5 redenen waarom Excel niet langer een geschikte tool is voor FP&A voor moderne organisaties
Toen Microsoft Excel voor het eerst werd uitgebracht, was het een revolutie in de financiële wereld, maar de tijden zijn veranderd. Als recente jaren ons iets hebben geleerd, is het dat moderne uitdagingen moderne oplossingen vereisen, en degenen die digitale transformatie via de Cloud omarmen, hebben efficiëntere processen dan degenen die vastzitten in verouderde systemen. In deze blog zullen we bespreken waarom Excel inefficiënties heeft en waarom moderne organisaties moeten overstappen om concurrerend en efficiënt te blijven.
1. Excel vormt een obstakel voor samenwerking
Excel vormt een belemmering voor samenwerking op twee gebieden, zowel samenwerking binnen een financieel team als samenwerking met andere afdelingen. Beide vormen van samenwerking zijn niet alleen nodig voor operationele efficiëntie, maar ook voor geïnformeerde strategische beslissingen.
Ten eerste kan een Excel-spreadsheet niet door meerdere teamleden tegelijk worden geopend. Dit kan leiden tot problemen met versiebeheer of gegevensbladen die niet consistent zijn. Nauwkeurige data is van essentieel belang voor de prestaties van de financiële functie, en wanneer systemen leiden tot fouten, moeten ze worden heroverwogen.
Ten tweede kan de aard van Excel leiden tot een geïsoleerde financiële functie. Een op de cloud gebaseerde FP&A-tool kan een enkele bron van waarheid voor gegevens creëren, in plaats van gegevenssilo's, waardoor een financieel team rekening kan houden met gegevens van andere afdelingen en operationele gegevens.
Dit 360-gradenoverzicht van organisatorische gegevens maakt betere prognoses en verreikende analyses voor rapporten mogelijk. Onderzoek heeft gesuggereerd dat een moderne financiële functie strategisch moet zijn en niet alleen ondersteunend, en het systeem van Excel ontmoedigt dit holistische beeld van financiën en bredere strategische analyse.
2. Excel heeft beperkte mogelijkheden voor gegevensverwerking
Een groot misverstand over Excel is dat het helemaal geen database is; de mogelijkheden ervan vallen tekort. Met andere woorden, Excel is niet geweldig voor het beheren van grotere datasets. Naarmate een organisatie groeit en grotere eisen stelt aan gegevensanalyse, zal Excel opnieuw tekortschieten.
Bovendien moeten nauwkeurigheid en efficiëntie worden geprioriteerd naarmate de gegevensanalysevereisten met een organisatie toenemen, en het is duidelijk dat Excel niet aan deze behoeften kan voldoen. Moderne FP&A-oplossingen zijn ontworpen om grote gegevenssets te verwerken en geavanceerde analysemogelijkheden te bieden, zodat de financiële functie strategisch en nauwkeurig kan zijn. Excel kan worstelen met de meest elementaire gegevensbeheerproblemen wanneer gegevenssets groeien.
3. De tijd voor gegevensconsolidatie wordt aanzienlijk verlengd met Excel
Zoals we al hebben vermeld, zijn efficiëntie en nauwkeurigheid van cruciaal belang voor het succes van een financiële functie. Als basistaken voor gegevensinvoer het grootste deel van de werktijd van uw financiële team in beslag nemen, kan dit een ernstige belemmering vormen voor strategische taken zoals prognoses en rapportage, laat staan analyse.
Overweeg dat Excel een eenvoudige spreadsheettoepassing is, wat het meeste werk bij de gebruiker legt. In de moderne tijd zijn er veel moderne FP&A-tools die moderne innovaties zoals AI en andere automatisering mogelijk maken om kleine taken snel, eenvoudig en nauwkeurig te maken, en zelfs andere mogelijkheden daarbovenop bieden.
Met een wereldwijd tekort aan gekwalificeerde accountants moeten we onze huidige middelen beter gebruiken, en simpelweg meer accountants inhuren is geen efficiënte oplossing, of zelfs mogelijk op de huidige arbeidsmarkt.
Bovendien verwacht het moderne talent dat bestaat meer geavanceerde mogelijkheden van de software die ze gebruiken, en het kan moeilijk zijn om dit talent aan te trekken met eenvoudige taken voor gegevensinvoer, in plaats van kansen voor strategische analyse.
4. Excel heeft beperkte rapportagemogelijkheden
De samenwerkingsmogelijkheden van een financieel team worden duidelijk belemmerd door Excel, en dit is nog duidelijker bij de beperkte rapportagemogelijkheden. Andere teams in een organisatie hebben tijdige rapportagemogelijkheden nodig voor financiën, bijvoorbeeld voor budgetten, en zelfs verkoopkansen kunnen verloren gaan door trage verwerkingstijden van gegevens.
Rapporten maken vanuit Excel is al tijdrovend, maar als dit wordt gecombineerd met al tijdrovende taken voor gegevensinvoer, is het moeilijk om ervoor te zorgen dat rapporten inzichtelijk of zelfs nauwkeurig zijn.
Bovendien kunnen moderne FP&A-tools die al bestaan rapporten automatisch genereren met intelligente AI en zelfs budgetten in realtime bijwerken, zodat de financiële functie strategisch kan zijn, evenals nauwkeurig.
Click to read FP&A product brochure (NL) (gated)
5. Excel kan beveiligingskwetsbaarheden creëren
Natuurlijk zijn nauwkeurigheid en efficiëntie van het grootste belang voor succes, maar zonder veilige systemen wordt het hele proces ondermijnd.Excel is gemaakt voor gebruik door één gebruiker, dus voor andere belangrijke leden van een team om dezelfde spreadsheet te openen, moeten voortdurend links worden gedeeld, wat een groot risico creëert, in plaats van de mogelijkheid om vertrouwde gebruikers en audits bij te houden via de Cloud.
Excel-bestanden worden vaak op individuele computers opgeslagen, wat kan leiden tot beveiligings- en controleproblemen. Excel-bestanden kunnen eenvoudig worden gedeeld, wat kan leiden tot gegevenslekken en andere beveiligingsrisico's. FP&A-tools in de Cloud worden vaak beveiligd door vertrouwde Cloud-servers die informatie beschermen.
Hoe Unit4 je kan helpen Excel te vervangen door een moderne FP&A oplossing
Het is duidelijk dat Excel niet langer compatibel is met de moderne werkomgeving. Cybersecurity is het voorbijgestreefd, het veroorzaakt workflowproblemen en het is niet bedoeld om samen te werken.
Unit4's geïntegreerde en cloud gebaseerde FP&A-product kan deze problemen oplossen, beveiliging bieden, finance teams naadloos laten samenwerken en handmatige gegevensinvoertaken automatiseren, zodat je medewerkers hun expertise kan gebruiken om de bedrijfsstrategie te informeren.
Raadpleeg een van onze bronnen om meer te weten te komen over ons FP&A-product of luister naar de analisten van BARC waarom ze ons FP&A-product hebben gerangschikt bij de top 3 voor klanttevredenheid.
Schrijf je in voor de nieuwsbrief en blijf op de hoogte
When Microsoft Excel was first released - on September 30th, 1985 - it was a revelation in the financial community, but times have changed, and Excel cannot compete with the data demands of modern organizations.
In a recent webinar, I discussed BARC’s recent report on Unit4 FP&A with Stefan Sexl of BARC, and Michael Lengenfelder of Unit4, which uncovers exactly why Unit4 FP&A is a better choice than Excel and why our customers choose our solution over other competitive offerings.
In today’s blog, we will summarize the report discussed in the webinar, as well as why modern organizations must move on from Excel to remain competitive and efficient.
Don't miss this chance to learn how you can transform your financial planning and analysis with Unit4 Cloud FP&A.
Why modern organizations need advanced financial planning and analysis tools
While Excel has been a stalwart in business operations for many years, its limitations are becoming increasingly apparent as many organizations struggle to forecast and plan accurately or with agility.
BARC’s survey revealed that 70% of business challenges are data and backend-related, underscoring the need for solutions that address these aspects. Yet, even with more companies investing in specialized planning products, 23% of companies still primarily use Excel.
The Business Benefit Index (BBI) from BARC serves as a critical tool to gauge satisfaction levels with a particular solution, taking into account whether businesses have met their objectives. Despite its popularity, Excel consistently scores low on the BBI due to its inherent limitations.
In contrast, solutions like Unit4, with high BBI scores, illustrate the benefits of prioritizing product functionality, flexibility, transparency, integration, resource utilization, and decision-making.
BARC’s user survey at a glance:
- 81% of surveyed users rate Unit4 FP&A’s analytic capabilities as very good or good (compared to 78% for the average planning tool.)
- 66% of surveyed users chose Unit4 FP&A for its planning capabilities (compared to only 37% for the average planning tool)
- 41% of surveyed users chose Unit4 FP&A because of its price-performance ratio (compared to 34% for the average planning tool
- 66% of surveyed users chose Unit4 FP&A for its flexibility (compared to only 51% for the average planning tool)
- Overall, Unit4 FP&A achieved 17 leading positions when compared to 5 different peer groups
5 reasons Excel isn’t appropriate to handle enterprise-level financial data
While Excel is useful for personal productivity and can be used at the presentation level, it isn't designed to manage the complexities of a core database for a planning process – here’s why.
1. Excel presents an obstacle to collaboration
Excel creates a roadblock for collaboration in two areas, both collaboration within a finance team, and collaboration with other departments. Both kinds of collaboration are necessary not just for operational efficiency but for informed strategic decisions.
Firstly, a standalone or locally saved Excel spreadsheet cannot be accessed by multiple team members at one time. This can lead to version control issues, or siloed data sheets that have discrepancies. Accurate data is paramount to the performance of the financial function, and when your systems lead to error they should be reassessed.
Secondly, the nature of Excel can lead to a compartmentalized financial function. A Cloud-based FP&A tool can create a single source of truth for data, rather than data siloes, which allows a finance team to take other departmental and operational data into account.
This integration of organizational data doesn’t just optimize forecasting and reporting, but makes these insights accessible to all departments, boosting collaboration as well as communication.
Research has suggested that a modern financial function should be strategic and not just supportive, and Excel’s system discourages this holistic view of finances and wider strategic analysis. The shift towards self-service planning underscores this fact.
2. Excel has limited data-handling capabilities
A huge misconception about Excel is that it isn’t a database at all, its capabilities fall short of the term. In other words, Excel isn’t great for managing larger data sets.
As an organization grows and gains larger data analysis requirements Excel will again fall short. Excel’s limit of 1,048,576 rows and 16,384 columns highlights the fact it was never made to handle large data sets and would be inefficient for a large, or even mid, scale enterprise.
Moreover, as data analysis requirements grow as an organization does, frequent, accurate, and efficient data analysis processes must be prioritized and it’s clear that Excel won’t be able to satisfy these needs.
Modern FP&A solutions are designed to handle large data sets and provide advanced analytics capabilities, enabling the financial function to be strategic and accurate. Excel can struggle with the most basic data management issues when data sets grow.
3. Data consolidation time is greatly increased with Excel
As we mentioned, efficiency and accuracy are pivotal to the success of a financial function. If basic data entry tasks take up most of the working hours of your finance team, it can present a serious blockade to strategic tasks like forecasting and reporting, not to mention analysis.
Manual data consolidation takes up large amounts of time – including manually compiling data into reports, charts, slides, and spreadsheets, as well as ensuring this data is up to date. This will not only reduce the time financial teams can spend on strategic tasks but will also affect energy and productivity levels.
Consider that Excel is a simple spreadsheet application, which puts most of the work on the user. In the modern day, many modern FP&A tools can allow for modern innovations such as AI and other automation to make small tasks quick, easy, and accurate, and even offer other capabilities on top of this.
With a global shortage of qualified accountants, which WSJ reports is growing and is now being referenced in organizational financial statements, organizations now need tools to optimize the productivity of the financial talent they currently have.
Moreover, the modern talent that exists expects more advanced capabilities of the software they use, and it can be hard to attract this talent with basic data entry tasks, rather than opportunities for strategic analysis.
4. Excel has limited reporting capabilities
The collaborative ability of a finance team is clearly inhibited with Excel, and this is even more clear in its limited reporting capabilities. Other teams in an organization require timely reporting capabilities on finances for things like budgets, and even sales opportunities can be lost due to slow data processing times.
Creating reports from Excel is already time-consuming but when aggregated with already time-consuming data entry tasks, it’s hard to ensure reports are insightful, or even accurate. Pivot tables can be useful for aggregating data but then issues can arise when the end-user is comfortable with ‘slice and dice’ data techniques.
Moreover, the modern FP&A tools that already exist can create reports automatically with intelligent AI and even update budgets in real-time, allowing the financial function to be strategic, as well as accurate.
5. Excel can create security vulnerabilities
Sure, accuracy and efficiency are paramount to success, but without secure systems, the whole process is undermined. The financial health of businesses hinge on the accuracy and trustworthiness of their data, illustrating that Excel may no longer be the most reliable tool
Excel is made for single-user use so for other key members of a team to access the same spreadsheet links must be shared constantly which creates a huge risk, rather than the ability to track trusted users and audits through the Cloud.
Excel files are often stored on individual computers or portable memory sticks, which can lead to security and control issues. Excel files can be easily shared, leading to data breaches and other security risks. FP&A tools on the Cloud are often secured by trusted Cloud servers that protect information.
How Unit4 can help you swap Excel for a modern FP&A function
It’s clear that Excel is no longer compatible with the modern working world - cybersecurity is undermined, workflow issues abound, and collaboration takes a big hit, to name only a few inefficiencies.
Unit4’s integrated and Cloud-based FP&A product can solve these issues, provide security for your finances, allow teams to collaborate seamlessly, and automate manual data entry tasks to allow your current finance personnel to use their expertise to inform corporate strategy.
Consult any of our assets to hear more about our FP&A product or hear from impartial analyst BARC why they have ranked our FP&A among the top 3 for customer satisfaction.
Alternatively, listen on-demand to my webinar with BARC where we discuss their report, and how Excel compares to Unit4 FP&A.