Aufbau eines Centers of Excellence für die Beschaffung

Was ist ein Center of Excellence für die Beschaffung?

Jede Geschäftseinheit kann ein CoE (Center of Excellence) schaffen. Mit dieser zugleich quantitativen als auch qualitativen Strategie können das Beschaffungsteam und die Führungskräfte gemeinsame Ziele identifizieren, Prozesse zum Erreichen dieser Ziele etablieren und Ergebnisse kommunizieren.

Ein CoE für die Beschaffung erfüllt eine Führungsrolle in der Abteilung, etabliert Best Practices auf der Basis von Branchenforschung und identifiziert Bereiche, in denen wichtige Stakeholder und Geschäftsfunktionen von Schulungen und Unterstützung profitieren würden.

Ein CoE ist eine Möglichkeit, die strategischen Ziele der Beschaffung neben den geschäftlichen Prioritäten aufzuzeigen. In Unternehmen, die sich im Rahmen ihrer Markenreputation und -bekanntheit der sozialen Verantwortung des Unternehmens verschrieben haben, kann die Beschaffung diese Ziele beispielsweise mit einem starken Lieferantenmanagement und umfassender Kontrolle unterstützen.

Aufbau eines Centers of Excellence für die Beschaffung

Um als strategischer Berater des Unternehmens zu fungieren, ist zunächst Einblick in die Herausforderungen der einzelnen Geschäftsbereiche in ihrer aktuellen Form erforderlich. So kann ermittelt werden, welchen Beitrag die Beschaffung über das Kostenmanagement und die Lieferantenkontinuität hinaus leisten kann.

Die Befragung von Stakeholdern aus wichtigen Geschäftseinheiten kann beiden Parteien helfen, stärkere interne Beziehungen aufzubauen. Beispielsweise umgehen einige Geschäftsbereiche die Beschaffung – aber wissen Sie, aus welchem Grund?

Wenn die Geschäftseinheiten die Beschaffung als träges und kostenkontrollierendes Wachorgan wahrnehmen, sollten Sie versuchen, den Wert der Beschaffung aufzuzeigen, etwa die erzielten Einsparungen, die dann anderweitig investiert werden können – von der Einstellung zusätzlicher Mitarbeitender bis hin zur Anschaffung neuer Tools und Technologien, die die operative Effizienz steigern.

Auf der Basis des Feedbacks der internen Stakeholder können Sie Ihre Recherchen dann auf externe Stakeholder ausweiten, darunter Ihre Lieferanten. Diese sind nicht nur bestens über die Geschehnisse auf dem breiteren Markt informiert, sondern können auch regionale und lokale Einblicke bieten.

Von der Stimmung der Mitarbeitenden in den Fabriken gegenüber dem Management bis hin zu Sorgen über Unwetter, die zu Überschwemmungen und Erdrutschen führen könnten, haben Ihre Lieferanten Informationen aus erster Hand über Risiken und Chancen.

Auch Gespräche mit Ihren Lieferanten können helfen, die Lücken in Ihren Daten zu schließen. Wer sind die Lieferanten Ihrer Lieferanten? In welchen Regionen oder an welchen Orten sind diese Lieferanten tätig? Da die meisten Unternehmen über die Tier-1-Lieferanten hinaus nur einen begrenzten Einblick haben, können diese Informationen der Beschaffung helfen, im Falle einer Störung schnell zu handeln.

Die durch Befragung der internen und externen Stakeholder gewonnenen Informationen werden an einem zentralen Ort gesammelt und sorgen dafür, dass Ihr Beschaffungsteam über eine Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) verfügt, die verlässliche und umsetzbare Informationen liefert.

Weiterführende Lektüre: Optimize Your Supplier Relationship Management Strategy

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Die Rolle der Beschaffung im Rahmen der Gesamtstrategie des Unternehmens

Sobald Sie das Feedback der wichtigsten Stakeholder haben, ist es an der Zeit, den Wert der Beschaffung in Bezug auf die Gesamtstrategie des Unternehmens zu ermitteln. Hier ist es wichtig, die Bereiche zu identifizieren und zu definieren, in denen die Beschaffung zu den allgemeinen Unternehmenszielen beiträgt. Kosteneinsparungen sind für jedes Unternehmen wichtig, daher sollten sie nicht als KPI abgetan werden.

Neben Kosteneinsparungen und Lieferkontinuität spielt die Beschaffung eine wichtige Rolle beim Risikomanagement. Eine Studie von Dun & Bradstreet ergab, dass es nicht die direkten Lieferanten (Tier 1) waren, die während der Pandemie die meisten Probleme in der Lieferkette verursachten, sondern vielmehr die Tier-2- und Tier-3-Lieferanten.

Eine transparente Lieferantenbasis ist eine wirksame Risikominderungsstrategie zur Beseitigung von Kinderarbeit, Menschenhandel und unsicheren oder illegalen Arbeitsbedingungen. Neben den gesellschaftlichen Konsequenzen von Geschäften mit unlauteren Akteuren gilt es auch, die Auswirkungen auf den Ruf des Unternehmens zu berücksichtigen.

In Bezug auf die internen Unternehmensfunktionen ist es derzeit dringend erforderlich, dass Bereiche mit ungeplanten Ausgaben (auch als Nebenausgaben bezeichnet) besser verwaltet werden und dass Mittel in das Unternehmen reinvestiert werden, um den Cashflow zu erhöhen.

Ein CoE für die Beschaffung muss klar definierte Ziele und KPIs haben, skalierbare und wiederholbare Prozesse umfassen und Bereiche für Innovation und Verbesserung identifizieren. Nachfolgend finden Sie einige dieser Bereiche, die den Wert der Beschaffung außerhalb ihres traditionellen Aufgabenbereichs zeigen:

• Category Management: Entwickeln Sie tiefgreifendes Fachwissen über Kategorien in internen und externen Geschäftsfunktionen, um genauere Forecasts zu erstellen.
• Lieferantenmanagement: Verwalten Sie Risiken in Lieferantenbeziehungen, entwickeln Sie Ziele und KPIs, um die Lieferantenleistung zu bewerten, und überprüfen Sie Lieferanten in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften.
• Strategisches Sourcing: Identifizieren Sie ungeplante Ausgaben, um sie in den Griff zu bekommen, minimieren Sie den Zeitaufwand für komplexe Lieferantenverhandlungen mit digitalen Tools wie E-Auktionen und optimieren Sie Ausschreibungsaktivitäten mit Vertragsmanagement-Software wie eRFx.
• Projektmanagement: Organisieren und verfolgen Sie Projekte an einem zentralen Ort, auf den Sie über die Cloud zugreifen können, erstellen Sie Projekt-Dashboards, um Ergebnisse zu kommunizieren, und managen Sie die Workflows in Ihren Teams.

Spend Analytics

Durch die Analyse der Ausgaben des Unternehmens können Beschaffungsteams Kosteneinsparungsmöglichkeiten aufzeigen und fundierte Entscheidungen zur Verbesserung und Optimierung ihrer Einkaufsstrategien treffen. Dieser Prozess ermöglicht eine gründliche Prüfung der Ausgaben, was zu einer effektiveren Ressourcennutzung und besseren finanziellen Ergebnissen führt.

Beschaffungsfachleute sind detailorientierte, erfahrene Strateg*innen und herausragende Beziehungsmanager*innen. Doch Führungskräfte reagieren auf Daten. Kosteneinsparungen sind ein wichtiger KPI, der vermittelt werden muss, aber die Beschaffung hat noch mehr zu bieten.

Ein CoE für die Beschaffung kann eine wichtige Rolle spielen, wenn es darum geht, die Beschaffung als strategischen Partner in guten wie in schlechten Zeiten zu validieren.

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