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Découvrez pourquoi, du point de vue de l'utilisateur final, Excel entrave les processus efficaces de l’élaboration budgétaire et pilotage de la performance

par  mai 9, 2024 | 3 minutes de lecture

Les comparaisons entre les solutions FP&A Cloud et les anciens outils de tableur comme Excel se concentrent souvent sur les fonctionnalités des produits. Cela donne lieu à des discussions techniques qui oublient parfois un élément crucial : l'utilisateur final. 

Les outils dont disposent les équipes financières jouent un rôle essentiel dans leur niveau d'engagement, de confiance et d'autonomie lorsqu'il s'agit de leur travail important. 

Sans outils d'analyse et de planification avancés, les équipes financières peuvent avoir l'impression qu'on leur demande de faire plus que ce qui est possible avec les outils dont elles disposent actuellement, ce qui est un défi lorsqu'il faut prévoir, planifier et budgétiser plus fréquemment. 

Reddit et d'autres forums communautaires sont des lieux où les équipes financières peuvent s'exprimer en dehors du cadre du travail et chercher à confirmer leurs expériences auprès de personnes occupant des postes similaires. 

En examinant ce que pensent les utilisateurs finaux, on constate que ce ne sont pas seulement les fournisseurs qui vantent les mérites de la planification financière basée sur le Cloud, mais que les équipes financières reconnaissent les différentes fonctionnalités et avantages qui améliorent l'expérience utilisateur de la planification et de l'élaboration de stratégies financières. 

Explorons maintenant certains des problèmes exprimés par ces utilisateurs finaux et ce que cela révèle sur les outils qu'ils utilisent. 

Excel n'a pas les capacités nécessaires pour traiter des ensembles de données complexes 

Un utilisateur décrit le cas d'utilisation des outils de FP&A dans une entreprise moderne qui a des besoins en matière de données allant au-delà d'un simple outil de productivité personnelle comme Excel : "Excel est acceptable pour commencer, mais tout ce qui dépasse la planification de base ne s'adapte pas bien." 

La nécessité pour les entreprises modernes d'adopter une planification financière stratégique est plus forte que jamais, en raison des récentes perturbations et de l'inévitable caractère perturbateur de l'avenir. Celles qui disposent de capacités stratégiques avancées peuvent rebondir plus rapidement et avec plus d'agilité. 

Excel est confronté à des défis en matière d'intégration, de gestion des scénarios, de flux de travail/sécurité, et de la performance. Il est trop lent pour traiter des modèles volumineux, par exemple, des clients avec plusieurs entités et un grand nombre d'emplacements, des cohortes B2C et des centaines ou des milliers de contrats. 

Cela devient encore plus évident lorsque l'on considère qu'Excel a une limite très concrète (1 048 576 lignes et 16 384 colonnes) ce qui souligne qu'Excel n'est pas conçu pour traiter de grands ensembles de données, comme l'ont découvert ces utilisateurs. 

Un logiciel de FP&A basé sur le Cloud peut simplifier les tâches stratégiques 

Un autre utilisateur souligne l'intérêt de disposer de fonctionnalités de planification avancées dans des solutions de FP&A Cloud intégrées ou de premier ordre, plutôt que de chercher à étendre les capacités d'Excel. 

Un logiciel de FP&A avancé permet aux équipes financières de « visualiser simultanément leurs chiffres réels YTD (et de les modifier si nécessaire) et de mettre à jour leurs prévisions pour le reste de l'année, à différents niveaux de granularité selon leur degré de minutie. Ces données alimentent les tableaux de bord en [quasi] temps réel pour que les dirigeants puissent les examiner et les approuver. Elles permettent également de produire des écarts par rapport au plan pour tous les indicateurs clés de performance que vous pouvez imaginer. » 

Cela permet de concrétiser la stratégie plus rapidement, ce qui permet une réponse agile aux perturbations. Si certaines équipes peuvent s'en sortir avec Excel, lorsque l'imprévu survient, celles qui disposent de fonctionnalités qui privilégient l'expérience utilisateur et la collaboration seront en mesure de réagir plus rapidement et, pour finir, de récupérer les pertes. 

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La FP&A Cloud optimise l'expérience utilisateur et la productivité 

Les équipes financières souffrent actuellement d'une pénurie de personnel qualifié. Elles doivent donc adopter des fonctionnalités et des outils qui privilégient la productivité afin de réduire les délais de consolidation des données. 

« Pour les domaines où vous souhaitez rationaliser et systématiser les processus, il est préférable d'utiliser des outils de FP&A. Par exemple, l'exécution du processus de budgétisation, la collecte des budgets auprès de différents centres de coût ainsi que les commentaires et leur intégration dans un compte de résultat sont des tâches fastidieuses qui deviennent beaucoup plus simples avec les outils de FP&A. » 

Il est important de noter que même les talents qualifiés en comptabilité peuvent toujours être confrontés à des tâches manuelles de traitement des données, surtout lorsque celles-ci s'accumulent en raison d'une pénurie de personnel. Cela aura non seulement une incidence sur l'agilité et les délais de réponse, mais ces équipes se fatigueront rapidement sous l'effet de ces charges de travail, et le risque d'erreurs de données augmentera. 

« Trier et modéliser toutes les données, disons que vous avez 14 départements et que vous voulez prévoir les dépenses de chacun d'entre eux. À quelle fréquence faites-vous des rapports à ce sujet, mensuellement ? Combien de scénarios exécutez-vous ? C'est à ce moment-là qu'Excel n'est plus adapté. C'est trop de travail. » 

Comment Unit4 peut vous accompagner ? 

La solution de FP&A intégrée et basée sur le Cloud de Unit4 peut vous fournir les fonctionnalités dont vous avez besoin pour transformer numériquement les capacités de planification et d'analyse de votre équipe financière. Elle vous aide à unifier les données financières de votre entreprise, à permettre aux équipes de collaborer de manière transparente et à automatiser les tâches manuelles de saisie de données afin d'optimiser le fonctionnement de votre équipe. 

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