Wie die Atlantic Technological University mit Unit4 einen einheitlichen Beschaffungs-Workflow aufgebaut hat
Beschaffungsteams sollen strategischen Mehrwert liefern, arbeiten dabei aber häufig mit Systemen, die Sourcing, Verträge und Ausgaben nicht an einem Ort zusammenführen.
Kürzlich habe ich gemeinsam mit Deirdre Kinnarney vom Beschaffungsteam der Atlantic Technological University und Kärt Kukke, einer unserer Scanmarket by Unit4-Beraterinnen, ein Webinar veranstaltet. Darin haben wir gezeigt, wie die Atlantic Technological University (ATU) die Source-to-Contract-Funktionen von Scanmarket (S2C) mit dem bestehenden Unit4 Enterprise Resource Planning (ERP) verbunden hat, um einen durchgängigen, einheitlichen Procure-to-Pay-Workflow (P2P) zu schaffen.
Wir haben besprochen, was die Initiative ausgelöst hat, wie die Plattform konzipiert wurde, welche geschäftlichen Auswirkungen sie hatte und welche Erkenntnisse die ATU dabei gewonnen hat.
Hier sind die wichtigsten Ergebnisse.
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S2C in der Praxis erleben
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Die Lücke, die die Atlantic Technological University schließen wollte
Die meisten ERP-Systeme decken die transaktionale Beschaffung gut ab: Bestellungen, Genehmigungen, Rechnungsverarbeitung. Strategische Beschaffung ist jedoch eine ganz andere Herausforderung.
Beschaffungsteams berichten uns immer wieder dasselbe: Sie arbeiten mit eingeschränkter Transparenz über Sourcing, Verträge und Lieferantendaten. Entscheidungen werden auf Basis unvollständiger Informationen getroffen. Und zu viel Zeit fließt in manuelle Aufgaben, die längst automatisiert sein sollten.
Die ATU erkannte diese Lücke. Ihr Unit4 ERP bewältigte die transaktionale Seite zuverlässig, doch strategisches Sourcing und Vertragsmanagement waren nicht mit diesen Prozessen verbunden. Das Ergebnis: fragmentierte Daten, manuelle Workarounds und eine Beschaffung, die ihr volles Potenzial nicht entfalten konnte.
Wenn Ihr ERP zwar Bestellungen verwaltet, Sourcing und Verträge aber weiterhin in Spreadsheets landen, schöpfen Sie nur die Hälfte des Investitionswerts aus.
Ein einheitlicher Beschaffungs-Workflow: so wurde er gestaltet
Der Ansatz der ATU bestand darin, S2C direkt mit ihrem ERP zu verbinden und so einen durchgängigen Workflow vom Sourcing bis zur Zahlung zu schaffen.
So sieht dieser Wandel in der Praxis aus.
- Ausgaben-Transparenz, die wirklich greift: Vergangene und aktuelle Ausgabendaten liegen an einem Ort, was die Prognose künftiger Kosten und die Identifikation von Konsolidierungspotenzialen erheblich vereinfacht. Kein mühsames Zusammensuchen von Zahlen aus fünf verschiedenen Quellen mehr, nur um eine Kategoriestrategie zu entwickeln.
- Mehr Kontrolle über die Ausgaben: Dank Echtzeit-Transparenz über Vertragsausgaben lässt sich sicherstellen, dass Einkäufe auf Basis ausgehandelter Vereinbarungen und genehmigter Budgets erfolgen. Wer die Ausgaben laufend verfolgt, erkennt Käufe außerhalb bestehender Verträge schnell, reduziert nicht autorisierte Ausgaben und maximiert den Wert von Lieferantenverhandlungen.
- Verträge, die auf Kurs bleiben: Vorlagen, Benachrichtigungen und Tracking-Tools standardisieren, wie Verträge erstellt, genehmigt und überwacht werden. Nichts fällt mehr durch die Lücke zwischen Unterzeichnung und Verlängerung.
Für die ATU bedeutete die Gestaltung dieses einheitlichen Workflows die Einführung einer zentralen Datenquelle für alle Beschaffungsdaten. Alle Stakeholder, von Budgetverantwortlichen bis hin zu Finanzkolleginnen und -kollegen, arbeiten auf Basis derselben Informationen. Diese Konsistenz hat die Art und Weise, wie Entscheidungen in der gesamten Organisation getroffen werden, grundlegend verändert.
Der Faktor Mensch: wie ATU die Akzeptanz teamübergreifend gefördert hat
Technologie entfaltet nur dann Wirkung, wenn Menschen sie auch tatsächlich nutzen. Das war einer der praktischsten Aspekte unseres Webinar-Gesprächs.
Die Erfahrungen der ATU bestätigen, was wir bei Kunden immer wieder beobachten: Beschaffung berührt weit mehr Rollen als nur das Beschaffungsteam selbst. Budgetverantwortliche, Finanzkolleginnen und -kollegen sowie operative Führungskräfte sind alle auf die eine oder andere Weise in Beschaffungsprozesse eingebunden. Wenn die neue Arbeitsweise wie eine zusätzliche Last wirkt, kommt die Akzeptanz schnell ins Stocken.
Wie Deirdre Kinnarney von der ATU im Webinar berichtete:
Ich hatte das Gefühl, dass die frühzeitige Einbindung aller Beteiligten Widerstände gegen den Wandel am Ende verhindert hat.
Dieser Perspektivwechsel ist entscheidend. Für die ATU war es wichtig, frühzeitig einen überzeugenden Business Case zu entwickeln. Als das Management klare Daten aus konsolidierten Spend Analytics und verbesserter Vertrags-Compliance sehen konnte, wurden die Verantwortlichen zu Befürwortern des Wandels statt zu Hindernissen. Diese Koalition aus Beschaffung, Finanzen und Operations ist es, die aus einem Technologieprojekt echten organisatorischen Fortschritt macht.
Die gute Nachricht: Eine gut vernetzte S2C-Plattform reduziert die Reibung für diese Stakeholder spürbar. Konfigurierbare Workflows passen sich daran an, wie Ihre Teams bereits arbeiten. Self-Service-Funktionen geben den Mitarbeitenden die Informationen, die sie benötigen, ohne dass sie ständig beim Beschaffungsteam nachfragen müssen. Und wenn die Tools intuitiv sind, sinkt der Einarbeitungsaufwand erheblich.
Das habe ich bei Kunden von Scanmarket by Unit4 aus erster Hand erlebt. Teams, die in die Mitnahme der Menschen investieren statt nur Software einzuschalten, erzielen nachhaltige Ergebnisse. Ein kompetenzbasierter Ansatz beim Change Management, bei dem die benötigten Fähigkeiten im Team gezielt aufgebaut werden, macht einen echten Unterschied. Ebenso wichtig ist es, die individuelle Leistung mit der übergeordneten Beschaffungsstrategie zu verknüpfen, damit alle verstehen, wie ihre tägliche Arbeit zu den Unternehmenszielen beiträgt.
Das große Bild: Source-to-Pay von Anfang bis Ende
S2C ist für sich genommen bereits leistungsstark. Der eigentliche Mehrwert liegt jedoch in einem durchgängigen Source-to-Pay-Prozess, der strategisches Sourcing bis zur Zahlung verbindet.
Wenn der vollständige S2P-Zyklus mit Ihrem ERP verknüpft ist, hört die Beschaffung auf, eine isolierte Funktion zu sein. Sie wird Teil des finanziellen Gefüges der Organisation. Budgetverantwortliche sehen die Ausgaben in Echtzeit im Vergleich zu Verträgen. Finanzteams erhalten sauberere Daten für das Reporting. Und Beschaffungsverantwortliche können dem Senior Management gegenüber einen messbaren ROI mit Überzeugung nachweisen.
Für Organisationen, die bereits Unit4 ERP einsetzen, ist diese Verbindung besonders relevant. Die Integration zwischen Scanmarket by Unit4 und Unit4 ist mit flexiblen Datenaustauschfunktionen ausgestattet, die Sourcing- und Vertragsdaten direkt mit Ihren Finanzprozessen verknüpfen. Sie fügen kein isoliertes Tool hinzu, sondern erweitern die Plattform, der Sie bereits vertrauen.
Die Erfahrungen der ATU zeigen, was möglich ist, wenn man diesen Schritt wagt. Eine Hochschule mit komplexen Beschaffungsanforderungen, vielen Stakeholdern und den Rechenschaftspflichten, die mit öffentlicher Finanzierung einhergehen, hat diese Systeme verbunden und damit einen echten, messbaren Mehrwert geschaffen.
Bereit zu sehen, wie alles zusammenpasst?
Die Geschichte der ATU zeigt anschaulich, wie vernetzte Beschaffung in der Praxis aussieht. Wenn Sie sich in einer ähnlichen Situation befinden, ist der Weg zu einer einheitlichen Beschaffung möglicherweise kürzer als erwartet. Die S2C-Plattform von Scanmarket by Unit4 lässt sich in Ihre bestehende Umgebung integrieren, und der modulare Ansatz ermöglicht es Ihnen, mit den Funktionen zu beginnen, die für Sie am wichtigsten sind, ob Spend Analytics, Sourcing-Automatisierung oder Vertragsmanagement-Software.
Die Webinar-Aufzeichnung behandelt jeden dieser Bereiche ausführlich und enthält Erkenntnisse vom Beschaffungsteam der ATU darüber, was sie gelernt haben und was sie empfehlen würden. Sehen Sie sie sich an und entdecken Sie, wie vernetzte Beschaffung für Ihre Organisation aussehen könnte.
Bei der Beschaffung ging es schon immer darum, den besten Wert zu erzielen. Geben Sie Ihrem Beschaffungsteam jetzt die Tools, um das auch zu belegen.