6 tips för bättre kommunikation på arbetsplatsen

Kommunikation är en avgörande faktor för att upprätthålla arbetsrelationer på alla nivåer, den börjar inifrån hjärtat av organisationen för att sedan lyftas ut externt.


Företag som investerar tid och energi på att utveckla tydliga kommunikationslinjer kommer att öka produktiviteten samt bygga en positiv och hög arbetsmoral. Bra internkommunikation säkerställer dessutom att alla har den information som behövs för att skapa en sund arbetsmiljö, där man kan hitta och förmedla de där fina berättelserna som levandegör organisationens kultur, visuliserar mål och bygger stolthet.

Däremot så leder mindre bra kommunikation till omotiverad arbetskraft, med många missförstånd - vilket i sin tur kan skapa konflikter och motsättningar.

I vår vardag hjälper kommunikationen oss att bygga relationer genom att dela våra erfarenheter och behov – vilket hjälper oss att lättare knyta an till andra. 

Här är Unit4s 6 tips för att förbättra kommunikationen på arbetsplatsen: 

1. Definiera mål och förväntningar 

Se till att mål och förväntningar förankras med hela teamet. Om alla i gruppen är medvetna om vilka målen är, samt vägen dit, är det mer troligt att man når resultatet. Överkomplicera inte saker utan kommunicera så enkelt och tydligt som möjligt, på detta sätt säkerställer du att meddelanden når fram och att alla förstår.

Att definiera mål och förväntningar säkerställer att alla teammedlemmar är på samma sida, vilket innebär en engagerad och sammansvetsad grupp.

2. Var en god lyssnare

Grundläggande för affärskommunikation är att visa respekt och att ge sina kollegor uppmärksamhet. Minimera distraktioner, som t.ex. telefoner, bibehåll ögonkontakt och ansträng dig för att verkligen lyssna på vad de säger.

Ställ frågor. Att ställa frågor visar att du lyssnar uppmärksamt och bekräftar dessutom att du är angelägen om att förstå.

Det finns dock mer med kommunikation än bara ord. Kroppsspråk och icke-verbala signaler spelar en betydande roll för hur effektiv kommunikation uppfattas. När du kommunicerar, var uppmärksam på saker som din ställning, ansiktsuttryck och rörelser.

3. Utnyttja tekniken 

Möjligheterna som teknologin ger är oändliga och har förändrat moderna organisationer på många sätt, varav ett av de viktigaste är hur människor kommunicerar. Fler och fler företag använder onlinekommunikationsverktyg för att gå med i grupper och för att få tillgång till ett nav av meddelanden och filer. Tekniken underlättar kommunikation på avstånd och utnyttjar nya digitala lösningar på arbetsplatsen, som t.ex. chattar och videokonferenser. Alla på jobbet har numer en smartphone och använder chattappar och branschspecifika sociala nätverkssajter, vilket har inneburit att kommunikationen på arbetsplatsen har blivit både snabbare och mer enhetlig.

4. Var tydlig, förklara och följ upp

När du delegerar uppgifter, förklara alltid varför en uppgift är viktig. Om du är tydlig med anledningen till varför så känner sig människor värdefulla och kommer att bidra till ett mer effektivt arbete. Det är osannolikt att alla kommer ihåg varje liten detalj som sägs i ett möte eller ett telefonsamtal, så se till att följa upp direkt efteråt genom att exempelvis lägga upp de viktigaste punkterna i ett e-mail.

5. Viktigt med feedback 

Något som är viktigt på arbetsplatsen är att både ge och ta emot feedback, eftersom det hjälper människor att förstå om deras arbete uppfyller förväntningarna eller inte. Ibland behövs det kritik, men en bra tumregel är att berömma offentligt och kritisera privat - det är viktigt att alla känner igen ett väl utfört arbete, men det är däremot inte viktigt för resten av laget att veta när någon har missat målet. Då är det mer respektfullt och professionellt att ge någon kritik privat. ansikte mot ansikte, och där det inte kan göras, genom ett videosamtal för att göra det så personligt som möjligt.

Att se till att all feedback är konstruktiv kommer att hjälpa medarbetarna att förstå vilka områden de gör bra ifrån sig och hur de kan förbättras på andra.

6. Ha regelbundna 1-2-1 möten samt Allmöten 

Ett sätt att förbättra kommunikationen är att regelbundet ha 1-2-1 möten. Det kan kännas tidskrävande, men att undvika dem är ett misstag. Tiden med teammedlemmarna skapar öppna kommunikationsvägar samt förbättrar medarbetarnas engagemang och innebär dessutom att att kollegorna lär känna varandra på ett mer personligt plan, vilket i slutändan kan resultera i ärligare kommunikation och en mer positiv arbetsmiljö. Med stärkta relationer och kommunikation kommer högre medarbetarnöjdhet och bättre prestation.


Allmöten: Genom att regelbundet hålla Allmöten där hela företaget, inklusive ledande befattningshavare, deltar ges de anställda möjlighet att interagera med människor de inte dagligen arbetar med. Det är även ett utmärkt tillfälle att dela viktig information, resultat och fina prestationer.

Ett sista ord

Effektiv kommunikation på arbetsplatsen är avgörande för att alla organisationer ska fungera framgångsrikt och få alla på samma sida mot samma mål.

Hur kan Unit4 hjälpa din organisation?

Unit4:s nästa generations smarta, molnbaserade lösningar för ideella organisationer fokuserar på People Experience för att hjälpa dina team att göra mer av det som är viktigt: att göra en positiv inverkan på världen. Våra specialbyggda lösningar omvandlar arbetet, så att dina medarbetare får tid och flexibilitet att fokusera på att uppnå ditt uppdrag.

Good communication is critical for teams to be cohesive and maintain strong working relationships at all levels of an organization. Businesses that invest time and energy into developing clear lines of communication will build trust and increase productivity, output, and morale. Poor communication in the workplace will inevitably lead to an unmotivated workforce. They may begin to question their own confidence in their abilities and in the organization.

In our everyday lives, communication helps us build relationships by sharing our experiences and needs and helps us connect to others. It's the essence of life, enabling us to express feelings and share information and thoughts.

Good communication in the workplace ensures everyone has the information they need to perform well, builds a positive work environment, and promotes efficiency. Effective communication should accurately convey information while maintaining or improving team relationships. It makes for better team collaboration and cooperation and ultimately helps drive better outcomes for individuals, teams, and organizations.

Effective communication at work has significant organizational benefits, including:

• Improving team cohesiveness
• Driving growth
• Encouraging innovation
• Improving productivity
• Enhancing efficiency
• Mitigating conflict
• Improved employee engagement
• Resolving problems

Here are Unit4’s top 6 tips to improve communication in the workplace:

1. Define goals and expectations

Always make sure that clear goals and expectations are set with team members. If people don’t understand the end goal or what’s expected of them, a communication gap needs to be filled. When talking about projects or assigning tasks, if clear and achievable goals are set that outline exactly what is required, then positive outcomes are more attainable.

Don’t overcomplicate things. Speaking simply and politely when communicating at work will ensure messages come across as plain and unambiguous, leaving no one confused about what is required. Defining goals and expectations will ensure that all team members are on the same page, fostering an engaged and empowered workforce.

2. Listen and be empathetic

When communicating with others at work, make sure you give your full focus and undivided attention to the person or team you are speaking with. Minimize distractions, such as phones, and maintain eye contact. Make the effort to really listen to what your colleagues are saying. This is fundamental to business communication. Listening demonstrates respect and allows a two-way dialogue that may bring issues to light that you were not aware of and that need your attention.

Ask clarifying questions. Asking questions is not a sign of incompetence; far from it, asking questions shows you’re listening attentively and confirms that you’re keen to understand.

There is more to communication than just words, though. Body language and non-verbal cues play a significant role in how effective communication is perceived. When communicating, pay attention to things such as your stance, facial expression, and movements.

3. Use technology

Technology has changed modern organizations in many ways, one of which, and one of the most important, is the way people communicate. More and more companies are adopting online communication tools to join teams and enable them access to a central hub of messages and files.

Technology facilitates communication across distances and utilizes new digital solutions in the workplace. The opportunities provided by technology are endless, and companies have responded to millennials’ expertise and comfort with technology - even email seems to have become outdated with the rise of instant messaging and video conferencing.

Everyone at work now has a smartphone and uses chat apps, and industry-specific social networking sites, which has meant communication in the workplace has become fast, collaborative, more deliberate, and unified.

4. Be clear, explain, and follow up

When delegating tasks, always explain why you are asking someone to do something. To make demands without explaining why or how it fits into the overall picture is guaranteed to frustrate people. Explaining why a task is important means everyone feels valued and will encourage more efficient work.

It is unlikely that everyone will remember every detail said in a meeting or a phone call, so be sure to follow up with them. Putting the main points and actions required in a quick email afterward ensures important information stays top of mind and gives people something to refer back to, ultimately improving workplace efficiency.

5. Keep criticism constructive

Feedback is critical in the workplace as it helps people to understand whether their work is meeting expectations. But, when done wrong, feedback can come across as a personal attack. Occasionally criticism is needed, but - praise in public and criticize in private. This is a good rule of thumb to stick to and a powerful method of communication. It’s important that everyone recognizes a job well done. But it’s not important for the rest of the team to know when someone has missed the mark. It’s more respectful and professional to give any individual criticism in private.

Constructive feedback is most effectively delivered face to face, and where that can’t be done, through a video call to make it as personal as possible. Ensuring that all feedback is constructive will help employees understand which areas they are doing well in and how to improve in others.

6. Have regular 1-2-1s, townhalls, and cross-functional check-ins

One way to improve communications is to schedule regular 1-2-1 meetings. Yes, they can be time-consuming, but avoiding them is a mistake. This time with team members is more than worthwhile because it creates open communication pathways and transparency. It’s an opportunity to improve employee engagement and to get to know colleagues on a personal level.

There is more to communication than effectively distributing information and delegating tasks. Getting to know your teams and co-workers on a personal level can help to develop genuine friendships, ultimately resulting in more honest communication and a more supportive and happy work environment. With strengthened relationships and communication comes higher employee satisfaction and higher performance.

Holding town hall meetings that the entire company attends, including senior management, allows employees to interact with people they don’t often get to work with. And it’s an excellent opportunity for leaders to share critical outcomes and company-wide updates and to celebrate achievements. Similarly, cross-functional or cross-team check-ins bring together groups of people who don’t typically work together to update one another to get everyone on the same page. This fosters effective workplace communication and brings teams closer together.

A final word…

Effective workplace communication is essential to the successful functioning of any organization, and it’s important to be self-aware and mindful of how you choose to communicate. A good communicator is thoughtful and speaks with intent. Often, we can tell when a message is well received and when it isn’t. In those instances, pay attention to other people’s reactions and non-verbal communication cues.

How can Unit4 help your organization?

Unit4’s next-generation, smart, cloud-based solutions for nonprofit organizations focus on People Experience to help free your teams to do more of what matters: making a positive impact in the world. Our purpose-built solutions transform work, so your people gain the time and flexibility to focus on achieving your mission.

To see what our tools can do for you, click here to book a demo and see how our ERP, FP&A, and HCM solutions can support your organization.

FAQs

How can you build employee communication skills?

Communications training should be designed to equip your team of employees with best practice techniques to build better working relationships, better understand behavior traits and get your message across with clarity. You can use training days, workshops, and regular 1-2-1 meetings, along with immediate feedback to achieve this. 

What roles require good communication skills?

Good management communication is essential for the overall success of a team. While all team members need to be able to communicate well, if managers are poor communicators, employees can feel undervalued in their roles. 

Management must understand that the best way to grow and develop an organization is by investing in staff members; therefore, they will need to excel in the areas of public speaking, communications, relationship-building, strategic planning, delegation, budget allocation, and problem-solving – all of which require excellent communication skills.

What are the main characteristics of good communicators?

Here are the main traits that make people good communicators:

• Good listeners
• Empathetic
• Confident
• Concise
• Friendly
• Observant
• Attentive
• Appreciative
• Polite