9 questions à poser lors du déploiement d’un nouveau système informatique
La transformation numérique consiste en 80 % de planification et 20 % de déploiement. Il incombe à l’équipe informatique de s’assurer que les outils et les plateformes sont adaptés aux objectifs, et que leur déploiement permet à l’ensemble de l’organisation d’atteindre celui-ci. Il est essentiel de poser les bonnes questions lors de tout déploiement d’une nouvelle solution informatique ou technologique, qu’il s’agisse d’une nouvelle application ou d’un nouveau programme ou d’un système informatique entièrement neuf. Voici quelques conseils fondamentaux pour veiller à ce que votre prochain déploiement se passe du mieux possible.
Les raisons pour lesquelles la planification du changement est inévitable
Le changement est inéluctable, en particulier dans les départements informatiques en 2021. En raison de la volonté de transformation et de la transition massive vers le travail à distance, les systèmes existants se retrouvent vite dépassés. Il est donc évident que la seule option consistera à remplacer un grand nombre de systèmes informatiques de votre organisation par une solution qui puisse gérer la pression sans pour autant vous ruiner.
Bien entendu, il vous revient de veiller à ce que le nouvel outil soit parfaitement opérationnel et ne présente aucune faille. Peu importe la taille ou le champ d’application, que vous déployiez un système ERP à l’échelle de l’entreprise qui garantira le bon fonctionnement des opérations de l’organisation pour les années à venir (que vous fusionniez des systèmes ERP existants avec une technologie moderne) ou que vous procédiez simplement à une mise à niveau vers Office 365, un déploiement sans faille est bien souvent plus compliqué dans la pratique.
Les questions à se poser avant votre déploiement informatique
Afin de vous accompagner dans votre démarche, nous avons compilé cette série de questions que vous devriez formuler (à vous-même, à votre direction et à vos utilisateurs) en vue de faciliter le processus de votre prochain projet de déploiement informatique.
1. Quel problème envisageons-nous de résoudre ?
Il s’agit de la question la plus critique à se poser avant d’entreprendre un projet majeur. En effet, le fait de connaître la problématique à laquelle vous allez vous confronter permet d’éviter les dérives d’objectifs, de déterminer les domaines naturels de compétence et de responsabilité tant pour votre équipe que pour les autres intervenants, et d’identifier l’outil adéquat pour cette tâche. Si vous ne parvenez pas à obtenir une réponse précise à cette question, cela indique clairement qu’il est temps pour chacun de faire une pause et d’aborder en profondeur le projet que vous souhaitez réaliser.
2. Quelles conséquences l’inaction entraînerait-elle ?
Le problème peut être source de difficulté, mais il arrive que la difficulté liée à la résolution d’un problème soit encore plus sérieuse que la difficulté du problème à proprement parler. Pour certains problèmes, la solution peut simplement être trouvée sur le long terme. Avant de commencer, il est indispensable de chercher à déterminer si la meilleure solution ne consiste pas tout simplement à ne rien faire.
3. Quelle est notre vision concernant la solution ?
Une vision stratégique de la solution, c’est-à-dire la manière dont elle interagira avec le reste de votre écosystème, les fonctionnalités fournies ainsi que le coût total et les avantages qui en découleront, est tout aussi cruciale pour un déploiement sans faille que bon nombre des décisions techniques complexes auxquelles vous devez faire face. En redéfinissant votre vision, vous pourrez également entamer le processus de réorientation de vos processus en vue de leur intégration aux nouveaux systèmes.
4. L’ensemble des membres de votre équipe adhèrent-ils au projet ?
Un manque de consensus au sein de l’équipe informatique expose votre organisation à une perte de temps pour l’utilisateur final, mais aussi à une exposition à des risques inutiles. Un mauvais déploiement est synonyme de dysfonctionnement, de sécurité déficiente et d’une piètre affectation des ressources. Avant de sauter le pas, assurez-vous que toute votre équipe soit prête.
5. L’ensemble des membres de la direction adhèrent-ils au projet ?
La direction de l’organisation se doit de fournir systématiquement la vision et l’élan nécessaires au changement, d’autant plus que sans leur implication directe, il sera particulièrement complexe de susciter l’adoption à tous les niveaux et de rallier les équipes aux nouvelles priorités stratégiques. Veillez à ce que vos collègues seniors partagent votre point de vue.
6. Comment établir l’équipe du projet de déploiement ?
Le manque de ressources appropriées constitue l’une des sources d’échec les plus fréquentes des initiatives de changement opérées au sein et en dehors du système informatique. Il est possible de réaliser certains déploiements informatiques en parallèle de vos tâches habituelles quotidiennes. Pour d’autres, notamment les remplacements complets d’ERP, il est nécessaire de constituer une équipe de projet dédiée qui se consacre exclusivement à la tâche à accomplir pendant une période prolongée. Il vous appartient de décider quelle approche convient le mieux à chaque projet géré. Pour obtenir de plus amples informations sur le déploiement de l’ERP dans le cloud, consultez cet article de la FAQ.
7. Qui assumera le déploiement ? Nous-mêmes ? Le fournisseur ? Des consultants externes ?
En fonction de la taille et de la complexité de votre nouveau système, les personnes responsables et imputables de sa réussite sont susceptibles de changer. Vous pouvez faire appel à des consultants externes afin de prendre la direction des opérations et laisser vos équipes se concentrer sur les opérations journalières. Vous pouvez même recourir au soutien des équipes du fournisseur. En effet, les personnes en charge du pilotage du projet ont tout intérêt à ne pas se laisser distraire par la gestion des incidents de tous les jours.
8. Dans quels domaines sommes-nous susceptibles de rencontrer une résistance de la part de la base d’utilisateurs ?
La résistance n’est pas un phénomène que l’on peut purement et simplement étouffer dans l’œuf. Il s’agit d’une caractéristique inévitable de la plupart des projets de changement. Elle se manifeste en raison des conditions et des besoins sur le terrain qui rendent souvent plus complexe l’adoption de nouveaux outils, même si le changement est vivement encouragé. Dialoguez avec vos utilisateurs et identifiez les points de friction, et il vous sera ainsi beaucoup plus facile de les surmonter.
9. Allons-nous le faire, ou nous contentons-nous d’en parler ?
La communication ne rime pas obligatoirement avec mise en œuvre. Les dirigeants partent souvent du principe que le déploiement se fera automatiquement une fois l’ordre donné. Pour éviter un tel scénario (et s’assurer que le déploiement a bien lieu), vous devez impliquer activement et régulièrement tous les niveaux de l’organisation pour superviser le processus et veiller à ce que chacun comprenne les attentes à son égard, la manière dont s’y prendre et où s’adresser en cas de besoin.
Le déploiement de logiciels est avant tout une affaire d’expérience humaine
L’expérience. Il s’agit de l’essence même du logiciel. En définitive, elle permet de fournir une expérience à un utilisateur qui lui laisse faire ce qu’il veut faire. Et cette expérience doit l’engager et non le faire enrager.
Toutefois, il convient également de tenir compte de l’expérience des personnes chargées du déploiement, et pas uniquement de leur niveau de connaissances, mais aussi de leur ressenti en tant qu’acteurs du projet.
Pour parvenir à un processus et à un résultat optimal, vous devez adopter une approche distincte à la conception et au déploiement des logiciels d’entreprise. Chez Unit4, nous appelons cette approche l’expérience des personnes.
Qu’est-ce que l’expérience des personnes ?
Cela commence par l’identité de votre entreprise et ce qui est essentiel à vos yeux. Unit4 est une entreprise axée sur le bien-être du personnel, et nous travaillons avec des clients dans des secteurs, tels que les services aux entreprises, les organisations à but non lucratif, l’éducation et le secteur public.
Notre approche en matière de conception de logiciels accorde la priorité aux individus. Elle a pour but de rendre le travail facile et intuitif de sorte que les personnes soient engagées et productives, tout en permettant à l’organisation d’atteindre ses objectifs. Nous élaborons les logiciels en fonction de la façon dont les utilisateurs désirent travailler et automatisons au maximum les tâches ennuyeuses et routinières.
Cet état d’esprit se reflète dans la manière dont nous gérons les projets de déploiement. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos clients, en les impliquant dans les décisions et en leur donnant la possibilité de configurer et de lancer la solution par eux-mêmes. Nous leur transférons notre savoir-faire pour leur permettre de gérer le logiciel par la suite et de l’adapter rapidement à l’évolution de la situation sans notre aide.
Cette approche présente cinq avantages essentiels
- Nous proposons d’abord des modèles industriels prêts à l’emploi. Vous pouvez les utiliser tels quels ou y apporter les ajustements essentiels requis pour la première version et reporter le peaufinage à la prochaine itération.
- Nous nous concentrons sur les éléments qui apporteront une grande proportion de valeur commerciale dans un délai minimal et les livrons en priorité. Le lancement devient ainsi moins risqué et la valeur ajoutée est plus rapidement acquise.
- Nous vous transmettons nos connaissances afin que vous puissiez gérer vous-même la solution sans aucune aide extérieure, en l’adaptant rapidement à l’évolution des circonstances opérationnelles.
- Nous assurons une gestion professionnelle du projet, en nous chargeant des problèmes, des risques, des modifications et de tout le reste, de manière nette et rigoureuse.
- Nous accompagnons vos utilisateurs dans l’adoption de la solution et vous démontrons que le projet a atteint ses objectifs commerciaux.
Les clients préfèrent cette méthode à celle employée par le reste de l’industrie
L’une de nos clientes du secteur public, Bev Burnette, directrice financière du canton de Langley au Canada, a confié au sujet de son expérience de déploiement : « Travailler avec Unit4 fut un vrai régal. J’apprécie énormément les compétences que je peux acquérir lorsque je travaille avec les consultants d’Unit4. »
Le personnel est très avenant et la collaboration se fait facilement. Ils veillent à vous fournir non seulement le système dont vous avez besoin, mais aussi les connaissances nécessaires pour pouvoir en assurer le fonctionnement et le reconstruire si nécessaire.
Bev ne représente pas un cas isolé. Nos clients ont évalué leur expérience de déploiement par le biais du site indépendant d’évaluation par les pairs, Raven Intel, et Unit4 obtient systématiquement des notes supérieures à la moyenne du secteur.
Notre Net Promoter Score (NPS) pour le déploiement de projets est de 8,3 tandis que la moyenne de l’industrie est de 7,1. Nous fournissons par ailleurs 25 % de projets en plus dans les délais en comparaison avec le secteur, et nos consultants obtiennent une note remarquable de 4,2 sur 5.
