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Autor: Eduardo Niebles März 26, 2026 3 Minuten Lesezeit

Warum 35 % der AEC-Unternehmen ihre Projektrentabilität noch immer nicht in Echtzeit im Blick haben

Middle‑aged professional wearing a blue patterned blazer and white shirt, standing in a modern office environment with glass walls and natural light.

Ihre Margen schwinden noch vor Monatsende. Erfahren Sie, warum das passiert und was Top-Unternehmen anders machen.

Auf dem Papier war das Quartal erfolgreich. Doch dann kam der Monatsabschluss: Ein Projekt, das profitabel schien, lag plötzlich 200 Stunden über dem Budget. Die Abschreibung erfolgte erst, als die Arbeit erledigt, das Team abgezogen und der Kunde bereits beim nächsten Projekt war. Es gab keinerlei Vorwarnung.

Dieses Szenario wiederholt sich in AEC-Unternehmen jeden Monat. Es ist kein Leistungsproblem, sondern ein Problem der Transparenz – und es kostet mehr, als die meisten Führungskräfte ahnen.

Branchenberichte für Architektur- & Ingenieurwesen zeigen: Etwa 60 bis 65 % der Unternehmen in diesem Bereich verfolgen ihre Projektrentabilität in Echtzeit mithilfe von Dashboards oder Software. Das bedeutet jedoch auch, dass fast jedes dritte Büro dazu noch nicht in der Lage ist. Diese Unternehmen verlassen sich auf Monatsberichte, manuelle Tabellenkalkulationen oder ihr Bauchgefühl, um ihre finanzielle Lage einzuschätzen. Doch wenn die präzisen Zahlen endlich vorliegen, ist das Zeitfenster für Gegenmaßnahmen meist schon geschlossen.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum diese Lücke besteht, welche Kosten dadurch für Ihr Unternehmen entstehen und wie die profitabelsten AEC-Unternehmen dieses Problem gelöst haben.

 

 

35 %

der Architektur- & Ingenieurbüros verfolgen ihre Rentabilität nicht in Echtzeit

 

81 %

durchschnittliche Abrechenbarkeit – der Branchen-Benchmark

 

 

22 %

typische Nettogewinnmarge für die erfolgreichsten Architektur- & Ingenieurbüros (Top-Quartil)

Weiterführende Informationen:

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Isolierte Systeme statt mangelnder Einsatz: Wo die eigentliche Ursache liegt

Die meisten AEC-Unternehmen verfügen über Finanzdaten. Sie nutzen Tools zur Zeiterfassung, Projektmanagement-Plattformen, Abrechnungssysteme und Buchhaltungslösungen. Das Problem: Diese Systeme kommunizieren nicht miteinander. Die Arbeitsstunden werden an einem Ort erfasst, die Kosten an einem anderen und die Abrechnung erfolgt in einem dritten System. Kein einziges System bietet einen vollständigen Überblick.

Die Folge: Projektleiter treffen Entscheidungen über den Ressourceneinsatz, ohne die tatsächlichen Zeitkosten zu kennen. Finanzteams müssen bis zum Monatsende warten, um die Stunden mit den Budgets abzugleichen. Zu diesem Zeitpunkt ist der Projektumfang oft schon überschritten, die Margen sind geschrumpft und die beste Gelegenheit für einen Nachtrag ist verstrichen.

Die Ursache ist struktureller, nicht verhaltensbedingter Natur. Die meisten Architektur- & Ingenieurbüros haben ihre Betriebsabläufe um Einzellösungen herum aufgebaut. Jedes Tool ist in seinem Bereich hervorragend, wurde aber nie für den Datenaustausch mit anderen Systemen konzipiert. Zeiteinträge befinden sich auf einer Plattform, Projektkosten summieren sich auf einer anderen und die Rechnungsstellung läuft über eine dritte. Bis das Finanzteam diese drei Datenströme zu einem kohärenten Bild des Projektstatus zusammengeführt hat, sind die Entscheidungen, die die Marge hätten schützen können, längst getroffen.

Die tatsächlichen Kosten für Ihr Unternehmen

Betrachten wir die kumulativen Auswirkungen einer verzögerten finanziellen Transparenz in einem mittelgroßen AEC-Unternehmen.

  • Umsatzverluste durch mangelnde Abrechenbarkeit. Ein durchschnittliches Architektur- & Ingenieurbüro stellt nur 81 % der verfügbaren Arbeitszeit in Rechnung. Ohne Echtzeit-Transparenz häufen sich nicht abgerechnete Stunden unbemerkt an. Zeitaufwände für Projektadministration, Nachbesserungen und Scope Creep werden weder erfasst noch berechnet.

  • Verpasste Nachträge. Wenn Projektleiter den Budgetverbrauch nicht in Echtzeit sehen, akzeptieren sie Änderungen am Projektumfang, anstatt diese zu dokumentieren und in Rechnung zu stellen. Nachträglich gestellte Änderungsanträge sind schwerer durchzusetzen – und werden daher oft gar nicht erst gestellt.

  • Kumulierende Margenerosion. Die erfolgreichsten AEC-Unternehmen erzielen Nettogewinnmargen von nahezu 22 %. Der Median liegt zwischen 10 und 20 % (Zweig Group 2025 Financial Performance Report). Unternehmen unterhalb dieser Schwelle scheitern oft nicht an der Projektabwicklung, sondern an mangelnden Finanzkontrollen.

  • Auswirkungen auf die Unternehmensbewertung. Unternehmen mit Gewinnmargen über 20 % erreichen laut dem Zweig Group und Stambaugh Ness 2025 AEC M&A Outlook Report fast dreimal häufiger Bewertungen über dem fünffachen EBITDA als Unternehmen mit einer Rentabilität unter 10 %. Unternehmen, die keine konsistente finanzielle Projektleistung vorweisen können, erzielen beim Verkauf geringere Multiplikatoren.

Warum dieses Problem fortbesteht – selbst in gut geführten Unternehmen

Unternehmensleitungen wissen um diese Lücke und sprechen seit Jahren über eine Lösung. Warum wurde das Problem also noch nicht behoben?

Dafür gibt es drei häufige Gründe.

Erstens: Projektbasierte Arbeit ist von Natur aus schwer in Echtzeit zu verfolgen. Im Gegensatz zu einem Produktgeschäft mit Lagerbestand und klaren Herstellkosten bestehen die tatsächlichen Kosten eines AEC-Projekts aus Zeit – und Zeit fließt kontinuierlich, unvorhersehbar und über viele Personen und Phasen hinweg gleichzeitig.

Zweitens: Viele Unternehmen setzen auf spezialisierte Einzellösungen, die in ihrem Bereich führend waren – ein Tool für die Zeiterfassung, ein anderes für die Abrechnung. Diese Tools wurden jedoch nie für den Datenaustausch konzipiert. Die Integrationen zwischen ihnen sind oft fehleranfällig, langsam oder müssen manuell bedient werden.

Drittens: Die Finanzberichterstattung wird in den meisten Architektur- & Ingenieurbüros als reine Finanzaufgabe und nicht als operative Aufgabe betrachtet. Projektleiter sehen P&L-Daten auf Projektebene selten rechtzeitig genug, um darauf reagieren zu können. Wenn die Daten die Buchhaltung durchlaufen und die Geschäftsführung erreichen, sind sie nur noch ein Rückblick auf die Vergangenheit, bieten aber keine Grundlage mehr für proaktives Handeln.

Hier klicken: Exzellenz im AEC-Sektor mit ERP steigern (Gated)

Was erfolgreiche Unternehmen anders machen

Die Studie „Circle of Excellence 2025“ von PSMJ untersuchte die besten 20 % der AEC-Unternehmen und fand ein klares Muster: Diese Unternehmen streben nicht nach Wachstum um jeden Preis. Stattdessen konzentrieren sie sich auf die exzellente Ausführung ihrer bestehenden Aufträge. Das bedeutet, die Margen bei jedem Projekt zu schützen, die Gemeinkosten im Griff zu behalten und Aufträge selektiv statt reaktiv zu gewinnen. Operative Transparenz – statt Bauchgefühl – ist die Grundlage für diese Disziplin.

Erfolgreiche Unternehmen teilen drei gemeinsame Praktiken.

  • Überwachung der finanziellen Projektleistung auf Phasenebene. Sie verfolgen nicht nur das Gesamtprojekt, sondern wissen in Echtzeit, ob beispielsweise die Entwurfsplanung mehr Stunden verbraucht als budgetiert – noch bevor diese Stunden in die Ausführungsplanung einfließen. Die Transparenz auf Phasenebene ermöglicht frühzeitige Warnungen und schnellere Kurskorrekturen.

  • Integration von Zeit, Kosten und Abrechnung in einem System. Wenn Stundenzettel direkt in die Projektbudgets und diese wiederum direkt in die Rechnungsstellung einfließen, gibt es keine Verzögerungen, keine manuellen Abgleiche und keine Überraschungen am Monatsende. Die Abrechnung spiegelt präzise und sofort den tatsächlichen Aufwand wider.

  • Finanzielle Transparenz für Projektleiter. In Unternehmen, die ihre Margen konsequent schützen, kennen die Projektleiter ihren Budgetverbrauch jede Woche. Die finanzielle Performance wird als Kennzahl der Projektabwicklung behandelt, nicht als reiner Bericht des Finanzteams.

Die entscheidende Frage an Ihr Operations-Team

Hier ist ein einfacher Selbsttest. Stellen Sie Ihren Projektleitern diese Frage: „Wie hoch ist bei unseren drei größten aktuellen Projekten der derzeitige Budgetverbrauch pro Phase und wie viele Stunden verbleiben uns noch, bevor wir das Honorar überschreiten?“

Wenn sie diese Frage in weniger als fünf Minuten beantworten können, ohne eine Tabellenkalkulation zu öffnen, verfügt Ihr Unternehmen über Echtzeit-Transparenz. Wenn sie Daten aus mehreren Systemen abrufen oder auf einen Bericht warten müssen, besteht eine Lücke – und diese Lücke kostet Sie jeden Monat bei jedem Projekt Marge.

Die AEC-Unternehmen, die ihre Rentabilität im Jahr 2026 steigern werden, sind diejenigen, die finanzielle Transparenz als operative Kernkompetenz und nicht als reine Back-Office-Funktion betrachten. Die Daten sind in Ihrem Unternehmen vorhanden. Die Frage ist nur, ob Ihre Systeme diese rechtzeitig verknüpfen, damit Sie danach handeln können.

Blindflug am Monatsende? Das muss nicht sein

Erfahren Sie von unserem Team, wie AEC-Unternehmen eine integrierte ERP-Plattform nutzen, um Zeit, Kosten und Abrechnung in einer Echtzeit-Ansicht zu vereinen. So greifen Projektleiter und Finanzteams gleichzeitig auf dieselben Zahlen zu. 

Um mehr darüber zu erfahren, wie Unit4 Ihr Unternehmen unterstützen kann, besuchen Sie unsere Branchenseite für Architektur-, Ingenieur- und Bauunternehmen.

Quellen

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