ERP
Finanzen, Projekte, Beschaffung, Gehaltsabrechnung und HR in einer Lösung vereint. Eine gemeinsame Datenbasis, eine Plattform, kein Abstimmungsaufwand, der Ihren Finanzabschluss verzögert.
Unit4 Enterprise Resource Planning
Software für das Beschaffungsmanagement
Unkontrollierte Ausgaben verhindern, bevor sie entstehen
Das Vertrauen von Organisationen, die Beschaffung in einen strategischen Vorteil verwandeln
Unkontrollierte Ausgaben kosten mehr, als Sie denken
Wenn Mitarbeitende den Beschaffungsprozess umgehen, bei nicht genehmigten Lieferanten einkaufen und Rechnungen im Nachhinein einreichen, geraten Budgets aus dem Gleichgewicht und die Compliance leidet. Unit4 Procurement automatisiert den gesamten Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung, mit integrierten Kontrollen, die unkontrollierte Ausgaben verhindern, bevor sie entstehen. In Kombination mit Unit4 Source-to-Contract by Scanmarket erstreckt sich diese Kontrolle über den gesamten Source-to-Pay-Prozess. Volle Transparenz, ohne unnötige Bürokratie.
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Beschaffung, die Budgets schützt und Einkäufer unterstützt
Den Einkaufsprozess automatisieren
Von der Bestellanforderung bis zur Zahlung automatisiert Unit4 den gesamten Beschaffungsprozess. Mitarbeitende stellen Kaufanfragen über Kataloge. Genehmigungen werden automatisch nach Betrag, Kategorie und Budget weitergeleitet. Bestellungen werden elektronisch generiert, und Lieferantenbestätigungen sowie Wareneingänge lösen die nächsten Schritte aus. Wenn Beschaffung systematisch funktioniert, bleiben Budgets intakt und Lieferanten werden pünktlich bezahlt.
Wichtige Funktionen:
- Automatisierter Workflow von der Bestellanforderung bis zur Bestellung mit Genehmigungsweiterleitung
- Verwaltung interner und externer Kataloge
- Elektronische Bestellungen mit Lieferantenbestätigungen
- Automatisierte Wareneingangserfassung und Zahlungsabwicklung
Nicht genehmigte Ausgaben von Anfang an verhindern
Budgetüberschreitungen entstehen, wenn Ausgaben an Kontrollen vorbeigehen. Das Commitment Accounting von Unit4 prüft die Budgetverfügbarkeit, bevor Bestellanforderungen, Bestellungen und Ausgaben genehmigt werden. Ist kein Budget verfügbar, wird die Anfrage zur Prüfung markiert. Nicht genehmigte Ausgaben außerhalb freigegebener Kataloge oder Lieferanten lösen Warnmeldungen aus. Das Finanzteam sieht gebundene Mittel in Echtzeit, nicht erst die tatsächlichen Ausgaben, nachdem das Geld bereits geflossen ist. Vorbeugung ist besser als Korrektur.
Wichtige Funktionen:
- Echtzeit-Budgetprüfung vor der Kaufgenehmigung
- Erkennung nicht genehmigter Ausgaben mit Warnmeldungen
- Commitment Accounting mit Übersicht über reservierte und bereits verwendete Mittel
- Automatisierte Prüfung der Budgetverfügbarkeit
Rechnungen mit KI-Genauigkeit abgleichen
Der Rechnungsabgleich sollte keine manuelle Detektivarbeit erfordern. Unit4 nutzt KI-gestützte Erfassung, um eingehende Rechnungen automatisch zu registrieren, mit Bestellungen und Wareneingängen abzugleichen und Ausnahmen zur Prüfung weiterzuleiten. Predictive Coding beschleunigt Buchungseinträge. Der Drei-Wege-Abgleich (Bestellung, Wareneingang, Rechnung) erfolgt automatisch. Wenn Rechnungen sauber übereinstimmen, werden Lieferanten schneller bezahlt und der Monatsabschluss läuft reibungsloser.
Wichtige Funktionen:
- KI-gestützte Rechnungserfassung und -registrierung
- Automatisierter Drei-Wege-Abgleich (Bestellung, Wareneingang, Rechnung)
- Predictive Coding für Buchungseinträge
- Weiterleitung von Ausnahmen bei nicht übereinstimmenden Rechnungen
Verträge und Lieferanten zentral verwalten
Verträge, die in E-Mails und Dateiablagen vergraben sind, schaffen Risiken und führen zu verpassten Einsparungen. Unit4 bietet ein zentrales Vertragsrepository mit automatischem Abgleich zu Bestellungen und Rechnungen. Verfolgen Sie die Lieferantenperformance, verhandeln Sie bessere Konditionen dank Ausgabentransparenz und stellen Sie Compliance sicher, indem Einkäufe zu bevorzugten Lieferanten weitergeleitet werden. Wenn Verträge zentralisiert und vernetzt sind, wird Beschaffung strategisch statt reaktiv.
Wichtige Funktionen:
- Zentrales Vertragsrepository mit Such- und Zugriffsfunktionen
- Automatischer Vertragsabgleich mit Bestellungen und Rechnungen
- Lieferantenperformance-Tracking und Ausgabenanalysen
- Weiterleitung zu bevorzugten Lieferanten und Compliance-Sicherung
Weitere wichtige Funktionen & Möglichkeiten
Interne Serviceaufträge
Interne Dienstleistungen (IT, Facility Management, Catering) mit automatischer Weiterverrechnung bestellen. Umgehung der Kreditorenbuchhaltung bei internen Transaktionen.
Budget- Integration
Beschaffung ist direkt mit den Hauptbuchbudgets verknüpft. Echtzeit-Budgetprüfungen verhindern Überschreitungen, bevor Genehmigungen erteilt werden.
Katalogverwaltung
Interne und externe Kataloge mit bevorzugten Lieferanten. Mitarbeitende werden automatisch zu genehmigten Quellen geleitet.
Strategischer Überblick
Vollständige Transparenz über Ausgabenmuster. Einsparpotenziale erkennen und bessere Konditionen mit Lieferanten aushandeln.
Source-to-Pay-Integration
Kombinieren Sie Unit4 Procurement (P2P) mit Unit4 Source-to-Contract by Scanmarket (S2C) für eine vollständige Source-to-Pay-Abdeckung.
IDC MarketScape-Anerkennung
Anerkannt in der weltweiten Bewertung von IDC für KI-gestützte Procure-to-Pay-Anwendungen. Marktbestätigte Exzellenz im Beschaffungsbereich.
Nahtlose Integration in Ihr technisches Ökosystem
Häufig gestellte Fragen
Was ist Unit4 Procurement Management und was umfasst es?
Unit4 Procurement Management ist das Procure-to-Pay-Modul innerhalb von Unit4 ERPx und umfasst Bestellanforderungen, Bestellungen, Genehmigungsworkflows, Lieferantenverwaltung, Vertragsmanagement, Rechnungsabgleich und Commitment Accounting. Es automatisiert den gesamten Einkaufsprozess von der Anforderungsstellung bis zur Lieferantenzahlung.
Das Modul ist nativ mit Unit4 Financial Management (AP/GL), Projekten und Budgetierung integriert, sodass keine Abstimmung zwischen Beschaffung und Finanzen mehr erforderlich ist.
Wie verhindert Unit4 nicht genehmigte Ausgaben und Budgetüberschreitungen?
Unit4 nutzt Commitment Accounting, um die Budgetverfügbarkeit in Echtzeit zu prüfen, bevor Bestellanforderungen und Bestellungen genehmigt werden. Ist kein Budget verfügbar, wird die Anfrage automatisch zur Prüfung markiert oder abgelehnt. Die Erkennung nicht genehmigter Ausgaben informiert das Finanzteam, wenn Einkäufe außerhalb genehmigter Kataloge oder bevorzugter Lieferanten getätigt werden.
Diese proaktive Budgetkontrolle verhindert Überschreitungen, bevor sie entstehen, anstatt Budgetprobleme erst zu erkennen, nachdem Rechnungen eingegangen sind.
Wie verbessert KI die Rechnungsverarbeitung in Unit4 Procurement?
Unit4 nutzt KI-gestützte Rechnungserfassung, um eingehende Rechnungen automatisch zu registrieren, wichtige Daten zu extrahieren (Lieferant, Betrag, Bestellnummer) und sie mit Bestellungen und Wareneingängen abzugleichen. Predictive Coding automatisiert Buchungseinträge auf Basis historischer Muster. Ausnahmen (Preisabweichungen, Mengenunterschiede) werden automatisch zur Prüfung weitergeleitet.
Dies reduziert den manuellen Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung und beschleunigt die Zahlung an Lieferanten, während die Compliance beim Drei-Wege-Abgleich gewährleistet bleibt.
Kann Unit4 Procurement interne Serviceaufträge und Weiterverrechnungen abwickeln?
Ja. Unit4 unterstützt interne Serviceaufträge für die Beschaffung von Leistungen aus anderen Abteilungen (IT-Support, Facility Management, Catering). Diese Aufträge generieren automatische Weiterverrechnungen zwischen Kostenstellen oder rechtlichen Einheiten und umgehen dabei die Kreditorenbuchhaltung, um den administrativen Aufwand zu reduzieren.
Dies ist besonders wertvoll für Shared-Services-Organisationen, in denen interne Transaktionen häufig sind und manuelle Weiterverrechnungen einen erheblichen Buchungsaufwand verursachen.
Wie ist Unit4 Procurement mit Source-to-Contract (Scanmarket) integriert?
Unit4 Procurement (die Procure-to-Pay-Seite) ist mit Unit4 Source-to-Contract by Scanmarket (der Sourcing- und Vertragsseite) integriert, um eine vollständige Source-to-Pay-Abdeckung zu gewährleisten. In Scanmarket ausgehandelte Verträge fließen in das Vertragsrepository von Unit4 ein, bevorzugte Lieferanten stehen automatisch in den Beschaffungskatalogen zur Verfügung, und Ausgabendaten fließen in Sourcing-Entscheidungen ein.
Dieser einheitliche S2P-Ansatz schließt die Lücke zwischen strategischem Sourcing und operativem Einkauf, die beim Einsatz nicht verbundener Tools entsteht.
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