Hallintaa digitalisaation avulla
Unit4 Travel & Expenses -järjestelmän käyttöönoton myötä On & Offshore Services on ammattimaistanut ja virtaviivaistanut sekä sisäisiä että ulkoisia työprosessejaan.
– Järjestelmän käytöllä on kaksi puolta. Toinen on se, että tehostamme ja käytämme vähemmän hallinnollisia resursseja esimerkiksi kulujen ja matkakorvausten käsittelyyn, ja toinen on se, että kilpailukykymme paranee, koska meitä pidetään ammattimaisempina, On & Offshore Servicesin toimitusjohtaja Kim Baagøe Lindseth sanoo.
Toimenpiteet tehokkuuden parantamiseksi
On & Offshore Servicesille kulu- ja matkakululaskut aiheuttivat päänsärkyä, sillä paperisten korvaushakemusten ja rypistyneiden kuittien käsittelyyn kului tarpeettoman paljon aikaa. Siksi yritys halusi digitalisoida prosessin.
Vuonna 2018 talousjohtaja Rune Thorsen palasi muutaman vuoden jälkeen toisesta yrityksestä, ja hänelle oli selvää, että prosesseja oli yksinkertaistettava ja virtaviivaistettava. Talvella 2019 aloitettiin työt sopivan järjestelmän löytämiseksi – räätälöidyn järjestelmän, joka olisi tarpeeksi yksinkertainen ja intuitiivinen työntekijöiden käyttää.
– Valitsimme Unit4 T&E:n, koska heillä oli paras järjestelmä. Saimme toimintaamme ja tarpeisiimme räätälöidyn järjestelmän. Lisäksi vuoropuhelu konsulttien kanssa oli erittäin hyvää, ja he antoivat meille vinkkejä toiminnallisista ratkaisuista, Thorsen kertoo.
Nyt kaikki työntekijät ovat alkaneet käyttää järjestelmää, ja he odottavat sen vaikuttavan kannattavuuteen täysimääräisesti tästä eteenpäin. Työntekijät ovat erittäin tyytyväisiä siihen, että he voivat luoda matkalaskuja omilla tietokoneillaan ja matkapuhelimillaan.
Dokumentaatio laskutuksen perustana
On & Offshore Services laskuttaa asiakkailtaan palveluista ja matkakuluista. Unit4 Travel & Expenses -järjestelmän käyttöönoton jälkeen asiakkailta on tullut hyvin vähän kysymyksiä matkakuluista, koska dokumentointi on järjestelmällisempää ja selkeämpää. Thorsenin mukaan seuranta on helpompaa, kun järjestelmä on otettu käyttöön oikein ja päivitetty verotuksen jne. mukaiseksi. Samalla voimme poimia raportteja matkakuluista kustannusanalyysejä varten.
– Unit4 Travel & Expenses -järjestelmän tulosteiden käyttö on meille aivan uusi maailma verrattuna käsinkirjoitettuihin matkalaskuihin ja rypistyneistä kuiteista otettuihin kopioihin. Se on ammattimaisempaa, mikä on positiivista asiakkaalle, talousjohtaja Lindseth sanoo.
Hän huomauttaa, että asiakkaat todellakin odottavat tällaista ammattimaisuutta heidän kokoluokkansa yritykseltä, jolla on myös isoja asiakkaita.
On & Offshore Servicesin ydinliiketoimintaa on Norjalle kuuluvalla osalla Pohjanmeren mannerjalustaa tapahtuva toiminta, joka edellyttää työntekijöiltä paljon matkustamista. Työntekijöiden täytyy noudattaa matkustussääntöjä ja heidän työaikansa vaihtelevat. Heillä on erilaiset työehdot tehtävästä riippuen, ja niitä säätelevät työehtosopimukset.
– Meidän on noudatettava työehtosopimusta, ja kustannusten ja suuren työntekijämäärän hallitsemiseksi meidän on digitalisoitava toimintamme. Tämä on tärkeää palkkojen ja palkanlaskennan kannalta sekä työntekijöille että yritykselle, palkanlaskennan johtaja Rune Hovland Thorsen sanoo.
Tietoa On & Offshore Services -yrityksestä
On & Offshore Services perustettiin vuonna 2003, ja sillä on tällä hetkellä 116 työntekijää. Yrityksen ydinliiketoimintaa a on kaikki toiminta, joka tapahtuu Norjalle kuuluvalla osalla Pohjanmeren mannerjalustaa. Tähän kuuluvat offshore-työt ja työt MMO-yritysten (muutokset ja operaatiot) omistamilla ja operoimilla telakoilla rannikolla. Asiakkaita ovat esimerkiksi Aibel ja Aker Solutions. Projektien ja henkilöstön tukipalveluissa yrityksen ydinosaamista ovat hitsaus, putkityöt, levytyöt ja mekaaniset työt, ja se tarjoaa palveluita ja henkilöstöä operaattoreista projektipäälliköihin ja työnjohtajiin. Yrityksen toimipaikka on Vige Kristiansandissa.
Hold deg oppdatert!
Suositut blogit
Älä jää paitsi Unit4:n uusimmista blogeista
Tilaa toimiala-analyysejä ja yksinoikeudellista sisältöä