Slik styrket University of East Anglia etterlevelse, synlighet og effektivitet med Unit4s Source-to-Contract-løsninger
Institusjoner innen høyere utdanning er under økende press for å styre kostnader mer effektivt, styrke etterlevelsen og levere mer verdi med færre ressurser. Med nye innkjøpsregler som trer i kraft tidlig i 2025, har behovet for gjennomsiktig, sporbar og effektiv kontrakt- og utgiftsstyring aldri vært større.
I vårt nylige webinar med University of East Anglia (UEA) ser vi nærmere på hvordan institusjonen bruker Unit4s Contract Management-løsning, som er en del av Source‑to‑Contract-pakken (S2C), for å forbedre synligheten, redusere risiko og strømlinjeforme innkjøpsprosesser. Sammen med Jason Bird (Finance Systems Business Partner) og Christian Cornell (Associate Contracts Manager) diskuterte vi reisen deres, utfordringene de møtte og de konkrete fordelene de allerede ser.
Se S2C i praksis
Se korte demo-videoer for å se hvordan løsningen støtter organisasjonens prioriteringer innen innkjøp.
Hvorfor kontraktshåndtering er viktig
Som Christian trakk frem tidlig i økten, står sektoren overfor en krevende kombinasjon av:
-
Nye innkjøpsregler som krever større åpenhet
-
Økende økonomisk press i hele sektoren for høyere utdanning
-
Større forventninger til etterlevelse og sporbarhet
-
Krav om effektivitet hos både innkjøps- og økonomiteam
For UEA var utfordringen tydelig: Prosessen for kontraktshåndtering var helt manuell og basert på regneark og data vedlikeholdt av brukerne. Dette skapte flere risikoer:
- Ingen konsekvent oversikt over kontraktstatus
- Ukjente eller glemte utløpsdatoer
- Manglende kontroll på overforbruk
- Vanskelig å følge opp forpliktelser og fornyelser
- Begrenset mulighet for rapportering og prognoser
Som Christian sa: "Det var nesten umulig å håndtere kontrakter på en konsekvent og effektiv måte."
Implementering av Unit4 Contract Management: En praktisk og samarbeidsorientert reise
UEA brukte allerede Unit4 ERP, men kontraktshåndteringen foregikk utenfor systemet. Ved å flytte den inn på S2C-plattformen fikk de muligheten til å sentralisere, standardisere og automatisere.
Jason forklarte at implementeringen var effektiv, og Unit4 ga god støtte gjennom hele prosessen. Hovedarbeidet for UEA bestod i:
-
Gjennomgang av eksisterende prosesser
-
Vasking og klargjøring av kontraktsdata
-
Samarbeid med Unit4 om å bygge maler
-
Testing og validering av arbeidsflyter
"Unit4 var utrolig imøtekommende overfor kravene våre," delte Jason. "Vi hadde faste møter, mye testing, og det krevde ikke enorme ressurser fra vår side."
Fordelene: Synlighet, kontroll og etterlevelse
Nå som Contract Management er i bruk, har UEA endret hvordan de håndterer leverandørforhold og forpliktelser.
1. Full oversikt over alle kontrakter
UEA har nå én felles kilde til sannhet for hver eneste kontrakt, enten den er aktiv, utkast, utløpt eller arkivert. Brukerne kan tilpasse visninger, filtrere på status og raskt finne det de trenger.
2. Automatiserte varsler og oppfølging av fornyelser
Ingen flere glemte utløpsdatoer eller fornyelser i siste liten. Systemet varsler de rette personene til rett tid.
3. Effektive godkjenninger og arbeidsflyter
Godkjenninger er nå standardiserte, sporbare og fullt ut dokumenterte.
4. Integrert e-signering
UEA kan opprette signeringsoppdrag direkte i applikasjonen, følge fremdriften og lagre ferdigstillelsesattester automatisk.
5. Full versjonskontroll og revisjonsspor
Hver endring logges, noe som sikrer etterlevelse av nye innkjøpsregler.
6. Redusert risiko for overforbruk
Med tydelig synlighet i kontraktsvilkår og forpliktelser kan innkjøpsavdelingen styre utgiftene bedre og unngå uplanlagte kostnader.
Veien videre: Kraften i Spend Analytics
Selv om kontraktshåndtering allerede har gitt betydelig verdi, ser UEA frem til å ta i bruk Spend Analytics, en annen viktig del av Unit4s S2C-løsning.
Christian forklarte utfordringen tydelig:
Når jeg blir spurt om hvor mye vi har brukt på en bestemt vare, er vi avhengige av at brukerne har lagt inn riktige data i ERP. Spend Analytics vil gi innkjøpsavdelingen mulighet til å styre utgiftene raskere og mer effektivt.
Med press på finansieringen i høyere utdanning vil evnen til å analysere forbruksmønstre, identifisere sparemuligheter og forbedre prognoser bli stadig viktigere.
Høydepunkter fra spørsmålsrunden: Råd til andre
Under spørsmålsrunden delte Jason og Christian praktiske anbefalinger for institusjoner som vurderer en lignende reise:
Start med datakvalitet
Ryddige og strukturerte data gjør implementeringen enklere og sikrer suksess over tid.
Involver interessenter tidlig
Innkjøp, økonomi og kontrakteiere spiller alle en rolle.
Ikke undervurder verdien av synlighet
Selv små forbedringer i oversikten kan forhindre kostbare feil.
Støtt dere på Unit4s ekspertise
UEA fremhevet verdien av samarbeidsworkshoper, faste møter og veiledet testing.
Oppsummering
UEAs erfaring viser hvordan moderne verktøy for kontrakts- og utgiftsstyring kan hjelpe institusjoner innen høyere utdanning med å styrke etterlevelsen, redusere risiko og oppnå betydelig økt effektivitet. Med Contract Management som allerede leverer verdi og Spend Analytics på vei, bygger UEA en mer gjennomsiktig og datadrevet innkjøpsfunksjon som er klar for fremtidens regulatoriske og økonomiske utfordringer.
Hvis dere vil vite mer om hvordan Unit4 kan støtte deres institusjon, kan dere ta kontakt med deres Account Manager eller Customer Success Manager. Vi er her for å hjelpe.
Motta vårt nyhetsbrev
Populære blogger
februar 16, 2026 4 min lesetid
FP&A i 2026: Trender som endrer økonomisk planlegging og analyse
Les mer
februar 12, 2026 5 min lesetid
Tips til økonomisjefen i 2026: Oppnå fleksibilitet og vekst for fremtiden med digitale verktøy
Les mer
februar 3, 2026 4 min lesetid
Ta i bruk intelligent ERP for å øke gjennomslagskraften: EGPAFs digitale sprang fremover
Les mer
Ikke gå glipp av de siste Unit4-bloggene
Registrer deg for bransjeinnsikt og eksklusivt innhold