Alle Jahre wieder kommt die Planungszeit… (Teil 2/3): Was Sie von professionellen Planungslösungen erwarten können

Während der erste Beitrag dieser Blogreihe herausgestellt hat, welche typischen Probleme heute in vielen Unternehmen im Bereich Planung existieren, fokussiert dieser Blogbeitrag darauf, wie professionelle Softwarelösungen die Planung effizient unterstützen können.

Der Einsatz professioneller, unterstützender Softwarelösungen ist ein entscheidender Faktor für den nachhaltigen Erfolg einer effizienten Planung und Budgetierung. Diese bieten umfangreiche Unterstützungsfunktionen zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Planung.

Im Gegensatz zu Excel basieren professionelle Softwarelösungen auf einer einheitlichen Datenbasis für Ist- und Plandaten sowie einem durchgängigen Datenmodell, welches über definierte Datenintegrationsprozesse mit Daten aus (operativen) Vorsystemen befüllt wird. Die zentrale Ablage aller Daten schafft als Single Point of Truth eine einzige, gemeinsame Datengrundlage für die Planung als auch weitere Business-Intelligence-Anwendungen (bspw. Reporting, Analyse, Konsolidierung). Darauf aufbauend gilt es, ein Planungsmodell zu entwickeln, welches alle Teilplanungen flexibel integriert. Die Spannweite kann hierbei von der strategischen Planung über operative Teilpläne (bspw. Vertrieb, Produktion, Personal) bis hin zur (finanziellen) Ergebnisplanung reichen. Flexible Planungshorizonte bieten die Möglichkeit, einerseits strategische, mittel- bis langfristige Planungen abbilden und diese andererseits in die klassische Jahresplanung überführen zu können. Für die unterjährige Aktualisierung der Plandaten (Forecasting) ist ein Abgleich mit den realisierten Ist-Werten notwendig, auf deren Basis Prognosen über wahrscheinliche weitere Entwicklungen erfolgen können. Für die Modellierung unternehmensindividueller Planungen bieten professionelle Softwarelösungen wie Unit4 FP&A eine hohe Flexibilität, um auch spezielle Anforderungen abbilden zu können.

Zur Durchführung der eigentlichen Planung stehen Softwarefunktionen zur Verfügung, um top-down- als auch bottom-up-getriebene Planungsprozesse effizient zu unterstützen. Top-down-Vorgehensweisen werden dabei häufig für strategische Planungen als auch für die Ergebnisplanung eingesetzt. Bottom-up-Vorgehensweisen kommen in (geografisch) verteilten Umgebungen zum Einsatz, wo es in der Regel darum geht, Plandaten von unterschiedlichen Stellen im Unternehmen von einer Vielzahl an beteiligten Planern einzusammeln (bspw. Vertriebs- oder Kostenplanung). Hilfreiche Funktionen professioneller Werkzeuge für Top-down-Planungen umfassen Parameter- und Struktur-Simulationen mit Szenariovergleichen, Analysen oder Datenverteilungen („Splashing“). Bottom-up-Planungen werden dagegen mit Funktionen zur Prozesssteuerung inklusive Statusmonitoring (Workflow), (komfortablen) Erfassungsmöglichkeiten für Plandaten über verschiedenste Clients (Web, Excel etc.) inklusive Validierung der Dateneingaben unterstützt.

Da sich Anforderungen an die Planung aufgrund der zuvor skizzierten Volatilität schnell ändern können, streben viele Fachbereiche nach einer Erhöhung der Flexibilität im Umgang mit Daten und Unabhängigkeit von der zentralen IT (Self-Service). Softwarewerkzeuge müssen aus diesem Grund eine einfache, fachanwenderfreundliche Bedienung erlauben, ohne großen Schulungsaufwand, um schnelle Ergebnisse zu erzielen. Um darüber hinaus offen für zukünftige Anforderungen zu sein, sollte eine Lösung flexible Anpassungs-, Wachstums- und Entwicklungsmöglichkeiten bieten.

Erfahren Sie im nächsten Beitrag dieser Blogreihe, welchen Nutzen Unternehmen durch den Einsatz professioneller Planungswerkzeuge erzielen, insbesondere auch im Vergleich zu Excel-basierten Planungen.