Mit Unit4 kann die Buchhaltung für Nonprofit-Organisationen einfach sein
Beim Nonprofit-Finanzmittelmanagement geht es um mehr als nur um das Reporting über die Spender und die Auswirkungen. Sie müssen wissen, wie Sie die Finanzmittel optimal einsetzen und dabei gleichzeitig die Rechnungslegungsstandards einhalten, damit die wertvolle Arbeit der Organisation maximale Wirkung erzielt.
Stattdessen übertragen sie diese Aufgabe eventuell einem Mitarbeitenden oder Freiwilligen mit Finanzkenntnissen. Dies birgt jedoch das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften, weil die Buchhaltungskenntnisse unzureichend oder nicht anerkannt sind.
In diesem Blog sehen wir uns an, wie die cloudbasierte Finanzplanung und -analyse (FP&A) und die Finanzmanagementsoftware von Unit4 den Buchhaltungsteams die Arbeit abnehmen und eine einfache Plattform für das mühelose Finanzmanagement und mehr bieten kann – sowohl für technisch weniger versierte Freiwillige als auch für Finanzprofis.
Was sind die Anforderungen einer Nonprofit-Organisation an Finanzbuchhaltungssoftware?
Es spielt keine Rolle, wer die Bücher führt. Alle Nonprofit-Organisationen müssen ein Buchhaltungssystem verwenden, um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass sie über ihre finanziellen Aktivitäten Bericht erstatten können – nicht nur gegenüber Spendern und Stakeholdern, sondern auch gegenüber den Finanzbehörden, die sich für die Verwendung und Zuweisung der Mittel interessieren.
Entsprechend sollten Nonprofit-Organisationen nach einer digitalen Buchhaltungssoftware Ausschau halten, die sowohl die allgemeine Buchhaltung und das Rechnungswesen abdeckt, aber auch die speziellen Anforderungen von Nonprofit-Organisationen berücksichtigt, darunter die Verwaltung von Spendern, die Einhaltung von Vorschriften und das Fördermittel-Management.
Die Nonprofit-Rechnungslegung, die sich von Land zu Land leicht unterscheidet, kann Folgendes umfassen:
- Festlegen und Anpassen eines Budgets
- Analyse von Finanzberichten und -abschlüssen
- Aufzeichnung von Transaktionen wie Sachspenden
- Verwaltung verschiedener Bankkonten
- Bankabgleiche und mehr
Budgets
Das Budget einer Nonprofit-Organisation kann sich von dem eines regulären Unternehmens unterscheiden, da Einnahmen aus Spenden und Zuschüssen generiert werden. Ein Budget bestimmt den Umfang der Wirkung, die eine Nonprofit-Organisation erzielen kann, und bewertet ihre aktuelle finanzielle Gesundheit.
Wer an Finanztransaktionen mit einer Nonprofit-Organisation beteiligt ist, z. B. Banken, Spender oder Personen, die eine Spende an die Nonprofit-Organisation in Erwägung ziehen, kann das Budget anfordern.
Das Budget wird überprüft und mit dem tatsächlichen Cashflow und den Ausgaben verglichen, um zu ermitteln, ob sie sich wie erwartet entwickeln und die Nonprofit-Organisation dabei unterstützen, Wirkung zu erzielen. Im heutigen Finanzklima müssen Budgets oft mittelfristig angepasst werden und erfordern entsprechend flexible Funktionen.
Das Erstellen flexibler Budgets, die genau sind und Echtzeitdaten verwenden, ist für nicht technisch versierte Finanzmitarbeitende schwierig, insbesondere bei Verwendung von Legacy-Systemen. Dagegen ermöglicht eine Software für das Finanzmittelmanagement die einfache Verwaltung der Mittel und setzt mehr Zeit für das Forecasting frei.
Finanzberichte und -abschlüsse
Finanzberichte und -abschlüsse helfen dabei, den Überblick über die Verwendung von Spenden und Fördermitteln zu behalten. Diese Aufstellungen erfassen alle im Laufe der Zeit entstandenen Konten und Ausgaben und sind wichtig für das Spender-Reporting und die Compliance.
In Bezug auf die Rechnungslegung und die Steuerbestimmungen profitieren Nonprofit-Organisationen von digitalen Tools. Diese helfen ihnen, Finanzberichte automatisch statt manuell zu erstellen. Noch dazu bieten sie einfache Möglichkeiten zur Verwaltung der Berichte.
Bilanzen
Bei steuerbefreiten Organisationen wird die Bilanz auch als Darstellung der Vermögenslage bezeichnet. Aus dieser Darstellung geht hervor, was das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt besitzt und schuldet. Es handelt sich also um ein punktuelles Bild der Finanzlage. Auch dieser Aspekt des Finanzmittelmanagements gestaltet sich mit manuellen Prozessen schwierig und ist für weniger erfahrene Freiwillige eine noch größere Herausforderung.
Mit automatisierten Prozessen und integrierten Daten lässt sich diese Übersicht mit wenigen Klicks erstellen, wobei Sie die Gewissheit haben, dass die Informationen korrekt und aktuell sind.
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Gewinn- und Verlustrechnungen
Auch eine Gewinn- und Verlustrechnung ist eine Darstellung der Aktivitäten von Nonprofit-Organisationen. Sie gibt Aufschluss über alle finanziellen Aktivitäten der Organisation und die Finanzergebnisse ihrer Kampagnen.
Im Gegensatz zur Bilanz, die ein Bild zu einem bestimmten Zeitpunkt widerspiegelt, zeigt eine Gewinn- und Verlustrechnung die Entwicklung über einen bestimmten Zeitraum hinweg.
Dies erfordert einige komplexe Berechnungen, manuelle Dateneingaben und die Konsolidierung von Daten, was sich mit fragmentierten Systemen schwierig gestaltet und ohne einschlägige Erfahrung eine noch größere Herausforderung ist. Eine digitale Buchhaltungslösung kann diese Aufgaben vereinfachen.
Verwaltung mehrerer Bankkonten
Eine Nonprofit-Organisation kann über mehrere Konten und Bankanwendungen verfügen. Im Rahmen einer Finanzaktivität müssen Teams möglicherweise mehrere fragmentierte Systeme jonglieren, um Daten zu erfassen, deren Abgleich zu Fehlern und ungenauen oder nicht aktuellen Daten führen kann.
Eine digitale Buchhaltungslösung bietet ein zentrales Repository für Daten und eine Single Source of Truth. Dies reduziert die Komplexität für Mitarbeitende der Buchhaltung und sorgt dafür, dass sie die nötigen Daten sofort zur Hand haben.
Wie Unit4 das Finanzmittelmanagement für Nonprofit-Organisationen vereinfachen kann
Unsere maßgeschneiderten Lösungen transformieren die Arbeit, sodass Ihre Mitarbeitenden Zeit und Flexibilität gewinnen, um sich auf die Erfüllung Ihrer Mission zu konzentrieren. Dies unterstützt nicht nur die finanzielle Glaubwürdigkeit, sondern ermöglicht es den Mitarbeitenden auch, die Finanzabläufe auf ihre Missionen und die regulatorischen Faktoren auszurichten.
Die Unit4 FP&A-Lösung wurde speziell für die Planungs- und Analyseanforderungen von Nonprofit-Organisationen entwickelt. Ihr Kernstück ist eine leistungsstarke vorkonfigurierte Integration in das ERP von Unit4, um die operativen Daten von Nonprofit-Organisationen besser mit den strategischen Planungsfunktionen zu verknüpfen und so wichtige Finanzabläufe zu unterstützen und zu vereinfachen.
Je nach Größe bevorzugen Nonprofit-Organisationen entweder die Unit4 Finanzmanagementlösung, ERP Financials für mittlere Unternehmen oder die branchenführende Unit4-Lösung Financials by Coda für größere Unternehmen, um über eine einzige integrierte Finanzmanagementlösung Einblick in den gesamten Zyklus von der Erfassung bis zum Bericht zu erhalten.
Möchten Sie wissen, wie Unit4 Ihnen helfen kann? In unserem Factsheet zum Thema Finanzmittelmanagement erfahren Sie mehr über die Funktionen speziell für Nonprofit-Organisationen. Oder sprechen Sie noch heute mit dem Vertrieb!
