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Die versteckten Kosten ungeplanter Arbeit

A group of professionals collaborate around a conference table in a bright office, reviewing information on laptops and discussing work.

Jedes Dienstleistungsunternehmen basiert auf dem feinen Zusammenspiel dreier zentraler Säulen: Projekte, Finanzen und Mitarbeitende. Wenn diese drei Bereiche harmonisch zusammenarbeiten, erzielen Unternehmen hervorragende Kundenergebnisse und solide Margen. Arbeiten sie jedoch in getrennten Silos, entsteht eine schleichende Krise: ungeplante Arbeit.

Das zeigt sich im gesamten Arbeitsalltag: Projektleitende müssen Zeitpläne kurzfristig anpassen, weil Skill Gaps auftreten. Finanzteams verbringen Tage damit, fehlende Zeiterfassungen für den Monatsabschluss einzufordern. Und in der Personalabteilung führen reaktive Arbeitslasten zum Burnout bei wertvollen Fachkräften. Die sichtbaren Symptome sind bekannt: verpasste Meilensteine, Abschreibungen und Überstunden. Doch der tatsächliche geschäftliche Schaden reicht viel tiefer.

Eine weltweite Studie von Unit4 und Vanson Bourne unter 650 Entscheidungsträgern belegt das Ausmaß dieser Herausforderung:
• Operations- und Delivery-Teams wenden durchschnittlich 28% der Projektzeit für ungeplante Arbeit auf.
• Mittlere und leitende Führungskräfte verlieren 15% ihrer Arbeitswoche (fast einen ganzen Tag) durch operative Ineffizienz.
• 87% der Führungskräfte bestätigen, dass operative Ineffizienz die finanzielle Performance beeinträchtigt und schätzungsweise 8% des Projektumsatzes kostet.

Um nachzuvollziehen, warum ungeplante Arbeit mittlerweile Chefsache ist, lohnt sich ein Blick auf die Wechselwirkungen zwischen Projekten, Finanzen und HR.

In diesem Beitrag:

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1. Das Dilemma für PMO und Delivery: Wenn Projekte zur Brandbekämpfung werden

Für Projektleitende und PMO-Verantwortliche schwindet die Marge meist nicht durch einen einzelnen fatalen Fehler, sondern geht schleichend verloren: ein nicht abgerechneter Meilenstein hier, eine nicht freigegebene Dienstleisterrechnung dort, eine Änderung des Projektumfangs, die nirgends dokumentiert wurde.

Die Studie von Unit4 und Vanson Bourne zeigt: 81% der Führungskräfte verzeichnen eine Zunahme ungeplanter Arbeit in den letzten 12 Monaten. Hauptursachen dafür sind Änderungen des Projektumfangs (49%), das Klären widersprüchlicher Anforderungen (47%) und das manuelle Zusammentragen von Daten über Systeme hinweg (42%).

Wenn Projektleitenden die Echtzeit-Transparenz über den gesamten Projektlebenszyklus fehlt, müssen sie dies manuell ausgleichen. Tatsächlich nutzen 79% der Fachkräfte manuelle Behelfslösungen, um ihre Aufgaben überhaupt erledigen zu können, und 78% müssen regelmäßig Projektentscheidungen revidieren, weil die Datengrundlage unvollständig war.

Ohne automatisierte Projektkontrollen verbringen Projektverantwortliche ihre Zeit damit, Tabellenkalkulationen abzugleichen und Freigaben hinterherzujagen, anstatt Kundenerwartungen proaktiv zu steuern und Projektrisiken frühzeitig abzuwenden.

der Führungskräfte

verzeichnen eine Zunahme ungeplanter Arbeit in den letzten 12 Monaten

2. Der finanzielle tote Winkel: Warum der Monatsabschluss hinterherhinkt

In der Dienstleistungsbranche und bei Beratungsprojekten entsteht Umsatz rein durch die Projektabwicklung. Das bedeutet: Die finanzielle Genauigkeit hängt direkt von Daten aus dem laufenden Projektbetrieb ab, etwa von geleisteten Stunden, Reisekosten, Verpflichtungen gegenüber Subunternehmen und Meilensteinfreigaben.

Sind Finanzsysteme und Projektabwicklung voneinander isoliert, laufen Finanzteams den Entwicklungen ständig hinterher:

  • Verzögerte Periodenabschlüsse: Wenn Stundenzettel und Rechnungsfreigaben in isolierten Tools festhängen, ist der Finanzabschluss nur so schnell wie der langsamste Projektleiter.
  • Versteckter Cashflow und unfertige Leistungen (WIP): Große Mengen nicht abgerechneter Leistungen liegen zwischen Projektabschluss und Rechnungsstellung, was die tatsächliche Liquiditätslage des Unternehmens verschleiert.
  • Fehleranfällige Umsatzrealisierung: Die manuelle Umsatzrealisierung über Tabellenkalkulationen birgt Risiken durch Versionskonflikte, Wirtschaftsprüfungen und Compliance-Vorschriften wie IFRS 15.
  • Ungebundene Verbindlichkeiten: Verträge mit Subunternehmen und Einkäufe bei Lieferanten schaffen finanzielle Verbindlichkeiten, die erst im Hauptbuch auftauchen, wenn die Rechnung tatsächlich vorliegt.

Wenn Budgets noch manuell verwaltet und finanzielle Analysen auf separaten Tabellen durchgeführt werden, verwalten Finanzverantwortliche lediglich Zahlen der Vergangenheit, statt zukunftsgerichtete Strategien aktiv zu steuern.

3. Ressourcenengpass und Belastung: Burnout im Projektgeschäft

In einem mitarbeiterorientierten Unternehmen sind die Mitarbeitenden das wichtigste Kapital zur Umsatzgenerierung. Doch ohne direkte Integration von HR, Projektbedarf und Finanzdaten wird die Ressourcenplanung zum reaktiven Wettlauf gegen die Zeit.

Die Ergebnisse belegen erhebliche personelle Reibungsverluste:

  • 71% der Projektmitarbeitenden bestätigen, dass ein erheblicher Teil ihrer Arbeitszeit durch administrative Routineaufgaben verloren geht.
  • Besetzungsentscheidungen basieren auf statischen Tabellenkalkulationen statt auf aktuellen Kompetenzdaten. Dadurch entstehen Skill Gaps und Teams greifen notgedrungen auf teure externe Dienstleister zurück.
  • 61% berichten, dass operative Ineffizienz das Wohlbefinden der Mitarbeitenden direkt beeinträchtigt. In Unternehmen mit isolierten IT-Systemen steigt dieser Wert sogar auf 66%.

Die weltweiten Arbeitsplatzstudien von Gallup bestätigen, dass fehlendes Engagement und Reibungsverluste am Arbeitsplatz die globale Wirtschaft jährlich Billionen kosten. Wenn qualifizierte Fachkräfte ihre Zeit damit verbringen müssen, unzulängliche Tools auszugleichen und ungeplante Aufgaben aufzufangen, sinkt die Motivation und die Fluktuation steigt. Für HR- und Personalverantwortliche bedeutet das: Personalstrategie verkommt zu ständiger Krisenrekrutierung, statt Kompetenzen proaktiv aufzubauen.

Was wirklich dahintersteckt: Der Preis isolierter Systeme

Betrachtet man die eigentlichen Ursachen, ist ungeplante Arbeit selten das Versagen einzelner Personen. Sie ist das Resultat einer lückenhaften Systemarchitektur.

88% der Dienstleistungsunternehmen fehlt ein einheitlicher Echtzeit-Überblick über Projekt-, Ressourcen- und Finanzdaten.

Wenn Projekte, Finanzen und HR in getrennten Silos arbeiten:

  • fehlt PMOs der Überblick über die tatsächlichen Kosten und die Auswirkungen von Änderungen des Projektumfangs auf die Marge.
  • kann HR Personalbeschaffung, Weiterbildung und Vergütung nicht an den tatsächlichen Bedarf der Projekt-Pipeline anpassen.
  • kann die Finanzabteilung Umsätze nicht präzise prognostizieren oder Abrechnungen beschleunigen, ohne Projektleitenden hinterherzulaufen.

Diese Trennung zwingt Teams dazu, wertvolle Stunden mit dem Schließen von Datenlücken zu verbringen. Dadurch verpufft wertvolle Projektkapazität, noch bevor echter Mehrwert entsteht.

Ein besserer Weg: Menschen, Projekte und Rentabilität verbinden

Zukunftsorientierte Unternehmen durchbrechen diesen Teufelskreis mit einem einheitlichen, integrierten Betriebsmodell für Finanzen, Projekte und Personal. Die Forschung belegt deutliche Effekte: Vernetzte Unternehmen steuern ihre Projektleistung mehr als viermal so häufig proaktiv oder vorausschauend (75% gegenüber 18%).

Unit4 wurde maßgeschneidert für Dienstleister entwickelt, bei denen Mitarbeitende im Mittelpunkt der Wertschöpfung stehen. Anders als generische ERP-Plattformen erweckt Unit4 dieses vernetzte Modell zum Leben, indem es Finanzen, PMO und HR auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammenführt:

  • Für das PMO (Proaktiv steuern statt nur reagieren): Unit4 ERPx gibt Projektverantwortlichen die volle Kontrolle über den gesamten Projektlebenszyklus, von der finanziellen Einrichtung bis zur Schlussrechnung. Automatisierte Abrechnungsregeln stellen sicher, dass jede abrechenbare Stunde, jeder Meilenstein und jede Ausgabe lückenlos auf Kundenrechnungen erfasst wird. Ein Praxisbeispiel: Qvantel löste fragmentierte Einzelsysteme ab, unterstützt Teams mit Echtzeit-Einblicken für schnellere Entscheidungen und steigerte die operative Effizienz um 30%. Das schuf das Fundament für agiles, globales Wachstum.
  • Für HR- und Personalverantwortliche (mitarbeiterorientierte Ergebnisse): Unit4 HCM verbindet Personaleinblicke direkt mit der Projektausführung. Eine zentrale Kompetenzbibliothek ermöglicht das präzise Matching für Projekte, kontinuierliche Kurzumfragen erkennen Überlastung frühzeitig vor einer Kündigung, und Ava, der Advanced Virtual Agent von Unit4 in Microsoft Teams, unterstützt Mitarbeitende dabei, Spesen und Urlaubsanträge direkt im Arbeitsfluss zu erfassen.
  • Für Finanzverantwortliche (volle Kontrolle und belastbare Zahlen): Unit4 ERP und FP&A automatisieren den gesamten Record-to-Report-Zyklus. Mit IFRS-15-konformen Dashboards zur Umsatzrealisierung, KI-gestützter Rechnungserfassung mit 3-Wege-Abgleich, automatisierter Bankabstimmung und dedizierten Arbeitsbereichen für den Periodenabschluss schließen Finanzteams Perioden schneller ab und vertreten Zahlen jederzeit sicher.

Wenn Ihre Personaldaten, Projektabläufe und Finanzbücher eine gemeinsame verlässliche Datenbasis nutzen, bindet ungeplante Arbeit keine wertvollen Ressourcen mehr und Ihre Teams können sich ganz auf profitables Wachstum konzentrieren.

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