Je moet elk jaar weer plannen... (Deel 2/3): Wat je mag verwachten van gespecialiseerde planningsoplossingen

De eerste post in deze blogserie belichtte de problemen die op dit moment vaak optreden op het gebied van planning. Deze tweede post kijkt naar hoe professionele software-oplossingen het planningsproces efficiënt kunnen ondersteunen.

Het gebruik van gespecialiseerde software-oplossingen die taken ondersteunen is een beslissende succesfactor voor efficiënte planning, budgettering en forecasting op de lange termijn. Deze oplossingen bieden uitgebreide functionaliteit voor de voorbereiding, uitvoer en opvolging van planningsprocessen.

In tegenstelling tot Excel zijn gespecialiseerde software-oplossingen gebaseerd op een uniforme database voor actuele en planningsgegevens en een consistent datamodel, dat is gevuld met gegevens uit (operationele) bronsystemen via gedefinieerde data-integratieprocessen. Als ‘single point of truth’ creëert de centrale opslag van alle data één gezamenlijke databasis voor planning en andere business intelligence-applicaties, zoals rapportage, analyse en consolidatie. Op basis hiervan kan een planningsmodel dat alle deelplannen op flexibele wijze integreert, worden ontwikkeld. Dat model kan alles omvatten van strategische planning tot operationele deelplannen (bijv. sales, productie, HR) en de planning van financiële resultaten. Flexibele planningshorizons bieden de mogelijkheid om de planning voor de middellange tot lange termijn op te leveren en deze over te zetten naar de jaarlijkse budgetteringsactiviteiten. Wanneer plandata in de loop van het jaar worden bijgewerkt (forecasting), is het nodig om dit te vergelijken met de werkelijk gerealiseerde waarden. Op deze basis kunnen voorspellingen van waarschijnlijke toekomstige ontwikkelingen worden opgesteld. Om bedrijfsspecifieke planningsmodellen te modelleren, verschaffen gespecialiseerde software-oplossingen als Unit4 FP&A een hoge mate van flexibiliteit, zodat ook aan individuele behoeften kan worden voldaan.

Softwarefuncties moeten zowel top-down- als bottom-up-planningsactiviteiten op efficiënte wijze ondersteunen. Top-down-benaderingen worden vaak ingezet voor strategische planning en het plannen van financiële resultaten. Bottom-up-benaderingen worden gebruikt in geografisch gedistribueerde omgevingen, waar het meestal een kwestie is van plandata verzamelen uit verschillende delen van het bedrijf. Daarbij zijn vaak een groot aantal planners betrokken (bijv. sales- of kostenplanning). Functies die behulpzaam kunnen zijn bij top-down-planning zijn parameter- en structuursimulaties met scenariovergelijkingen, analyses en datadistributie ("splashing"). Bottom-upplanning wordt aan de andere kant ondersteund door functies voor procesbeheersing, waaronder statusmonitoring (workflow) en praktisch invoermogelijkheden voor plandata met behulp van verschillende clients (web, Excel enz.), waaronder ook validatie van gegevensinvoer.

Omdat planningsbehoeften snel kunnen veranderen, streven afdelingen er vaak naar om gegevensbehandeling flexibeler te maken en de onafhankelijkheid van centrale IT te vergroten (self-service). Daarom moeten softwaretools eenvoudig en gebruiksvriendelijk zijn. Er moet weinig training nodig zijn om snel resultaat te boeken. Om open te staan voor toekomstige behoeften moet een oplossing flexibele mogelijkheden bieden voor aanpassing, groei en ontwikkeling.

In de volgende post in deze serie kunt u lezen over de verbeteringen die bedrijven realiseren met behulp van specialistische planningstools, vooral ten opzichte van planning op basis van Excel.