Blog
Les bons exemples de cahier des charges ERP

Cahier des charges ERP : les bons exemples à suivre dans les sociétés de services

Posté(e) par  Coralie Rieffel

A l’heure de la transformation digitale, nos business model et pratiques commerciales peuvent être bousculés rapidement et les besoins en termes de gestion opérationnelle évoluent très vite.  Nous sommes donc naturellement amenés à rechercher encore plus d’ agilité et d’efficacité dans nos systèmes d’information… Le cahier des charges ERP tel que nous l’avons connu jusqu’à maintenant, souvent très détaillé et particulièrement long à préparer, pourrait donner lieu à des projets trop complexes à mettre en place dans des délais parfois inadaptés.

En effet, certains ont encore tendance à confondre le cahier des charges avec le document de spécifications détaillées du projet, qui intervient normalement en seconde étape, suite au choix de la solution. Lorsque l’on cherche à tout anticiper dès l’étape du cahier des charges, la tendance peut pencher vers l’établissement d’une liste de toutes les fonctionnalités attendues dans l’entreprise, et l’on tombe bien souvent dans l’écueil de la « liste au père Noël ». Les projets ERP peuvent alors partir sur de mauvaises bases, si l’on peut l’exprimer ainsi.

L’objectif de rédiger un cahier des charges ERP est bien sûr de réussir son projet mais pas seulement… Il est désormais important de privilégier une nouvelle approche plus agile et plus innovante qui s’inscrit pleinement dans les nouvelles attentes des équipes métiers et DSI qui recherchent avant tout des projets Quick Win !

 

Pourquoi le cahier des charges ERP était-il indispensable jusqu’à maintenant ?

L’ERP ou le PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) est au cœur des processus opérationnels de l’entreprise dont il gère le bon fonctionnement quotidien. Par exemple, pour les sociétés de services, la dite solution intègre tous les processus liés : aux ventes, à la planification des projets, à la gestion des ressources, à l’intégration des frais et des temps, ainsi que ceux liés à la facturation, à l’intégration en comptabilité, l’établissement des prévisions financières, etc.

Bénéficier de fondations solides pour ce système transactionnel est donc indispensable. Dans cette optique, la rédaction d’un cahier des charges semble obligatoire pour vérifier que les solutions consultées répondent bien aux besoins exprimés... On ne peut pas se tromper pour le choix de son ERP !

Ce point est également indispensable pour que la DSI puisse présenter les contraintes techniques et fonctionnelles inhérentes au projet. En effet, au-delà de la description des besoins et fonctionnalités attendues, le cahier des charges ERP va présenter l’architecture technique du système d’information, les interfaces de données à créer et les formats techniques attendus. L’intégration entre l’ERP et la CRM est par exemple fondamentale pour une société de services. Le cahier des charges permet alors aux éditeurs ERP de prendre connaissance du contexte technique de l’entreprise et de vérifier quels seront les impacts en termes de charges et de délais pour le projet.

 

Un cahier des charges doit avant tout décrire les processus cibles de l’entreprise

Il doit servir à faire converger les besoins de l’entreprise avec les possibilités fonctionnelles et techniques de l’ERP qui sera sélectionné. L’éditeur qui va en prendre connaissance doit avant tout comprendre comment l’entreprise fonctionne, quels sont ses processus actuels et quels sont ses processus cibles.  En effet, la mise en place de l’ERP doit permettre d’améliorer la gestion opérationnelle mais également de renforcer la compétitivité de l’organisation (remporter des parts de marchés, optimiser la gestion des ressources, réaliser des projets rentables et facturer au plus juste…). L’analyse et la description des processus tels qu’ils existent et l’identification des points d’amélioration visés par la mise en place de l’ERP constituent certainement la partie la plus importante du cahier des charges.

Pour cela, il semble essentiel d’impliquer les utilisateurs métiers de différents services afin de pouvoir appréhender avec de la hauteur l’intégration que l’on attend entre les commerciaux, les opérations et la finance lors du cycle de vente d’un projet par exemple… Certains flux ne sont pas toujours informatisés faute d’outil informatique adapté, toutefois il est possible de les identifier comme points d’amélioration pour les inclure dans la description des processus cibles. Bien sûr, tous les processus n’ont pas la même importance et doivent être priorisés en fonction de leur criticité sous peine de conduire au principal écueil des cahiers des charges ERP : les listes de centaines de fonctionnalités qui détournent l’attention des vraies priorités !

 

La règle des 80/20 pour les fonctionnalités

L’enjeu n’est donc pas d’être exhaustif sur la description des besoins, en arrivant à des spécifications fonctionnelles trop détaillées et des grilles Excel de centaines de questions trop complexes à gérer. Nous devons voir les choses d’un autre œil. Etablir la liste de tous les besoins, même en les indiquant comme priorité secondaire, complexifie inutilement le cahier des charges ERP. Le risque est en effet la génération hâtive de développements spécifiques dans les réponses obtenues par les éditeurs qui souhaiteront « prendre leur précaution ».

Il faut appliquer la règle des 80/20 : prioriser les 80% des fonctionnalités qui sont réellement critiques et doivent être en standard dans l’ERP, et challenger les 20% restants pas forcément indispensables qui seraient susceptibles de conduire à des développements spécifiques voire le fameux « effet tunnel » rencontré dans les projets ERP trop complexes dont on ne voit jamais la fin. Beaucoup de chefs de projet ERP ont connu des situations dans aucune phase n’est jamais terminée puisqu’il semble toujours manquer quelque chose pour pouvoir passer à la suivante…

L’objectif du cahier des charges ERP est-il vraiment de pouvoir produire un document contractuel lorsqu’on recherchera les responsables en cas de retard dans la mise en place du projet ? Doit-on piloter le projet ERP par les risques ou par les objectifs que l’on souhaite atteindre ?

Les 80% de fonctionnalités essentielles doivent donc être priorisées et présentées sous forme de processus en phase avec les véritables objectifs du projet. Pour une société de service nous pourrions par exemple lister les suivants :

  • Améliorer la qualité des propositions projets en facilitant la capacité pour les commerciaux à s’appuyer sur les expériences projet précédentes,
  • Donner accès à des tableaux de bord de suivi en temps réel de la rentabilité des projets et de prévisions fiables pour prendre les bonnes décisions en cas d’imprévus,
  • Maximiser le taux de planification des ressources internes et minimiser le recours à la sous-traitance,
  • Facturer avec précision grâce à l’intégration automatique des données projets et des variables saisies (note de frais, saisie des temps…).

Pour vous aider à faire les bons choix, nous avons synthétisé les bonnes pratiques et les erreurs à éviter pour établir votre cahier des charges ERP. Vous pouvez découvrir dans cet ebook les approches pragmatiques et réussies des sociétés de services les plus innovantes :

 

Comment ne pas se tromper d’objectifs lors de la rédaction de votre cahier des charges ?

A trop concentrer les cahiers des charges ERP sur l’adéquation fonctionnelle détaillée, on perd de vue les principaux objectifs : pourquoi se lance-t’on dans le projet ERP ? Quels sont les avantages compétitifs que l’on souhaite obtenir après sa mise en place ? Et comment seront-ils par exemple mesurés en termes de pilotage commercial et financier ? Trop de projets se lancent aujourd’hui sur des bases de spécifications fonctionnelles complexes et en viennent à être pilotés par les délais plutôt que par les véritables enjeux pour limiter les retards !

Le cahier des charges ERP doit permettre à l’entreprise et aux éditeurs de se projeter dans le futur et de répondre aux bonnes questions… En effet, le choix de l’ERP valide un investissement à long terme, sur plusieurs années, qui doit être corrélé aux perspectives stratégiques de développement de votre société de services : croissance externe, diversification, etc. Bien que les directions générales et financières n’aient pas de boule de cristal pour prédire l’avenir, elles partagent la vision stratégique du développement de l’entreprise et maîtrisent les impératifs de gestion opérationnelle qui permettront de la soutenir. Cela ne doit pas conduire à choisir un ERP surdimensionné mais bien à faire le bon choix avec le meilleur compromis entre les objectifs concrets à atteindre après la mise en place et les principaux critères d’évolutivité auxquels la solution devra savoir répondre.

 

Alors, le cahier des charges ERP est-il encore utile ? Quels sont les (bons) exemples à suivre ?

Il est donc naturel de se poser parfois la question « Que reste-t’il d’essentiel à mettre dans un cahier des charges ERP ? ». En effet, il n’y a pas de modèle de document idéal déjà rédigé que l’on pourrait reproduire les yeux fermés pour l’ensemble des situations. Chaque entreprise est unique et c’est pour présenter ses particularités et ses objectifs compétitifs que le cahier des charges reste indispensable.

Les exemples sélectionnés dans notre guide pragmatique du cahier des charges ERP  nous mettent en valeur les éléments essentiels qui permettent de faire les bons choix tout en se projetant dans l’avenir :

  1. Recentrer le contenu sur le « pourquoi du projet » et les objectifs à atteindre,
  2. Décrire précisément ses processus en prenant des exemples de cas concrets et en les étayant de documents exemples, de captures d’écran, etc.
  3. Aborder son processus de sélection et la recherche des fonctionnalités attendues avec pragmatisme et agilité en priorisant les processus stratégiques,
  4. Anticiper la conduite du changement et l’implication des équipes projet,
  5. Analyser le TCO et le ROI du projet ERP dans une approche à long terme, directe et indirecte. 

Les meilleurs exemples de cahier des charges ERP laissent aussi une part de créativité dans les critères de sélection en proposant notamment aux éditeurs des questions ouvertes sur les enjeux et problématiques de l’entreprise pour qu’ils répondent en fonction de leur analyse, ou encore de leurs retours d’expériences.

Un autre bon exemple à suivre est de ne pas l’envoyer à trop de prestataires. Réaliser une analyse préalable des solutions ERP potentielles permet ensuite de se concentrer sur des évaluations plus qualitatives, plutôt que d’avoir comme objectif l’évaluation de tous les outils.

 

Le bon exemple des ateliers fonctionnels et workshops utilisateurs

Enfin, le bon exemple à suivre pour les sociétés de services est de demander à voir en démonstration des études de cas concrètes se reposant sur les processus de gestion décrits précédemment et illustrant ainsi comment la solution ERP pourra contribuer à l’atteinte des véritables objectifs du projet. Cela permet de ne pas se contenter de réponses partielles obtenues dans des grilles Excel mais de voir concrètement comment des cas de figure classiques seraient pris en compte dans la démonstration.

Il semblerait que les sociétés de services qui réussissent sont celles qui privilégient le pragmatisme dès l’étape du cahier des charges !

Coralie Rieffel

Coralie Rieffel

Experienced in selling complex and strategic cloud solutions, she has assisted small, medium and large size organizations in the deployment of solutions such as CRM – HR and ERP.

Now specialized in Professional Services Organizations (PSO) and using the latest technology, her role is to help organizations become more efficient and productive in order to meet their goals and objectives.

Highly Customer centric, she enjoys helping people in the deployment of solutions that enhance their business through increased operational efficiency.

Suivre linkedin


Newsletter