Blog

Workflow, de no-nonsense manier van werken binnen Unit4 Personeel & Salaris

Door:  Leo Overvoorde

Binnen veel organisaties zijn de activiteiten rondom personeel en salaris tijdrovende en arbeidsintensieve processen. Vaak wordt dit veroorzaakt doordat de werkafspraken niet op papier staan en doordat er veel handmatige handelingen zijn. Terwijl juist deze processen zich uitermate goed laten automatiseren. Door de individuele processen te analyseren en te standaardiseren wordt er veel tijd gewonnen, worden deze transparant en beheersbaar.

Inrichten van uw administratieve organisatie

Het opzetten van een workflow volgt vaak het volgende stappenplan:

  1. Breng de gewenste processen in kaart. 
    Kijk naar alle processen, en kijk nog niet naar de te verwachten tijdwinst.
  2. Beschrijf en standaardiseer deze processen.
    Kijk niet te veel naar de huidige opzet, maar stel de vraag ‘Kan het eenvoudiger?’.
  3. Bepaal welke processen u het beste als eerste kunt automatiseren. 
    Bepaal waar u de meeste winst kunt behalen. Vaak zijn dit de veelvoorkomende processen. Ook wordt er juist naar de uitzonderingen gekeken omdat die tijdrovend zijn. Maar een tijdswinst voor een proces dat iedere dag meerdere malen voorkomt is vaak effectiever.
  4. Automatiseer de processen één voor één. 
    Begin eenvoudig en test ieder proces in de praktijk. Als er meerdere processen volgens dezelfde workflow ‘lopen’ heeft u hier voordeel bij als deze workflow al eerder is getest.
  5. Evalueer regelmatig uw processen. 
    Kijk regelmatig kritisch naar uw organisatie en de processen. Verbeter dingen die niet goed lopen. Doe dit in kleine stapjes.

Oplossing van Unit4

Binnen Unit4 Personeel & Salaris Online heeft u de mogelijkheid om een groot aantal personeel- en salarisprocessen te stroomlijnen via een workflow. Deze workflow zorgt ervoor dat deze processen op een standaard wijze worden afgehandeld en dat de juiste mensen op het juiste moment een signaal krijgen als er een actie nodig is. Uw medewerkers kunnen op deze manier precies zien waar bijvoorbeeld een declaratie zich bevindt. En de managers zien in één oogopslag alle openstaande taken.

Naast het kunnen inrichten van eigen workflowprocessen zijn er meer toepassingen realiseerbaar met deze manier van werken. Zo kunt u signalen instellen voor de medewerkers op basis van data zoals jubileum, afloop certificaten, verjaardagen etc. Ook is het mogelijk een signaal in te stellen zodra er een nieuw document is toegevoegd aan het dossier. Zo krijgt de medewerker automatisch een bericht als de nieuwe salarisstrook beschikbaar is. Dit voorkomt dat u de salarisstroken via de email moet verstrekken wat met de nieuwe privacywet niet wenselijk is.

Deze manier van werken is standaard beschikbaar binnen Unit4 Personeel & Salaris waardoor wij onze klanten optimaal bedienen met no-nonsense software die helpt om de standaard handelingen makkelijker te maken. Kort gezegd: u kunt veel tijd besparen door personeel- en salarisprocessen te automatiseren. Heeft u uw processen al in kaart gebracht?

Unit4 Personeel & Salaris Tournee

In mei en juni 2018 organiseren wij de Unit4 Personeel & Salaris Tournee, waarbij we op een 5-tal locaties het nieuwe product presenteren. Aanvullende informatie en mogelijkheid om u aan te melden vindt u hier:

Leo Overvoorde

Leo Overvoorde is zijn loopbaan begonnen bij OCC Software, leverancier van het salarispakket Lopac. Bij deze organisatie heeft hij in diverse functies ervaring opgedaan onder andere bij Customer Support en Product Management. Na de overname door Unit4 ging Leo als pre-sales aan de slag om in 2015 de overstap te maken naar Product Management. Hij is nu verantwoordelijk voor de productontwikkeling van Unit4 Personeel & Salaris.