Unit4 Enterprise Resource Planning
Software für das Procurement Management
Übermäßige Ausgaben kontrollieren, bevor sie entstehen
Geschätzt von Organisationen, die ihre Beschaffung zum strategischen Vorteil machen
Beschaffung, die Budgets schützt und Einkäufer optimal unterstützt
Den Einkaufszyklus automatisieren
Von der Anforderung bis zur Zahlung automatisiert Unit4 den gesamten Beschaffungs-Workflow. Mitarbeitende reichen Bestellanforderungen über Kataloge ein. Genehmigungen werden automatisch basierend auf Betrag, Kategorie und Budget weitergeleitet. Bestellungen werden elektronisch generiert, und Lieferantenbestätigungen sowie Wareneingänge stoßen die nächsten Schritte an. Durch eine systematische Beschaffung bleiben Budgets intakt und Lieferanten werden pünktlich bezahlt.
Wichtige Funktionen:
- Automatisierter Workflow von der Anforderung bis zur Bestellung mit Genehmigungs-Routing
- Verwaltung interner und externer Kataloge
- Elektronische Bestellungen mit Lieferantenbestätigungen
- Automatisierte Wareneingangs- und Zahlungsabwicklung
Maverick Spending verhindern, bevor es beginnt
Budgetüberschreitungen entstehen, wenn Ausgaben Kontrollmechanismen umgehen. Das Commitment Accounting von Unit4 prüft die Mittelverfügbarkeit, bevor Anforderungen, Bestellungen und Ausgaben genehmigt werden. Steht kein Budget zur Verfügung, wird die Anfrage zur Prüfung markiert. Maverick Spend – Einkäufe außerhalb autorisierter Kataloge oder bei nicht zugelassenen Lieferanten – löst Warnmeldungen aus. Die Finanzabteilung sieht Verpflichtungen in Echtzeit, nicht erst nach dem Geldabfluss. Prävention ist effektiver als Korrektur.
Wichtige Funktionen:
- Budgetprüfung in Echtzeit vor der Genehmigung von Einkäufen
- Erkennung und Warnmeldungen bei Maverick Spending
- Commitment Accounting zeigt reservierte vs. ausgegebene Mittel
- Automatisierte Validierung der Mittelverfügbarkeit
Rechnungsabgleich mit KI-Präzision
Der Rechnungsabgleich sollte keine manuelle Detektivarbeit erfordern. Unit4 nutzt KI-gestützte Erfassung, um eingehende Rechnungen automatisch zu registrieren, sie mit Bestellungen und Wareneingängen abzugleichen und Ausnahmen zur Prüfung weiterzuleiten. Predictive Coding beschleunigt Buchungen. Der Drei-Wege-Abgleich (Bestellung, Wareneingang, Rechnung) erfolgt automatisch. Wenn Rechnungen fehlerfrei abgeglichen werden, erhalten Lieferanten ihr Geld schneller und der Monatsabschluss verläuft reibungsloser.
Wichtige Funktionen:
- KI-gestützte Rechnungserfassung und -registrierung
- Automatisierter Drei-Wege-Abgleich (Bestellung, Wareneingang, Rechnung)
- Predictive Coding für Buchungen
- Exception Routing für nicht übereinstimmende Rechnungen
Verträge und Lieferanten zentral verwalten
Verträge, die in E-Mails und Dateifreigaben untergehen, bergen Risiken und führen zu verpassten Einsparungen. Unit4 bietet ein zentrales Vertrags-Repository mit automatischem Abgleich zu Bestellungen und Rechnungen. Überwachen Sie die Lieferanten-Performance, verhandeln Sie bessere Konditionen durch Ausgabentransparenz und stellen Sie die Compliance sicher, indem Sie Einkäufe über bevorzugte Lieferanten leiten. Wenn Verträge zentralisiert und vernetzt sind, wird die Beschaffung strategisch statt reaktiv.
Wichtige Funktionen:
- Zentrales Vertrags-Repository mit Such- und Zugriffstools
- Automatischer Abgleich von Verträgen mit Bestellungen und Rechnungen
- Überwachung der Lieferanten-Performance und Ausgabenanalyse
- Routing zu bevorzugten Lieferanten und Compliance-Sicherung
Weitere Funktionen und Möglichkeiten
Interne Serviceaufträge
Bestellen Sie interne Dienstleistungen (IT, Gebäudemanagement, Catering) mit automatischer Weiterverrechnung. Umgehen Sie die Kreditorenbuchhaltung bei internen Transaktionen.
Budget-
Integration
Die Beschaffung ist direkt mit den Hauptbuchbudgets verknüpft. Mittelprüfungen in Echtzeit verhindern übermäßige Ausgaben vor der Genehmigung.
Katalogmanagement
Interne und externe Kataloge mit bevorzugten Lieferanten. Leiten Sie Mitarbeitende automatisch zu autorisierten Quellen.
Strategische
Übersicht
Vollständige Transparenz über Ausgabenmuster. Identifizieren Sie Einsparpotenziale und verhandeln Sie bessere Konditionen mit Lieferanten.
Source-to-Pay-Integration
Kombinieren Sie Unit4 Procurement (P2P) mit Unit4 Source-to-Contract by Scanmarket (S2C) für eine vollständige Source-to-Pay-Abdeckung.
IDC MarketScape-Anerkennung
Anerkannt im IDC Worldwide AI-enabled Procure-to-Pay Application Assessment. Markterprobte Exzellenz in der Beschaffung.
Lässt sich nahtlos in Ihr technisches Ökosystem integrieren
Häufig gestellte Fragen
Was ist Unit4 Procurement Management und was beinhaltet es?
Unit4 Procurement Management ist das Procure-to-Pay-Modul innerhalb von Unit4 ERPx. Es deckt Bestellanforderungen, Bestellungen, Genehmigungs-Workflows, Lieferantenmanagement, Vertragsmanagement, Rechnungsabgleich und Commitment Accounting ab. Es automatisiert den gesamten Einkaufszyklus von der Anforderung bis zur Zahlung an den Kreditor.
Das Modul lässt sich nativ in das Unit4 Financial Management (Kreditorenbuchhaltung/Hauptbuch), Projekte und Budgetierung integrieren, wodurch der Abgleich zwischen Beschaffung und Finanzen entfällt.
Wie verhindert Unit4 Maverick Spending und Budgetüberschreitungen?
Unit4 nutzt Commitment Accounting, um die Mittelverfügbarkeit in Echtzeit zu prüfen, bevor Bestellanforderungen und Bestellungen genehmigt werden. Steht kein Budget zur Verfügung, wird die Anfrage zur Prüfung markiert oder automatisch abgelehnt. Die Erkennung von Maverick Spending alarmiert die Finanzabteilung, wenn Einkäufe außerhalb autorisierter Kataloge oder bei nicht bevorzugten Lieferanten getätigt werden.
Diese proaktive Budgetkontrolle verhindert übermäßige Ausgaben, bevor sie entstehen, anstatt Budgetprobleme erst nach Rechnungseingang festzustellen.
Wie verbessert KI die Rechnungsverarbeitung in Unit4 Procurement?
Unit4 nutzt KI-gestützte Rechnungserfassung, um eingehende Rechnungen automatisch zu registrieren, Stammdaten (Lieferant, Betrag, Bestellnummer) zu extrahieren und sie mit Bestellungen und Wareneingängen abzugleichen. Predictive Coding automatisiert Buchungen basierend auf historischen Mustern. Ausnahmen (Preisabweichungen, Mengenunterschiede) werden automatisch zur Prüfung weitergeleitet.
Dies reduziert die Zeit für die manuelle Rechnungsverarbeitung und beschleunigt Zahlungen an Lieferanten, während die Compliance durch den Drei-Wege-Abgleich gewahrt bleibt.
Kann Unit4 Procurement interne Serviceaufträge und Weiterverrechnungen verarbeiten?
Ja. Unit4 unterstützt interne Serviceaufträge für die Beschaffung von Dienstleistungen aus anderen Abteilungen (IT-Support, Gebäudemanagement, Catering). Diese Aufträge generieren automatische Weiterverrechnungen zwischen Kostenstellen oder juristischen Personen, wobei die Kreditorenbuchhaltung umgangen wird, um administrativen Aufwand zu reduzieren.
Dies ist besonders wertvoll für Shared-Service-Organisationen, in denen interne Transaktionen häufig vorkommen und manuelle Weiterverrechnungen einen hohen Buchhaltungsaufwand verursachen.
Wie lässt sich Unit4 Procurement in Source-to-Contract (Scanmarket) integrieren?
Unit4 Procurement (die Procure-to-Pay-Seite) lässt sich in Unit4 Source-to-Contract by Scanmarket (die Sourcing- und Vertragsseite) integrieren, um eine vollständige Source-to-Pay-Abdeckung zu schaffen. In Scanmarket ausgehandelte Verträge fließen in das Vertrags-Repository von Unit4 ein, bevorzugte Lieferanten sind automatisch in den Beschaffungskatalogen verfügbar und Ausgabendaten fließen in Sourcing-Entscheidungen ein.
Dieser einheitliche S2P-Ansatz schließt die Lücke zwischen strategischem Sourcing und operativer Beschaffung, die bei der Verwendung getrennter Tools entsteht.
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ERP
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Financial Management
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Project Management
Projekte, die vom Start bis zur Rechnung rentabel bleiben. Einheitliche Budgetierung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Abrechnung mit Echtzeit-Transparenz der Margen.
Core HR
Vollständige Belegschaftsdaten, integriert in das Finanzwesen. Automatisieren Sie den Datenfluss, damit die Finanzabteilung keine HR-Daten mehr abgleichen muss und präzise Prognosen erstellen kann.
Payroll
Personalkosten in Echtzeit sichtbar. Direkte Buchung im Hauptbuch mit korrekter Kontierung. Keine Exporte, keine Importe, kein Abgleich zwischen Payroll und Finanzen.