Wie die Atlantic Technological University mit Unit4 einen einheitlichen Beschaffungsworkflow aufgebaut hat
Einkaufsteams stehen vor der Herausforderung, strategischen Mehrwert zu schaffen, arbeiten dabei jedoch häufig mit Systemen, die strategischen Einkauf, Verträge und Ausgaben nicht zentral zusammenführen.
In einem aktuellen Webinar habe ich gemeinsam mit Deirdre Kinnarney aus dem Beschaffungsteam der Atlantic Technological University und Kärt Kukke, Beraterin bei Scanmarket by Unit4, beleuchtet, wie die Atlantic Technological University (ATU) die Source-to-Contract-Funktionen (S2C) von Scanmarket mit ihrem bestehenden System für Unit4 Enterprise Resource Planning (ERP) verknüpft hat. Das Ergebnis: ein einheitlicher Procure-to-Pay-Workflow (P2P).
Wir haben besprochen, was den Anstoß für die Initiative gab, wie die Lösung konzipiert wurde, welche geschäftlichen Vorteile entstanden sind und welche Erfahrungen das Team dabei gesammelt hat.
Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse.
S2C in der Praxis erleben
Mit nur wenigen Klicks können Sie kurze On-Demand-Demos ansehen, die genau auf die Prioritäten Ihrer Organisation im Einkauf abgestimmt sind.
Welche Lücke die Atlantic Technological University schließen wollte
Die meisten ERP-Systeme decken den operativen Einkauf zuverlässig ab: Bestellungen, Genehmigungen, Rechnungsverarbeitung. Der strategische Einkauf stellt Organisationen jedoch vor ganz andere Herausforderungen.
Einkaufsteams berichten immer wieder vom selben Problem: Es fehlt an Transparenz über Sourcing, Verträge und Lieferantendaten. Entscheidungen müssen auf unvollständiger Basis getroffen werden. Zudem binden manuelle Aufgaben wertvolle Zeit, die längst automatisiert sein könnten.
Die ATU erkannte diese Lücke. Ihr Unit4 ERP deckte den operativen Bereich effektiv ab, doch strategisches Sourcing und Vertragsmanagement waren nicht mit diesen Prozessen verknüpft. Das Ergebnis waren fragmentierte Daten, manuelle Behelfslösungen und eine Einkaufsfunktion, die ihr volles Potenzial nicht ausschöpfen konnte.
Wenn Ihr ERP-System zwar Bestellungen verarbeitet, Sourcing und Verträge aber weiterhin über Tabellenkalkulationen laufen, schöpfen Sie nur die Hälfte des Werts Ihrer Investition ab.
Entwicklung eines einheitlichen Beschaffungsworkflows
Der Ansatz der ATU bestand darin, S2C direkt mit ihrem ERP zu verbinden und so einen durchgängigen Workflow vom Sourcing bis zur Zahlung zu schaffen.
So sieht dieser Wandel in der Praxis aus.
- Echte Ausgabentransparenz: Vergangene und aktuelle Ausgabendaten liegen an einem zentralen Ort. Das erleichtert es erheblich, künftige Ausgaben zu prognostizieren und Bündelungspotenziale aufzudecken. Niemand muss mehr Zahlen aus fünf verschiedenen Quellen zusammentragen, um eine Warengruppenstrategie zu entwickeln.
- Kosten präziser kontrollieren: Die Echtzeiteinsicht in vertragliche Ausgaben ermöglicht eine genauere Kontrolle der Beschaffungskosten, da Einkäufe stets über ausgehandelte Vereinbarungen und genehmigte Budgets abgewickelt werden. Durch die laufende Überwachung vertragsgebundener Ausgaben lassen sich Einkäufe außerhalb bestehender Verträge schnell identifizieren, Maverick Buying reduzieren und der maximale Mehrwert aus Lieferantenverhandlungen herausholen.
- Verträge zuverlässig im Blick: Vorlagen, automatische Benachrichtigungen und Tracking-Tools standardisieren die Erstellung, Freigabe und Überwachung von Verträgen. Zwischen Vertragsunterzeichnung und Verlängerung geht nichts mehr verloren.
Für die ATU bedeutete dieser einheitliche Workflow den Aufbau einer verlässlichen Datengrundlage (Single Source of Truth) für alle Beschaffungsdaten. Von Budgetverantwortlichen bis hin zu Kolleginnen und Kollegen in der Finanzabteilung greifen alle auf dieselben Informationen zu. Diese Konsistenz hat die Entscheidungsfindung in der gesamten Organisation nachhaltig verändert.
Der Faktor Mensch: Wie die ATU die Akzeptanz in allen Teams sicherte
Technologie stiftet nur dann echten Nutzen, wenn die Menschen sie auch anwenden. Das war einer der praxisnächsten Diskussionspunkte in unserem Webinar.
Die Erfahrungen der ATU bestätigen eine Tatsache, die wir bei unseren Kunden immer wieder beobachten: Beschaffung betrifft weit mehr Rollen als nur das Einkaufsteam. Ob Budgetverantwortliche, Finanzfachleute oder operative Führungskräfte: Sie alle sind in Beschaffungsprozesse eingebunden. Wird die neue Arbeitsweise als zusätzliche Belastung empfunden, gerät die Einführung schnell ins Stocken.
Deirdre Kinnarney von der ATU betonte im Webinar:
„Die frühe Einbindung aller Beteiligten hat spätere Widerstände gegen die Veränderung von vornherein vermieden.“
Dieser Wandel im Verständnis ist entscheidend. Für die ATU war es wesentlich, frühzeitig einen fundierten Business Case aufzubauen. Als die Führungsebene anhand konsolidierter Ausgabenanalysen und höherer Vertragstreue klare Belege sah, wurde sie vom potenziellen Hindernis zum engagierten Fürsprecher des Wandels. Ein solches Zusammenspiel von Einkauf, Finanzen und operativem Geschäft verwandelt ein reines IT-Projekt in echten organisatorischen Fortschritt.
Die gute Nachricht: Eine nahtlos angebundene S2C-Plattform reduziert den Aufwand für alle Beteiligten spürbar. Konfigurierbare Workflows passen sich an die gewohnte Arbeitsweise Ihrer Teams an. Dank Selfservice-Funktionen erhalten Mitarbeitende alle benötigten Informationen direkt, ohne beim Einkauf nachfragen zu müssen. Und wenn Software intuitiv bedienbar ist, verkürzt sich auch die Einarbeitungszeit drastisch.
Das erlebe ich bei Kunden von Scanmarket by Unit4 immer wieder: Teams, die aktiv in die Mitnahme der Mitarbeitenden investieren, anstatt nur eine Software bereitzustellen, erzielen dauerhafte Erfolge. Ein kompetenzorientiertes Change-Management, bei dem gezielt Fähigkeiten aufgebaut werden, macht einen echten Unterschied. Ebenso wichtig ist es, individuelle Aufgaben mit der übergeordneten Einkaufsstrategie zu verknüpfen, damit alle verstehen, wie ihre tägliche Arbeit zu den Zielen der Organisation beiträgt.
Das Gesamtbild: Durchgängiges Source-to-Pay
S2C entfaltet für sich allein bereits große Wirkung. Der entscheidende Schritt ist jedoch ein durchgängiger Source-to-Pay-Prozess, der die strategische Beschaffung direkt mit der Zahlungsabwicklung verbindet.
Sobald der gesamte S2P-Zyklus an Ihr ERP angebunden ist, agiert der Einkauf nicht mehr isoliert, sondern wird zu einem festen Bestandteil der Finanzstrukturen Ihrer Organisation. Budgetverantwortliche sehen vertragsbezogene Ausgaben in Echtzeit. Finanzteams profitieren von präziseren Daten für das Reporting. Und Einkaufsleiter können der Geschäftsführung den messbaren ROI überzeugend nachweisen.
Für Organisationen, die bereits Unit4 ERP nutzen, ist diese Verknüpfung besonders wertvoll. Die Integration zwischen Scanmarket by Unit4 und Unit4 basiert auf flexiblen Datenaustauschfunktionen, die Sourcing- und Vertragsdaten direkt in Ihre Finanzprozesse einbinden. Sie fügen kein isoliertes Einzelsystem hinzu, sondern erweitern die Plattform, auf die Sie bereits vertrauen.
Das Beispiel der ATU zeigt anschaulich, was möglich wird: Eine Hochschule mit komplexen Beschaffungsanforderungen, zahlreichen Beteiligten und den strengen Rechenschaftspflichten der öffentlichen Hand hat diese Systeme zusammengeführt und damit spürbare, messbare Erfolge erzielt.
Bereit zu sehen, wie alles zusammenpasst?
Die Erfahrungen der ATU zeigen in der Praxis, wie ein vernetztes Beschaffungssystem funktioniert. Wenn Sie vor ähnlichen Herausforderungen stehen, ist der Weg zu einem einheitlichen Einkauf oft kürzer als gedacht: Wer den eigenen Einkauf digitalisieren möchte, profitiert von der modularen Bauweise der Scanmarket by Unit4 S2C-Plattform. Sie lässt sich flexibel in Ihre bestehende Umgebung einbinden, sodass Sie genau dort ansetzen können, wo der Bedarf am größten ist: bei Ausgabenanalysen, automatisierter Beschaffung oder im Vertragsmanagement.
In unserer Webinar-Aufzeichnung beleuchten wir alle diese Bereiche im Detail, ergänzt um praxisnahe Empfehlungen des Einkaufsteams der ATU. Erfahren Sie, wie ein zukunftssicherer, digitaler Einkauf in Ihrer Organisation aussehen kann.
Im Einkauf ging es schon immer darum, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. Geben Sie Ihrem Beschaffungsteam die richtigen Werkzeuge an die Hand, um diesen Mehrwert auch messbar zu belegen.