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Logiciel de planification budgétaire

La planification budgétaire au cœur du Corporate Performance Management

Posté(e) par  Thomas Bioud

La planification budgétaire désigne les processus d’établissement d’un budget, de contrôle des réalisations par rapport aux prévisions et d’ajustements sous forme de révisions. L’ensemble de ces processus détermine ainsi le cycle prévisionnel de l’entreprise et sa capacité à faire preuve de réactivité face aux aléas de son environnement qui pourraient influer sur sa performance globale.

Toutes les entreprises cherchent de plus en plus à atteindre l’excellence opérationnelle pour améliorer leur proactivité face aux évolutions des conditions de marché. Pour cela, un des facteurs clés de succès est lié au développement de la dimension collaborative, comme nous l’avions déjà vu pour les ERP digital-ready, mais également dans la mise en place d’un environnement de reporting commun et partagé pour améliorer la fiabilité des prévisions budgétaires… Elles pourront ainsi réellement libérer le pilotage de leur performance grâce à une solution de Corporate Performance Management qui permettra d’organiser la planification stratégique et budgétaire de manière collaborative…

 

Planification budgétaire : comment faire concrètement ?

La planification budgétaire se base sur l’exploitation des données opérationnelles réparties dans tout le système d’information de l’entreprise. Il est donc important de commencer par organiser leur récupération de manière fiable, automatisée et sécurisée : des connecteurs standardisés avec votre ERP ou votre CRM seront donc vivement appréciés pour la pérennité qu’ils apporteront, notamment au regard des évolutions et mises à jour.

La Direction Financière pourra ensuite travailler de manière plus efficace sur les processus d’élaboration budgétaire en intégrant les différents contributeurs de l’entreprise, à la fois dans la constitution initiale mais aussi dans les processus de révisions pour analyser les écarts et mettre en place les actions correctives au niveau opérationnel. En limitant le nombre d’itérations dans la planification budgétaire, l’entreprise réduit les délais habituels et augmente son agilité…

De plus, la planification budgétaire intégrée au sein d’une solution CPM (Corporate Performance Management) permet d’avoir une vision globale de l’entreprise et de prendre en compte tous les impacts d’un évènement sur les budgets, même s’ils concernent d’autres services. Cela initie une logique vertueuse dans laquelle la plateforme de planification budgétaire améliore considérablement la capacité à prendre de meilleures décisions...

 

Les prévisions financières : utopie ou challenge quotidien ?

Mieux anticiper l’avenir a toujours fait partie des attentes de l’entreprise sur le rôle des DAF  et contrôleurs de gestion qui ont, pour cela, cherché à piloter leurs budgets en temps réel et à instaurer des processus de Rolling Forecast leur permettant de gérer des révisions budgétaires "glissantes". Mais est-ce vraiment suffisant et efficace pour garantir une visibilité en temps réel sur l’activité et pouvoir alerter la Direction le cas échéant ?

Pour répondre à cette question, il faut justement prendre en compte le processus de contrôle budgétaire dans sa globalité. Sans tomber dans le romanesque ni "l’effet papillon", il est clair que fiabiliser les prévisions financières nécessite de pouvoir anticiper toutes les conséquences ou tous les impacts d’un évènement. Il s’agit donc de travailler en permanence sur des scénarios avec différentes hypothèses de P&L (Profit & Loss) ou autres KPI. Mais si ces scénarios sont faits dans Excel, il ne faut pas s’attendre à davantage que 3 variantes du P&L, couramment appelées "Worst", "Usual" et "Best" avec de simples coefficients appliqués à chaque poste…

Est-ce que cela constitue une réponse adaptée à notre environnement économique en mutation permanente ? Pas vraiment. Dès lors, comment parler d’agilité dans la planification budgétaire si l’on raisonne en fonction de matrices Excel sur des hypothèses dont les paramètres de réalisation ne sont pas justifiés et traçables ? Comment garantir au CEO qu’il sera informé immédiatement des conséquences financières à l’échelle de toute l’entreprise d’un évènement survenu dans une direction, comme la perte d’un client ?

Seul un logiciel de planification budgétaire au sein d’une solution globale de CPM (Corporate Performance Management) peut réellement aider à relever le défi de ce challenge quotidien.

 

Les analyses prédictives au cœur du pilotage de la performance

Quels que soient les secteurs d’activités, il est plus que jamais question de transformer la direction financière et de réunir tous les managers de l’entreprise au sein d’un environnement commun de reporting pour fiabiliser les prises de décisions. Les DAF évoluent ainsi vers davantage de leadership pour être au service du Business et communiquer de manière plus fréquente et plus transparente sur l’atteinte des objectifs financiers de l’entreprise.

Cette synergie avec les autres Directions est de plus en plus indispensable notamment à l’heure du BigData comme nous l’avons récemment évoqué sur le Blog avec la nécessité de rapprocher le Marketing et la Finance . En effet, pour réellement tirer parti de l’exploitation des données du BigData à des fins d’analyses prédictives, Directeur Financier et Directeur Marketing doivent travailler leurs scénarios au sein d’un environnement commun. Le CPM (Corporate Performance Management) et le logiciel de planification budgétaire prennent alors tout leur sens pour mesurer les impacts financiers à l’échelle globale de l’entreprise de toutes les nouvelles hypothèses de Business, changements d'organisation, etc.

La valeur ajoutée d’un logiciel dédié de planification budgétaire est de vous permettre de gagner énormément de temps dans vos prévisions en travaillant dans un environnement centralisé avec l’intégralité des données nécessaires disponibles et à jour pour construire des scénarios en mode collaboratif : quels seraient les impacts si l’on regroupe 2 sites selon différentes hypothèses ?

L’objectif est bien d’améliorer la visibilité prédictive autour des prises de décisions stratégiques de l’entreprise… C’est par exemple indispensable dans le pilotage financier lié à une croissance externe où les simulations doivent absolument prendre en compte des risques imprévus que l’on ne peut maîtriser et suivre avec des formules Excel. Ces risques doivent être suivis de manière formelle et pouvoir faire l’objet d’une traçabilité au fur et à mesure des révisions budgétaires.

 

Les impacts positifs sur l’entreprise

De plus en plus d’entreprises franchissent le pas et décident d’unifier leur processus de planification budgétaire tellement les bénéfices concrets sont importants : 

  • Fiabilité des données exploitées dans les prises de décisions grâce notamment à la suppression des tableaux Excel de budget non sécurisés,
  • Proactivité : avec des délais d’élaboration budgétaire fortement réduits grâce à la souplesse et l’intuitivité des logiciels, les décideurs disposent d’une plus grande proactivité au quotidien,
  • Visibilité : les prévisions financières sont fortement améliorées grâce à la prise en compte des risques imprévus dans les différentes hypothèses de budgets.

 

Si vous avez le sentiment de passer plus de temps à collecter puis contrôler les données qu’à les analyser et les diffuser pour améliorer votre pilotage financier, il est temps de vous intéresser à la solution de Corporate Performance Management prevero pour améliorer rapidement la planification budgétaire dans votre entreprise.

 

Thomas Bioud

Thomas Bioud

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