Cinq raisons pour lesquelles l'enseignement supérieur repense la planification et la budgétisation

Ce blog est basé sur les conclusions d'un récent rapport de recherche publié par Higher Ed Dive en collaboration avec Unit4. Nous avons interrogé 139 représentants de l'enseignement supérieur sur leurs défis, stratégies et approches en matière de pilotage budgétaire. Leurs réponses constituent la base des 5 raisons pour une transition vers une approche plus moderne de la planification et de la budgétisation. Vous pouvez télécharger le rapport complet pour vous-même ici pour étudier plus en détail certaines des questions et des problèmes posés.

Les établissements d'enseignement supérieur sont fiers de leurs visions et de décennies - voire de siècles - de tradition bien ancrée.

Mais cet état d'esprit a conduit à une forte aversion au changement dans un domaine crucial pour la réussite financière de chaque établissement. À savoir, la manière dont il gère la planification et la budgétisation.

Beaucoup d'entre eux sont encore gênés par des outils de planification et de budgétisation désuets et de faible technicité. Pensez aux cauchemars du contrôle des versions des feuilles de calcul partagées par e-mail, aux téléchargements de données csv entre systèmes, et même aux outils uniquement utilisables grâce à des solutions de contournement manuelles et à des milliers d'heures de travail chaque année.

Cette façon de faire peut même sembler normale. Mais ce système de contournement et d'administration manuelle limite considérablement l'agilité d'une institution et le potentiel de votre personnel. Il laisse les dirigeants mal équipés pour répondre aux changements sismiques qui se produisent dans notre monde de plus en plus imprévisible - et à l'évolution de la nature du secteur et des attentes des étudiants. En fait, de nombreux établissements ont connu un retard stressant dans leurs stratégies de replanification financière cette année - principalement en raison de la lenteur et de l'obsolescence des processus de budgétisation et de planification.

Le COVID a mis en évidence la nécessité d'être en mesure d'accéder à des données financières précises sur une base continue afin de pouvoir réagir rapidement aux événements qui se produisent. La capacité à voir, analyser, prévoir et agir efficacement sur les données financières sera à la base du succès des institutions à l'avenir.

Dans cette optique, voici cinq façons dont de meilleures données financières et une approche intégrée de la planification à l'échelle de l'institution permettent d'aborder l'avenir avec plus de confiance.

1. Établir la confiance des parties prenantes

Traditionnellement, les différents services ont collecté des données pour répondre à leurs propres besoins. Ils utilisent souvent des systèmes et des protocoles différents. Cela crée des goulots d'étranglement et une charge de travail considérable lorsque vient le moment de rassembler les données pour une analyse coordonnée.

Dans un secteur où le cloisonnement des données est la norme, la mise en contexte des informations recueillies par chaque service offre la possibilité de créer un socle unique de vérité. Un socle sur lequel l'ensemble de l'institution peut partager des hypothèses et des attentes concernant les missions et les objectifs.

Les outils avancés de Pilotage Budgétaire  rationalisent le processus de collecte des données et de compilation des rapports, en fournissant à toutes les parties prenantes un accès pertinent, basé sur les rôles, au même ensemble de données avec un contexte partagé. Cela permet non seulement de renforcer la confiance dans les données, mais aussi de les fournir d'une manière qui laisse suffisamment de temps pour les examiner et prendre des décisions de manière proactive en sachant qu'elles sont étayées par des informations fiables.

2. Comprendre les effets interservices des décisions financières

Les outils modernes de pilotage budgétaire permettent aux dirigeants d'adopter une vision de la planification stratégique à la fois globale et plus granulaire, programme par programme. Cela permet d'éliminer l'ancienne tendance de chaque département à fonctionner de manière quasi-indépendante, et de prendre en compte les impacts sur l'ensemble de l'institution des changements apportés à n'importe quel domaine.

La capacité de repérer les effets en aval des changements individuels permet également de mieux prévoir les impacts de différents scénarios. Au lieu d'établir des rapports ponctuels et rétroactifs basés sur des données historiques, les parties prenantes peuvent effectuer une planification ascendante et descendante basée sur un nombre illimité de conditions. Cela permet à l'ensemble de l'institution de mieux comprendre la rentabilité des programmes, les contraintes en matière de personnel et de ressources, et de mieux planifier les dépenses.

3. Créer des scénarios réalistes pour planifier de manière plus efficace

Pour relever de nouveaux défis comme la crise du COVID et d'anciens défis comme l'érosion de la confiance, la baisse des inscriptions et l'évolution des attentes des étudiants, du public et des gouvernements, il faut prendre des décisions efficaces. En se basant non seulement sur ce qui s'est passé dans le passé, mais aussi sur ce qui pourrait se passer dans le futur.

Les outils modernes de CPM permettent de créer un nombre infini de scénarios réalistes de type "what-if". Ils permettent aux institutions de mieux anticiper les futurs paysages financiers possibles, et de planifier, préparer et atténuer les risques de manière appropriée. La prévision des impacts et des opportunités présentés par de multiples scénarios élaborés directement à partir de la source unique de vérité de votre institution permet aux personnes chargées de la planification de s'adapter rapidement aux réalités émergentes et de mettre en œuvre le plan le plus approprié.

4. Construire un socle de connaissances plus solide et plus précis

Pour la plupart des institutions - et des organisations - les ressources et les processus informatiques se sont développés au fil du temps en réponse à des besoins distincts. Cela peut entraîner une grande confusion et des efforts perdus. Des départements, des fonctions et des processus différents peuvent facilement aboutir à des méthodes et des normes de collecte de données très différentes, voire à une compréhension différente de termes et de repères spécifiques dans les ensembles de données. Rendre la collecte difficile ou impossible.

L'organisation des données financières dans un système unique et moderne crée une colonne vertébrale de budgétisation et de planification pour l'institution. Une source unique de vérité qui centralise les définitions, les politiques de données et les silos opérationnels. Cela permet non seulement d'améliorer la qualité et la rapidité des décisions, mais aussi d'augmenter la valeur des données en fournissant le contexte nécessaire à l'ensemble de l'organisation. Cela signifie des rapports plus pertinents, des analyses plus robustes et une base plus sûre pour les innovations.

5. Restez fidèle à votre mission, quoi qu'il arrive

Les écoles de commerce et les universités travaillent déjà d'arrache-pied pour renouveler leurs modèles de prestation, leurs structures de frais de scolarité et les mesures de succès. Cela signifie que nous sommes dans une période critique - prendre le contrôle de la planification et de la budgétisation maintenant sera vital pour s'assurer que vous êtes capable de mettre en œuvre les innovations qui vous permettent d'avancer dans la bonne direction et de démontrer vos progrès.

La capacité à prendre les bonnes décisions en période d'incertitude - des décisions qui s'alignent sur votre vision à long terme de l'établissement et sur ses objectifs en matière de réussite des étudiants - sera essentielle pour définir votre orientation au cours des prochaines années. Des données à jour et la capacité de les utiliser efficacement pour planifier la prochaine nouvelle normalité (ou "anormalité") seront essentielles à une prise de décision réussie - et cela exige de passer à une nouvelle façon de planifier et à un nouvel ensemble d'outils de planification.