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Les Business Analysts peuvent-ils fiabiliser votre planification budgétaire ?

Posté(e) par  Bozena Deschamps

Mieux anticiper le futur reste le défi le plus complexe auquel les directions financières sont confrontées ; d’autant plus dans le contexte économique actuel où les « perspectives de reprise » n’occultent pas les instabilités subies par les entreprises. Si mettre un œuvre un logiciel de planification budgétaire est indispensable, il n’en reste pas moins que ce sont les collaborateurs qui contribuent également au succès du projet de planification budgétaire et c’est la raison pour laquelle on assiste à une montée en puissance de la fonction de Business Analyst aujourd’hui

En effet, établir des prévisions budgétaires fiables nécessite d’avoir en permanence les bonnes informations, et pas seulement financières ! Il faut donc organiser la remontée d’informations opérationnelles provenant des métiers avec davantage de collaboratif et moins d’échange de données non contrôlées. C’est pour cela que la fonction de Business Analyst se répand de plus en plus vite dans les directions financières et annonce une évolution en profondeur du métier de contrôleur de gestion. Pourquoi ? Et quels sont les éléments fondamentaux de cette mutation ?

 

Planification budgétaire : le Business Analyst donne de la valeur aux chiffres

La planification budgétaire est au cœur du Corporate Performance Management et il est important de donner avant tout de la valeur aux chiffres : ils doivent être appréciés pour leur capacité à améliorer les décisions stratégiques de l’entreprise.

Or, si l’on observe les directions financières, on s’aperçoit qu’elles passent encore beaucoup de temps à collecter, contrôler voire réconcilier les données dans des tableurs au détriment de l’analyse proprement dite. Dans un environnement où les marges ont tendance à se resserrer, on ne peut plus se contenter de ce mode de fonctionnement. Fiabiliser l’anticipation de l’évolution des coûts, de la bonne utilisation des ressources et de la facturation est fondamental et cela nécessite d’exploiter aussi bien des indicateurs quantitatifs que qualitatifs…

Le processus de collecte des données doit donc être enrichi : il faut aller au contact des opérationnels métiers pour récupérer et analyser de nouveaux documents comme les propositions commerciales, un rapport d’avancement de projet ou un bilan d’affaires intermédiaire, etc. Autant de données qualitatives susceptibles d’influer significativement sur la planification budgétaire.

C’est ainsi que l’on croise la route des Business Analysts, dont la double-compétence fonctionnelle et technique leur permet de jouer un rôle mixte entre la DAF, les opérationnels métiers et la DSI. A la différence des contrôleurs de gestion qui restent essentiellement centrés sur la dimension financière, les Business Analysts s’orientent davantage vers des analyses qualitatives liées au fonctionnement opérationnel afin d’en déduire des indicateurs clés qui influeront sur la planification budgétaire.

En faisant le lien entre les données d’un point de vue technique pour la DSI et d’un point de vue métier, c’est-à-dire des « informations », ils contribuent également à mieux définir les dispositions de gouvernance des données et aident la DSI à constituer les référentiels uniques sous l’angle des objectifs finaux de KPI recherchés donnant là encore une plus grande valeur aux chiffres…

 

La réussite de la planification budgétaire repose sur le collaboratif

Une des clés de la réussite du projet de planification budgétaire repose sur l’implication continue des opérationnels métiers qui sont à la source des évènements quotidiens de l’entreprise susceptibles d’avoir des répercussions plus tard sur les comptes financiers de l’entreprise.

L’entreprise attend donc de la Direction Financière qu’elle développe davantage de proximité et de collaboratif avec les métiers et c’est précisément la mission confiée de plus en plus aux Business Analysts. Ces derniers vont engager et impliquer tous les responsables opérationnels autour d’une démarche commune d’excellence de la planification budgétaire jouant ainsi un rôle évangélisateur et diffusant une plus grande culture financière dans l’entreprise.

Le bénéfice pour l’entreprise va d’ailleurs au-delà du seul projet de planification budgétaire car l’avantage du Business Analyst est également de permettre d’avoir une approche simplifiée des processus. En effet, lorsqu’on aborde les processus sous un angle technique, les équipes ont souvent tendance à les complexifier. L’approche métier transversale impulsée par les Business Analyst contribue à les recentrer sur les objectifs finaux recherchés et à en propager une vision simplifiée…

 

Business Analyst ou Data Scientist ? Quel futur pour la planification budgétaire ?

Mais l’actualité aujourd’hui, c’est aussi le Big Data et l’on parle beaucoup du nouveau métier de Data Scientist. Si Business Analyst et Data Scientist semblent être tous les deux au cœur des données avec des vues transversales, quelle différence pour la planification budgétaire ?

D'un côté, le Business Analyst va chercher à exploiter tous les documents à valeur ajoutée disponibles dans l’entreprise et extraire des données des différents logiciels du système d’information pour les rapprocher, les organiser et les synthétiser en vue de les transformer en indicateurs clés d’aide à la décision. Une dimension résolument tournée vers l’analyse qualitative interne pour améliorer le pilotage la performance.

De l'autre côté, le nouvel arrivant « Data Scientist » va quant à lui chercher à travailler sur d’importants volumes de données provenant aussi bien de l’interne que de l’externe. Si la vision « macro » des données est essentielle, c’est bien l’intégration de données externes à l’entreprise en masse qui constitue la nouveauté et l’intérêt de la démarche… Le Data Scientist va en effet chercher à créer une plateforme d’analyse de données internes et externes en expansion constante : il intègrera toutes les données externes sociales, démographiques, météorologiques, politiques, économiques, etc. susceptibles d’influer sur la performance de l’entreprise. Sa dimension sera tournée vers la corrélation de données hétérogènes quelle que soit leur provenance pour détecter des signaux faibles ou des tendances…

Deux profils qui ne se contentent pas de recueillir des données mais qui cherchent à les étudier sous différents angles pour en tirer des conclusions utiles à la prise de décision et notamment à la planification budgétaire. Il y a ainsi une très forte complémentarité entre les 2 profils pour engager une démarche Data-Driven dans l’entreprise. Mais peut-être faut-il d’abord privilégier la démarche interne du Business Analyst avant de voir grand avec le Data Scientist, car si l’entreprise n’a pas mis en place une organisation fiable de planification budgétaire qui donne de la valeur aux chiffres internes existants, comment pourrait-elle identifier les impacts financiers éventuels des opportunités ou tendances détectées par les Data Scientists en externe ?

 

Pour que Business Analysts ou Data Scientists aient les moyens de leurs ambitions, il faut donc commencer par créer un système de planification budgétaire centralisé et homogène dans toute l’entreprise.

 

 

 

Bozena Deschamps

Specialized in selling complex IT Solutions, 17 years of work experience in helping Customers to realize their projects.
The time and talents of your finance and business leaders are precious. You can’t afford to waste them on pulling in numbers from a jumble of disconnected systems or laborious spreadsheet-based budgeting; on inaccessible or impenetrable data that hinders instead of helping a clear understanding of the current situation and potential opportunities. 

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