Wie die Atlantic Technological University mit Unit4 einen einheitlichen Beschaffungs-Workflow geschaffen hat
Procurement-Teams sollen heute einen strategischen Mehrwert liefern, arbeiten aber oft mit Systemen, die Sourcing, Verträge und Ausgaben nicht an einem zentralen Ort verknüpfen.
In einem gemeinsamen Webinar mit Deirdre Kinnarney aus dem Procurement-Team der Atlantic Technological University und Kärt Kukke, Beraterin für Scanmarket by Unit4, haben wir beleuchtet, wie die Atlantic Technological University (ATU) die Source-to-Contract-Funktionen (S2C) von Scanmarket in ihr bestehendes Unit4 Enterprise Resource Planning (ERP) integriert hat. So entstand ein einheitlicher Procure-to-Pay-Workflow (P2P).
Wir haben darüber gesprochen, was die Initiative ausgelöst hat, wie die Lösung gestaltet wurde, welche Vorteile für die Organisation entstanden sind und welche Erfahrungen das Team dabei gesammelt hat.
Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse.
S2C im Einsatz erleben
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Die Lücke schließen: Das Ziel der Atlantic Technological University
Die meisten ERP-Systeme bilden die transaktionale Beschaffung gut ab: Bestellanforderungen, Genehmigungen, Rechnungsverarbeitung. Die strategische Beschaffung ist jedoch eine ganz andere Herausforderung.
Beschaffungsteams berichten uns immer wieder dasselbe. Sie arbeiten mit eingeschränkter Transparenz über Sourcing, Verträge und Lieferantendaten hinweg. Entscheidungen werden auf Basis unvollständiger Informationen getroffen. Zudem verbringen sie zu viel Zeit mit manuellen Aufgaben, die eigentlich automatisiert sein sollten.
Die ATU erkannte diese Lücke. Ihr Unit4 ERP deckte die transaktionale Seite effektiv ab, aber das strategische Sourcing und das Vertragsmanagement waren nicht mit diesen Prozessen verbunden. Das Ergebnis waren fragmentierte Daten, manuelle Übergangslösungen und eine Beschaffungsfunktion, die ihr volles Potenzial nicht ausschöpfen konnte.
Wenn Ihr ERP zwar Bestellanforderungen verarbeitet, Sourcing und Verträge aber in Tabellenkalkulationen verwaltet werden, nutzen Sie nur die Hälfte des Werts Ihrer Investition.
Entwicklung eines einheitlichen Beschaffungs-Workflows
Der Ansatz der ATU bestand darin, S2C direkt mit ihrem ERP zu verknüpfen, um einen durchgängigen Workflow vom Sourcing bis zur Zahlung zu schaffen.
So sieht dieser Wandel in der Praxis aus.
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Echte Ausgabentransparenz - Vergangene und aktuelle Ausgabendaten befinden sich an einem Ort. Das erleichtert die Prognose künftiger Ausgaben und das Erkennen von Konsolidierungsmöglichkeiten erheblich. Zahlen müssen nicht mehr aus fünf verschiedenen Quellen zusammengetragen werden, um eine Warengruppenstrategie zu entwickeln.
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Verträge im Blick behalten - Vorlagen, Benachrichtigungen und Tracking-Tools standardisieren die Erstellung, Genehmigung und Überwachung von Verträgen. Zwischen Unterzeichnung und Verlängerung geht nichts mehr verloren.
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Präzisere Ausgabenkontrolle - Die Echtzeit-Transparenz der Vertragsausgaben ermöglicht eine genauere Kontrolle der Beschaffungskosten. So wird sichergestellt, dass Einkäufe auf Basis ausgehandelter Vereinbarungen und genehmigter Budgets getätigt werden. Durch die laufende Überwachung der Vertragsausgaben können Organisationen Einkäufe außerhalb von Rahmenverträgen (Maverick Buying) schnell identifizieren, reduzieren und den Wert von Lieferantenverhandlungen maximieren.
Für die ATU bedeutete dieser einheitliche Workflow die Schaffung einer zentralen Datenquelle (Single Source of Truth) für alle Beschaffungsdaten. Alle Beteiligten, von den Budgetverantwortlichen bis zu den Kollegen im Finanzwesen, arbeiten mit denselben Informationen. Diese Konsistenz hat die Entscheidungsfindung in der gesamten Organisation nachhaltig verändert.
Der Faktor Mensch: Wie die ATU die Akzeptanz in den Teams förderte
Technologie stiftet nur dann einen Mehrwert, wenn sie auch tatsächlich genutzt wird. Dies war einer der praxisnahsten Aspekte unseres Webinars.
Die Erfahrung der ATU bestätigte eine Erkenntnis, die wir bei Kunden immer wieder gewinnen: Die Beschaffung betrifft weit mehr Rollen als nur das Einkaufsteam. Budgetverantwortliche, Finanzkollegen und operative Leiter sind alle in irgendeiner Weise in Beschaffungsprozesse eingebunden. Wenn sich die neue Arbeitsweise wie eine zusätzliche Last anfühlt, stagniert die Akzeptanz schnell.
Deirdre Kinnarney von der ATU erklärte während des Webinars:
Ich hatte das Gefühl, dass ihre frühzeitige Einbindung jeglichen Widerstand gegen Veränderungen am Ende verhinderte.
Dieser Wandel in der Wahrnehmung ist entscheidend. Die frühzeitige Erstellung eines soliden Business Case war für die ATU wichtig. Als die Führungsebene klare Daten aus konsolidierten Ausgabenanalysen und einer verbesserten Vertragstreue sah, wurde sie zum Wegbereiter des Wandels statt zum Hindernis. Diese Allianz aus Beschaffung, Finanzen und Betrieb macht aus einem Technologieprojekt echten organisatorischen Fortschritt.
Die gute Nachricht ist, dass eine gut vernetzte S2C-Plattform die Reibungsverluste für diese Stakeholder reduziert. Konfigurierbare Workflows passen sich der bestehenden Arbeitsweise Ihrer Teams an. Self-Service-Funktionen liefern den Beteiligten die benötigten Informationen, ohne dass sie beim Einkauf nachhaken müssen. Und wenn die Tools intuitiv sind, sinkt die Einarbeitungszeit erheblich.
Ich habe das bei vielen Kunden von Scanmarket by Unit4 selbst erlebt. Die Teams, die in die Einbindung der Menschen investieren und nicht nur Software einschalten, erzielen dauerhafte Ergebnisse. Ein kompetenzbasierter Ansatz für das Change Management, bei dem Sie die benötigten Fähigkeiten Ihres Teams identifizieren und proaktiv aufbauen, macht einen echten Unterschied. Ebenso wichtig ist es, die individuelle Leistung mit der übergeordneten Beschaffungsstrategie zu verknüpfen, damit die Mitarbeitenden verstehen, wie ihre tägliche Arbeit zu den Zielen der Organisation beiträgt.
Das Gesamtbild: Durchgängiges Source-to-Pay
S2C ist für sich genommen bereits leistungsstark. Das eigentliche Ziel ist jedoch ein durchgängiger Source-to-Pay-Prozess, der das strategische Sourcing bis hin zur Zahlung vernetzt.
Wenn der vollständige S2P-Zyklus mit Ihrem ERP verbunden ist, ist die Beschaffung keine isolierte Funktion mehr. Sie wird Teil des finanziellen Gefüges der Organisation. Budgetverantwortliche sehen die Ausgaben im Vergleich zu den Verträgen in Echtzeit. Finanzteams erhalten saubere Daten für das Reporting. Und Beschaffungsverantwortliche können der Geschäftsführung souverän einen messbaren ROI nachweisen.
Für Organisationen, die bereits Unit4 ERP nutzen, ist diese Verbindung besonders relevant. Die Integration zwischen Scanmarket by Unit4 und Unit4 bietet flexible Datenaustauschfunktionen, die Sourcing- und Vertragsdaten direkt mit Ihren Finanzprozessen verknüpfen. Sie fügen kein isoliertes Tool hinzu, sondern erweitern die Plattform, der Sie bereits vertrauen.
Die Erfahrung der ATU zeigt, was möglich ist, wenn man diesen Schritt geht. Eine Hochschule mit komplexen Beschaffungsanforderungen, zahlreichen Stakeholdern und den Rechenschaftspflichten öffentlicher Mittel hat diese Systeme vernetzt und so einen echten, messbaren Mehrwert geschaffen.
Bereit zu erfahren, wie alles zusammenpasst?
Die Geschichte der ATU ist ein praktisches Beispiel dafür, wie vernetzte Beschaffung aussieht. Wenn Sie sich in einer ähnlichen Lage befinden, ist der Weg zu einer einheitlichen Beschaffungsfunktion vielleicht kürzer als gedacht. Die Scanmarket by Unit4 S2C-Plattform lässt sich in Ihre bestehende Umgebung integrieren. Dank des modularen Ansatzes können Sie mit den Funktionen beginnen, die für Sie am wichtigsten sind – sei es Ausgabenanalyse, Sourcing-Automatisierung oder Vertragsmanagement.
Unsere Webinar-Aufzeichnung beleuchtet jeden dieser Bereiche im Detail, ergänzt durch Einblicke des Beschaffungsteams der ATU zu ihren Erfahrungen und Empfehlungen. Sehen Sie es sich jetzt an und entdecken Sie, wie eine vernetzte Beschaffung für Ihre Organisation aussehen könnte.
In der Beschaffung ging es schon immer darum, den besten Wert zu erzielen. Jetzt ist es an der Zeit, Ihrem Beschaffungsteam die Tools an die Hand zu geben, um dies auch zu beweisen.
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