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Neue selbststeuernde Unit4 Travel & Expenses Lösung vereinfacht Spesenabrechnung deutlich

München, Deutschland, 

Unit4, ein schnell wachsender Anbieter von Unternehmensanwendungen für Dienstleistungsunternehmen, stellt eine neue, selbststeuernde Version von Unit4 Travel & Expenses vor. Über die einfach zu bedienende, intuitive Lösung können Unternehmen den nötigen Zeitaufwand ihrer Mitarbeiter für administrative Tätigkeiten senken und so zur Motivation der Mitarbeiter beitragen.

Mit der Entwicklung reagiert Unit4 auf die Ergebnisse einer Studie, die das Unternehmen im Dezember 2015 veröffentlicht hat. Darin wurde nachgewiesen, dass auf Grund mangelhafter Prozesse bei der Spesenabrechnung häufig entstandene Kosten nicht geltend gemacht werden. Jährlich entsteht so bei der arbeitenden Bevölkerung ein Minus von über 14 Milliarden Euro (basierend auf Daten aus neun Ländern), mit entsprechendem Effekt auf die Motivation der Mitarbeiter.

Durch die Kombination von Predictive Analytics mit kontextbasiertem Nutzererlebnis und Elementen der Prozessautomatisierung arbeitet die Lösung selbststeuernd. Die Mitarbeiter müssen lediglich ihre Belege als Foto einlesen oder per E-Mail senden und das System erledigt den Rest.

  • Mit einem einzigen Klick auf einem beliebigen Gerät werden die Kosten im System hochgeladen und kategorisiert
  • Unit4 Receipt Recognition Service identifiziert relevante Beleginformationen, kategorisiert die Belege automatisch und ordnet sie dem richtigen Spesenabrechnungsbericht zu
  • Die Integration von Google Maps vereinfacht die Erfassung des Kilometergelds. Die Entfernungen werden automatisch ausgefüllt und zeigen dem Benutzer sofort, wie viel er rückerstattet bekommt
  • Dank neuer Funktionen für Maschinelles Lernen erkennt das System im Laufe der Zeit die Reisepräferenzen des Anwenders und füllt die Ausgabenpositionen für eine schnelle Überprüfung vorab aus
  • CFOs profitieren jederzeit von aktuellen Daten, vorhersehbaren Cashflows und voller Transparenz der ausstehenden Spesenabrechnungen und Kosten, während die Mitarbeiter mit dem einfachen Prozess und der schnellen Erstattung zufrieden sind

Der erste Kunde der das neue System einsetzt ist Bouvet, ein norwegisches Beratungsunternehmen. Das Unternehmen hat sich zum Ziel gesetzt, höchste Mitarbeiterzufriedenheit zu erzielen und wurde dafür 2015 und 2016 vom Great Place to Work Institute als eines der besten Unternehmen eingestuft.

„Wir bieten professionelle Dienstleistungen an. Das bedeutet, dass wir eine sehr mobile Belegschaft haben, deren Zeit buchstäblich Geld ist“, erläutert Remi Øvstebø von Bouvet. „Wir wollen unseren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern und sie dabei unterstützen, sich voll auf ihre Kunden zu konzentrieren. Außerdem wollten wir auch das Finanzteam entlasten. Die neue mobile Erfahrung und Funktionalität des Unit4-Systems begeisterte unsere Mitarbeiter von Anfang an. Seine Fähigkeit, sich selbst zu steuern und eigenständig zu lernen, macht Papier, Porto, manuelle Eingaben, Unterschriften und Abwicklungsaufwand überflüssig. Wir erwarten jährlich große Arbeitszeitersparnisse.“

„Die mangelhafte Abwicklung von Spesenabrechnungen ist ein sehr ernstes Thema, wie unsere Studie zeigt. Es sind die Mitarbeiter, die ein Unternehmen erfolgreich machen, und es ist nachgewiesen, dass motivierte Mitarbeiter deutlich besser arbeiten als unmotivierte“, erläutert Erik Tiden, Chief Technology Officer bei Unit4. „Unsere Lösungen werden mit Fokus auf den Menschen entwickelt. Alle wollen eine einfache, intuitive Technik, die das Arbeiten erleichtert – und genau das ist es, was wir mit unserer neuesten Version von Travel & Expenses bereitstellen. Wir geben Kunden Technologie an die Hand, mit der ihre Mitarbeiter Zeit und Geld sparen können. Damit wird die Spesenabrechnung für Mitarbeiter und die Finanzabteilung deutlich verbessert.“

„Die mangelhafte Abwicklung von Spesenabrechnungen ist ein sehr ernstes Thema, wie unsere Studie zeigt. Es sind die Mitarbeiter, die ein Unternehmen erfolgreich machen, und es ist nachgewiesen, dass motivierte Mitarbeiter deutlich besser arbeiten als unmotivierte. Unsere Lösungen werden mit Fokus auf den Menschen entwickelt. Alle wollen eine einfache, intuitive Technik, die das Arbeiten erleichtert – und genau das ist es, was wir mit unserer neuesten Version von Travel & Expenses bereitstellen. Wir geben Kunden Technologie an die Hand, mit der ihre Mitarbeiter Zeit und Geld sparen können. Damit wird die Spesenabrechnung für Mitarbeiter und die Finanzabteilung deutlich verbessert.“

Erik Tiden, Chief Technology Officer bei Unit4

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