Hur Atlantic Technological University byggde ett enhetligt inköpsflöde med Unit4
Inköpsteam förväntas leverera strategiskt värde, men arbetar ofta i system som inte är byggda för att koppla samman källanskaffning, avtal och kostnader på ett och samma ställe.
Jag arrangerade nyligen ett webbinarium med Deirdre Kinnarney från Atlantic Technological Universitys inköpsteam och Kärt Kukke, en av våra konsulter på Scanmarket by Unit4, för att visa hur Atlantic Technological University (ATU) kopplade samman Scanmarkets Source-to-Contract (S2C) funktionalitet med sitt befintliga Unit4 Enterprise Resource Planning (ERP) och skapade ett enhetligt Procure-to-Pay (P2P) inköpsflöde.
Vi gick igenom vad som satte igång initiativet, hur de utformade lösningen, vilken affärsnytta det gav och vad de lärde sig längs vägen.
Här är de viktigaste slutsatserna.
Se S2C i praktiken
Med några få klick kan ni se korta demos på begäran, anpassade efter er organisations prioriteringar inom inköp.
Det gap ATU ville täppa till
De flesta ERP-system hanterar transaktionsinköp väl: inköpsorder, godkännanden och fakturahantering. Men strategiskt inköp är en helt annan utmaning.
Inköpsteam berättar gång på gång samma sak. De arbetar med begränsad insyn i källanskaffning, avtal och leverantörsdata. De fattar beslut på ofullständigt underlag. Och de lägger för mycket tid på manuella uppgifter som borde vara automatiserade.
ATU kände igen sig i detta. Deras Unit4 ERP hanterade den transaktionella sidan effektivt, men strategisk källanskaffning och avtalshantering var inte kopplade till dessa processer. Resultatet blev fragmenterade data, provisoriska lösningar och en inköpsfunktion som inte kunde leverera sitt fulla värde.
När ert ERP hanterar inköpsorder men lämnar källanskaffning och avtal till kalkylblad, får ni bara ut halva värdet av er investering.
Att utforma ett enhetligt inköpsflöde
ATU:s strategi var att koppla S2C direkt till sitt ERP och skapa ett sammanhängande flöde från källanskaffning hela vägen till betalning.
Så här ser den förändringen ut i praktiken.
- Kostnadsöversikten blir verklig: Historiska och aktuella kostnadsdata samlas på ett ställe, vilket gör det betydligt enklare att förutse framtida utgifter och identifiera möjligheter till konsolidering. Slipp hämta siffror från fem olika källor för att bygga en kategoristrategi.
- Tydligare kostnadskontroll: Realtidsinsyn i avtalskostnader gör det möjligt att hålla bättre kontroll över inköpsutgifterna, genom att säkerställa att köp görs mot förhandlade avtal och godkända budgetar. Genom att följa kostnader mot avtal i realtid kan organisationer snabbt identifiera köp utanför avtal, minska okontrollerade utgifter och ta ut mesta möjliga av leverantörsförhandlingarna.
- Avtalen hålls på rätt spår: Mallar, notifieringar och uppföljningsverktyg standardiserar hur avtal skapas, godkänns och övervakas. Inget faller mellan stolarna i perioden mellan signering och förnyelse.
För ATU innebar utformningen av detta enhetliga inköpsflöde att de etablerade en gemensam källa till sanning för inköpsdata. Varje intressent, från budgetansvariga till ekonomikollegor, arbetar utifrån samma information. Den konsekvensen förändrade hur beslut fattas i hela organisationen.
Människorna bakom: hur ATU fick med sig hela organisationen
Teknik skapar värde bara om människor faktiskt använder den. Det var ett av de mest konkreta spåren i vårt webbinariumsamtal.
ATU:s erfarenhet bekräftar något vi ser hos kunder om och om igen: inköp berör långt fler roller än bara inköpsteamet. Budgetansvariga, ekonomikollegor och verksamhetsledare interagerar alla med inköpsprocesserna på något sätt. Om det nya arbetssättet känns som en extra börda stannar förankringen snabbt av.
Som Deirdre Kinnarney från ATU delade under webbinariet:
Jag kände att det faktum att vi involverade dem tidigt förhindrade motstånd mot förändringen i slutskedet.
Den förändringen i uppfattning är avgörande. Att bygga ett tydligt affärscase tidigt spelade stor roll för ATU. När ledningen kunde se konkreta data från konsoliderad kostnadsanalys och förbättrad avtalsefterlevnad, blev de förespråkare för förändringen snarare än hinder för den. Den koalitionen mellan inköp, ekonomi och verksamhet är det som förvandlar ett teknikprojekt till verklig organisatorisk framgång.
Det goda är att en välintegrerad S2C-plattform faktiskt minskar friktionen för dessa intressenter. Konfigurerbara arbetsflöden anpassas efter hur era team redan arbetar. Självbetjäningsfunktioner ger medarbetarna den information de behöver utan att de behöver jaga inköpsteamet för uppdateringar. Och när verktygen är intuitiva minskar introduktionstiden markant.
Jag har sett detta på nära håll hos Scanmarket by Unit4:s kunder. De team som investerar i att ta med sig människorna, inte bara slå på programvaran, är de som ser bestående resultat. Ett kompetensbaserat förhållningssätt till förändringsarbete, där ni identifierar vilka förmågor ert team behöver och bygger dem proaktivt, gör verklig skillnad. Detsamma gäller att koppla individuell prestation till den övergripande inköpsstrategin, så att medarbetarna förstår hur deras dagliga arbete bidrar till organisationens mål.
Helhetsbilden: Source-to-Pay från start till slut
S2C är kraftfullt på egen hand. Men det verkliga värdet ligger i en komplett Source-to-Pay-process som kopplar samman strategisk källanskaffning hela vägen till betalning.
När hela S2P-cykeln är kopplad till ert ERP slutar inköp att vara en isolerad funktion. Det blir en del av organisationens finansiella struktur. Budgetansvariga ser kostnader mot avtal i realtid. Ekonomiteam får renare data för rapportering. Och inköpschefer kan med säkerhet visa mätbar avkastning för ledningen.
För organisationer som redan kör Unit4 ERP är denna koppling särskilt relevant. Integrationen mellan Scanmarket by Unit4 och Unit4 är utformad med flexibel datautväxling som kopplar käll- och avtalsdata direkt till era finansiella processer. Ni adderar inte ett fristående verktyg. Ni bygger vidare på den plattform ni redan litar på.
ATU:s erfarenhet visar vad som är möjligt när ni tar det steget. En institution inom högskolor och universitet med komplexa inköpsbehov, många intressenter och de krav på ansvarsskyldighet som följer med offentlig finansiering kopplade samman dessa system och skapade konkret, mätbar effekt.
Redo att se hur bitarna faller på plats?
ATU:s historia är ett konkret exempel på hur en sammankopplad upphandlingsprocess ser ut, och om ni befinner er i en liknande situation kan vägen till en enhetlig inköpsfunktion vara kortare än ni tror. Scanmarket by Unit4 S2C-plattformen integreras med er befintliga miljö, och det modulära upplägget innebär att ni kan börja med den funktionalitet som är viktigast, oavsett om det handlar om kostnadsanalys, automatisering av källanskaffning eller avtalshantering.
Webbinariumsinspelningen går igenom vart och ett av dessa områden i detalj, med insikter från ATU:s inköpsteam om vad de lärde sig och vad de skulle rekommendera. Se den nu och utforska hur ett sammankopplat inköpsflöde kan se ut för er organisation.
Inköp har alltid handlat om att skapa bästa möjliga värde. Nu är det dags att ge ert inköpsteam verktygen för att bevisa det.