Data compatibiliteit - een probleem voor de transformatie van de publieke sector in 2023

van Unit4 Communicatie oktober 30, 2023 | 4 min leestijd

Ons meest recente rapport de State of Digital Nation, schetst een beeld van de publieke sector die nog steeds de naschokken van 2020 ervaart - met vertragingen of stagnatie van digitale transformatieprojecten en geplaagd door vele obstakels. Een van de belangrijkste thema's die uit dit onderzoek naar voren komen, is dat gegevenscompatibiliteit een cruciaal probleem is geworden voor de publieke sector.

Dit probleem is in de loop der tijd ook groter geworden, waarbij meer dan een derde van de organisaties nu zegt dat het grootschalige verbeteringen vereist.

In dit blog zullen we verkennen waarom dit het geval is en hoe je de compatibiliteit en interoperabiliteit kunt waarborgen die jouw organisatie nodig heeft om effectief diensten te leveren.

Het bereiken van data compatibiliteit kan organisaties op verschillende manieren helpen. Uit ons onderzoek blijkt dat publieke sectororganisaties toenemende druk ervaren om efficiëntiebesparingen te realiseren, dus gegevenscompatibiliteit is natuurlijk een natuurlijke aspiratie. Verouderde back-officesystemen belemmeren de wendbaarheid van organisaties en gegevenscompatibiliteit kan dit probleem ook helpen oplossen door de noodzaak om gegevens te dupliceren en handmatig over te dragen tussen verschillende systemen te verminderen.

Maar in vergelijking met 2021 is de gegevenscompatibiliteit in sommige toepassingen daadwerkelijk afgenomen. In 2023 zegt 35% dat gegevens compatibel zijn tussen sommige toepassingen, zodat er geen duplicatie van gegevensinvoer is - in vergelijking met 53% in 2021. Hoewel er een afname is in handmatige gegevensinvoer, zegt in 2023 nog steeds meer dan een derde (36%) dat gegevens handmatig worden ingevoerd door iemand van papier naar softwaresystemen, terwijl 42% zegt dat gegevens handmatig worden geëxporteerd uit het ene systeem en vervolgens worden geïmporteerd in een ander systeem. De centrale overheid heeft het meeste problemen met handmatige gegevensinvoer (49%) en handmatige export van gegevens (54%), gevolgd door de gezondheidszorg (50%), maar de situatie is veel positiever bij lokale overheden, waar 53% geen duplicatie van gegevens tussen apps rapporteert.

Koppel dit aan het feit dat meer respondenten in 2023 ons hebben verteld dat de compatibiliteit van data tussen toepassingen en afdelingen grootschalige verbeteringen vereist (29% in 2023 tegen 16% in 2021), dan is het duidelijk dat dit aangepakt moet worden. Opnieuw heeft de centrale overheid de grootste vraag naar grootschalige verbetering (43%), met lokale overheden op de tweede plaats (29%).

Maar deze behoefte blijft mogelijk onaangepakt vanwege de vele conflicten tussen technologische behoeften en andere strategische prioriteiten. De financiering is niet zo gemakkelijk beschikbaar als in 2021 en meer organisaties zijn op zoek naar kostenbesparingen. Dit zou kunnen resulteren in meer inspanningen om alternatieve technologieën te vinden zonder na te denken over hoe ze geïntegreerd kunnen worden.

Click to read Helping public sector organizations enhance NL gated

Een veel groter percentage meldt dat het jaarafsluitingsrapport in 2023 veel gemakkelijker voor hen had kunnen zijn in vergelijking met de gegevens van 2021. 54% geeft ook aan dat ze meer toegang tot realtime gegevens nodig hebben om hun operaties te kunnen beheren en een goede standaard van dienstverlening en kostenbeheersing te waarborgen. Het nadelige effect voor financiële besluitvormers is dat hun vermogen om te voldoen aan wettelijke eisen ook moeilijker wordt, aangezien meer respondenten melden dat dit veel gemakkelijker had kunnen zijn dan in dit onderzoek daadwerkelijk het geval was. Als organisaties niet aan wettelijke eisen voldoen, zullen ze waarschijnlijk financiële gevolgen ondervinden, wat ze zich gezien de eerder besproken budgettaire beperkingen eigenlijk niet kunnen veroorloven.

Over het algemeen is er een grotere mate van pessimisme over de belofte van transformatie op dit gebied. Minder mensen zijn ervan overtuigd dat transformatie interoperabiliteit zal opleveren, wat suggereert dat "data" en de integratie ervan worden gezien als een groeiend subonderdeel van transformatie dat niet holistisch wordt overwogen. In 2023 was 43% volledig overtuigd, in vergelijking met 48% in 2021, en de adoptie van gegevensbeheertools heeft de hoogste prioriteit als een manier om datacompatibiliteit aan te pakken - 52% zegt dat ze bezig zijn met het adopteren van gegevensbeheertools.

Respondenten van de centrale overheid zijn het minst geneigd te melden dat gegevens compatibel zijn tussen systemen en, niet verrassend, ze melden ook het vaakst dat grootschalige veranderingen nodig zijn op dit gebied. Hoewel ze niet voorop lopen in hun digitale transformatie, melden ze ook vaker dat hun conflicterende prioriteiten hun veranderingsprogramma tegenhouden en het meest waarschijnlijk (38%) melden dat ze onder druk staan om diensten vloeiender en slimmer te maken.

Als hun veranderingsprogramma stagneert en digitale transformatie niet zo snel verloopt als in sommige andere sectoren van de publieke sector, verklaart dit gedeeltelijk waarom gegevenscompatibiliteit naar voren is gekomen als een belangrijk probleem en prioriteit. Maar het bereiken van gegevenscompatibiliteit betekent dat je data beschouwt als een kernonderdeel van de transformatiereis van jewrganisatie - en voor velen kan dit betekenen dat ze terug moeten naar de tekentafel.