Unit4 Enterprise Resource Planning
Hankintaohjelmisto
Hallitse kuluja jo ennen niiden syntymistä
Luottokumppani organisaatioille, jotka muuttavat hankintatoimen strategiseksi eduksi
Hankintatoimi, joka suojaa budjetteja ja valtuuttaa ostajia
Automatisoi ostoprosessi
Unit4 automatisoi koko hankintatoiminnan työnkulun tilauspyynnöstä maksuun. Työntekijät tekevät ostopyyntöjä luetteloiden kautta. Hyväksynnät reitittyvät automaattisesti summan, kategorian ja budjetin perusteella. Ostotilaukset luodaan sähköisesti, ja toimittajien vahvistukset sekä tavaran vastaanottaminen käynnistävät seuraavat vaiheet. Kun hankintatoiminta on järjestelmällistä, budjetit pysyvät kurissa ja toimittajat saavat maksunsa ajallaan.
Tärkeimmät ominaisuudet:
- Automatisoitu työnkulku tilauspyynnöstä ostotilaukseen ja hyväksyntöjen reititys
- Sisäisten ja ulkoisten luetteloiden hallinta
- Sähköiset ostotilaukset ja toimittajien vahvistukset
- Automatisoitu tavaran vastaanotto ja maksujen käsittely
Pysäytä ohiostot ennalta
Budjetin ylityksiä tapahtuu, kun rahankäyttö ohittaa valvontatyökalut. Unit4 Commitment Accounting tarkistaa rahavarojen saatavuuden ennen tilauspyyntöjen, tilausten ja kulujen hyväksymistä. Jos budjettia ei ole, pyyntö merkitään tarkistettavaksi. Ohiostot eli hyväksyttyjen luetteloiden tai toimittajien ulkopuolelta tehdyt hankinnat laukaisevat hälytyksen. Talousosasto näkee sitoumukset reaaliajassa, ei vain toteutuneita kuluja rahojen jo mentyä. Ennaltaehkäisy voittaa aina korjaamisen.
Tärkeimmät ominaisuudet:
- Reaaliaikaiset budjettitarkistukset ennen oston hyväksymistä
- Ohiostojen havaitseminen ja hälytykset
- Sitoumuskirjanpito, joka näyttää varatut vs. käytetyt varat
- Automatisoitu rahavarojen saatavuuden varmistus
Täsmäytä laskut tekoälyn tarkkuudella
Laskujen täsmäytyksen ei pitäisi vaatia manuaalista salapoliisityötä. Unit4 käyttää tekoälypohjaista tallennusta saapuvien laskujen automaattiseen kirjaamiseen, niiden täsmäyttämiseen ostotilauksiin ja tavaran vastaanottoon sekä poikkeamien reitittämiseen tarkistettavaksi. Ennakoiva tiliöinti nopeuttaa kirjanpitoa. Kolmikantatäsmäytys (tilaus, vastaanotto, lasku) tapahtuu automaattisesti. Kun laskut täsmäävät, toimittajat saavat maksun nopeammin ja kuukauden katko sujuu vaivattomammin.
Tärkeimmät ominaisuudet:
- Tekoälypohjainen laskujen tallennus ja kirjaaminen
- Automatisoitu kolmikantatäsmäytys (tilaus, vastaanotto, lasku)
- Ennakoiva tiliöinti kirjanpidon vienneille
- Poikkeamien reititys täsmäämättömille laskuille
Hallinnoi sopimuksia ja toimittajia keskitetysti
Sähköposteihin ja jaettuihin kansioihin hautautuneet sopimukset aiheuttavat riskejä ja hukattuja säästöjä. Unit4 tarjoaa keskitetyn sopimusarkiston, jossa on automaattinen täsmäytys ostotilauksiin ja laskuihin. Seuraa toimittajien suoriutumista, neuvottele parempia ehtoja kulutusnäkyvyyden avulla ja varmista vaatimustenmukaisuus ohjaamalla ostot ensisijaisille toimittajille. Kun sopimukset ovat keskitettyjä ja yhdistettyjä, hankintatoiminnasta tulee reaktiivisen sijaan strategista.
Tärkeimmät ominaisuudet:
- Keskitetty sopimusarkisto, jossa hakutyökalut
- Automaattinen sopimusten täsmäytys tilauksiin ja laskuihin
- Toimittajien suoriutumisen seuranta ja kulutusanalyysit
- Reititys ensisijaisille toimittajille ja vaatimustenmukaisuus
Muita keskeisiä ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia
Sisäiset palvelutilaukset
Tilaa sisäisiä palveluita (IT, toimitilat, tarjoilut) automaattisella sisäisellä laskutuksella. Ohita ostoreskontra sisäisissä tapahtumissa.
Budjetti-integraatio
Hankintatoiminta yhdistyy suoraan kirjanpidon budjetteihin. Reaaliaikaiset rahavarojen tarkistukset estävät ylikulutuksen jo ennen hyväksyntöjä.
Luetteloiden hallinta
Sisäiset ja ulkoiset luettelot ensisijaisilla toimittajilla. Ohjaa työntekijät automaattisesti käyttämään hyväksyttyjä lähteitä.
Strateginen valvonta
Täydellinen näkyvyys rahankäyttötapoihin. Tunnista säästömahdollisuudet ja neuvottele parempia ehtoja toimittajien kanssa.
Source-to-Pay-integraatio
Yhdistä Unit4 Procurement (P2P) ja Scanmarketin Unit4 Source-to-Contract (S2C) täydellistä source-to-pay-kattavuutta varten.
IDC MarketScape -tunnustus
Saanut tunnustusta IDC:n maailmanlaajuisessa tekoälypohjaisten Procure-to-Pay-sovellusten arvioinnissa. Markkinoiden vahvistamaa erinomaista hankintatoimintaa.
Yhdistyy vaivatta teknologiaekosysteemiisi
Usein kysytyt kysymykset
Mitä Unit4 Procurement Management on ja mitä se sisältää?
Unit4 Procurement Management on Unit4 ERPx -järjestelmän hankinnasta maksuun -moduuli. Se kattaa tilauspyynnöt, ostotilaukset, hyväksyntätyönkulut, toimittajahallinnan, sopimusten hallinnan, laskujen täsmäytyksen ja sitoumuskirjanpidon. Se automatisoi koko ostoprosessin tilauspyynnön jättämisestä toimittajalle tehtyyn maksuun asti.
Moduuli integroituu natiivisti Unit4 Financial Managementiin (ostoreskontra/pääkirja), projekteihin ja budjetointiin, mikä poistaa tarpeen täsmäyttää tietoja hankintatoimen ja taloushallinnon välillä.
Miten Unit4 estää ohiostot ja budjetin ylitykset?
Unit4 hyödyntää sitoumuskirjanpitoa tarkistaakseen rahavarojen saatavuuden reaaliajassa ennen tilauspyyntöjen ja tilausten hyväksymistä. Jos budjettia ei ole, pyyntö merkitään tarkistettavaksi tai hylätään automaattisesti. Ohiostojen tunnistus tekee hälytyksen talousosastolle, kun ostoja tehdään hyväksyttyjen luetteloiden tai ensisijaisten toimittajien ulkopuolelta.
Tämä ennakoiva budjetin valvonta estää ylikulutuksen jo ennen sen tapahtumista, sen sijaan että ongelmat huomattaisiin vasta laskujen saapuessa.
Miten tekoäly parantaa laskujen käsittelyä Unit4 Procurementissa?
Unit4 hyödyntää tekoälypohjaista laskujen tallennusta saapuvien laskujen automaattiseen kirjaamiseen, keskeisten tietojen (toimittaja, summa, tilausnumero) poimimiseen ja niiden täsmäyttämiseen ostotilauksiin sekä tavaran vastaanottoon. Ennakoiva tiliöinti automatisoi kirjaukset historiatiedon perusteella. Poikkeamat (hinta- tai määräerot) reitittyvät automaattisesti tarkistettavaksi.
Tämä vähentää manuaalista työtä ja nopeuttaa maksuja toimittajille varmistaen samalla kolmikantatäsmäytyksen toteutumisen.
Voiko Unit4 Procurement käsitellä sisäisiä palvelutilauksia ja sisäistä laskutusta?
Kyllä. Unit4 tukee sisäisiä palvelutilauksia, joilla voidaan hankkia palveluita muilta osastoilta (kuten IT-tuki, toimitilapalvelut tai tarjoilut). Nämä tilaukset luovat automaattiset sisäiset veloitukset kustannuspaikkojen tai yhtiöiden välille ohittaen ostoreskontran hallinnollisen taakan vähentämiseksi.
Tämä on erityisen arvokasta yhteispalveluorganisaatioille, joissa sisäisiä tapahtumia on paljon ja manuaalinen sisäinen laskutus aiheuttaa turhaa työtä.
Miten Unit4 Procurement integroituu Source-to-Contract (Scanmarket) -ratkaisuun?
Unit4 Procurement (hankinnasta maksuun -osuus) integroituu Scanmarketin Unit4 Source-to-Contract -ratkaisuun (strateginen hankintatoiminta ja sopimukset) muodostaen kattavan source-to-pay-kokonaisuuden. Scanmarketissa neuvotellut sopimukset siirtyvät Unit4:n sopimusarkistoon, ensisijaiset toimittajat ovat heti käytettävissä ostoluetteloissa ja kulutustieto ohjaa tulevia hankintapäätöksiä.
Tämä yhtenäinen S2P-lähestymistapa poistaa strategisen hankinnan ja operatiivisen ostotoiminnan väliltä kuilun, joka usein syntyy erillisiä työkaluja käytettäessä.
Suuryritystason suojaus hankintatiedoillesi
Tutustu koko ERP-alustaan
ERP
Talous- ja projektihallinto, hankintatoimi, palkanlaskenta ja HR yhdistettynä. Yksi tietoperusta, yksi alusta, ei enää täsmäytyksiä hidastamassa tilinpäätöstäsi.
Taloushallinto
Kirjauksista raportointiin sujuvasti. Joustava pääkirja, automatisoidut työnkulut ja reaaliaikainen raportointi, joka mukautuu palveluorganisaatioiden toimintatapaan.
Projektinhallinta
Pidä projektit kannattavina aloituksesta laskutukseen. Yhtenäinen budjetointi, resurssien suunnittelu, tuntikirjaukset ja laskutus sekä reaaliaikainen katenäkyvyys.
Core HR
Kattavat henkilöstötiedot integroituna taloushallintoon. Automatisoi henkilöstötietojen tietovirrat, jotta talousosasto voi lakata täsmäyttämästä HR-tietoja ja keskittyä tarkkaan ennustamiseen.
Palkanlaskenta
Palkkakulut näkyvillä reaaliajassa. Kirjaukset suoraan pääkirjaan oikeilla koodeilla. Ei vientiä, ei tuontia, ei täsmäytyksiä palkanlaskennan ja taloushallinnon välillä.