4 gebruikt verplichtingenadministratie (Commitment Accounting) om realtime de beschikbaarheid van budgetten te controleren voordat inkoopaanvragen en -orders worden goedgekeurd. Als er onvoldoende budget is, wordt de aanvraag direct gemarkeerd voor beoordeling of automatisch afgewezen. Detectie van maverick buying waarschuwt finance teams wanneer inkopen buiten goedgekeurde catalogi of voorkeursleveranciers plaatsvinden.
Deze proactieve budgetcontrole voorkomt overschrijdingen vooraf, in plaats van achteraf verrast te worden door binnenkomende facturen.
Hoe verbetert AI de factuurverwerking in Unit4 Procurement?
Unit4 gebruikt AI-gestuurde factuurherkenning om binnenkomende facturen automatisch te registreren, kerngegevens te extraheren (leverancier, bedrag, inkoopordernummer) en deze te matchen met orders en goederenontvangsten. Voorspellende codering automatiseert financiële boekingen op basis van historische patronen. Uitzonderingen, zoals prijs- of hoeveelheidsverschillen, worden automatisch ter controle doorgestuurd.
Dit bespaart aanzienlijk veel handmatige verwerkingstijd en zorgt voor snellere betalingen aan leveranciers, met behoud van strikte compliance via driewegafstemming.
Kan Unit4 Procurement omgaan met interne serviceorders en doorbelastingen?
Ja. Unit4 ondersteunt interne serviceorders voor diensten van andere afdelingen, zoals IT-support, facilitaire zaken of catering. Deze orders genereren automatische doorbelastingen tussen kostenplaatsen of juridische entiteiten. Doordat de crediteurenadministratie wordt omzeild, vermindert de administratieve druk aanzienlijk.
Dit is vooral waardevol voor shared service centers, waar interne transacties veel voorkomen en handmatig doorbelasten veel overhead kost.
Hoe integreert Unit4 Procurement met Source-to-Contract (Scanmarket)?
Unit4 Procurement (het Procure-to-Pay-gedeelte) integreert direct met Unit4 Source-to-Contract by Scanmarket (het sourcing- en contractgedeelte) voor een complete Source-to-Pay-dekking. In Scanmarket uitonderhandelde contracten stromen direct door naar de contractrepository van Unit4, voorkeursleveranciers zijn direct beschikbaar in de inkoopcatalogi en uitgavendata voedt strategische sourcingbeslissingen.
Deze geïntegreerde aanpak overbrugt het gat tussen strategische sourcing en operationele inkoop dat vaak ontstaat bij losse tools.
Security op bedrijfsniveau, speciaal ontwikkeld voor al je inkoopdata
Ontdek het volledige ERP-platform
ERP
Financiën, projecten, inkoop, payroll en HR verenigd. Eén databasis, één platform en geen reconciliatie die je financiële afsluiting vertraagt.
Financieel beheer
Van record tot report zonder omwegen. Flexibel grootboek, geautomatiseerde workflows en realtime rapportages die zich aanpassen aan de werkwijze van dienstverlenende organisaties.
Project Management
Projecten die winstgevend blijven van start tot factuur. Geïntegreerde budgettering, resourceplanning, tijdregistratie en facturatie met realtime inzicht in marges.
Core HR
Volledige personeelsgegevens geïntegreerd met finance. Automatiseer datastromen zodat finance stopt met het reconciliëren van HR-data en begint met nauwkeurig voorspellen.
Salaris
Salaris kosten realtime inzichtelijk. Wordt direct naar het grootboek geboekt met de juiste codering. Geen exports, geen imports en geen reconciliatie tussen payroll en finance.