Slik etablerte Atlantic Technological University en enhetlig innkjøpsprosess med Unit4
Innkjøpsteam forventes å levere strategisk verdi, samtidig som de må forholde seg til systemer som ikke er utviklet for å samle strategiske innkjøp, kontrakter og kostnader på ett sted.
Nylig ledet jeg et webinar sammen med Deirdre Kinnarney fra innkjøpsteamet ved Atlantic Technological University og Kärt Kukke, en av våre Scanmarket by Unit4 consultants. Her gikk vi gjennom hvordan Atlantic Technological University (ATU) koblet funksjonaliteten i Scanmarkets Source-to-Contract (S2C) sammen med sitt eksisterende Unit4 Enterprise Resource Planning (ERP), og dermed skapte en samlet og enhetlig arbeidsflyt for Procure-to-Pay (P2P).
Vi tok for oss bakgrunnen for initiativet, hvordan de utformet løsningen, den forretningsmessige effekten og erfaringene de gjorde seg underveis.
Her er hovedpunktene.
Se hvordan løsningen fungerer
I våre korte demo-videoer ser dere hvordan løsningen svarer til organisasjonens prioriteringer innen innkjøp.
Gapet Atlantic Technological University ønsket å tette
De fleste ERP-systemer håndterer transaksjonsbasert innkjøp godt: innkjøpsordrer, godkjenninger og fakturabehandling. Strategisk innkjøp er derimot en helt annen utfordring.
Innkjøpsteam forteller oss det samme gang på gang: De har begrenset oversikt over strategiske innkjøp, kontrakter og leverandørdata. De tar beslutninger basert på ufullstendig informasjon, og de bruker for mye tid på manuelle oppgaver som burde vært automatisert.
ATU innså dette gapet. Deres Unit4 ERP håndterte den transaksjonsbaserte delen effektivt, men strategiske innkjøp og kontraktshåndtering var ikke koblet til disse prosessene. Resultatet var fragmenterte data, manuelle nødløsninger og en innkjøpsfunksjon som ikke fikk utnyttet sitt fulle potensial.
Når ERP-systemet håndterer innkjøpsordrer, men overlater strategiske innkjøp og kontrakter til regneark, får dere bare halvparten av verdien ut av investeringen.
Utformingen av en enhetlig innkjøpsprosess
ATUs tilnærming var å koble S2C direkte til ERP-systemet, og slik etablere en helhetlig arbeidsflyt fra strategisk innkjøp til betaling.
Slik ser denne overgangen ut i praksis.
- Reell oversikt over kostnader: Historiske og nåværende kostnadsdata er samlet på ett sted, noe som gjør det langt enklere å forutse fremtidige kostnader og finne muligheter for konsolidering. Dere slipper å hente tall fra fem ulike kilder for å bygge en kategoristrategi.
- Bedre kontroll på kostnader: Realtidsoversikt over avtaleforbruk gir bedre kontroll over innkjøpskostnadene ved å sikre at innkjøp gjøres i henhold til forhandlede innkjøpsavtaler og godkjente budsjetter. Ved å spore avtaleforbruk løpende kan organisasjoner raskt avdekke innkjøp utenom avtaler, redusere ukontrollerte kjøp og maksimere verdien av leverandørforhandlinger.
- Kontrakter holdes på rett spor: Maler, varsler og sporingsverktøy standardiserer hvordan kontrakter opprettes, godkjennes og følges opp. Ingenting faller mellom stolene fra signering til fornyelse.
For ATU innebar denne enhetlige arbeidsflyten at de etablerte én felles kilde til sannhet for alle innkjøpsdata. Alle involverte, fra budsjettansvarlige til økonomiavdelingen, jobber ut fra den samme informasjonen. Denne samstemtheten endret måten beslutninger tas på i hele organisasjonen.
Den menneskelige siden: Slik skapte ATU engasjement på tvers av team
Teknologi skaper bare verdi dersom folk faktisk bruker den. Dette var en av de mest praktiske sidene ved samtalen i webinaret.
ATUs erfaring bekreftet noe vi ser gjentatte ganger hos kundene: Innkjøp berører langt flere roller enn bare innkjøpsteamet. Budsjettansvarlige, kolleger i økonomiavdelingen og operational leads forholder seg alle til innkjøpsprosessene på ulike måter. Dersom den nye arbeidsmåten oppleves som en ekstra belastning, stopper innføringen raskt opp.
Som Deirdre Kinnarney fra ATU delte under webinaret:
Jeg opplevde at det å involvere dem tidlig hindret enhver endringsmotstand mot slutten.
Denne endringen i oppfatning betyr alt. Å bygge et solid forretningsgrunnlag tidlig var avgjørende for ATU. Da ledelsen fikk se tydelige data fra samlede kostnadsanalyser og bedre etterlevelse av kontrakter, ble de pådrivere for endringen i stedet for hindringer. Dette samarbeidet på tvers av innkjøp, økonomi og drift er nettopp det som gjør et teknologiprosjekt til reell organisatorisk fremgang.
Den gode nyheten er at en godt integrert S2C-plattform reduserer friksjon for disse partene. Konfigurerbare arbeidsflyter tilpasses måten teamene deres allerede jobber på. Selvbetjeningsfunksjoner gir medarbeiderne informasjonen de trenger, uten at de må henvende seg til innkjøp for oppdateringer. Og når verktøyene er intuitive, reduseres opplæringstiden betraktelig.
Dette har jeg sett på nært hold hos kunder av Scanmarket by Unit4. De som investerer i å få med seg menneskene, og ikke bare tar i bruk ny programvare, er de som oppnår varige resultater. En kompetansebasert tilnærming til endringsledelse, der dere identifiserer ferdighetene teamet trenger og bygger dem opp proaktivt, utgjør en reell forskjell. Det samme gjelder å koble individuell innsats til en helhetlig procurement strategy, slik at medarbeiderne forstår hvordan deres daglige arbeid bidrar til organisasjonens mål.
Det større bildet: Helhetlig Source-to-Pay
S2C gir stor verdi i seg selv, men den virkelige gevinsten ligger i en helhetlig Source-to-Pay-prosess som kobler strategiske innkjøp helt frem til betaling.
Når hele S2P-syklusen kobles til ERP-systemet, slutter innkjøp å være en isolert funksjon. Det blir en integrert del av virksomhetens økonomiske struktur. Budsjettansvarlige ser avtaleforbruk i sanntid. Økonomiavdelingen får bedre datakvalitet til rapportering, og procurement leaders kan trygt dokumentere målbar avkastning overfor toppledelsen.
For virksomheter som allerede benytter Unit4 ERP, er denne koblingen spesielt aktuell. Integrasjonen mellom Scanmarket by Unit4 og Unit4 er utviklet med fleksibel datautveksling som kobler sourcing- og kontraktdata direkte til økonomiske prosesser. Dere legger ikke til et frittstående verktøy, dere utvider plattformen dere allerede stoler på.
ATUs erfaring viser hva som er mulig når man tar dette steget. En utdanningsinstitusjon med komplekse innkjøpsbehov, mange interessenter og strenge krav til åpenhet knyttet til offentlig finansiering, koblet sammen systemene og skapte reell, målbar verdi.
Klar for å se hvordan alt henger sammen?
Historien til ATU er et praktisk eksempel på hvordan integrert innkjøp fungerer. Dersom dere er i en lignende situasjon, kan veien til en enhetlig innkjøpsfunksjon være kortere enn dere tror. Plattformen Scanmarket by Unit4 S2C integreres med deres eksisterende miljø. Den modulære tilnærmingen gjør at dere kan starte med funksjonene som betyr mest for dere, enten det er kostnadsanalyse, automatisert sourcing eller kontraktshåndtering.
Webinaropptaket går grundig gjennom hvert av disse områdene, med erfaringer og anbefalinger fra ATUs innkjøpsteam. Se webinaret for å se hvordan integrert innkjøp kan se ut for deres organisasjon.
Innkjøp har alltid handlet om å oppnå best mulig verdi. Nå er tiden inne for å gi innkjøpsteamet verktøyene som beviser det.