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Retail : les centres de services partagés

Retail : comment évoluer vers un modèle de centre de services partagés ?

Posté(e) par  Esther Edelstein

Plus besoin de présenter les Centres de Services Partagés qui permettent aux grands groupes de gagner en efficacité et d’harmoniser les traitements entre les différents pays, business units ou entités juridiques grâce à des équipes exploitant de manière centralisée des logiciels puissants de gestion comptable, financière et RH.

Evoluer vers un modèle de centre de services partagés est désormais indispensable dans le secteur du Retail qui fait face à des défis majeurs en termes de développement et de croissance. La performance e-Commerce et la nécessité d’avoir une stratégie de relation client omnicanal sont désormais liées à la capacité à suivre l’accélération des innovations technologiques. Les projets qui contribuent à construire le magasin du futur se multiplient afin d’offrir aux consommateurs la meilleure expérience client entre le digital et le réel : commerce augmenté, Click & Collect ou encore retargeting temps réel sur le point de vente. Et nous ne sommes qu’au début de ces bouleversements comme Amazon Go nous l’a rappelé récemment…

Pour autant, la gestion comptable et le pilotage financier restent des piliers fondamentaux du succès des enseignes du Retail et il est primordial de tirer profit des dernières innovations technologiques dans ce domaine également. Les grands réseaux et enseignes l’ont bien compris et développent de plus en plus des centres de services partagés qui permettent d’apporter aux magasins des gains importants en termes de rationalisation des coûts et d’harmonisation des processus autour des bonnes pratiques constatées dans le réseau avec forcément des gains de productivité significatifs à la clé !

Mais comment faire concrètement ? Car centraliser toute la gestion comptable et financière de dizaines ou centaines de magasins pose des fortes contraintes de fiabilité, robustesse, contrôle et volumétrie…

 

Les avantages d’un centre de services partagé dans le Retail

En plus de la mutualisation des achats et du Marketing, certaines enseignes de magasins et/ou réseaux de franchises ont déployé très tôt des centres de services partagés sur la dimension financière pour permettre aux points de vente de se concentrer sur leurs priorités quotidiennes : le management des salariés et le développement des ventes.

Les bénéfices apportés par les centres de services partagés dans le secteur du Retail sont nombreux et rapides. Cette synergie autour des fonctions support de comptabilité et RH apporte des économies d’échelle et des gains de temps pour le responsable de business unit ou le gérant de magasins. Le groupe doit pour cela automatiser au maximum les processus en s’appuyant sur des logiciels de gestion comptable et financière parfaitement adaptés aux besoins des enseignes du Retail sans tomber dans les écueils évidents du risque d’ingérence inhérent à ce genre d’organisations « mixtes ».

La centralisation de la comptabilité dans un centre de services partagés permet également d’avoir une meilleure conformité financière : les reportings sont établis plus rapidement et le groupe peut rapidement benchmarker la performance des différentes entités de son réseau, ce qui est fondamental. Cela facilite également l’évolutivité et la capacité à intégrer rapidement les nouvelles normes de reportings comme par exemple la mise en place de l’IFRS 9 prévue pour 2018 qui vise à améliorer les règles en matière de classement et d’évaluation des instruments financiers.

Enfin, évoluer vers un modèle de centre de services partagés apporte une plus grande sécurité aux groupes du Retail. 2016 aura été une année marquée par l’augmentation des « arnaques au président » et force est de constater que lorsque les processus sont clairement définis avec différents niveaux de validation intermédiaire, accessibles sur mobile, il est quasiment impossible d’outrepasser les règles de sécurité fondamentales et la validation individuelle de certains décideurs. Les grands groupes sont donc nettement mieux protégés de ce genre de menaces avec un centre de services partagés.

 

Les éléments indispensables pour créer un centre de services partagé

Il y a plusieurs facteurs clés de succès pour créer un centre de services partagés. Au-delà des aspects organisationnels et managériaux évidents, il faut également prendre en compte le triptyque Volumétrie + Contrôle + Processus dans le choix des logiciels de gestion comptable et financière sur lesquels s’appuyer pour être sûr d’apporter les gains attendus en termes d’harmonisation, de sécurité et d’évolutivité.

Un centre de services partagés fait le lien entre le groupe et de nombreuses entités ; son succès repose ainsi sur le respect d’engagements réciproques : le siège met en avant de nombreux avantages mais dont les entités ne pourront réellement bénéficier que si elles s’intègrent dans ces processus bien définis. Il sera donc nécessaire de définir des indicateurs de suivi clairs sur des délais de traitement, la gestion des demandes, les niveaux de qualité attendus, etc. La solution comptable retenue devra proposer une traçabilité native et des solutions d’analyse et de reporting évoluées.

Cela nous amène à l’aspect fondamental de la création d’un centre de services partagés entre différentes entités au sein d’un groupe qui implique de ne pas tomber dans une relation d’usagers mais bien de valoriser les entités locales, de délivrer les bons indicateurs et de donner accès à des reportings pertinents afin d’avoir des relations plus proches de celles que l’on aurait avec ses partenaires ou avec ses clients.

 

Un centre de services partagé améliore la performance

Lorsqu’un grand groupe du Retail centralise toute la gestion comptable, financière et RH de son réseau de magasins dans un centre de services partagés, il améliore son agilité pour toutes ses opérations de développement, que ce soit pour la création de nouveaux magasins ou le rachat de magasins voire de réseaux existants. Dans le cadre d’une opération de croissance externe, le DAF pourra rapidement déployer les outils comptables et le pilotage financier nécessaires au contrôle de l’atteinte des objectifs de performance et de synergie attendus dans le rapprochement.

C’est d’autant plus facile à mettre en œuvre lorsque le groupe centralise ses moyens informatiques dans un Cloud partagé. L’exemple de notre client Norauto est d’ailleurs très pertinent. Centre auto en France depuis 1970, Norauto est aujourd'hui une enseigne internationale implantée dans de nombreux pays et majoritairement succursaliste. Pour soutenir un plan de développement ambitieux, Norauto a souhaité se structurer davantage en centralisant dans le Cloud ses logiciels financiers afin d’harmoniser le suivi comptable et financier rapprochant ainsi plus rapidement les plans de compte groupe et locaux. En centralisant ses services, l’objectif est évidemment de pouvoir accéder à des outils de reporting plus performants, de faciliter le suivi et le contrôle budgétaire et de comparer rapidement les données entre différents services afin de partager les bonnes pratiques entre les différentes business units.

Evoluer vers un modèle de centre de services partagés est un excellent moyen d’accélérer la performance financière des enseignes dans le Retail et de faciliter l’agilité et la croissance externe grâce à un déploiement dans le Cloud. Pour vous aider à répondre à ces enjeux, nous avons créé le guide pour tout savoir sur les questions essentielles autour du Cloud et mettre toutes les chances de votre côté pour réussir votre projet, n’hésitez pas à le télécharger :

 

Esther Edelstein

 

 

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