Je moet elk jaar weer plannen... (Deel 3/3): De bedrijfsvoordelen van gespecialiseerde planningsoplossingen

In mijn vorige post besprak ik de voordelen en ondersteunende functies die gespecialiseerde softwareoplossingen bieden voor planning. In deze derde en laatste post lees je over de voordelen die bedrijven realiseren dankzij het gebruik van gespecialiseerde softwaretools voor planning.

In het algemeen worden alle planningsoplossingen ingezet om voordelen te behalen op verschillende gebieden en om betere beslissingen te nemen op basis van data. De KPI ‘Bedrijfsvoordelen’ die in het jaarlijkse onderzoek van BARC, ‘The Planning Survey’, wordt gebruikt, meet de voordelen en verbeteringen die zijn gerealiseerd dankzij het gebruik van gespecialiseerde planningsoplossingen. Zoals figuur 1 aangeeft, zijn de meest gebruikelijke verbeteringen:

• hogere transparantie van planning,
• betere integratie van planning met rapportage/analyse,
• betere kwaliteit van planningsresultaten en
• nauwkeuriger/meer gedetailleerde planning.

Voordelen als minder personeel, grotere concurrentievoorsprong en verlaagde kosten worden echter zelden gerealiseerd. En dat is begrijpelijk. Zelfs wanneer de beste planningsproducten op de markt worden ingezet, is er nog een hoge inspanning nodig en de tools kunnen veel ondersteuning bieden maar het proces niet volledig automatiseren. Desondanks vertegenwoordigen gespecialiseerde planningsoplossingen een grote tijdsbesparing vergeleken met andere benaderingen. De uren die eerst in handmatige handelingen gingen zitten, kunnen nu worden ingezet voor meer productieve activiteiten die waarde toevoegen (zoals scenariosimulatie, maatregelenplanning, risicobeoordelingen).

Figuur 1 benadrukt bovendien dat organisaties die gebruikmaken van gespecialiseerde planningsoplossingen aanzienlijk grotere voordelen kunnen behalen dan organisaties die Excel gebruiken voor planningstaken. Dit onderstreept nog eens dat Excel niet geschikt is als primaire planningstool om efficiënt planningsprocessen te ondersteunen. Buiten een kostenverlaging leidt het gebruik van Excel voor planning nooit tot echte verbeteringen. Zelfs een oppervlakkige kostenverlaging (voornamelijk voor licentiekosten) wordt dan vermoedelijk duur betaald omdat er meer handmatige inspanning en tijd nodig is om fouten te herstellen.

Het is interessant om in de toekomst te kijken hoe huidige trends, zoals artificial intelligence en predictieve planning, plannings- en progenoseprocessen verder kunnen helpen automatiseren om handmatige en repetitieve routinematige taken van planners te verlichten.

Figuur 1: Zakelijke voordelen gerealiseerd met behulp van planningstools (-2=niet gerealiseerd, 10=hoog). Gespecialiseerde planningsproducten (n=881) vs. Excel (n=147). Bron: 'The Planning Survey 19’ onderzoek van BARC).

Samenvatting en aanbevelingen

In veranderlijke tijden is een toekomstgerichte benadering van planning en bedrijfsmanagement belangrijker dan ooit. Het gebruik van gespecialiseerde softwareoplossingen is in deze context cruciaal voor duurzaam succes. Houd de volgende aanbevelingen in gedachten om een oplossing te vinden die bij jouw individuele behoeften past:

• Definieer de doelen van jouw plannings- en bedrijfsmanagementstrategie in het digitale tijdperk en bepaal de technische, functionele en organisationele elementen ervan.
• Stop tijd en zorg in het bepalen en afwegen van jouw behoeften voor een gespecialiseerde planningsoplossing. Neem alle huidige en (waar mogelijk) toekomstige gebruikers mee en overweeg indien mogelijk toekomstige behoeften die kunnen gaan meespelen op de middellange termijn.
• Analyseer op basis van jouw behoeften de softwaremarkt en maak een shortlist van geschikte oplossingen. Voer een competitieve beoordeling van deze oplossingen uit en test de performance in een doorsnee scenario (proof of concept) om een geïnformeerde beslissing te nemen.

Als je deze benadering gebruikt en rekening houdt met de punten die ik hierboven aankaartte, zou er niets in de weg moeten staan om een goede planningsoplossing te kiezen die voldoet aan jouw behoeften.