Unit4

Algemene gedragscode

1.0 Inleiding

De Algemene gedragscode van Unit4 (Unit4 N.V., gevestigd in Nederland, en zijn dochterondernemingen) beschrijft de grondbeginselen aangaande integriteit en ethiek in zakelijk gedrag. Ze is van toepassing op de zakelijke beslissingen en handelingen in de gehele organisatie van Unit4 en geldt zowel voor zakelijke verrichtingen als voor het gedrag van individuele werknemers bij het uitoefenen van de bedrijfsactiviteiten van Unit4. Ze is onderworpen aan de toepasselijke wetten. De Algemene gedragscode is niet allesomvattend, maar bevat de minimale gedragsvereisten. Het management van het land kan zelf verdere lokale gedragsregels opstellen.

Unit4 heeft een ethische code opgesteld die deel uitmaakt van de Algemene gedragscode en die van toepassing is op alle werknemers. Bovendien gelden er interne huisregels, waaronder de bestaande klokkenluidersregeling.

De Algemene gedragscode is aangenomen door de raad van bestuur en goedgekeurd door de raad van commissarissen, en wordt regelmatig beoordeeld en indien nodig herzien.

2.0 Algemene verbintenis

Het doel van Unit4 is om de kwaliteit van bedrijfsprocessen te verbeteren door het ontwikkelen van klantgerichte software en het tijdig verlenen van aanvullende diensten. Unit4 streeft ernaar een succesvolle softwareprovider te worden in bepaalde nichemarkten, zoals (lokale) overheden, financiële dienstverlening en gezondheidszorg.

Unit4 wil een verantwoordelijke partner in de maatschappij te zijn, door integer te handelen jegens zijn aandeelhouders, klanten, werknemers, leveranciers en zakenpartners, concurrenten, overheden, wederverkopers en anderen die in aanraking komen met zijn activiteiten.

Unit4 leeft de geldende wet- en regelgeving van de landen waarin het actief is strikt na.

2.1 Mensenrechten

Binnen het kader van de legitieme rol van het bedrijfsleven en met inachtneming van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens, waarin staat dat alle partijen in de maatschappij, met inbegrip van rechtspersonen, verplicht zijn de mensenrechten te respecteren en te beschermen, ondersteunt en respecteert Unit4 de mensenrechten en streeft het ernaar om ervoor te zorgen dat zijn activiteiten het bedrijf niet medeplichtig maken aan mensenrechtenschendingen.

2.2 Vrije marktwerking

Unit4 ondersteunt het principe van vrije marktwerking als basis voor zijn bedrijfsvoering en houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van mededinging.

2.3 Embargo

Unit4 verplicht zich ertoe om niet te leveren aan een land dat onder een officieel embargo van de VN of de EU valt.

2.4 Productveiligheid

Unit4 streeft er te allen tijde naar om veilige producten en diensten te leveren.

2.5 Privacy

De privacy van persoonlijk identificeerbare informatie over klanten, werknemers, zakenpartners en andere personen wordt beschermd in overeenstemming met de huidige privacyregelgeving.

2.6 Milieubescherming

Unit4 stelt alles wat redelijkerwijs en praktisch mogelijk is in het werk om de nadelige gevolgen van zijn activiteiten op het milieu te beperken.

3.0 Verbintenis jegens klanten

Unit4 wil de kwaliteit van bedrijfsprocessen verbeteren. Het doel is om klantgerichte software te leveren. Hiertoe tracht Unit4 voortdurend in gesprek te blijven met zijn klanten. Unit4 behandelt zijn klanten altijd rechtvaardig en eerlijk.

4.0 Verbintenis jegens aandeelhouders

Het is zeer belangrijk voor Unit4 om zijn activiteiten uit te voeren conform de normen van aanvaarde beginselen voor corporate governance. Unit4 streeft naar een toereikend rendement op eigen vermogen met de intentie om de aandeelhouders duurzaam dividend te betalen en tegelijkertijd voldoende fondsen te behouden om winstgevende groei te genereren. Unit4 hecht veel waarde aan de relatie met zijn aandeelhouders en de financiële markten en verschaft tijdig en regelmatig betrouwbare informatie over zijn activiteiten, structuur, financiële positie en prestaties.

5.0 Verbintenis jegens werknemers

Unit4 waardeert zijn werknemers als een belangrijke hulpbron. Een sfeer van goede communicatie, betrokkenheid en verantwoordelijkheid van werknemers staat centraal en de persoonlijke ontwikkeling van werknemers en het optimale gebruik van hun talenten wordt gestimuleerd.

5.1 Vakbondsrecht

Unit4 erkent en respecteert de vrijheid van werknemers om ervoor te kiezen om al dan niet een organisatie op te richten of zich hierbij aan te sluiten. Binnen het kader van de (lokale) wet- en regelgeving en de gangbare arbeidsverhoudingen en -praktijken respecteert Unit4 het recht van zijn werknemers om zich te laten vertegenwoordigen door vakbonden en andere werknemersorganisaties.

5.2 Gezondheid en veiligheid

Unit4 stelt alles wat redelijkerwijs en praktisch mogelijk is in het werk om de gezondheid en veiligheid van zijn werknemers te beschermen.

5.3 Gelijke en eerlijke behandeling

Alle werknemers hebben gelijke kansen en worden gelijk behandeld in hun dienstverband en beroep, ongeacht hun persoonlijke achtergrond, ras, geslacht, nationaliteit, leeftijd, seksuele voorkeur, handicap of religieuze overtuiging. Hetzelfde geldt voor de werving van werknemers. Unit4 streeft ernaar om gelijke werkzaamheden die op een gelijk niveau en op vergelijkbare locaties zijn uitgevoerd, gelijk te betalen. Er wordt geen enkele vorm van intimidatie of discriminatie getolereerd.

5.4 Lonen en betaling

De vergoeding en werktijden dienen conform de lokale arbeidswetgeving te zijn en ten minste overeen te komen met de gangbare normen in de industrie.

6.0 Verbintenis jegens leveranciers en zakenpartners

Unit4 streeft naar voor beide partijen nuttige relaties met zijn leveranciers en zakenpartners. Het bedrijf tracht zaken te doen met leveranciers en zakenpartners die rechtvaardig en integer handelen jegens hun belanghebbenden en die de geldende wetten van de landen waarin zij actief zijn naleven.

7.0 Bedrijfsmiddelen en informatie

7.1 Gebruik en bescherming van bedrijfsmiddelen

Iedere werknemer dient de bedrijfsmiddelen en hulpbronnen van Unit4 en de vertrouwelijke informatie die zakenpartners openbaar maken aan Unit4 naar behoren te gebruiken, te beschermen en te bewaren. De bedrijfsmiddelen en hulpbronnen van Unit4 en de mogelijkheden die zich voordoen dankzij iemands functie dienen uitsluitend gebruikt te worden voor het nastreven en behalen van de doelen van Unit4 en niet voor persoonlijk voordeel.

7.2 Ongepaste openbaarmaking

Unit4 beschouwt informatie voor zijn bedrijfsdoelen als een bedrijfsmiddel dat beschermd dient te worden tegen verlies, schending en ongepast gebruik en ongepaste openbaarmaking. Unit4 verplicht zich ertoe geen gebruik te maken van informatie die een derde openbaar gemaakt heeft, als het vermoedt dat de openbaarmaker daarmee een geheimhoudingsplicht schendt, tenzij de informatie:

a) algemeen toegankelijk is, anders dan als gevolg van openbaarmaking door Unit4;
b) onafhankelijk ontwikkeld is door Unit4; of
c) op niet-vertrouwelijke basis via een derde die niet gebonden is aan geheimhoudingsplichten of van rechtswege beschikbaar wordt gesteld aan Unit4.

7.3 Handel met voorkennis

Alle werknemers dienen de insiderregeling van Unit4 na te leven (die op dit moment is neergelegd in de Regeling voor de eigendom van en transacties met effecten van Unit4). Dit betekent dat de niet-openbare informatie die de marktprijs van de aandelen van Unit4 kan beïnvloeden strikt vertrouwelijk dient te blijven, tot deze openbaar is zijn door het verantwoordelijke management. Werknemers die gevoelige informatie hebben die de prijs van de aandelen van Unit4 en de daaraan gerelateerde rechten zou kunnen beïnvloeden, dienen zich te onthouden van het direct of indirect uitvoeren van transacties met de aandelen van Unit4 en de daaraan gerelateerde rechten.

8.0 Zakelijke integriteit

8.1 Omkoping

Unit4 staat in alle aspecten van zijn zaken op eerlijkheid, integriteit en rechtvaardigheid. Alle vormen van omkoping zijn onaanvaardbaar en de betaling van commissies en persoonlijke geschenken of gunsten kunnen uitsluitend gegeven of aanvaard worden in strikte naleving van de interne regelgeving.

8.2 Registratie van transacties

Unit4 streeft ernaar om zo transparant en verantwoordelijk mogelijk te werk te gaan. De registratie van transacties dient nauwkeurig, volledig en tijdig bijgehouden te worden in overeenstemming met de boekhoudkundige beginselen van Unit4. Het is niet toegestaan ongeregistreerde fondsen of bedrijfsmiddelen te vestigen of te behouden.

9.0 Inachtneming van de Algemene gedragscode

9.1 Sancties

Alle werknemers van Unit4 dienen deze Algemene gedragscode na te leven. De schending hiervan kan leiden tot disciplinaire maatregelen, met inbegrip van ontslag, niettegenstaande iedere burgerlijke of strafrechtelijke procedure die ingesteld kan worden. Werknemers die ervan beschuldigd worden de Algemene gedragscode te hebben geschonden, hebben het recht te worden gehoord door hun werkgever.

9.2 Klokkenluidersbeleid

Werknemers kunnen via de bestaande klokkenluidersregeling anoniem klachten indienen en schendingen van deze Algemene gedragscode melden zonder bang te zijn dat deze klachten leiden tot disciplinaire maatregelen.

9.3 Naleving

De Compliance officer houdt toezicht op de naleving van de Algemene gedragscode en legt verantwoording af aan de raad van commissarissen. De financiële afdeling van Unit4 controleert de nalevingsprocessen en -procedures.