Slik bygde Atlantic Technological University en enhetlig arbeidsflyt for innkjøp med Unit4
Innkjøpsteam blir bedt om å levere strategisk verdi samtidig som de jobber med systemer som ikke er utviklet for å koble sammen kilder, kontrakter og forbruk på ett sted.
Jeg var nylig vert for et webinar sammen med Deirdre Kinnarney fra Atlantic Technological Universitys innkjøpsteam og Kärt Kukke, en av våre Scanmarket by Unit4-konsulenter. Her viste vi hvordan Atlantic Technological University (ATU) koblet sammen Scanmarkets Source-to-Contract (S2C)-funksjoner med deres eksisterende Unit4 Enterprise Resource Planning (ERP), noe som skapte en felles og enhetlig arbeidsflyt for Procure-to-Pay (P2P).
Vi gikk gjennom hva som utløste initiativet, hvordan de designet løsningen, den forretningsmessige effekten og erfaringene de gjorde seg underveis.
Her er de viktigste punktene.
Se S2C i praksis
Se korte demo-videoer som viser hvordan dere kan prioritere organisasjonens innkjøpsprosesser.
Gapet Atlantic Technological University ønsket å tette
De fleste ERP-systemer håndterer transaksjonelle innkjøp godt, som innkjøpsordrer, godkjenninger og fakturabehandling. Strategiske innkjøp er derimot en helt annen utfordring.
Innkjøpsteam forteller oss ofte det samme. De jobber med begrenset oversikt over kilder, kontrakter og leverandørdata. Beslutninger tas på ufullstendig grunnlag, og det brukes for mye tid på manuelle oppgaver som burde vært automatiserte.
ATU innså dette gapet. Deres Unit4 ERP håndterte den transaksjonelle siden effektivt, men strategisk kildesøk og kontraktsadministrasjon var ikke koblet til disse prosessene. Resultatet var fragmenterte data, manuelle nødløsninger og en innkjøpsfunksjon som ikke fikk utnyttet sitt fulle potensial.
Når ERP-systemet håndterer innkjøpsordrer, men overlater kildesøk og kontrakter til regneark, får dere bare halvparten av verdien ut av investeringen.
Slik ble en enhetlig arbeidsflyt for innkjøp designet
ATUs tilnærming var å koble S2C direkte til ERP-systemet, noe som skapte én helhetlig arbeidsflyt fra kildesøk til betaling.
Her er hvordan dette skiftet fungerer i praksis.
-
Reell oversikt over pengebruk: Historiske og nåværende data samles på ett sted, noe som gjør det mye enklere å forutse fremtidig bruk og finne muligheter for konsolidering. Dere slipper å hente tall fra mange ulike kilder for å bygge en kategoristrategi.
-
Kontroll på kontraktene: Maler, varslinger og sporingsverktøy standardiserer hvordan kontrakter opprettes, godkjennes og overvåkes. Ingenting faller mellom stolene fra signering til fornyelse.
-
Strammere kostnadskontroll: Oversikt over kontraktsbruk i sanntid gjør det mulig å holde tett kontroll over innkjøpskostnadene. Dette sikrer at kjøp skjer i tråd med fremforhandlede avtaler og godkjente budsjetter. Ved å spore bruk fortløpende kan organisasjoner raskt identifisere kjøp utenfor avtale, redusere ukontrollerte innkjøp og maksimere verdien av leverandørforhandlinger.
For ATU innebar denne enhetlige arbeidsflyten at de fikk én felles kilde til sannhet for alle innkjøpsdata. Alle interessenter, fra budsjetteiere til økonomiavdelingen, jobber ut fra samme informasjon. Denne konsistensen endret hvordan beslutninger tas i hele organisasjonen.
Den menneskelige siden: Slik skapte ATU engasjement på tvers av teamene
Teknologi leverer bare verdi hvis folk faktisk bruker den. Dette var et av de mest praktiske temaene i vår samtale på webinaret.
ATUs erfaring bekreftet noe vi ser hos kundene våre gang på gang: Innkjøp berører langt flere roller enn bare innkjøpsteamet. Budsjetteiere, økonomikolleger og operasjonelle ledere samhandler alle med innkjøpsprosessene på en eller annen måte. Hvis den nye arbeidsmåten føles som en ekstra byrde, stopper adopsjonen raskt opp.
Som Deirdre Kinnarney fra ATU delte under webinaret:
Jeg følte at det å involvere dem tidlig stoppet all motstand mot endring til slutt.
Dette skiftet i oppfatning betyr alt. Å bygge en sterk business case tidlig var avgjørende for ATU. Da ledelsen fikk se klare data fra konsoliderte analyser av pengebruk og forbedret etterlevelse av kontrakter, ble de forkjempere for endringen i stedet for hindringer. En slik koalisjon mellom innkjøp, økonomi og drift er det som gjør et teknologiprosjekt til reell organisatorisk fremgang.
Den gode nyheten er at en godt integrert S2C-plattform faktisk reduserer friksjon for disse interessentene. Konfigurerbare arbeidsflyter samsvarer med hvordan teamene deres allerede jobber. Selvbetjeningsfunksjoner gir folk informasjonen de trenger uten å måtte etterspørre oppdateringer fra innkjøp. Og når verktøyene er intuitive, reduseres opplæringstiden betydelig.
Jeg har sett dette selv hos kunder av Scanmarket by Unit4. Teamene som investerer i å få menneskene med seg, ikke bare i å skru på programvaren, er de som ser varige resultater. En kompetansebasert tilnærming til endringsledelse, der dere identifiserer hvilke ferdigheter teamet trenger og bygger dem proaktivt, utgjør en stor forskjell. Det samme gjør det å koble individuelle prestasjoner til den overordnede innkjøpsstrategien, slik at alle forstår hvordan det daglige arbeidet bidrar til organisasjonens mål.
Det større bildet: Helhetlig Source-to-Pay
S2C er kraftfullt i seg selv. Men den virkelige gevinsten er en helhetlig Source-to-Pay-prosess som kobler strategisk kildesøk hele veien frem til betaling.
Når den fulle S2P-syklusen er koblet til ERP-systemet, slutter innkjøp å være en isolert funksjon. Det blir en del av organisasjonens økonomiske ryggrad. Budsjetteiere ser bruk mot kontrakter i sanntid. Økonomiteam får renere data for rapportering, og innkjøpsledere kan trygt demonstrere målbar ROI for ledelsen.
For organisasjoner som allerede bruker Unit4 ERP, er denne koblingen spesielt relevant. Integrasjonen mellom Scanmarket by Unit4 og Unit4 er designet med fleksible funksjoner for datautveksling som kobler kilde- og kontraktsdata direkte til de økonomiske prosessene. Dere legger ikke bare til et frittstående verktøy, dere utvider plattformen dere allerede stoler på.
ATUs erfaring viser hva som er mulig når man tar dette steget. En utdanningsinstitusjon med komplekse innkjøpsbehov, mange interessenter og kravene til ansvarlighet som følger med offentlig finansiering, koblet sammen disse systemene og skapte en reell og målbar effekt.
Klar for å se hvordan brikkene faller på plass?
ATUs historie er et praktisk eksempel på hvordan integrert innkjøp ser ut. Hvis dere er i en lignende situasjon, kan veien til en enhetlig innkjøpsfunksjon være kortere enn forventet. Scanmarket by Unit4 S2C-plattformen integreres med deres eksisterende miljø. Den modulære tilnærmingen gjør at dere kan starte med de funksjonene som betyr mest, enten det er analyse av pengebruk, automatisering av kildesøk eller kontraktsadministrasjon.
Vårt innspilte webinar går gjennom hvert av disse områdene i detalj, med innsikt fra ATUs innkjøpsteam om hva de lærte og hva de vil anbefale. Se det nå og utforsk hvordan integrert innkjøp kan se ut for deres organisasjon.
Innkjøp har alltid handlet om å få best mulig verdi. Nå er det på tide å gi innkjøpsteamet verktøyene som beviser det.
Motta vårt nyhetsbrev
Anbefalte blogger
Populære blogger
februar 16, 2026 4 min lesetid
FP&A i 2026: Trender som endrer økonomisk planlegging og analyse
Les mer
februar 12, 2026 5 min lesetid
Tips til økonomisjefen i 2026: Oppnå fleksibilitet og vekst for fremtiden med digitale verktøy
Les mer
februar 3, 2026 4 min lesetid
Ta i bruk intelligent ERP for å øke gjennomslagskraften: EGPAFs digitale sprang fremover
Les mer
Ikke gå glipp av de siste Unit4-bloggene
Registrer deg for bransjeinnsikt og eksklusivt innhold