Från manuellt till automatiserat: Effektivisera fakturahanteringen med Unit4 Accounting Prediction Service
Som Product Marketing Manager på Unit4 diskuterar jag ofta med ekonomichefer om de återkommande utmaningar som bromsar deras arbete. En fråga som ofta återkommer är hur mycket tid som egentligen går åt till att hantera fakturor utan inköpsorder.
I ett av våra webbinarier visade det sig att 66 % av verksamheterna lägger fem dagar eller mer varje månad på fakturahantering. Så mycket tid – och ändå ökar risken för misstag samtidigt som fokus flyttas bort från strategiskt arbete.
För att förstå hur organisationer kan bryta detta mönster tittade vi närmare på hur AI-driven automatisering kan förändra fakturahanteringen i grunden.
Här får du en sammanfattning av de viktigaste insikterna för att visa hur Accounting Prediction Service (APS) skapar ett smartare och betydligt mer effektivt sätt att arbeta med fakturor.
Utmaningarna med manuell fakturering
Manuell hantering av fakturor innebär en direkt belastning på både resurser och produktivitet. Processen präglas ofta av ineffektivitet som byggs på över tid.
När det gäller fakturor utan inköpsorder måste ekonomipersonalen ofta leta fram rätt konton i stora kalkylblad eller jaga information från andra avdelningar – något som skapar förseningar och bristande konsekvens i arbetet.
Data ger en tydlig bild av omfattningen. För organisationer som hanterar hundratals eller tusentals fakturor varje månad växer utmaningarna snabbt:
-
66 % av organisationerna uppger att de lägger fem dagar eller mer varje månad på fakturahantering
-
I genomsnitt tar det 5 minuter att kontera en enda faktura
-
15 % av fakturorna behöver göras om, vilket kan ta upp till 20 minuter per faktura
Upprepade korrigeringar påverkar kassaflödet, försvårar månadsbokslutet och tar tid från ekonomiteamet som borde ägnas åt mer värdeskapande arbete.
Upptäck Unit4 Accounting Prediction Service (APS)
För att lösa utmaningarna utvecklade vi Unit4 Accounting Prediction Service (APS).
APS är inte ett fristående verktyg som kräver komplex integration eller att medarbetarna lär sig ännu ett nytt system. Istället är APS en AI-driven molntjänst som är fullt inbyggd i Unit4 ERP. Syftet är att på ett smart sätt förutsäga och fylla i bokföringskoder för fakturor utan inköpsorder.
Genom att använda artificiell intelligens tar APS bort manuellt gissande och datainmatning vid kontering av fakturor. Förslagen visas direkt i den fakturavyn som medarbetarna redan arbetar i. Den sömlösa integrationen gör vägen till högre effektivitet både kort och enkel.
Så fungerar Unit4 APS
Först skapas och tränas en AI-modell baserad på organisationens historiska fakturadata. Det gör att prognoserna anpassas efter era leverantörer, kontostrukturer och affärsregler. När en ny faktura utan inköpsorder kommer in i flödet analyseras den och APS hämtar en prognos från den skräddarsydda modellen.
Information – som konto, kostnadsställe och projektdetaljer – fylls sedan i automatiskt i det vanliga gransknings- och attestfönstret. För att ge full insyn visas en säkerhetsnivå för varje prognos, vilket gör att användaren snabbt kan fatta beslut.
Medarbetarna behåller alltid kontrollen. Den som granskar kan när som helst justera, ändra eller ersätta AI-förslaget. Arbetssättet kombinerar farten i automatisering med tryggheten i mänsklig översyn. AI-modellen lär sig dessutom löpande av användarnas beslut och blir mer träffsäker ju fler fakturor som hanteras.
Tydliga fördelar med att använda Unit4 APS
Värdet av att införa APS märks snabbt. De teoretiska fördelarna med AI blir till konkreta resultat för ekonomiavdelningen – siffrorna visar tydligt hur mycket effektivare arbetet kan bli.
Unit4 APS gör det möjligt att:
-
Minska det manuella arbetet med upp till 50 %
-
Snabba upp godkännandeflöden med 30 %
-
Nå 75 % automatiseringsgrad med hög träffsäkerhet inom bara några veckor
En av de största fördelarna är hur enkelt det är att komma igång. Funktionaliteten är inbyggd i de befintliga gränssnitten, vilket innebär att användarna arbetar vidare i samma vyer som tidigare – helt utan extra utbildning.
Dataintegritet är också en grundläggande princip. Vi vet hur känslig ekonomisk information är, och varje kund får därför en egen modell som enbart är åtkomlig för dem själva. Det garanterar att data alltid förblir privat och skyddad.
Ta nästa steg mot smartare fakturahantering
Manuell hantering av fakturor skapar ett tydligt flaskhalsproblem, men rätt teknik kan lösa det.
Unit4 Accounting Prediction Service erbjuder en integrerad, intelligent och säker lösning som ger omedelbart och mätbart värde. Genom att automatisera konteringen av fakturor utan inköpsorder frigörs tid för ekonomiavdelningen att fokusera på analys och strategi – inte administration.
Om du missade livesändningen och vill se APS i praktiken rekommenderar jag att du tittar på webbinariet för en fullständig demo, läser vårt faktablad eller kontaktar oss säljteam för mer information.
Håll dig uppdaterad
Populära bloggar
Missa inte de senaste Unit4-bloggarna
Registrera dig för branschinsikter och exklusivt innehåll