Så skapade Atlantic Technological University ett enhetligt inköpsflöde med Unit4
Inköpsteamen förväntas i dag leverera strategiskt värde, men tvingas ofta arbeta i system som inte är byggda för att samla inköp, kontrakt och utgifter på ett och samma ställe.
Jag var nyligen värd för ett webbinarium tillsammans med Deirdre Kinnarney från Atlantic Technological Universitys inköpsteam och Kärt Kukke, en av våra konsulter på Scanmarket by Unit4. Under samtalet gick vi igenom hur Atlantic Technological University (ATU) kopplade samman Scanmarkets Source-to-Contract (S2C) med sitt befintliga affärssystem Unit4 ERP. Genom detta skapade de ett sammanhållet och enhetligt Procure-to-Pay (P2P)-flöde.
Vi diskuterade vad som startade initiativet, hur de utformade lösningen, vilken inverkan det fick på verksamheten och vilka lärdomar de tog med sig under resans gång.
Här är de viktigaste insikterna från samtalet.
Se S2C i praktiken
Se korta demovideor som matchar din organisations prioriteringar inom inköp.
Behovet som Atlantic Technological University ville lösa
De flesta ERP-system hanterar transaktionella inköp väl: inköpsorder, godkännanden och fakturering. Men strategiska inköp är en helt annan sak.
Inköpsteam berättar ofta samma sak. De arbetar med begränsad insyn i sourcing, avtal och leverantörsdata. Beslut fattas baserat på ofullständig information. Dessutom läggs för mycket tid på manuella uppgifter som borde vara automatiserade.
ATU insåg detta gap. Deras affärssystem, Unit4 ERP, hanterade den transaktionella sidan effektivt, men strategisk sourcing och avtalshantering var inte kopplade till dessa processer. Resultatet blev fragmenterade data, manuella nödlösningar och en inköpsfunktion som inte kunde leverera sin fulla potential.
När ERP-systemet hanterar inköpsorder men lämnar sourcing och avtal till kalkylark får organisationen bara ut hälften av värdet från investeringen.
Att utforma ett enhetligt arbetsflöde för inköp
ATU:s plan var att koppla S2C direkt till sitt ERP-system. På så sätt skapade de ett sammanhängande flöde från upphandling hela vägen till betalning.
Här är vad den förändringen innebär i praktiken.
-
Verklig insyn i utgifter – Tidigare och nuvarande utgiftsdata samlas på ett ställe. Det gör det betydligt enklare att förutse framtida behov och hitta möjligheter till samordning. Ni slipper hämta siffror från flera olika källor för att bygga en kategoristrategi.
-
Kontroll på avtalen – Mallar, aviseringar och spårningsverktyg standardiserar hur avtal skapas, godkänns och följs upp. Inget faller mellan stolarna mellan signering och förnyelse.
-
Starkare kontroll över kostnader – Insyn i avtalsutgifter i realtid gör det möjligt att behålla ett fast grepp om inköpskostnaderna. Det säkerställer att köp sker enligt förhandlade avtal och godkända budgetar. Genom att följa upp avtalsefterlevnad löpande kan organisationer snabbt identifiera oplanerade köp och maximera värdet av leverantörsförhandlingar.
För ATU innebar det enhetliga arbetsflödet att de fick en gemensam källa för all inköpsdata. Alla intressenter, från budgetansvariga till kollegor på ekonomiavdelningen, arbetar utifrån samma information. Denna konsekvens har förändrat hur beslut fattas i hela verksamheten.
Människorna i fokus: så fick ATU med sig medarbetarna
Teknik levererar bara värde om människor faktiskt använder den. Detta var en av de mest praktiska delarna i vårt webinar.
ATU:s erfarenhet bekräftade något vi ser hos kunder gång på gång: inköp berör betydligt fler roller än bara inköpsteamet. Budgetansvariga, ekonomer och operativa chefer interagerar alla med inköpsprocesserna på något sätt. Om det nya arbetssättet känns som en extra börda kommer införandet att stanna av snabbt.
Som Deirdre Kinnarney från ATU berättade under webbinariet:
Jag upplevde att deras tidiga engagemang stoppade allt motstånd mot förändring i slutfasen.
Den inställningen betyder allt. Att bygga ett starkt business case tidigt var avgörande för ATU. När ledningen fick se tydliga data från samordnade utgiftsanalyser och förbättrad avtalsefterlevnad blev de ambassadörer för förändringen istället för hinder. Samverkan mellan inköp, ekonomi och verksamhet är det som förvandlar ett teknikprojekt till verklig organisatorisk utveckling.
Den goda nyheten är att en väl sammanlänkad S2C-plattform faktiskt underlättar för dessa intressenter. Konfigurerbara arbetsflöden matchar hur era team redan arbetar. Självservicefunktioner ger medarbetarna den information de behöver utan att de behöver jaga inköpsavdelningen för uppdateringar. När verktygen är intuitiva minskar dessutom tiden för onboarding avsevärt.
Jag har sett detta personligen hos kunder som använder Scanmarket by Unit4. De organisationer som investerar i att få med sig medarbetarna, inte bara implementerar mjukvaran, är de som ser hållbara resultat. Ett kompetensbaserat tillvägagångssätt för förändringsledning gör stor skillnad. Det handlar om att identifiera de förmågor teamet behöver och bygga dem proaktivt. Det är också viktigt att koppla individuella prestationer till den övergripande inköpsstrategin, så att alla förstår hur deras dagliga arbete bidrar till organisationens mål.
Det större perspektivet: Source-to-Pay från början till slut
S2C är kraftfullt i sig självt. Men den verkliga vinsten är en heltäckande Source-to-Pay-process som kopplar samman strategisk sourcing hela vägen till betalning.
När hela S2P-cykeln är ansluten till ert ERP-system slutar inköp att vara en isolerad funktion. Det blir en del av organisationens ekonomiska struktur. Budgetansvariga ser utgifter mot avtal i realtid. Ekonomiteamen får renare data för rapportering. Inköpschefer kan med säkerhet visa mätbar ROI för företagsledningen.
För organisationer som redan använder Unit4 ERP är denna koppling särskilt relevant. Integrationen mellan Scanmarket by Unit4 och Unit4 ERP är utformad med flexibla möjligheter för datautbyte som länkar sourcing- och avtalsdata direkt till era ekonomiprocesser. Ni lägger inte bara till ett fristående verktyg. Ni utökar plattformen ni redan använder.
ATU:s erfarenhet visar vad som är möjligt när man tar det steget. En institution med komplexa inköpsbehov, flera intressenter och de krav på ansvarstagande som följer med offentlig finansiering kopplade ihop dessa system och skapade en verklig, mätbar effekt.
Redo att se hur delarna hänger ihop?
Berättelsen om ATU är ett praktiskt exempel på hur sammanhängande inköp ser ut. Om ni befinner er i en liknande situation kan vägen till en enhetlig inköpsfunktion vara kortare än ni tror. Scanmarket by Unit4 S2C-plattform integreras med er befintliga miljö. Det modulära upplägget innebär att ni kan börja med de funktioner som är viktigast, oavsett om det är utgiftsanalys, automatiserad sourcing eller avtalshantering.
Vår inspelning av webbinariet går igenom varje område i detalj, med insikter från ATU:s inköpsteam om vad de lärt sig och vad de rekommenderar. Se den nu och utforska hur sammanhängande inköp kan se ut för er organisation.
Inköp har alltid handlat om att få bästa möjliga värde. Nu är det dags att ge ert inköpsteam verktygen för att bevisa det.
Registrera dig här för att se mer innehåll som detta
Rekommenderade bloggar
juni 26, 2025 3 min läsning
Unit4 hjälper högskolor och universitet att effektivisera ekonomiadministrationen och frigöra tid för strategi
Läs mer
Populära bloggar
mars 30, 2026 3 min läsning
Planering, budgetering och prognos 2026: därför behöver organisationer se över sin finansiella planering
Läs mer
februari 19, 2026 5 min läsning
CFO-insikter 2026: Öka flexibiliteten och säkra framtida tillväxt med digitala verktyg
Läs mer
februari 4, 2026 4 min läsning
Intelligent ERP för ökad genomslagskraft: Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF) digitaliseringsresa
Läs mer
Missa inte de senaste Unit4-bloggarna
Registrera dig för branschinsikter och exklusivt innehåll