Toteutetaanko kaikki projektinne kannattavasti?

Projektit ja palvelut ovat jokaisen asiantuntijapalveluorganisaation kulmakivi. Kun kaikki tehdään oikein, projektien katteet voivat hyvinkin olla kaksinumeroisia ja yritys menestyy. Jos asiat menevät metsään, projektien tuotot voivat jäädä yksinumeroisiksi tai painua jopa miinukselle, jolloin taloudelliset vaikutukset ovat vahingollisia.

Kannattavuus varmistetaan laatimalla tarkat suunnitelmat ja asettamalla realistiset, mutta silti kilpailukykyiset katetavoitteet projektin alkaessa ja toteuttamalla projekti menestyksekkäästi. Näissä asioissa onnistutaan oikeiden tietojen avulla.

Jos oikeita tietoja ei ole saatavilla, riskit projektin kannattavuuden suhteen kasvavat dramaattisesti, koska asiantuntijapalvelujen projektinhallinnasta vastaavat tiimit eivät kykene tuottamaan selkeitä ja tarkkoja ennusteita kuhunkin vaiheeseen liittyvistä toimenpiteistä ja kustannuksista. Projektipäälliköt toimivat silti usein ”sokkona”. Heiltä puuttuu käsitys projektin taloudellisesta tilanteesta eikä heillä ole pääsyä tämänhetkisen liiketoiminnan kannalta tärkeisiin tietoihin. Mikäli oikea-aikaista pääsyä todellisiin, tämänhetkisiin projektitietoihin ei ole, on äärimmäisen vaikea ennakoida projektin kannattavuutta koskevia riskejä ja tehdä tarvittavia muutoksia projektin toteutukseen ennen kuin on liian myöhäistä.

Miten siis voit parantaa projektinhallintaa asiantuntijapalveluorganisaatiossa?

Avainluvut saataville

Ratkaisevan tärkeää on se, että tiedot ovat saatavilla. Projektien toteutusvaiheessa tarvitaan ajantasaisia tietoja projektin tilasta. Projektin etenemistä ja kustannuksia on pystyttävä seuraamaan. Oletetaanpa, että johonkin tehtävään menee odotettua enemmän aikaa. Haluaisit varmaan tietää siitä hyvissä ajoin etkä vasta liian myöhään. Tiedon avulla voisit analysoida tilanteen ja ryhtyä toimenpiteisiin. Projektin toteutuksen tehokkuus saattaisi olla hieman suunniteltua heikompaa ja joutuisit ehkä tyytymään heikompaan katteeseen. Mutta tieto saattaisi kuitenkin auttaa minimoimaan tappiot esimerkiksi sisältämällä asiantuntijan näkemyksen. Myös laajuudessa saattaa esiintyä lipsumista, jolloin projektipäällikön on tartuttava ohjaksiin joko supistamalla laajuutta tai tekemällä muutospyyntö. Tärkeää on myös se, että projektiennusteista on selkeä näkemys. Olettaako tiimisi, että jäljellä olevat tehtävät on mahdollista suorittaa käytettävissä olevan ajan ja saman kustannustason puitteissa? Mitä odotuksia sinulla on kannattavuuden suhteen projektin päättyessä? Projektipäällikkönä haluat tietää nämä asiat, jotta kykenet hoitamaan projektin tehokkaasti. Johtotasolla näitä tietoja tarvitaan kaikista projekteista, jotta liiketoimintaa voidaan harjoittaa kannattavasti.

Monet organisaatiot luottavat kuitenkin perinteisiin ERP-järjestelmiinsä, jotka eivät juurikaan tue tehokasta projektinhallintaa. Tärkeitä tietoja voi olla vaikea saada syötetyiksi näihin järjestelmiin, puhumattakaan niiden saamisesta ulos silloin, kun niitä tarvitaan eniten. Projektipäälliköillä on myös aivan liian usein käytettävissään vain vanhoja ja epätarkkoja tietoja. Pääsy reaaliaikaisiin tietoihin on ratkaisevan tärkeää. Projektipäälliköt voivat silloin tehdä tarkkoja, faktoihin perustuvia päätöksiä, jotka vaikuttavat myönteisesti projektin lopputulokseen missä tahansa projektin elinkaaren vaiheessa. Monet projektipäälliköt luovat ikävä kyllä ennusteensa vanhentuneiden, järjestelmän ulkopuolisten tietojen perusteella.

Askel kohti teknologiaratkaisua

Kilpailu kiristyy tämän päivän markkinoilla ja projektipäälliköt tarvitsevat reaaliaikaisia tietoja. Monet kallistuvat projektikeskeisten ERP-ratkaisujen puoleen saadakseen käyttöönsä täsmälliset ja ajantasaiset tiedot, joiden avulla palvelut ja projektit voidaan hoitaa aikataulun, laajuuden ja budjetin puitteissa.

Yhtenäinen ja projektin koko elinkaaren kattava Professional Services Automation -ratkaisu tarjoaa projektipäälliköiden käyttöön tiedot, joita he tarvitsevat kannattavan projektin toteuttamiseen alusta loppuun saakka. Ratkaisu tarjoaa tärkeitä tietoja suunnitellusta, todellisesta ja arvioidusta kannattavuudesta. Ratkaisun avulla on mahdollista seurata ja analysoida muutoksia sekä reagoida niihin. Tärkeät tiedot (kuten sopimukset, muutostilaukset, ajankäyttöön ja kustannuksiin liittyvät tiedot sekä laskut) löytyvät yhdestä paikasta. Tarvittavat tiedot ovat siis tiimin jäsenten käytettävissä missä tahansa ja millä tahansa laitteella – sopusoinnussa tämän päivän joustavien ja liikkuvien työskentelytapojen kanssa.

Asiantuntijapalveluja sisältävän projektin menestyksekkäässä toteutuksessa on kyse lukuisten yksityiskohtien hallinnasta. Kun käytössä on oikeat PSA-työkalut, projektin suunnanmuutokset ovat havaittavissa heti. Kykenet tekemään selkeitä päätöksiä ja ohjaamaan projektin takaisin oikeille raiteille. Tällä tavalla voit varmistaa, että lopputulos on aina odotustesi mukainen.

Tekevätkö projektitiimisi tyhjiä lupauksia vai kasvattavatko ne kannattavuutta? Nyt on aika tarkastella liiketoimintaasi sekä sitä tukevia ERP- ja projektihallinnan työkaluja uusin silmin. Oikean ratkaisun avulla voit parantaa tuottavuutta ja varmistaa katteet. Ota selvää, miten projekteja toteutetaan kannattavasti 360-asteisen näkymän sekä projektien suunnittelun, budjetoinnin, aikataulutuksen ja todellisten lukujen hallinnan avulla.

Lataa e-oppaamme: ”Kannattavien projektien toteuttaminen”