De fem främsta anledningarna till varför hanteringen och planeringen av kassaflödet är avgörande

Profit is vanity; cash is sanity

In other words, running out of cash from operations or reserves means an inability to pay suppliers for goods and services required to keep the business running. While profits can be accounted for in many ways, some more creative than others, it is impossible to misinterpret what is held at the bank or in cold, hard cash.

Cash flow is the critical engine that drives an organization's operations and growth. It is true that when cash runs out, a business can continue to exist purely on credit or other forms of lending, such as shareholder equity injections or director loans.

However, these inflows are not sustainable because they will stop when the risk of default (non-payment) becomes unacceptable to the lender or when the risk of losing capital investment becomes too high for equity owners.

An organization cannot use profit to trade; it uses cash. Therefore, like any other asset, cash needs to be appropriately managed and planned for. There are several reasons why organizations must pay close attention to their cash flow management and cash flow planning practices.

Yet the ultimate consequence of neglecting them is business failure and, in its most extreme form, a business ceasing to exist.

1. Optimizing cash utilization

Too much cash can be a problem, especially in an environment where the interest rate is negative, very low, or very high. It signals that the organization cannot find any productive use for its cash to help improve future performance.

Without cash flow monitoring, visibility, and insight into cash flow trends, it is impossible to optimize this situation.

Ultimately, this situation will not be allowed to persist since business owners will start to demand more significant cash disbursements such as increased dividends, share buybacks, or debt repayments.

Being involved in the corporate financial strategy process, FP&A can provide valuable support. Robust cash flow in financial management can help keep track of the day-to-day operations.

2. Funding short-term operations

Not having enough cash can lead to short-term liquidity issues. In this case, organizations might lose their reputation and damage relationships with suppliers and employees.

For example, an inability to meet payroll commitments will not satisfy staff. Normally, these risks would be managed by the financial management or treasury function, which leads the short-term cash flow forecast process.

FP&A teams can proactively work with the business and treasury function to be aware of potential action options that could be taken to avoid material liquidity issues.  For example, this could be to offer additional increased payment reminders to customers or incentives to accelerate the rate of incoming cash.

3. Meeting medium-term investment requirements

This is important to support the agreed business objectives. The main risk is an organization missing opportunities to meet future performance expectations.

If mismanaged, capital projects may be delayed and, in extreme cases, stopped. FP&A helps ensure a robust capital investment process is in place and a strong link between expenditure timings and the forecast process.

4. Avoiding the need for emergency cash

Emergency cash is likely to harm an organization’s reputation, lead to higher costs through interest payments, and enable financially secure competitors to mount tactical attacks to attract customers or gain market share.

FP&A teams can work with internal and external business stakeholders to ensure a clear communication strategy around the lack of cash in the organization and its potential impact on day-to-day operations. This is especially important for key customers and suppliers, who are most at risk of a competitive attack.

5. Avoid breaching covenants

Many organizations, especially private or small to medium-sized ones, have agreements with external funding institutes that require minimum cash flow levels. Breaching these can lead to severe penalties, including, at the more extreme end, taking control of assets or forcing the sale of assets at a distressed price.

For public companies, such insolvency can impact creditworthiness and make future financing costlier. FP&A teams need to ensure that the management team has full visibility of this risk as early as possible, along with associated contingency planning.

This will allow the office of the CFO to proactively present contingency plans to lenders so that together, they can explore constructive action options in a timely manner.

Cash flow is the lifeblood of an organization

Without sustained positive cash flow development, an organization will be at risk of becoming insolvent. To avoid this and any shorter-term liquidity issues, cash flow needs to be managed and planned for with as much attention as the P&L.

Harnessing and leveraging modern technology, especially adaptive and flexible financial management along with planning and forecasting tools, will help FP&A improve the organization's cash flow planning and management and thus help the organization to better navigate an ever-changing business environment.

Vinst är dröm – kontanter är verklighet

Med andra ord så kan en organisation som får slut på kontanter eller reserver inte betala sina leverantörer för de varor och tjänster som krävs för att hålla igång verksamheten. Vinster kan redovisas på många olika sätt, vissa mer kreativa än andra, men det är omöjligt att misstolka vad som faktiskt finns på bankkontot eller i fysiska medel. 

Kassaflödet är den fundamentala motorn som driver en organisations verksamhet och tillväxt. Det är i och för sig möjligt för en organisation att fortsätta existera när de likvida medlen tar slut genom att förlita sig på nya krediter, till exempel tillskott av aktiekapital eller lån från ledningen. 

Denna typ av inflöde är emellertid ohållbar eftersom den upphör när risken för utebliven betalning blir oacceptabel för långivarna eller då risken för att förlora kapitalinvesteringen blir för hög för aktieägarna.

En organisation kan helt enkelt inte använda vinst för att handla – kontanter är ett måste. Just därför är det nödvändigt att hantera och planera de likvida medlen på ett lämpligt sätt. Det finns åtskilliga anledningar till varför det är så viktigt för organisationer att fundera över sina rutiner för hantering och planering av kassaflöde. 

Den yttersta konsekvensen av att försumma denna viktiga affärsaspekt är att företaget går i konkurs och upphör att existera.

1.Optimera kontantanvändningen

För mycket kontanter kan vara ett problem i sig, särskilt i en miljö där räntan är antingen negativ, mycket låg eller mycket hög. Hög tillgång till likvida medel signalerar dessutom att organisationen inte kan hitta någon produktiv användning för dem.

I brist på övervakning, insyn och insikt i kassaflöde och trender blir det smått omöjligt att optimera situationen för att förbättra det framtida resultatet.

En sådan situation tillåts inte länge eftersom ledningen kommer att börja kräva mer betydande kontantutbetalningar i form av ökade utdelningar, återköp av aktier eller återbetalning av skulder.

Genom att inkorporera en FP&A-lösning i den finansiella strategin får man tillgång till ett värdefullt stöd. Detta säkerställer att den ekonomiska förvaltningen vilar på ett robust kassaflöde som underlättar den dagliga verksamheten.

Click to read Streamline operations and increase profitability (Gated)

2.Kortsiktig finansiering

Brist på tillräckligt med kontanter kan leda till kortsiktiga likviditetsproblem. Om detta inträffar är det möjligt att organisationen får dåligt rykte och att relationen med leverantörerna och medarbetarna skadas. 

En oförmåga att betala ut löner kommer till exempel att skapa en högst missnöjd personalstyrka. Normalt hanteras dessa risker av ekonomiavdelningen, som övervakar prognostiseringen av kortsiktiga kassaflöden. 

FP&A-teamet kan proaktivt samarbeta med verksamheten och ekonomiavdelningen för att identifiera och utvärdera möjliga åtgärder som kan vidtas för att undvika allvarliga likviditetsproblem. Det kan till exempel handla om att skicka extra betalningspåminnelser till kunder eller erbjuda incitament för att påskynda inbetalningar.

3.Investeringskrav på medellång sikt

Detta är viktigt för att kunna möta de överenskomna affärsmålen. Den största risken för en organisation är att de inte lyckas uppfylla förväntningarna på framtida resultat.

Undermålig hantering kan leda till att investeringsprojekt försenas, och i värsta fall stoppas. FP&A bidrar till att säkerställa att det finns en robust kapitalinvesteringsprocess på plats och att kopplingen mellan schemalagda utgifter och prognoser är korrekt.

4.Undvik behovet av nödkontanter

Det är mycket möjligt att användningen av nödkontanter skadar en organisations rykte, leder till högre kostnader på grund av räntebetalningar och att ekonomiskt sunda konkurrenter kan locka över kunder eller ta nya marknadsandelar.

FP&A-team kan arbeta med både interna och externa affärsintressenter för att skapa en tydlig kommunikationsstrategi kring bristen på kontanter och den inverkan det kan ha på den dagliga verksamheten. Detta är särskilt viktigt när det gäller nyckelkunder och leverantörer eftersom det är dem konkurrenterna riktar in sig på först.

5.Undvik avtalsbrott

Många organisationer, särskilt egenskilda firmor och små till medelstora företag, har avtal med externa finansieringsinstitut som kräver miniminivåer för kassaflöde. Om man bryter mot villkoren kan det leda till stränga påföljder, inklusive att den externa parten tar kontroll över tillgångar eller tvingar fram en försäljning av dem till nedsatta priser. 

För börsnoterade företag kan insolvens påverka kreditvärdigheten och göra den framtida finansieringen ännu dyrare. Det är viktigt att FP&A-teamen säkerställer att ledningsgruppen har full insyn i risken så tidigt som möjligt och att det finns lämplig beredskapsplanering.

Detta göra det möjligt för ekonomifunktionen att proaktivt presentera beredskapsplanerna för långivare så att man gemensamt kan utforska konstruktiva åtgärder i god tid.