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L’ERP pour l’Enseignement Supérieur améliore l’efficacité de l’EM Lyon

ERP Enseignement supérieur : l’excellence opérationnelle à l’EM Lyon

Posté(e) par  Béatrice D'Olier

L’ERP est un terme qui est parfois utilisé de manière inappropriée dans l’Enseignement Supérieur. Il suffit de faire quelques recherches sur Internet pour s’apercevoir que certains éditeurs parlent d’ERP alors que leurs solutions ne couvrent que 2 ou 3 fonctions opérationnelles. Il est donc important de rappeler la définition fondamentale de l’ERP qui repose sur l’intégration de tous les services opérationnels au sein d’une même solution pour améliorer l’efficacité et la productivité.

En effet, le mot « ERP » est l’acronyme de l’anglais Enterprise Ressource Planning qui désigne un progiciel permettant de gérer l’ensemble des référentiels de données et des processus opérationnels d’une organisation (école, université, entreprise, association, etc.) dans une base de données unique. L’ERP avait d’ailleurs été traduit en français par PGI pour Progiciel de Gestion Intégré.

Les fondements de l’ERP sont précisément d’intégrer le travail de tous les collaborateurs afin qu’ils parlent le même langage, qu’il n’y ait plus de ressaisie de données d’un service à l’autre et donc plus de différences de données non plus. L’ERP automatise ainsi les processus opérationnels entre plusieurs services ; ce principe étant essentiel pour les processus de scolarité et ceux administratifs et financiers afin de conserver la piste d’audit.

L’ERP est donc avant tout centré sur l’efficacité administrative et le contrôle de gestion. Utiliser un ERP pour l’enseignement supérieur sans qu’il intègre un module complet de gestion administrative et financière dégrade la productivité de ses équipes.

L’ERP et la nécessité de rechercher l’excellence opérationnelle
 

Le contexte actuel des établissements de l’enseignement supérieur n’est pas le plus simple car ils sont confrontés à une évolution de leur organisation et de leur Business Model à une vitesse qu’ils n’avaient pas connu précédemment. Une question importante à se poser est donc de savoir si leur ERP sera un frein à cette adaptation ou au contraire un facilitateur ?

L’arrivée de la génération Z sur les bancs de l’enseignement supérieur renforce les exigences pour l’innovation pédagogique qui va bien au-delà des seuls LMS, SPOOC ou MOOC et ambitionne plutôt de mettre en œuvre une "pédagogie alternative 3.0" fondée sur l’interactivité permanente et la créativité. Les établissements s’y adaptent et il suffit d’observer des initiatives comme celle de l’EM Lyon qui encourage les réflexions interactives en invitant les étudiants à inscrire leurs idées sur des grands murs de brainstorming pour faire participer les autres de manière spontanée afin de bénéficier de réflexions complémentaires.

Les établissements de l’enseignement supérieur subissent également une pression des étudiants pour accélérer la digitalisation de leur fonctionnement interne car le poids de la dimension administrative n’a pas baissé ces dernières années. L’étude menée par DJS Research entre mars et avril 2016 (dont vous pouvez lire un résumé ici ), rappelait justement que plus de 7 étudiants sur 10 estiment que leur établissement devrait repenser sa stratégie digitale sur les aspects administratifs. Pire, 36 % des répondants déclarait que la complexité des démarches administratives empiétait sur le temps consacré à leurs études.

Les écoles doivent ainsi s’assurer que leur ERP puisse supporter cette digitalisation. En effet, conserver des systèmes parfois archaïques, avec une désynchronisation des processus entre les équipes pédagogiques et les équipes administratives est une source de mécontentement parmi leurs « clients » étudiants. Car il s’agit aussi de gestion de la relation client et les établissements de l’enseignement supérieur doivent rechercher l’excellence opérationnelle dans le choix d’un ERP pour une plus grande satisfaction de leurs étudiants mais aussi de leurs collaborateurs.

C’est d’ailleurs le cas à l’EM Lyon, grande école de commerce créée en 1972, qui a mis en place une stratégie depuis 2 ans reposant sur les 3 axes suivants :

  • La digitalisation, tant dans la pédagogie que sur les fonctions support.
  • La globalisation, avec une présence nationale et internationale plus forte.
  • La performance par l’excellence opérationnelle dans les fonctions support et pédagogiques.

Les données et processus fondamentaux à intégrer dans un logiciel de gestion d'école supérieure ou d'université

Utiliser un ERP pour l’enseignement supérieur intégrant tous les processus opérationnels doit se traduire rapidement par une plus grande fluidité de certains processus :

  • Un étudiant dans la partie Scolarité est automatiquement un client en comptabilité : dès la création de sa fiche, la correspondance est immédiate dans le module comptable qui récupère son adresse et les conditions de paiement définies. Il en va de même pour les contacts Financeurs si ce n’est pas l’étudiant lui-même.
  • La facturation des étudiants pour des cours, des activités extra-scolaires, l’achat de supports pédagogiques, etc. génère en temps réel l’écriture comptable correspondante. Les types de frais du module Scolarité déterminent les comptes de produits et taxes utilisés en comptabilité. La production des écritures comptables est ainsi automatisée et les codes analytiques sont déterminés grâce à des croisements de type syllabus / promo / étudiant…
  • Idem pour l’enregistrement d’un règlement client qui va générer l’écriture comptable de règlement et le lettrage avec l’écriture de facture d’origine. Ces opérations de rapprochement, voire de ressaisie, parfois longues pour les équipes sont ainsi automatisées. C’est ainsi que l’on peut parler réellement d’amélioration de la productivité.

De plus, l’intégration des fonctions support dans un ERP ne se limite pas à l’intégration de la Scolarité avec la partie Comptabilité mais concerne également des modules comme la planification et les achats. Par exemple, le paiement d’une commande d’achat pour un intervenant extérieur peut être contrôlée automatiquement en fonction de la planification : si la séance planifiée n’a pas été validée, le paiement n’est pas possible de manière automatique.

C’est un des points forts reconnu par Aymeric LEBARON, Directeur Financier de l’EM Lyon : « l’ERP intégré améliore le fonctionnement car tous les modules communiquent entre eux et ont une interface commune. Cela nous permet de faire plus de contrôle, notamment sur la partie Achats avec la mise en place de processus de bons de commandes et de workflows de validation pour un meilleur suivi de nos engagements ». 

L’exemple de l’ERP mis en place à l’EM Lyon

La nouvelle stratégie mise en place à l’EM Lyon a été initiée avec l’accompagnement des équipes conseils d’IBM, notamment pour la modernisation du système d’information.

Aymeric LEBARON, Directeur Financier de l’EM Lyon, nous disait récemment que « l’étude de cadrage réalisée avec le support d’IBM pour accompagner la transformation digitale de l’école a montré que l’ERP Unit4 était l’outil idéal pour répondre à tous les exigences de l’école notamment grâce à l’intégration de la Finance / Comptabilité avec toute la partie étudiante (Student Information System) ».

Et d’ajouter : « Globalement, on passe d’un système en silos non intégré à un système intégré qui communique de A jusqu’à Z et qui permet à l’école d’avoir une meilleure maîtrise, un meilleur contrôle, une plus grande fiabilité des informations qu’on en tire et une plus grande pertinence dans les actions et décisions que l’on prend sur la base de ces informations ».

L’EM Lyon a ainsi validé le choix d’une nouvelle génération de solution ERP « self-driving » adaptée au secteur de l’Education afin de faciliter au quotidien le travail de ses collaborateurs et de digitaliser l’expérience étudiante Découvrez l'intégralité du témoignage de l'EM Lyon sur le choix d'un ERP intégré en cliquant sur ce lien.  

Evoluer vers un ERP adapté aux besoins de l’enseignement supérieur n’est pas si compliqué. Unit4 accompagne plus de 1000 établissements dans le monde, parmi lesquels les universités d’Oxford et de Cambridge, HEC Paris, l’université de Waterloo, l’American University of Paris, etc.

Pour savoir comment Unit4 peut vous aider à atteindre l’excellence en matière d’efficacité administrative et de productivité de vos équipes comme de l’expérience digitale délivrée à vos étudiants, téléchargez notre livre blanc :

 

Béatrice d’Olier

Béatrice D'Olier

Au sein de l'équipe Marketing France, je suis en charge d'accompagner les établissements de l'enseignement supérieur dans leur transformation digitale avec la nouvelle génération de SIS (Student Information System) Unit4 for Education.

Nos solutions sont conçues pour renforcer leur savoir-faire, améliorer leur attractivité, la gestion et le soutien des étudiants tout au long de leur parcours.
 

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