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Auteur: Unit4 Communications septembre 10, 2025 3 minutes de lecture

Points clés dans la gestion des subventions et comment optimiser l’allocation des financements peut aider

Une subvention est un exemple d’allocation de financement pour une organisation à but non lucratif. Il s’agit généralement d’un don financier mis à disposition pour soutenir les services caritatifs et le travail essentiel des associations, accordé le plus souvent par une fondation ou un organisme public plutôt que par un donateur individuel.

Les organisations à but non lucratif doivent postuler pour obtenir des subventions, un processus qui nécessite la rédaction d’une proposition détaillée. 

Cependant, elles ne peuvent pas postuler à toutes les subventions disponibles. Elles doivent donc mener des recherches approfondies, garantir l’exactitude de leurs données financières et planifier leurs ressources afin que le temps consacré à la gestion des subventions ne soit pas perdu.

Dans ce blog, nous allons explorer le processus de gestion des subventions et de l’allocation des financements pour les organisations à but non lucratif, les défis rencontrés, ainsi que les résultats que peuvent offrir les solutions ERP numériques de Unit4 – poursuivez votre lecture pour en savoir plus.

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En quoi consiste la gestion des subventions ?

Pour obtenir des subventions potentielles, les organisations à but non lucratif doivent répondre à des propositions de subventions. Mais avant même d’en arriver là, elles doivent mener les recherches nécessaires pour s’assurer qu’elles respectent les délais et disposent des données requises, tout en veillant à ce que la subvention soit adaptée à leur mission.

De plus, les organisations à but non lucratif doivent avoir une visibilité totale sur leurs finances, leurs ressources, leurs actifs et leurs effectifs, afin de s’assurer qu’elles peuvent réellement répondre aux exigences des subventions sans compromettre leur capacité organisationnelle. Sans cette visibilité, les organisations à but non lucratif pourraient demander des subventions qui dépassent leur champ d’action.

Pour que ce processus soit efficace, il est vital de veiller à ce que le temps consacré à la gestion de vos demandes de subvention ne soit pas gaspillé. Le fait de s’appuyer sur des logiciels [1}traditionnels{2] avec des silos de données et une intégration limitée peut rendre le processus de gestion des subventions plus complexe et plus lent, et par conséquent, mobiliser davantage de temps et de ressources.

Les organisations à but non lucratif doivent établir un ordre de priorité parmi les meilleures opportunités de subventions, puis s’efforcer de suivre les détails requis, tels que l’avis d’opportunité de financement (NOFO) ou l’appel d’offres (RFP). Les outils digitaux peuvent simplifier et rationaliser le processus de gestion des subventions, en veillant à l’exactitude et à la cohérence.

Comment les associations peuvent-elles optimiser l’allocation des financements ?

Avec les bons logiciels, vous pouvez faire face à une concurrence accrue pour les financements, répondre aux attentes croissantes des donateurs et satisfaire à l’exigence toujours plus forte de démontrer votre impact. Mais pour réussir votre transformation digitale, vous devez investir dans des technologies ERP qui optimisent le financement et la gestion de vos projets subventionnés.

Grâce à des outils de gestion des subventions performants, vous serez en mesure de respecter les exigences d’audit et de reporting des donateurs, et de récupérer davantage de coûts liés aux subventions. Vous libérerez ainsi des financements non affectés précieux pour développer votre organisation. De plus, une meilleure gestion des subventions vous permet de renforcer vos relations avec les donateurs, ce qui génère à terme davantage de ressources pour accroître votre impact.

En procédant ainsi, vous libérez vos équipes du poids de tâches administratives répétitives et sans valeur ajoutée, leur permettant de consacrer plus de temps et d’énergie aux missions qui comptent vraiment pour votre organisation.

Conseils et considérations pour la gestion des subventions

Avant même d’envisager de demander une subvention, les organisations à but non lucratif ont tout intérêt à comprendre le type de données et les processus requis pour une demande de subvention, et à déterminer si leurs logiciels actuels sont en mesure de répondre à ces exigences.

  • Informations à jour : quelles que soient les données employées dans une proposition, celles-ci doivent être à jour afin que la demande de subvention reflète fidèlement les capacités de votre organisation à but non lucratif. Si vous fournissez des données non actualisées, vous risquez de ne pas disposer des capacités que vous aviez initialement imaginées.
  • Données accessibles : les données doivent être à jour, mais les logiciels traditionnels peuvent également constituer un obstacle en raison du cloisonnement des données. Les demandes de subvention nécessitent une réponse transversale et des erreurs peuvent survenir, en particulier si les données sont consolidées manuellement à l’aide de logiciels manuels ou si l’on a trop recours aux feuilles de calcul.
  • Dotation en personnel : les RH doivent également être en mesure de déterminer avec précision les niveaux de dotation en personnel, en comprenant quels événements et facteurs potentiels peuvent influer sur le nombre de collaborateurs pouvant être affectés à la subvention, et si cela est réaliste. Cela peut impliquer la mise en place de processus de planification avancés qui demandent du temps.
  • Délais : même avec tous les logiciels et données appropriés en place, les organisations doivent planifier le respect des délais, faute de quoi tous les efforts déployés dans le processus de gestion des subventions seront vains. Cela peut nécessiter du personnel dédié pour s’assurer qu’un calendrier avec des dates précises peut être suivi et géré.
  • Signatures : une partie du processus de gestion des subventions consiste à s’assurer que les dirigeants, les partenaires, etc. signent les documents nécessaires et la demande de subvention dans son ensemble, car certains documents nécessitent des autorisations spécifiques ou une certification notariale pour être valables.

 

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Comment Unit4 peut vous aider dans le processus de gestion des subventions ?

La solution de gestion des subventions de Unit4 a été conçue spécialement pour répondre aux besoins des entreprises à but non lucratif. Elle automatise le flux de travail à chaque étape du processus de gestion des subventions, ce qui permet une plus grande transparence et un meilleur suivi des rapports sur l’impact du projet et de la mission.

  • Suivez les revenus provenant des subventions en fonction des chiffres réels, des prévisions, du budget et du plan
  • Surveillez les revenus provenant des subventions accordées et non accordées
  • Répartissez les revenus provenant des subventions par attribution, devise, donateur et projet
  • Séparez les revenus provenant des subventions de ceux provenant des parrainages, des dons et des types de financement restreints ou non restreints
  • Gérez les subventions en fonction des dépenses liées au personnel, aux approvisionnements, aux déplacements et à l’administration

 Les données fournies par Unit4 constituent un réel facteur de différenciation pour les donateurs lorsque des demandes de subventions sont présentées. Nous avons considérablement amélioré nos résultats d’audit depuis l’implémentation, et les rapports faciles à générer préservent la confiance de nos bailleurs de fonds, car nous pouvons facilement démontrer notre responsabilité vis-à-vis de leurs exigences. 

Stephe Dean de Medical Teams International

La création de rapports complets sur les subventions est facilitée grâce à des modèles de rapports réglementaires qui simplifient le processus. Le suivi des sous-subventions permet aux organisations de partager ou d’allouer des fonds via leur processus d’octroi de subventions, depuis Unit4 ERP, grâce à notre solution Source-to-Contract Scanmarket.

Les flux de travail, les approbations et les rapports d’avancement des projets peuvent être mis en place rapidement, sans développement, et sont conçus pour répondre à toutes les conditions spécifiques des subventions, y compris les réglementations régionales ou les politiques de subvention.

Unit4 ERP offre la transparence et la conformité nécessaires à la mise en œuvre de programmes ou de services spécifiques, avec des fonctionnalités telles que :

  • Meilleure gestion des subventions et des dépenses
  • Réduction des tâches administratives et de l’analyse manuelle des données
  • Renforcement de la crédibilité et de la responsabilité
  • Utilisation optimale des fonds et des ressources
  • Confiance renforcée des parties prenantes, débouchant sur l’octroi futur de subventions
  • Réaffectation simplifiée des coûts indirects qui ne sont pas associés à une subvention particulière

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de gestion des subventions de Unit4 Grant Management, consultez notre fiche d’information, rendez-vous sur notre page Web dédiée, contactez notre service commercial ou demandez une démo personnalisée !

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