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Dématérialisation des processus et pilotage financier automatisé

Dématérialisation des processus et pilotage financier : ne passez pas à côté des vrais enjeux !

Posté(e) par  Hakim El Harti

A l’heure de la révolution numérique et de l’innovation constante, les directions financières et contrôleurs de gestion se projettent de plus en plus vers des reportings digitalisés, privilégiant ainsi des tableaux de bord basés sur la Data Visualisation et envisagent même d’intégrer l’Intelligence Artificielle dans leurs scénarios de prévisions budgétaires. Dans ce contexte, il est essentiel de se poser une question de fond : les données et processus de gestion sur lesquels reposent ces nouveaux outils de pilotage financier sont-ils suffisamment fiables et sécurisés ?

N’oublions pas que la matière première de toute démarche de pilotage de la performance ce sont les données opérationnelles. Les directions financières qui souhaitent ainsi jouer la carte de l’innovation en matière de pilotage financier doivent donc s’assurer au préalable de l’intégrité et de la pertinence des données extraites des applications métiers… C’est pour cela que les contrôleurs de gestion passent encore beaucoup de temps à collecter, contrôler voire corriger ces données dans des tableurs avant de les injecter dans leurs outils de consolidation, d’analyse et de création de tableaux de bord.

Toutes les innovations technologiques autour du pilotage financier ne doivent pas faire oublier la nécessité d’engager avant tout une démarche de dématérialisation et d’automatisation des processus comptables et opérationnels. Il est urgent de supprimer sa dépendance aux tableurs pour les données de base servant à établir les reportings.

 

Dématérialiser puis automatiser les processus de gestion est la base du pilotage financier !

Le terme « dématérialisation » évoque énormément de sujets. Même si l’on pense spontanément à l’échéance de 2020 où toute facture envoyée par une entreprise à un organisme public devra être dématérialisée, la dématérialisation consiste surtout à faire évoluer ses modes de fonctionnement pour supprimer toute lourdeur administrative et retrouver davantage d’agilité et d’efficacité !

Déjà généralisée dans les grands groupes et ETI, la dématérialisation des processus administratifs, comptables, achats et financiers s’accélère d’ailleurs vivement dans les PME du fait de ses nombreux avantages :

  • Des gains de temps avec une hausse de la productivité et notamment dans les échanges inter-entreprises ainsi que sur les temps de clôture comptable.
  • Des gains financiers : moins de frais annexes, de traitement, d’édition, de routage, etc. Des coûts de fidélisation clients en hausse (animations commerciales locales, intégration des promotions en mode web-to-store, click-to-collect, etc.).
  • Une plus grande sécurité des données : traçabilité des processus, réactivité et capacité de visualiser l’avancement, signature électronique, etc.

La dématérialisation des processus était déjà très répandue dans certaines fonctions des entreprises, notamment pour les processus achats ou RH, souvent pionniers en la matière. La création de partenariats collaboratifs et dématérialisés avec les fournisseurs permettait en effet de réduire les délais d’approvisionnement et les coûts administratifs tout en améliorant le contrôle interne grâce à l’intégrité d’un processus plus automatisé de « Purchase to Pay ».

Dématérialiser les processus n’est donc qu’une première étape vers davantage d’automatisation afin d’améliorer de manière significative la productivité des entreprises. Les entreprises qui font le choix d’une solution de gestion dans le Cloud et/ou en mode SaaS prennent d’ailleurs de l’avance pour créer un environnement informatique ouvert sur l’extérieur liant de manière sécurisée les processus et les données !

 

Comment garder le contrôle à l’heure de l’ubérisation des données ?

Les impacts de la transformation digitale conduisent désormais les équipes métiers à choisir elles-mêmes d’utiliser des applications disponibles dans le Cloud pour leurs activités opérationnelles et ce, sans forcément avoir à en informer la DSI.

DAF et DSI font ainsi face aujourd’hui à une « ubérisation des données » dans leur entreprise et perdent l’exclusivité voire le contrôle sur les applications utilisées. Comment est-il possible dans ces conditions de s’assurer de que la production d’un reporting financier automatisé repose sur des données fiables et pertinentes ?

D’autant plus que cette uberisation des données est parfois « encouragée » dans les entreprises qui cherchent par tous les moyens à retrouver un maximum d’agilité. En démocratisant la liberté dans l’utilisation des applications de gestion au nom de l’agilité, elles mettent parfois en péril l’intégrité de leurs données et de leurs reportings sans forcément pouvoir le mesurer précisément. A contrario, la gouvernance liée aux données analytiques à la source du pilotage financier ne doit pas non plus freiner l’agilité opérationnelle ! Il faut trouver les bons compromis tout en préservant une gouvernance claire des données.

Il est donc important de bien choisir sa solution de gestion comptable et financière, idéalement dans le Cloud, pour s’assurer qu’elle puisse à la fois dématérialiser et automatiser les processus mais également sécuriser l’intégration de données provenant de différentes sources, notamment d’applications Cloud.

Aujourd’hui, une solution ERP ou de gestion comptable et financière ne s’apprécie vraiment que si elle contribue à créer des reportings exploitant toutes les données disponibles dans le système d’information. Elle complète toutes les autres applications opérationnelles en intégrant leurs données dans ses structures analytiques.

C’est pourquoi on assiste de plus en plus à l’arrivée des Business Analysts, à la double compétence fonctionnelle et technique, dont l’objectif est de (re)donner de la valeur aux chiffres et d’aller chercher des données davantage qualitatives pour améliorer les prises de décisions… Ils contribuent ainsi à améliorer la culture financière à tous les étages de l’entreprise et cherchent à ce que la direction financière reste le chef d’orchestre des informations de gestion sur lesquelles reposent les indicateurs de performance et les processus de planification budgétaire ! 

 

 

Pour créer ensuite une démarche vertueuse dans son cycle d’élaboration budgétaire

Même si certains DAF vous diront qu’ils font leurs prévisions budgétaires à l’intuition, l’objectif de dématérialiser et d’automatiser les processus tout en préservant la nécessaire gouvernance des données est bien de créer un cercle vertueux dans le pilotage financier.

D’ailleurs, si certaines entreprises échouent dans leurs projets de planification budgétaire, c’est bien souvent parce qu’elles ne passent pas le cap de l’automatisation des processus et de la récupération des données opérationnelles. Elles n’arrivent pas à sortir du carcan de devoir réconcilier les chiffres dans des tableurs avant de pouvoir les exploiter.

Par contre, les entreprises dont les directions financières ont franchi le pas de l’intégration automatisée de données métiers de qualité, améliorent considérablement la qualité de leur pilotage financier et ont davantage de liberté pour tester des innovations technologiques dans leurs outils.

Elles créent ainsi un cercle vertueux au service du pilotage de la performance :

  • L’intégrité des reportings et KPI permet de les partager de manière automatisée et régulière à tous les décideurs voire tous les collaborateurs de l’entreprise.
  • Les contrôleurs de gestion disposent de davantage de temps pour analyser les données, en corréler certaines provenant de différentes sources afin de détecter d’éventuels signaux faibles le plus tôt possible.
  • Les équipes engagent une démarche d’amélioration continue où opérationnels et directions financières partagent les mêmes reportings qu’ils peuvent rectifier et faire évoluer en temps utiles.

L’entreprise aura alors la certitude de bénéficier de prévisions budgétaires toujours pertinentes pour accompagner durablement sa croissance.

Hakim El Harti

Hakim El Harti

As a Sales Account Manager, Hakim has 15 years of experience in the software industry. He has expertise in talking at CxO levels and enjoys providing organizations with custom ERP solutions. 

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