De fem främsta anledningarna till varför hanteringen och planeringen av kassaflödet är avgörande

Vinst är dröm – kontanter är verklighet

Med andra ord så kan en organisation som får slut på kontanter eller reserver inte betala sina leverantörer för de varor och tjänster som krävs för att hålla igång verksamheten. Vinster kan redovisas på många olika sätt, vissa mer kreativa än andra, men det är omöjligt att misstolka vad som faktiskt finns på bankkontot eller i fysiska medel. 

Kassaflödet är den fundamentala motorn som driver en organisations verksamhet och tillväxt. Det är i och för sig möjligt för en organisation att fortsätta existera när de likvida medlen tar slut genom att förlita sig på nya krediter, till exempel tillskott av aktiekapital eller lån från ledningen. 

Denna typ av inflöde är emellertid ohållbar eftersom den upphör när risken för utebliven betalning blir oacceptabel för långivarna eller då risken för att förlora kapitalinvesteringen blir för hög för aktieägarna.

En organisation kan helt enkelt inte använda vinst för att handla – kontanter är ett måste. Just därför är det nödvändigt att hantera och planera de likvida medlen på ett lämpligt sätt. Det finns åtskilliga anledningar till varför det är så viktigt för organisationer att fundera över sina rutiner för hantering och planering av kassaflöde. 

Den yttersta konsekvensen av att försumma denna viktiga affärsaspekt är att företaget går i konkurs och upphör att existera.

1.Optimera kontantanvändningen

För mycket kontanter kan vara ett problem i sig, särskilt i en miljö där räntan är antingen negativ, mycket låg eller mycket hög. Hög tillgång till likvida medel signalerar dessutom att organisationen inte kan hitta någon produktiv användning för dem.

I brist på övervakning, insyn och insikt i kassaflöde och trender blir det smått omöjligt att optimera situationen för att förbättra det framtida resultatet.

En sådan situation tillåts inte länge eftersom ledningen kommer att börja kräva mer betydande kontantutbetalningar i form av ökade utdelningar, återköp av aktier eller återbetalning av skulder.

Genom att inkorporera en FP&A-lösning i den finansiella strategin får man tillgång till ett värdefullt stöd. Detta säkerställer att den ekonomiska förvaltningen vilar på ett robust kassaflöde som underlättar den dagliga verksamheten.

Click to read Streamline operations and increase profitability (Gated)

2.Kortsiktig finansiering

Brist på tillräckligt med kontanter kan leda till kortsiktiga likviditetsproblem. Om detta inträffar är det möjligt att organisationen får dåligt rykte och att relationen med leverantörerna och medarbetarna skadas. 

En oförmåga att betala ut löner kommer till exempel att skapa en högst missnöjd personalstyrka. Normalt hanteras dessa risker av ekonomiavdelningen, som övervakar prognostiseringen av kortsiktiga kassaflöden. 

FP&A-teamet kan proaktivt samarbeta med verksamheten och ekonomiavdelningen för att identifiera och utvärdera möjliga åtgärder som kan vidtas för att undvika allvarliga likviditetsproblem. Det kan till exempel handla om att skicka extra betalningspåminnelser till kunder eller erbjuda incitament för att påskynda inbetalningar.

3.Investeringskrav på medellång sikt

Detta är viktigt för att kunna möta de överenskomna affärsmålen. Den största risken för en organisation är att de inte lyckas uppfylla förväntningarna på framtida resultat.

Undermålig hantering kan leda till att investeringsprojekt försenas, och i värsta fall stoppas. FP&A bidrar till att säkerställa att det finns en robust kapitalinvesteringsprocess på plats och att kopplingen mellan schemalagda utgifter och prognoser är korrekt.

4.Undvik behovet av nödkontanter

Det är mycket möjligt att användningen av nödkontanter skadar en organisations rykte, leder till högre kostnader på grund av räntebetalningar och att ekonomiskt sunda konkurrenter kan locka över kunder eller ta nya marknadsandelar.

FP&A-team kan arbeta med både interna och externa affärsintressenter för att skapa en tydlig kommunikationsstrategi kring bristen på kontanter och den inverkan det kan ha på den dagliga verksamheten. Detta är särskilt viktigt när det gäller nyckelkunder och leverantörer eftersom det är dem konkurrenterna riktar in sig på först.

5.Undvik avtalsbrott

Många organisationer, särskilt egenskilda firmor och små till medelstora företag, har avtal med externa finansieringsinstitut som kräver miniminivåer för kassaflöde. Om man bryter mot villkoren kan det leda till stränga påföljder, inklusive att den externa parten tar kontroll över tillgångar eller tvingar fram en försäljning av dem till nedsatta priser. 

För börsnoterade företag kan insolvens påverka kreditvärdigheten och göra den framtida finansieringen ännu dyrare. Det är viktigt att FP&A-teamen säkerställer att ledningsgruppen har full insyn i risken så tidigt som möjligt och att det finns lämplig beredskapsplanering.

Detta göra det möjligt för ekonomifunktionen att proaktivt presentera beredskapsplanerna för långivare så att man gemensamt kan utforska konstruktiva åtgärder i god tid.