Zeit gewinnen: Wie Dienstleistungsunternehmen den Verwaltungsaufwand bewältigen
Die Dienstleistungsbranche steht vor einer Krise, über die nur wenige offen sprechen, die aber alle deutlich spüren: Die Zeit rinnt ihnen davon. Nicht durch strategische Aufgaben oder Innovationen für Kunden, sondern durch die Verwaltung. Und zwar massenhaft.
Eine neue, von Unit4 in Auftrag gegebene Studie von PAC (Pierre Audoin Consultants) belegt nun schwarz auf weiß, was viele in der Branche längst geahnt haben. Basierend auf Befragungen von 500 Führungskräften im Dienstleistungsbereich weltweit sind die Ergebnisse eindeutig, die Auswirkungen gravierend und die Chancen für Veränderungen bedeutend.
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Das Ausmaß des Problems
Die PAC-Studie zeigt: Fast ein Drittel (30%) der Dienstleistungsunternehmen kämpft regelmäßig mit Projektverzögerungen aufgrund operativer Ineffizienz. Nur 3% der Befragten gaben an, dass dies nie der Fall sei. Am stärksten betroffen sind IT-Dienstleister, bei denen 34% von regelmäßigen Störungen berichten.
Das sind keine bloßen Unannehmlichkeiten. Verzögerungen schaden der Kundenzufriedenheit, gefährden künftige Umsätze und verbreiten sich in Zeiten von Online-Rezensionen und Communities rasend schnell. Zudem fordern Kunden immer häufiger ergebnisorientierte Geschäftsmodelle statt der klassischen Abrechnung nach Aufwand. Operative Ineffizienz ist daher nicht nur ein Kostenfaktor, sondern eine existenzielle Bedrohung für das Geschäftsmodell selbst.
30%
der Dienstleistungsunternehmen
kämpfen regelmäßig mit Projektverzögerungen aufgrund operativer Ineffizienz
Zeitfresser im Arbeitsalltag
Eines der aufschlussreichsten Ergebnisse der Studie ist, wie viel Zeit Fachkräfte bei Dienstleistern mit Aufgaben verlieren, die keinerlei Wertschöpfung für den Kunden bieten.
Mehr als ein Viertel der Spezialisten mit Kundenkontakt (28%) verbringt über 30% der Arbeitswoche mit administrativen Tätigkeiten statt mit der eigentlichen Projektarbeit. In einer durchschnittlichen Woche gehen so mehr als 12 Stunden verloren. Bei IT-Dienstleistern ist das Problem noch gravierender: Hier wenden 34% der Mitarbeitenden an der Front mindestens 30% ihrer Zeit für Administration auf.
Die Studie zeigt zudem, dass Frontline- und Operations-Teams routinemäßig abends und am Wochenende arbeiten, um Aufgaben wie Ressourcenmanagement, Gehaltsabrechnung und Finanzberichterstattung rechtzeitig abzuschließen. Kontenabstimmung (37%), Projektkosten- und Rentabilitätsmanagement (37%) sowie die Terminplanung (36%) zwingen Teams regelmäßig zu Überstunden.
Die Ursachen liegen auf der Hand. Während Engpässe beim Periodenabschluss am häufigsten genannt werden, führen 59% der Organisationen inkonsistente Datenmodelle und 55% veraltete oder zu komplexe Prozesse und Technologien an. Das sind keine isolierten IT-Probleme, sondern strukturelle Defizite, die das gesamte Unternehmen belasten.
Die Kosten fragmentierter Daten und Nachbesserungen
Erschreckend ist nicht nur der reine Zeitverlust, sondern auch der hohe Anteil an Korrekturschleifen für Aufgaben, die eigentlich beim ersten Mal hätten gelingen sollen.
Über ein Drittel der Führungskräfte gibt zu, dass ihre Teams täglich oder wöchentlich Zeit mit der Korrektur von Daten in den Bereichen Finanzen, HR und Projektmanagement verbringen. Das Zeiterfassungsmanagement ist dabei der größte Zeitfresser: 47% der Firmen müssen hier regelmäßig nachbessern.
Dabei zeigt sich eine deutliche Kluft zwischen Unternehmen mit modernen Plattformen und solchen mit Altsystemen. Organisationen, die moderne, integrierte Cloud-Plattformen nutzen, wenden deutlich weniger Zeit für Korrekturen in der Finanzberichterstattung (29% vs. 37%) sowie in der Budgetierung und Prognose (28% vs. 36%) auf. Da jedoch nur ein Drittel der Dienstleister derzeit solche Plattformen nutzt, zahlt die Mehrheit jeden Tag eine vermeidbare „Produktivitätssteuer".
47%
der Unternehmen
müssen regelmäßig Zeit für Korrekturschleifen aufwenden
Die Argumente für eine Veränderung sind überzeugend. diva-e Conclusion konnte die Zeit für das Finanzreporting durch eine zentrale Datensicht über 12 Geschäftsbereiche hinweg von Tagen auf Minuten reduzieren. Canalta sparte jährlich 750.000 CA$ ein und eliminierte 25.000 Stunden manueller Dateneingabe durch die Standardisierung der Plattform über mehrere Marken hinweg.
Fragmentierte Daten sind kein bloßes Ärgernis, sondern ein Wettbewerbsnachteil.
Die menschliche Komponente
Der Produktivitätsverlust ist nicht nur ein finanzielles Problem, sondern auch ein personelles. Und im Dienstleistungssektor sind die Menschen das wichtigste Kapital.
Laut Studie glauben 59% der Organisationen, dass die Bindung ihrer besten Talente entscheidend für den kurzfristigen Erfolg sein wird. Dennoch bleiben die Bedingungen, die zur Abwanderung führen, weitgehend unangetastet. Besonders in einigen Segmenten ist die Herausforderung groß: Untersuchungen von Harvey Nash zeigten, dass 48% der Cybersicherheitsspezialisten planen, innerhalb der nächsten 12 Monate den Job zu wechseln.
Der 2025 Deloitte Global Gen Z and Millennial Survey ergab, dass fast 80% beider Gruppen davon überzeugt sind, dass KI bereits die Qualität ihrer Arbeit verbessert hat. Über 75% gaben an, dass KI zu einer besseren Work-Life-Balance beiträgt. Jüngere Fachkräfte erwarten Aufgaben ohne repetitive manuelle Tätigkeiten. Unternehmen, die dies nicht bieten können, werden im Wettbewerb um die besten Köpfe das Nachsehen haben.
Die persönlichen Kosten werden durch eine der aussagekräftigsten Statistiken der Studie deutlich: 62% der Führungskräfte geben an, dass sie die durch weniger Administration und Nachbesserungen gewonnene Zeit mit Familie und Freunden verbringen würden. Mehr als die Hälfte (55%) würde diese Zeit in die eigene Gesundheit und das Wohlbefinden investieren.
59%
der Dienstleister
glauben, dass die Bindung ihrer besten Talente entscheidend für den kurzfristigen Erfolg sein wird
Unternehmen, die hier ansetzen, erzielen messbare Erfolge. Die Change-Management-Beratung Nine Feet Tall verzeichnete im letzten Geschäftsjahr eine Fluktuationsrate von nur 5%, was deutlich unter dem Branchendurchschnitt liegt. Zudem würden 95% der Belegschaft das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen.
Der Weg in die Zukunft
Die PAC-Studie zeigt klar auf, was Führungskräfte tun müssen und viele wissen es bereits.
88% der Entscheidungsträger stimmen zu, dass die Implementierung einer einheitlichen, konsistenten Datenmanagement-Plattform den größten positiven Effekt auf die Prozesse ihrer Organisation hätte. Die Automatisierung repetitiver Aufgaben und eine bessere Datenintegration folgen dicht dahinter.
Über 60% der Führungskräfte erwarten von KI positive Auswirkungen auf Kernprozesse. Mehr als 30% rechnen sogar mit einem transformativen Effekt in den Bereichen Finanzen, HR und Projektmanagement. Doch KI-Ambitionen benötigen ein solides Fundament: Unternehmen brauchen saubere, konsistente Daten, um das wahre Potenzial von KI zu erschließen. Cloud-SaaS macht mittlerweile über 85% der gesamten Investitionen in Anwendungssoftware im Dienstleistungssektor aus (vor fünf Jahren waren es weniger als 70%). Dies zeigt die wachsende Erkenntnis, dass moderne Plattformen Ergebnisse in Wochen statt in Jahren liefern.
88%
der Entscheidungsträger
stimmen zu, dass eine einheitliche Datenmanagement-Plattform den größten positiven Effekt auf ihre Prozesse hätte
Unternehmen, die in moderne, integrierte Plattformen investieren, vermeidbare Aufgaben automatisieren und eine saubere Datenbasis schaffen, ziehen bereits an der Konkurrenz vorbei. Die Frage ist nicht, ob Dienstleister modernisieren müssen, sondern ob sie es sich leisten können, länger damit zu warten.
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Das komplette Whitepaper „Zeit gewinnen: Wie Dienstleister den administrativen Aufwand bewältigen" enthält detaillierte Umfrageergebnisse von 500 Führungskräften, Praxisbeispiele, einen Leitfaden für ein modernes digitales Fundament und Expertenanalysen zur Rolle von KI.
Laden Sie das vollständige PAC-Whitepaper herunter und erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen Zeit gewinnt, die Produktivität steigert und die operative Basis für nachhaltiges Wachstum schafft.
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