Automatisez la consolidation des données pour faciliter l’analyse stratégique

Les lourdes charges de travail manuelles peuvent s’accumuler et pousser les équipes à commettre des erreurs potentiellement coûteuses : une étude récente de Gartner portant sur les comptables a révélé que 59 % d’entre eux commettaient des erreurs financières chaque mois, et 73 % attribuaient cette situation à l’augmentation de la charge de travail.

L’automatisation constitue donc la solution à la consolidation manuelle des données, qui peuvent être automatisées de manière précise et flexible, réduisant ainsi la charge de travail et permettant aux équipes de consacrer plus de temps à leurs activités stratégiques. Selon le FMI, près de 40 % des tâches au niveau mondial sont désormais susceptibles d’être automatisées.

Dans cet article, nous allons explorer les cas d’utilisation de l’automatisation, sa valeur en tant que solution et la manière dont elle peut contribuer à la mise en œuvre d’une stratégie agile.

Cas d’utilisation de l’automatisation dans l’ERP

L’ERP prend en charge diverses tâches de back-office dans des fonctions clés telles que la finance, les RH, l’approvisionnement et bien d’autres.

Les systèmes locaux et hérités engendrent un travail manuel et une mauvaise intégration des données, ce qui se traduit par une charge de travail importante et une collaboration limitée au sein de ces fonctions, laissant peu de temps pour se concentrer sur les tâches stratégiques.

Voici quelques exemples de tâches que vous pouvez rationaliser grâce à l’automatisation basée dans le Cloud :

• Paie : le processus de paie est récurrent et les personnes en charge de la gestion de la paie doivent générer les rapports de manière manuelle. Ce processus, déjà fastidieux, devient de plus en plus complexe au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise, avec l’augmentation du nombre de collaborateurs, des paiements internationaux et la multiplication des groupes de paie. En automatisant la saisie, la consolidation et la génération des rapports, les utilisateurs peuvent consacrer davantage de temps à l’analyse de ces ensembles de données, à formuler des observations sur le processus de paie et à développer des prévisions, des stratégies et des plans.
• Traitement des factures : en digitalisant les processus de facturation, le traitement des données devient beaucoup plus facile. Les données collectées peuvent être validées pour vérifier leur exactitude, détecter les doublons et les erreurs courantes, ce qui permet de s’assurer qu’aucune facture n’est renvoyée pour être retraitée, renforçant ainsi la conformité. Le traitement des factures historiques est simplifié lorsqu’elles sont consolidées en un seul endroit, permettant aux équipes d’analyser facilement les processus de facturation et d’effectuer des audits en toute simplicité.
• Dépenses : le processus des dépenses nécessite souvent que les données soient consolidées entre les équipes RH et financières, avec une collaboration importante pour trier la documentation manuelle. Lorsqu’elles sont intégrées dans le Cloud, les données circulent de manière fluide entre ces fonctions et peuvent être partagées avec précision et transparence.

Dans un ERP basé dans le Cloud, les collaborateurs à distance peuvent soumettre leurs dépenses sur le terrain en libre-service, ce qui permet aux départements RH et Finance de gérer les dépenses et la conformité de manière collaborative et d’élaborer des stratégies destinées à les réduire.

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Les résultats que l’automatisation peut vous apporter

Toute mise en œuvre technologique nécessite des résultats clairs afin de mesurer le succès et de présenter un argumentaire solide aux parties prenantes et aux investisseurs. Voici quelques exemples de résultats que l’automatisation peut vous apporter.

• Charges de travail manuelles réduites : les responsables RH peuvent être conscients, ou certains utilisateurs peuvent leur avoir signalé, mais l’augmentation des charges de travail manuelles peut nuire à l’expérience des collaborateurs et à la capacité d’attirer des talents modernes.
• Amélioration de la productivité : la croissance des entreprises entraîne naturellement une augmentation de la charge de travail ou du nombre de clients. Bien que l’idée d’embaucher davantage de talents semble raisonnable, cela génère aussi plus de travail pour les RH. De plus, de nombreux secteurs et fonctions souffrent d’une pénurie de talents.

Nucleus Research suggère : « Nous nous attendons à ce que les entreprises qui migrent leur ERP dans le Cloud réduisent leurs coûts informatiques de 20 % […] tout en augmentant la productivité des responsables de 15 % »

• Conformité améliorée : la conformité peut être optimisée grâce au temps que les utilisateurs peuvent réaffecter à des tâches de conformité. De plus, l’automatisation peut utiliser des modèles prédéfinis lors de l’automatisation des rapports, ce qui permet de garantir que les erreurs n’affectent pas la conformité.
• Réduction des erreurs financières : les erreurs financières sont coûteuses et, comme l’a constaté Gartner, de nombreux comptables commettent des erreurs chaque mois en raison d’une charge de travail manuelle trop importante. Lorsque les tâches manuelles de base sont automatisées, il devient possible de réduire les erreurs, car le processus ne se fatigue pas sous une charge de travail excessive.
• Accès en libre-service pour les collaborateurs : grâce à l’automatisation, les collaborateurs peuvent réaliser eux-mêmes une grande partie des tâches administratives, en garantissant l’exactitude des données saisies, tandis que l’automatisation permet de consolider ces données.
• Amélioration de la vision stratégique : l’un des résultats les plus importants de l’automatisation est sans doute l’amélioration de l’attention accordée à la stratégie. Le temps gagné en automatisant ces tâches permettra de consacrer davantage de temps à l’analyse et à la planification, des éléments qui deviennent des facteurs clés de succès pour les entreprises.

Quel est l’avenir de l’automatisation ?

L’automatisation est désormais associée à l’IA, qui offre également des cas d’utilisation potentiels dans le domaine de l’ERP, notamment avec les innovations dans l’ERP Cloud.

Cependant, il convient de souligner que bien que l’automatisation et l’IA soient des concepts différents, ils sont en quelque sorte séquentiels. Une mise en œuvre réussie de l’automatisation peut permettre aux équipes informatiques de jeter les bases de l’implémentation de l’IA.

Forbes observe que « l’automatisation intelligente d’une entreprise est une condition préalable à l’IA ». Si vous envisagez de déployer vos efforts en matière d’intelligence artificielle, il est préférable de commencer par développer votre intelligence en matière d’automatisation.

Lorsque les données sont intégrées dans le Cloud, et que les processus sont automatisés de manière efficace, l’IA peut alors capitaliser sur la source unique de vérité, des données précises et des rapports avancés pour générer des informations issues de l’apprentissage automatique que l’utilisateur final peut authentifier.

Comment Unit4 peut vous aider à vous recentrer sur votre stratégie grâce à l’automatisation ?

Chez Unit4, nous possédons des années d’expérience en matière d’intégration d’ERP, facilitant la transformation numérique dans de nombreux secteurs d’activité. Une partie des services de notre plateforme ERP Cloud propose l’automatisation à nos clients sous différentes formes, afin de favoriser une réflexion stratégique à travers la réduction des tâches manuelles.

Les services d’automatisation intelligente de Unit4 s’intègrent à la suite ERP de nouvelle génération de Unit, ERPx, afin de rationaliser davantage les processus opérationnels. En exploitant ces services, ERPx peut automatiser une grande partie des tâches et permettre une expérience utilisateur optimisée, personnalisée et conviviale.

Claus Jepsen, CPTO chez Unit4, nous explique : « Notre objectif est de réduire considérablement le temps que les utilisateurs passent à interagir avec les logiciels ERP en automatisant les processus et en rendant les tâches plus intuitives et plus intelligentes. »

NRS, anciennement Magnox, a mis en place Unit4 FP&A afin d’automatiser et d’accélérer la budgétisation et la planification financières de manière fiable et réactive. Grâce à l’intégration de l’ERP, NRS a pu automatiser en toute simplicité les processus manuels antérieurs, réduisant ainsi le temps de travail de ses équipes d’environ 2 500 heures par an dans l’ensemble de l’entreprise.

Le National Trust a exploité la vue unique et unifiée des finances, de l’approvisionnement et des projets afin d’automatiser ses processus. En raison des processus manuels qui se chevauchent, il était difficile d’extraire des données pour les analyser, ce qui nuisait à sa capacité à élaborer des stratégies.

Le responsable financier du National Trust constate que Unit4 ERP « offre à nos dirigeants les informations nécessaires pour réviser les plans de dépenses, ajuster notre mode de fonctionnement et se préparer à l’avenir ».

Pour découvrir comment Unit4 peut favoriser l’automatisation au sein de votre entreprise, contactez dès aujourd’hui notre service commercial, visitez notre page dédiée à l’IA, ou consultez nos capacités d’automatisation dans les domaines de l’ERP, du HCM, du FP&A, et de l’approvisionnement.

Automation presents a solution to arduous manual data consolidation that can be automated accurately and flexibly, reducing workloads so teams can spend more time being strategic. According to IMF, almost 40% of tasks globally are now susceptible to automation.

In this blog, we will explore the use cases for automation, its value as a solution, and how it can help enable agile strategy.

Use cases for automation in ERP

ERP can support various back-office tasks across key functions such as finance, HR, procurement, and more.

On-premises and legacy systems create manual work and have poor data integration, leading to large workloads, poor collaboration across functions, and little time to focus on strategic tasks.

Here are some examples of the tasks you can streamline with Cloud-enabled automation:

• Payroll – The payroll process is recurring, and those managing payroll must generate payroll reports manually. As organizations grow, this process becomes increasingly complex with more employees, international payments, and multiple pay groups. When data entry, consolidation, and reporting are automated, users can spend more time analyzing datasets, making observations about the payroll process, and developing forecasts, strategies, and plans.
• Invoice Handling – By digitizing invoicing processes, it becomes much easier to manage and validate data for accuracy, duplicates, and common errors. This ensures fewer invoices are sent back for reprocessing and strengthens compliance. Processing historic invoices is also simplified when data is consolidated in one place, enabling teams to analyze invoicing processes and conduct audits seamlessly.
• Expenses – Expense processes often require collaboration between HR and financial teams, involving significant manual documentation. When integrated into the Cloud, data flows seamlessly between these functions, improving accuracy and visibility. In Cloud ERP, remote employees can submit expenses on a self-service basis, enabling HR and Finance to ensure compliance collaboratively and form strategies to reduce costs.

By adopting Cloud-based ERP automation, organizations can streamline back-office tasks, reduce errors, and empower teams to focus on strategic goals.

The outcomes automation can help you achieve

Any tech implementation needs clear outcomes to measure success and make a clear case to stakeholders and investors. Below are some of the outcomes that automation can achieve:

• Reduced manual workloads – People managers may already notice increasing manual workloads negatively impacting employee experience and the ability to attract modern talent.
• Improved productivity – As organizations grow, more work or clients naturally increase workloads. Simply hiring more talent creates additional work for HR, but many industries and roles suffer from talent shortages.

Nucleus Research suggests: "We expect organizations moving their ERP to the Cloud to cut IT costs by 20% […] and increase managerial productivity by 15%.”

• Increased Compliance – Automation frees up time for compliance tasks. It can also leverage pre-defined templates for reporting, ensuring mistakes don’t affect compliance.
• Reduced financial errors – Financial errors are costly. Gartner found many financial accountants make errors monthly due to high manual workloads. Automating basic tasks reduces fatigue-related errors.
• Employee Self-Service – Automation enables employees to handle admin tasks themselves, ensuring accurate data entry while consolidating the data seamlessly.
• Improved Strategic Insight – The most valuable outcome of automation is improved focus on strategy. Time saved on automating tasks allows teams to prioritize analysis and planning, which drives organizational success.

What is the future of automation?

Automation is becoming intertwined with AI, especially with innovations in Cloud ERP. While automation and AI are different concepts, they are sequential: successful automation implementation lays the groundwork for AI adoption.

Forbes notes: “Intelligent automation of a business is a prerequisite for AI. If you are thinking about jump-starting your artificial intelligence efforts, it is best to start by building your automation intelligence.”

When data is integrated into the Cloud and processes are automated effectively, AI can leverage accurate data, advanced reporting, and machine-learned insights to support user decision-making.

How can Unit4 help you refocus on strategy through automation?

At Unit4, we have extensive experience onboarding ERP solutions and aiding digital transformation across industries. Our Cloud ERP platform integrates automation to enable strategic thinking by reducing manual tasks.

Unit4’s Smart Automation Services integrate with our next-gen ERP suite, ERPx, to further streamline business processes. ERPx automates a significant proportion of tasks, providing an optimized, customized, light-touch user experience.

Claus Jepsen, CPTO at Unit4, explains: “Our goal is to dramatically reduce the amount of time that users need to spend interacting with ERP systems by automating processes and making tasks more intuitive and intelligent.”

NRS (formerly Magnox) introduced Unit4 FP&A to automate and accelerate financial budgeting and planning, saving their teams around 2,500 hours annually.

The National Trust utilized a unified view across finance, procurement, and projects to automate processes. Previously, overlapping manual tasks made it difficult to extract data for analysis, which hindered strategic planning. The National Trust’s Finance Manager notes: “Unit4 ERP gives our executives the facts at their fingertips to revise spending plans, change the way we operate, and prepare for the future.”

To learn how Unit4 can support automation in your organization, talk to sales, visit our website to learn more about AI at Unit4, or get a tailored demo of our solution, today!