Skip to main content

5 redenen waarom Excel niet langer een geschikte tool is voor FP&A voor moderne organisaties

van  januari 26, 2024 | 5 min leestijd

Toen Microsoft Excel voor het eerst werd uitgebracht, was het een revolutie in de financiële wereld, maar de tijden zijn veranderd. Als recente jaren ons iets hebben geleerd, is het dat moderne uitdagingen moderne oplossingen vereisen, en degenen die digitale transformatie via de Cloud omarmen, hebben efficiëntere processen dan degenen die vastzitten in verouderde systemen. In deze blog zullen we bespreken waarom Excel inefficiënties heeft en waarom moderne organisaties moeten overstappen om concurrerend en efficiënt te blijven.  

1. Excel vormt een obstakel voor samenwerking  

Excel vormt een belemmering voor samenwerking op twee gebieden, zowel samenwerking binnen een financieel team als samenwerking met andere afdelingen. Beide vormen van samenwerking zijn niet alleen nodig voor operationele efficiëntie, maar ook voor geïnformeerde strategische beslissingen.  

Ten eerste kan een Excel-spreadsheet niet door meerdere teamleden tegelijk worden geopend. Dit kan leiden tot problemen met versiebeheer of gegevensbladen die niet consistent zijn. Nauwkeurige data is van essentieel belang voor de prestaties van de financiële functie, en wanneer systemen leiden tot fouten, moeten ze worden heroverwogen.  

Ten tweede kan de aard van Excel leiden tot een geïsoleerde financiële functie. Een op de cloud gebaseerde FP&A-tool kan een enkele bron van waarheid voor gegevens creëren, in plaats van gegevenssilo's, waardoor een financieel team rekening kan houden met gegevens van andere afdelingen en operationele gegevens. 

Dit 360-gradenoverzicht van organisatorische gegevens maakt betere prognoses en verreikende analyses voor rapporten mogelijk. Onderzoek heeft gesuggereerd dat een moderne financiële functie strategisch moet zijn en niet alleen ondersteunend, en het systeem van Excel ontmoedigt dit holistische beeld van financiën en bredere strategische analyse. 

2. Excel heeft beperkte mogelijkheden voor gegevensverwerking 

Een groot misverstand over Excel is dat het helemaal geen database is; de mogelijkheden ervan vallen tekort. Met andere woorden, Excel is niet geweldig voor het beheren van grotere datasets. Naarmate een organisatie groeit en grotere eisen stelt aan gegevensanalyse, zal Excel opnieuw tekortschieten.  

Bovendien moeten nauwkeurigheid en efficiëntie worden geprioriteerd naarmate de gegevensanalysevereisten met een organisatie toenemen, en het is duidelijk dat Excel niet aan deze behoeften kan voldoen. Moderne FP&A-oplossingen zijn ontworpen om grote gegevenssets te verwerken en geavanceerde analysemogelijkheden te bieden, zodat de financiële functie strategisch en nauwkeurig kan zijn. Excel kan worstelen met de meest elementaire gegevensbeheerproblemen wanneer gegevenssets groeien.  

3. De tijd voor gegevensconsolidatie wordt aanzienlijk verlengd met Excel 

Zoals we al hebben vermeld, zijn efficiëntie en nauwkeurigheid van cruciaal belang voor het succes van een financiële functie. Als basistaken voor gegevensinvoer het grootste deel van de werktijd van uw financiële team in beslag nemen, kan dit een ernstige belemmering vormen voor strategische taken zoals prognoses en rapportage, laat staan analyse.  

Overweeg dat Excel een eenvoudige spreadsheettoepassing is, wat het meeste werk bij de gebruiker legt. In de moderne tijd zijn er veel moderne FP&A-tools die moderne innovaties zoals AI en andere automatisering mogelijk maken om kleine taken snel, eenvoudig en nauwkeurig te maken, en zelfs andere mogelijkheden daarbovenop bieden.  

Met een wereldwijd tekort aan gekwalificeerde accountants moeten we onze huidige middelen beter gebruiken, en simpelweg meer accountants inhuren is geen efficiënte oplossing, of zelfs mogelijk op de huidige arbeidsmarkt.  

Bovendien verwacht het moderne talent dat bestaat meer geavanceerde mogelijkheden van de software die ze gebruiken, en het kan moeilijk zijn om dit talent aan te trekken met eenvoudige taken voor gegevensinvoer, in plaats van kansen voor strategische analyse. 

4. Excel heeft beperkte rapportagemogelijkheden  

De samenwerkingsmogelijkheden van een financieel team worden duidelijk belemmerd door Excel, en dit is nog duidelijker bij de beperkte rapportagemogelijkheden. Andere teams in een organisatie hebben tijdige rapportagemogelijkheden nodig voor financiën, bijvoorbeeld voor budgetten, en zelfs verkoopkansen kunnen verloren gaan door trage verwerkingstijden van gegevens.  

Rapporten maken vanuit Excel is al tijdrovend, maar als dit wordt gecombineerd met al tijdrovende taken voor gegevensinvoer, is het moeilijk om ervoor te zorgen dat rapporten inzichtelijk of zelfs nauwkeurig zijn. 

Bovendien kunnen moderne FP&A-tools die al bestaan rapporten automatisch genereren met intelligente AI en zelfs budgetten in realtime bijwerken, zodat de financiële functie strategisch kan zijn, evenals nauwkeurig. 

Click to read FP&A product brochure (NL) (gated)

5. Excel kan beveiligingskwetsbaarheden creëren 

 Natuurlijk zijn nauwkeurigheid en efficiëntie van het grootste belang voor succes, maar zonder veilige systemen wordt het hele proces ondermijnd.Excel is gemaakt voor gebruik door één gebruiker, dus voor andere belangrijke leden van een team om dezelfde spreadsheet te openen, moeten voortdurend links worden gedeeld, wat een groot risico creëert, in plaats van de mogelijkheid om vertrouwde gebruikers en audits bij te houden via de Cloud.  

Excel-bestanden worden vaak op individuele computers opgeslagen, wat kan leiden tot beveiligings- en controleproblemen. Excel-bestanden kunnen eenvoudig worden gedeeld, wat kan leiden tot gegevenslekken en andere beveiligingsrisico's. FP&A-tools in de Cloud worden vaak beveiligd door vertrouwde Cloud-servers die informatie beschermen.  

Hoe Unit4 je kan helpen Excel te vervangen door een moderne FP&A oplossing 

Het is duidelijk dat Excel niet langer compatibel is met de moderne werkomgeving. Cybersecurity is het voorbijgestreefd, het veroorzaakt workflowproblemen en het is niet bedoeld om samen te werken.   

Unit4's geïntegreerde en cloud gebaseerde FP&A-product kan deze problemen oplossen, beveiliging bieden, finance teams naadloos laten samenwerken en handmatige gegevensinvoertaken automatiseren, zodat je medewerkers hun expertise kan gebruiken om de bedrijfsstrategie te informeren.  

Raadpleeg een van onze bronnen om meer te weten te komen over ons FP&A-product of luister naar de analisten van BARC waarom ze ons FP&A-product hebben gerangschikt bij de top 3 voor klanttevredenheid. 

Schrijf je in voor de nieuwsbrief en blijf op de hoogte

Oliver Sullivan

Oliver Sullivin

Sales Growth Director - Global FP&A

Oliver joined Unit4 in 2020 and is the Director of Sales Growth for Unit4 FP&A globally.  Oliver has also worked as the Global Head of Solution Consulting at Unit4 and has more than 20 years’ experience in transforming organizational planning, analysis and reporting processes.