Blog

3 valkuilen van de salarisverwerking (en hoe ze te vermijden)

Door:  Leo Overvoorde

De salarisadministratie is voor veel ondernemers een noodzakelijk kwaad. Toch is het één van de meest bedrijfskritische onderdelen van de administratie. Bij het uitbetalen van de salarissen mag niets misgaan. Het uit te betalen bedrag moet juist worden vastgesteld zodat de medewerkers tijdig hun geld ontvangen. Gebeurt dat niet, dan is er al snel onvrede. Daarbij zijn voor veel ondernemers de personeelskosten de grootste kostenpost. Dat maakt het van een noodzakelijk kwaad tot een noodzakelijke prioriteit.

Veel ondernemers besteden de salarisadministratie daarom uit. Een verstandige keuze omdat je op die manier gebruikt kunt maken van de kennis van een gespecialiseerde partij die van A tot Z op de hoogte is van de, complexiteit van de salarisverwerking en de laatste wet- en regelgeving.

Maar ook voor de keuze om de administratie in eigen beheer te doen valt wat te zeggen. Door de korte lijnen tussen de medewerkers en de salarisadministratie en als ondernemer zelf heb je meer grip op de ontwikkelingen en toekomstige veranderingen. Doe je de administratie zelf, let dan op de volgende 3 valkuilen.

1. Kennis bijhouden is meer dan het lezen van vakliteratuur

Het is voor de salarisadministrateur vaak een grote uitdaging om voldoende aandacht te besteden aan de permanente ontwikkeling van het vakgebied.

De wet- en regelgeving van het vakgebied van de salarisadministratie wijzigt snel en vaak. Niet alleen is er ieder jaar een nieuw belastingplan dat van invloed is op de salarisverwerking, maar zijn er ook cao-wijzigingen, pensioenwetgeving, verzekeringen, subsidies, privacy, etc. Het vakgebied is breed en de salarisadministrateur moet dus voldoende ruimte krijgen en nemen om zich te blijven ontwikkelen. Deze ontwikkeling gaat verder dan alleen de vakbladen lezen. Bijvoorbeeld het bijwonen van congressen over specialistische en/of actuele thema’s rondom de salarisverwerking is een goede bron van informatie.  Ook het actief deelnemen aan verschillende internetfora waarbij je kunt sparren met vakgenoten levert veel toegevoegde waarde op. Het is aan te raden om dit ook structureel op te nemen als onderdeel van de werkzaamheden. Dit komt niet alleen ten goede aan de kwaliteit van de salarisverwerking, maar kan bovendien veel geld besparen als het gaat om het juist toepassen van bijvoorbeeld subsidieregelingen, onbenutte fiscale WKR-ruimte en dergelijke.

2. Audits zijn er niet alleen voor de grote bedrijven

Het instellen van een periodieke audit op de salarisadministratie wordt nog (te) weinig gedaan. Er wordt maar al te vaak gedacht dat zolang er geen klachten zijn, alles wel goed loopt. Toch is het aan te raden om periodiek alle processen tegen het licht te houden. Dit hoeft geen officiële audit te zijn door een gecertificeerde instelling, maar een eenvoudige check of alles nog logisch is en op de juiste wijze gebeurt, is vaak al genoeg. Enkele voorbeelden. Worden alle mutaties nagekeken op basis van het vier-ogenprincipe? Zijn de werkprocessen nog juist en kunnen ze efficiënter? Worden er geen onnodige rapporten gemaakt? Allemaal vragen die je zelf kunt stellen en beantwoorden. Op deze wijze verhoog je eenvoudig de kwaliteit van de salarisverwerking.

3. Een aangifte is altijd correct

Een aangifte voor de Belastingdienst of Pensioenverzekeraar wordt vaak gezien als een voldongen feit. In veel gevallen is dat ook het geval, maar het controleren van een nota die volgt op een aangifte is altijd aan te raden. Het is zeker geen uitzondering dat er in de polisadministratie van een pensioenverzekeraar andere gegevens staan dan in de eigen administratie. En is de aangifte wel correct? Een goede controle zorgt ervoor dat je niet te veel betaald en dat de pensioenvoorziening en eventuele uitkeringen van uw medewerkers juist zijn.

Kortom: Salarisverwerking is een vak! Je hebt hierbij niet alleen goede software nodig die je goed ondersteunt, ook aandacht voor de mensen en de processen helpt een juiste en tijdige uitbetaling van de lonen te realiseren.

Benieuwd hoe Unit4 je hierbij kan helpen? Tijdens onze Unit4 Personeel & Salaris Tournee hebben we onze nieuwe slimme no-nonsense software voor salarisverwerking en personeelsadministratie gepresenteerd waarmee u uw werk makkelijker, beter en efficiënter kunt doen. Kijk voor meer informatie hierover op:

Leo Overvoorde

Leo Overvoorde is zijn loopbaan begonnen bij OCC Software, leverancier van het salarispakket Lopac. Bij deze organisatie heeft hij in diverse functies ervaring opgedaan onder andere bij Customer Support en Product Management. Na de overname door Unit4 ging Leo als pre-sales aan de slag om in 2015 de overstap te maken naar Product Management. Hij is nu verantwoordelijk voor de productontwikkeling van Unit4 Personeel & Salaris.