Transformieren Sie die Effizienz und Genauigkeit mit der Unit4 Invoice Management Experience

Diese Tools optimieren nicht nur die Abläufe, sondern erhöhen auch die Kundenzufriedenheit, die Flexibilität und die finanzielle Gesundheit, was Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Zum Glück bietet moderne Technologie Möglichkeiten zur Straffung und Optimierung dieser Prozesse, sodass sie effizienter und genauer werden. In unserem Blog erfahren Sie mehr über das Rechnungsmanagement von Unit4, seine Funktionsweise und die Herausforderungen, die es überwindet.

Herausforderungen durch Legacy-Systeme beim Rechnungsmanagement

Die Bewältigung der Herausforderungen beim Rechnungsmanagement ist für Dienstleistungsunternehmen, die ihre Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit verbessern wollen, von entscheidender Bedeutung. Viele von ihnen verlassen sich immer noch auf Legacy-Systeme, die die Produktivität beeinträchtigen können.

Manuelle Dateneingabe und Fehler

Eine der größten Herausforderungen beim Rechnungsmanagement ist die manuelle Dateneingabe. Trotz des technologischen Fortschritts werden 57 % der Rechnungsdaten weiterhin manuell in die Systeme eingegeben. Gartner zufolge machen drei von fünf Buchhalter*innen (59 %) jeden Monat mehrere Fehler bei der Eingabe von Finanzdaten, und ihre Arbeitslast nimmt weiter zu.

Dieser Ansatz ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig, insbesondere bei Rechnungen auf Papier oder im PDF-Format. Selbst kleine Ungenauigkeiten in wichtigen Rechnungsfeldern können zu Verzögerungen bei der Bearbeitung, Reporting-Fehlern und Cashflow-Problemen führen.

Bei Dienstleistungsunternehmen, die große Mengen an Rechnungen bearbeiten, können ineffiziente manuelle Prozesse schnell in verpassten Chancen und angespannten Lieferantenbeziehungen resultieren.

Zeitraubende Genehmigungsverfahren

Ein weiteres großes Problem ist der langwierige Genehmigungsprozess für Rechnungen. In fast 50 % der Unternehmen ist für die Genehmigung von Rechnungen die Mitarbeit von zwei bis drei Personen erforderlich, und dadurch entstehen erhebliche Engpässe.

Diese manuellen Genehmigungsschritte verlängern die Bearbeitungszeiten, verzögern die Zahlungen und beeinträchtigen die Beziehungen zu Lieferanten. Wenn sich Genehmigungszyklen unnötig in die Länge ziehen, verlieren Teams wertvolle Zeit, die sie für strategisch wichtigere Aufgaben aufwenden könnten.

Hohe Ausnahmeraten in Workflows

Ausnahmen bei der Rechnungsverarbeitung, darunter unvollständige Daten, Kodierungsfehler oder fehlende Rechnungsnummern, bereiten häufig Kopfzerbrechen. Diese Ausnahmen erfordern manuelle Eingriffe, wodurch Workflows gestört werden und sich die Bearbeitungszeiten verlängern.

Hohe Ausnahmeraten beeinträchtigen nicht nur die Gesamteffizienz, sondern können auch eine zusätzliche Belastung für Finanzteams darstellen, die ohnehin schon ein hohes Rechnungsvolumen bewältigen müssen.

Mangelnde Transparenz und Nachverfolgung

Viele Unternehmen kämpfen mit veralteten Nachverfolgungssystemen, die keine Echtzeit-Informationen zum Rechnungsstatus bieten. Dieser Mangel an Transparenz macht es schwierig, den Verlauf zu überwachen. Dies wiederum führt zu häufigen Nachfragen von Lieferanten, die Klarheit über die Zahlung wünschen.

Eine unzulängliche Nachverfolgung ist zeitraubend und vermindert die Transparenz, was auf beiden Seiten zu Frustration beiträgt.

Wie moderne Technologie das Rechnungsmanagement optimieren kann

Moderne Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), prädiktive Analytik und Automatisierung revolutionieren die Art und Weise, wie Dienstleistungsunternehmen Rechnungen bearbeiten. Diese Innovationen gehen die oben beschriebenen Herausforderungen direkt an und bieten intelligentere, schnellere und genauere Lösungen für das Rechnungsmanagement.

Automatisierung der Datenerfassung mit OCR-Technologie

KI-gestützte OCR-Tools (Optical Character Recognition), wie z. B. der Invoice Data Capture Service von Unit4, können wichtige Informationen aus Rechnungen extrahieren, darunter Lieferantenangaben, Rechnungsnummern und Beträge.

Da diese Tools die Datenerfassung automatisieren, machen sie die manuelle Eingabe von Daten überflüssig. Dies führt zu deutlich weniger Fehlern und größerer Effizienz. Für Finanzteams bedeutet dies, dass sie sich auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren können, statt ihre Zeit mit repetitiven Dateneingaben zu verbringen.

Intelligente Genehmigungen dank prädiktiver Automatisierung

Moderne Lösungen für das Rechnungsmanagement, wie der Accounting Prediction Service von Unit4, nutzen prädiktive Automatisierung, um die Genehmigungsprozesse zu optimieren.

Diese Tools ordnen Hauptbuchcodes und Steuerdetails automatisch zu, wodurch Ausnahmen minimiert und Genehmigungen vereinfacht werden. Prädiktive Erkenntnisse beschleunigen den gesamten Überprüfungsprozess, sorgen für eine rechtzeitige Rechnungsbearbeitung und verringern Verzögerungen.

Zentralisierte Transparenz dank modernen Tools

Moderne Plattformen können die Rechnungsverfolgung zentralisieren – mit intuitiven Dashboards, die Echtzeit-Updates zum Rechnungsstatus liefern.

Der Advanced Virtual Agent (Ava) von Unit4, der in Microsoft Teams integriert ist, ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Teams und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind. Diese zentralisierte Transparenz reduziert Nachfragen von Lieferanten und sorgt für reibungslosere Arbeitsabläufe.