Så skapade Atlantic Technological University ett enhetligt inköpsflöde med Unit4
Inköpsteamen förväntas i dag leverera strategiskt värde, men tvingas ofta arbeta i system som inte är byggda för att samla inköp, kontrakt och utgifter på ett och samma ställe.
Jag var nyligen värd för ett webbinarium tillsammans med Deirdre Kinnarney från Atlantic Technological Universitys inköpsteam och Kärt Kukke, en av våra konsulter på Scanmarket by Unit4. Under samtalet gick vi igenom hur Atlantic Technological University (ATU) kopplade samman funktionerna i Scanmarkets Source-to-Contract (S2C) med sitt befintliga affärssystem Unit4 ERP. Genom detta skapade de ett sammanhållet och enhetligt Procure-to-Pay (P2P)-flöde.
Vi diskuterade vad som startade initiativet, hur de utformade lösningen, vilken inverkan det fick på verksamheten och vilka lärdomar de tog med sig under resans gång.
Här är de viktigaste insikterna från samtalet.
Se S2C i praktiken
Med bara några klick kan ni se korta on-demand-demofilmer som matchar er organisations prioriteringar inom inköp och upphandling.
Glappet Atlantic Technological University ville överbrygga
De flesta affärssystem hanterar transaktionsbaserade inköp väl: inköpsordrar, attestering och fakturahantering. Men strategiska inköp är en helt annan utmaning.
Inköpsteam beskriver ofta samma situation. De har begränsad insyn i upphandlingar, leverantörsavtal och leverantörsdata. Beslut fattas på ofullständiga underlag, och alldeles för mycket tid läggs på manuella rutiner som borde vara automatiserade.
ATU insåg detta problem. Deras Unit4 ERP hanterade transaktionerna smidigt, men strategisk upphandling och avtalshantering saknade koppling till dessa processer. Resultatet blev splittrad data, manuella nödlösningar och en inköpsfunktion som inte kunde nyttja sin fulla potential.
När ert affärssystem hanterar inköpsordrar men lämnar inköpsavtal och leverantörsurval till kalkylark får ni bara ut hälften av värdet från er investering.
Att utforma ett enhetligt inköpsflöde
ATU valde att koppla samman S2C direkt med sitt affärssystem. På så sätt skapade de ett sammanhållet flöde från upphandling hela vägen till betalning.
Så här ser den förändringen ut i praktiken.
- Tydlig insyn i utgifterna: Historisk och aktuell utgiftsdata samlas på ett ställe, vilket gör det betydligt enklare att prognostisera framtida kostnader och hitta samordningsvinster. Ni slipper samla in siffror från fem olika källor för att bygga en kategoristrategi.
- Stramare kontroll över utgifterna: Realtidsinsyn i avtalsbundna utgifter ger bättre kontroll över inköpskostnaderna genom att säkerställa att köp sker mot framförhandlade avtal och godkända budgetar. Genom att följa avtalsföljsamheten löpande kan organisationer snabbt upptäcka inköp utanför avtal, minska oreglerade köp och få ut mesta möjliga av leverantörsförhandlingarna.
- Full kontroll på avtalen: Mallar, aviseringar och uppföljningsverktyg standardiserar hur avtal upprättas, godkänns och bevakas. Inget faller mellan stolarna mellan signering och förnyelse.
För ATU innebar det enhetliga arbetsflödet att de etablerade en gemensam informationskälla för all inköpsdata. Alla parter, från budgetansvariga till ekonomiavdelningen, utgår från samma underlag. Den samstämmigheten förändrade hur beslut fattas i hela organisationen.
Den mänskliga sidan: så fick ATU med sig organisationen
Teknik skapar bara värde om människor faktiskt använder den. Det här var ett av de mest konkreta spåren under vårt webbinarium.
ATU:s erfarenhet bekräftade en sanning vi ser gång på gång hos våra kunder: inköp berör betydligt fler roller än bara inköpsavdelningen. Budgetansvariga, ekonomer och verksamhetsledare kommer alla i kontakt med inköpsprocesserna på något sätt. Om det nya arbetssättet upplevs som en extra belastning stannar införandet snabbt upp.
Som Deirdre Kinnarney från ATU uttryckte det under samtalet:
Jag upplevde att ett tidigt engagemang förhindrade förändringsmotstånd i ett senare skede.
Den förändrade inställningen gör hela skillnaden. Att bygga ett starkt affärscase tidigt var avgörande för ATU. När ledningen kunde se tydliga siffror från samlade utgiftsanalyser och bättre avtalsefterlevnad blev de förespråkare för förändringen istället för bromsklossar. Detta samarbete mellan inköp, ekonomi och verksamhet är vad som förvandlar ett IT-projekt till verklig verksamhetsutveckling.
Den goda nyheten är att en väl integrerad S2C-plattform minskar friktionen för dessa intressenter. Konfigurerbara arbetsflöden anpassas efter hur era team redan arbetar. Självbetjäningsfunktioner ger medarbetarna informationen de behöver utan att de måste kontakta inköp för uppdateringar. När verktygen dessutom är intuitiva minskar upplärningstiden avsevärt.
Detta har jag sett med egna ögon hos organisationer som använder Scanmarket by Unit4. De team som satsar på att få med sig medarbetarna, och inte bara slår på en mjukvara, är de som uppnår varaktiga resultat. En kompetensbaserad förändringsledning, där ni identifierar vilka färdigheter teamet behöver och bygger upp dem proaktivt, gör verklig skillnad. Detsamma gäller att koppla individuella prestationer till inköpsstrategin, så att alla förstår hur deras dagliga arbete bidrar till verksamhetens mål.
Helheten: komplett Source-to-Pay från start till mål
S2C är kraftfullt i sig. Men den verkliga vinsten uppstår med en helintegrerad Source-to-Pay-process som knyter ihop strategisk upphandling hela vägen till betalning.
När hela S2P-cykeln kopplas till ert affärssystem slutar inköp att vara en isolerad funktion. Det blir en integrerad del av organisationens ekonomiska ryggrad. Budgetansvariga ser utgifter mot avtal i realtid. Ekonomiavdelningen får renare data för rapportering. Och inköpschefer kan tryggt visa upp mätbar avkastning för ledningen.
För organisationer som redan använder Unit4 ERP är denna koppling särskilt relevant. Integrationen mellan Scanmarket by Unit4 och Unit4 bygger på flexibelt datautbyte som länkar inköps- och avtalsdata direkt till era ekonomiprocesser. Ni lägger inte till ett fristående verktyg. Ni bygger vidare på den plattform ni redan litar på.
ATU:s resa visar vad som är möjligt när man tar det steget. Ett lärosäte inom utbildningssektorn med komplexa inköpsbehov, många intressenter och de höga krav på ansvarsutkrävande som följer med offentlig finansiering kopplade ihop systemen och skapade verklig, mätbar nytta.
Vill ni se hur helheten hänger ihop?
ATU:s berättelse visar hur sammanhållna inköp fungerar i praktiken. Befinner ni er i en liknande situation kan vägen till en enhetlig inköpsfunktion vara kortare än ni tror. Scanmarket by Unit4 S2C-plattform integreras i er befintliga miljö. Det modulära upplägget gör att ni kan börja med de funktioner som är viktigast för er, oavsett om det handlar om utgiftsanalys, automatiserad upphandling eller avtalshantering.
Vårt inspelade webbinarium går igenom alla dessa delar i detalj, med reflektioner från ATU:s inköpsteam om vad de lärde sig och vad de rekommenderar. Se inspelningen nu och upptäck vad sammanhållet inköpsarbete kan göra för er organisation.
Inköp har alltid handlat om att skapa bästa möjliga värde. Nu är det dags att ge ert inköpsteam verktygen för att bevisa det.