Pourquoi Excel n'est plus un outil de FP&A adapté aux entreprises modernes

Dans un récent webinar intitulé « Pourquoi Excel n'est-il plus un outil de FP&A adapté aux entreprises modernes ? », des experts ont échangé sur les limitations d'Excel et du besoin urgent d'une approche plus moderne de la planification et de l'analyse financières. 

Dans ce webinar, Stefan Sexl, analyste et membre de BARC, Oliver Sullivin, FP&A Growth Director chez Unit, et Michael Lengenfelder, Head of FP&A Product Management, discutent de la technologie obsolète des feuilles de calcul, y compris des problèmes graves tels que la perte de l'historique des versions, l'utilisation de données obsolètes ou inexactes, et les occasions manquées de tirer parti d'analyses avancées et de l'intégration d'autres sources de données. 

Voici les points saillants et les conclusions du webinar. 

Les lacunes d'Excel 

Excel a longtemps été l'outil de prédilection pour la FP&A en raison de sa familiarité, de sa flexibilité et de son accessibilité. Cependant, à mesure que les entreprises évoluent et que la complexité des données augmente, les lacunes d'Excel deviennent de plus en plus apparentes, puisqu'il s'agit essentiellement d'un outil de productivité personnelle. 

L'un des principaux défis d'Excel est sa susceptibilité aux erreurs potentielles, en particulier lorsqu'il s'agit de grands ensembles de données et de calculs ou de formules complexes. La saisie manuelle de données dans différentes versions de fichiers peut conduire à des prévisions et des rapports inexacts, ce qui nuit à la crédibilité de l'analyse financière et à la prise de décisions. 

Excel ne dispose pas des fonctionnalités collaboratives et des capacités en temps réel nécessaires aux processus modernes de planification et d'analyse financières. Les équipes financières doivent collaborer de manière transparente entre les différents services et sites, en partageant des informations et des données en temps réel. La nature statique d'Excel rend la collaboration difficile et entraîne souvent des problèmes de contrôle des versions, ce qui conduit à la confusion et aux retards dans la prise de décision. 

Un autre problème critique d'Excel est sa capacité limitée à gérer des analyses avancées et des modèles prédictifs. Alors que les entreprises s'efforcent d'obtenir un avantage concurrentiel grâce à des informations basées sur les données, elles ont besoin d'outils sophistiqués pour analyser les données historiques, identifier les tendances et prévoir avec précision les performances futures. 

Les capacités d'analyse de base d'Excel sont insuffisantes à cet égard, obligeant les équipes financières à recourir à des solutions de contournement manuelles ou à investir dans des logiciels supplémentaires, ce qui complique encore le processus de FP&A. 

Le manque d'intégration d'Excel avec d'autres systèmes exacerbe le problème, nécessitant des imports et des exports de données manuels, qui prennent du temps et sont sujets aux erreurs. 

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Alors, quelle est la solution ? 

Les solutions modernes de FP&A s'intègrent parfaitement aux ERP, aux plateformes CRM et à d'autres applications d'entreprise. Ces solutions permettent aux équipes financières d'accéder à des données en temps réel provenant de sources multiples et de rationaliser leurs processus d'analyse. 

Les experts ont souligné la nécessité pour les entreprises modernes d'adopter des logiciels dédiés à la FP&A et adaptés à leurs besoins spécifiques. Ces solutions offrent des fonctionnalités avancées telles que la consolidation automatisée des données, la modélisation de scénarios, l'analyse prédictive et les tableaux de bord interactifs, permettant aux équipes financières de générer des informations exploitables rapidement et efficacement. 

Les logiciels modernes de FP&A sont conçus pour favoriser la collaboration, permettant aux professionnels de la finance de travailler ensemble de manière transparente, quel que soit leur emplacement. Les plateformes Cloud facilitent la collaboration en temps réel, garantissant à chacun un accès aux données et aux informations les plus récentes, ce qui améliore la prise de décision et stimule les performances de l'entreprise. 

Résumé des points clés à retenir 

• Limites d'Excel pour la FP&A : Excel n'est pas un outil idéal pour l’élaboration budgétaire et le pilotage de la performance dans les entreprises modernes en raison de ses limitations, telles que la gestion des versions, le manque de sécurité, la forte consommation de ressources et la difficulté à apporter des modifications avec agilité en cas de délais. 
• Problèmes de responsabilité : le manque de responsabilité et de transparence d'Excel peut conduire à des erreurs importantes, comme le montre l'exemple de l'Autriche, où une erreur Excel a conduit à la déclaration d'une mauvaise personne comme vainqueur de l'élection à la direction d'un parti politique. 
• Utilisation persistante : malgré l'augmentation de l'utilisation de produits de planification spécialisés, un nombre important d'entreprises (23 %) utilisent encore fréquemment Excel pour la planification et la budgétisation, l'utilisation étant plus élevée chez les utilisateurs finaux qui doivent fournir des données (48-60 %). 
• Excel et les entreprises à la traîne : les entreprises qui utilisent Excel pour leurs besoins de planification sont plus susceptibles d'être à la traîne ou d'avoir des processus de planification en retard. 
• Sélection d'une solution de FP&A : les intervenants ont souligné l'importance des critères fonctionnels dans le choix d'une solution de FP&A. Ils ont constaté une tendance à la prévision plutôt qu'à la planification, ce qui nécessite des bases de données moins complexes et davantage de fonctionnalités, de scénarios et de simulations. 
• Excel vs. solution FP&A : bien qu'Excel soit considéré comme rentable, il présente des lacunes dans des domaines tels que l'amélioration de la transparence de la planification, la réduction des ressources nécessaires à la planification et l'amélioration de l'intégration de la planification aux rapports. Les avantages du passage à une solution de FP&A dédiée comprennent à la fois des aspects tangibles, tels que la réduction des besoins en ressources et l'amélioration de la gestion des processus, et des aspects intangibles, tels que la prise de meilleures décisions commerciales et la confiance dans vos données. 

« Bien qu'Excel soit un outil utile pour certaines tâches, il ne convient pas comme base de données principale pour un processus de planification. Ses limitations, telles que le manque de sécurité, la forte consommation de ressources et la difficulté à apporter des modifications, peuvent entraîner des problèmes importants à long terme. Les entreprises qui s'appuient fortement sur Excel pour leurs besoins de planification sont plus susceptibles d'être à la traîne en termes de processus de planification. On ne soulignera jamais assez l'importance des critères fonctionnels dans le choix d'une solution de FP&A. » 

Conclusion 

Si Excel est un outil de planification et d'analyse financière de base depuis des décennies, ses limites deviennent de plus en plus apparentes. Les entreprises modernes doivent reconnaître l'importance d'adopter des logiciels dédiés à la FP&A pour rester compétitives et prendre des décisions éclairées basées sur des données précises et récentes. 

En adoptant l'innovation et en investissant dans les bons outils, les équipes financières peuvent transformer leurs processus de FP&A, stimulant ainsi la croissance et la réussite de l'entreprise. 

Comment Unit4 peut accompagner votre entreprise 

Le logiciel Unit4 FP&A vous permet de réaliser des prévisions précises, de modéliser efficacement et de naviguer rapidement dans les incertitudes de la planification et de l'analyse financières. 

Grâce à une collaboration accrue et à des décisions rapides basées sur les données, vous pouvez vous libérer de la complexité et de la dépendance excessive envers les feuilles de calcul. Cela permet une meilleure intégration de la stratégie et des opérations, offrant ainsi une meilleure vision de l'entreprise. 

Vous pouvez en savoir plus sur notre suite de solutions ici, et vous pouvez regarder le webinar complet ici. 

When Microsoft Excel was first released - on September 30th, 1985 - it was a revelation in the financial community, but times have changed, and Excel cannot compete with the data demands of modern organizations. 

In a recent webinar, I discussed BARC’s recent report on Unit4 FP&A with Stefan Sexl of BARC, and Michael Lengenfelder of Unit4, which uncovers exactly why Unit4 FP&A is a better choice than Excel and why our customers choose our solution over other competitive offerings.

In today’s blog, we will summarize the report discussed in the webinar, as well as why modern organizations must move on from Excel to remain competitive and efficient. 

Don't miss this chance to learn how you can transform your financial planning and analysis with Unit4 Cloud FP&A.

Why modern organizations need advanced financial planning and analysis tools

While Excel has been a stalwart in business operations for many years, its limitations are becoming increasingly apparent as many organizations struggle to forecast and plan accurately or with agility.

BARC’s survey revealed that 70% of business challenges are data and backend-related, underscoring the need for solutions that address these aspects. Yet, even with more companies investing in specialized planning products, 23% of companies still primarily use Excel.

The Business Benefit Index (BBI) from BARC serves as a critical tool to gauge satisfaction levels with a particular solution, taking into account whether businesses have met their objectives. Despite its popularity, Excel consistently scores low on the BBI due to its inherent limitations.

In contrast, solutions like Unit4, with high BBI scores, illustrate the benefits of prioritizing product functionality, flexibility, transparency, integration, resource utilization, and decision-making.

BARC’s user survey at a glance:

• 81% of surveyed users rate Unit4 FP&A’s analytic capabilities as very good or good (compared to 78% for the average planning tool.)
• 66% of surveyed users chose Unit4 FP&A for its planning capabilities (compared to only 37% for the average planning tool)
• 41% of surveyed users chose Unit4 FP&A because of its price-performance ratio (compared to 34% for the average planning tool
• 66% of surveyed users chose Unit4 FP&A for its flexibility (compared to only 51% for the average planning tool)
• Overall, Unit4 FP&A achieved 17 leading positions when compared to 5 different peer groups

5 reasons Excel isn’t appropriate to handle enterprise-level financial data

While Excel is useful for personal productivity and can be used at the presentation level, it isn't designed to manage the complexities of a core database for a planning process – here’s why.

1. Excel presents an obstacle to collaboration

Excel creates a roadblock for collaboration in two areas, both collaboration within a finance team, and collaboration with other departments. Both kinds of collaboration are necessary not just for operational efficiency but for informed strategic decisions.

Firstly, a standalone or locally saved Excel spreadsheet cannot be accessed by multiple team members at one time. This can lead to version control issues, or siloed data sheets that have discrepancies. Accurate data is paramount to the performance of the financial function, and when your systems lead to error they should be reassessed.

Secondly, the nature of Excel can lead to a compartmentalized financial function. A Cloud-based FP&A tool can create a single source of truth for data, rather than data siloes, which allows a finance team to take other departmental and operational data into account. 

This integration of organizational data doesn’t just optimize forecasting and reporting, but makes these insights accessible to all departments, boosting collaboration as well as communication.

Research has suggested that a modern financial function should be strategic and not just supportive, and Excel’s system discourages this holistic view of finances and wider strategic analysis. The shift towards self-service planning underscores this fact.

2. Excel has limited data-handling capabilities

A huge misconception about Excel is that it isn’t a database at all, its capabilities fall short of the term. In other words, Excel isn’t great for managing larger data sets.

As an organization grows and gains larger data analysis requirements Excel will again fall short. Excel’s limit of 1,048,576 rows and 16,384 columns highlights the fact it was never made to handle large data sets and would be inefficient for a large, or even mid,  scale enterprise.

Moreover, as data analysis requirements grow as an organization does, frequent, accurate, and efficient data analysis processes must be prioritized and it’s clear that Excel won’t be able to satisfy these needs. 

Modern FP&A solutions are designed to handle large data sets and provide advanced analytics capabilities, enabling the financial function to be strategic and accurate. Excel can struggle with the most basic data management issues when data sets grow. 

3. Data consolidation time is greatly increased with Excel

As we mentioned, efficiency and accuracy are pivotal to the success of a financial function. If basic data entry tasks take up most of the working hours of your finance team, it can present a serious blockade to strategic tasks like forecasting and reporting, not to mention analysis. 

Manual data consolidation takes up large amounts of time – including manually compiling data into reports, charts, slides, and spreadsheets, as well as ensuring this data is up to date. This will not only reduce the time financial teams can spend on strategic tasks but will also affect energy and productivity levels.

Consider that Excel is a simple spreadsheet application, which puts most of the work on the user. In the modern day, many modern FP&A tools can allow for modern innovations such as AI and other automation to make small tasks quick, easy, and accurate, and even offer other capabilities on top of this.

With a global shortage of qualified accountants, which WSJ reports is growing and is now being referenced in organizational financial statements, organizations now need tools to optimize the productivity of the financial talent they currently have.

Moreover, the modern talent that exists expects more advanced capabilities of the software they use, and it can be hard to attract this talent with basic data entry tasks, rather than opportunities for strategic analysis. 

4. Excel has limited reporting capabilities

The collaborative ability of a finance team is clearly inhibited with Excel, and this is even more clear in its limited reporting capabilities. Other teams in an organization require timely reporting capabilities on finances for things like budgets, and even sales opportunities can be lost due to slow data processing times.

Creating reports from Excel is already time-consuming but when aggregated with already time-consuming data entry tasks, it’s hard to ensure reports are insightful, or even accurate.  Pivot tables can be useful for aggregating data but then issues can arise when the end-user is comfortable with ‘slice and dice’ data techniques.

Moreover, the modern FP&A tools that already exist can create reports automatically with intelligent AI and even update budgets in real-time, allowing the financial function to be strategic, as well as accurate.

5. Excel can create security vulnerabilities

Sure, accuracy and efficiency are paramount to success, but without secure systems, the whole process is undermined. The financial health of businesses hinge on the accuracy and trustworthiness of their data, illustrating that Excel may no longer be the most reliable tool

Excel is made for single-user use so for other key members of a team to access the same spreadsheet links must be shared constantly which creates a huge risk, rather than the ability to track trusted users and audits through the Cloud. 

Excel files are often stored on individual computers or portable memory sticks, which can lead to security and control issues. Excel files can be easily shared, leading to data breaches and other security risks. FP&A tools on the Cloud are often secured by trusted Cloud servers that protect information.

How Unit4 can help you swap Excel for a modern FP&A function

It’s clear that Excel is no longer compatible with the modern working world - cybersecurity is undermined, workflow issues abound, and collaboration takes a big hit, to name only a few inefficiencies.

Unit4’s integrated and Cloud-based FP&A product can solve these issues, provide security for your finances, allow teams to collaborate seamlessly, and automate manual data entry tasks to allow your current finance personnel to use their expertise to inform corporate strategy. 

Consult any of our assets to hear more about our FP&A product or hear from impartial analyst BARC why they have ranked our FP&A among the top 3 for customer satisfaction.

Alternatively, listen on-demand to my webinar with BARC where we discuss their report, and how Excel compares to Unit4 FP&A.