Voorbereiden op ERP-implementatie | Unit4
Skip to main content
ERP implementation preparation

Voorbereiden op ERP-implementatie

Voor grootschalige IT-implementatieprojecten is behalve veel tijd, ook veel mankracht, financiële en technische middelen nodig. De implementatie van ERP-software is niet anders.

Er zijn echter stappen die je kan nemen voordat je aan een succesvol ERP-implementatieproject begint. Net als elke andere activiteit in het leven zijn voorbereiding en gereedheid de belangrijkste factoren die leiden tot succes bij de implementatie.

Je kan vooraf de volgende ERP-implementatie uitvoeren om een ​​soepelere weg voorwaarts te creëren. Het initiatief nemen om deze stappen te volgen voorafgaand aan de definitieve overeenkomst, zal het project helpen versnellen en een positief signaal afgeven aan alle belanghebbenden die bij de organisatie betrokken zijn.

Bepaal je personeelsbehoefte

Een van de belangrijkste factoren voor het succes van jouw implementatie is de structuur van het team. Het is van vitaal belang dat je de structuur - en de leden - vooraf bepaalt om een ​​levensvatbaar ERP-implementatieprojectplan te maken. Wie worden erbij betrokken en voor welke onderdelen van het project zijn zij verantwoordelijk of aanspreekbaar? Welke obstakels moeten worden weggenomen en wie krijgt de taak deze weg te nemen? Wie is er uiteindelijk verantwoordelijk voor het stellen van doelstellingen, het toewijzen van taken en het op tijd opleveren van het project? Bereid je team van tevoren voor op de inspanning.

Ontwikkel een verandermanagementstrategie

Elke sterke ERP-implementatiemethodologie omvat een sterk verandermanagementplan. Verandering is moeilijk, zelfs als het onvermijdelijk is,  voor zowel individuen als organisaties. Het is belangrijk dat je het ERP beschouwt als een programma voor verandermanagement en een strategie ontwikkelt die verandering tussen leiderschap en teams ondersteunt. Organisatorisch leiderschap moet altijd de visie en het momentum voor verandering bieden, vooral omdat het zonder hun betrokkenheid moeilijk zal zijn om acceptatie op elk niveau te stimuleren en teams af te stemmen op nieuwe strategische prioriteiten. Zorg ervoor dat er senior collega's aan jouw kant staan. Het IT-team moet er ook goed bij betrokken worden, aangezien hun inzet essentieel is om risico's te minimaliseren en ervoor te zorgen dat jouw eindgebruikers toegang hebben tot de tools die ze nodig hebben om tijdens het hele proces correct te werken.

Daarnaast moet je je ervan bewust zijn dat weerstand tegen verandering een natuurlijk onderdeel van het proces is. Een deel daarvan ontstaat ondanks dat er honger is naar betere tools, de omstandigheden ter plaatse de acceptatie ervan vaak bemoeilijken. Praat met jouw gebruikers en identificeer de knelpunten en je zal ze veel gemakkelijker kunnen overwinnen.

Identificeer je bestaande systemen en de wijzigingen die ze nodig hebben

Welke systemen gebruik je nu? Welke moet worden vervangen of geïntegreerd met een nieuwe ERP-systeem? Traditioneel zou dit het moment zijn om na te denken over hoe jouw legacy-systemen zouden worden geïntegreerd in een glimmende nieuwe ERP. Nu steeds meer bedrijven ervoor kiezen om in de cloud te implementeren, is dit echter minder een zorg. In plaats daarvan moet je nagaan hoe een overstap naar de cloud de manier zal veranderen waarop jouw mensen omgaan met de tools waarop ze nu vertrouwen, en overweeg hoe je de leercurve kunt versnellen door middel van projectplanning en trainingsschema's.

Voorbereiden op datamigratie

Zelfs de beste RRP-implementatiestrategieën zijn niets zonder een solide datamigratiestrategie. Datamigratie is een kernactiviteit bij elke implementatie. De populaire uitdrukking "garbage in - garbage out" geldt voor alle systemen. Het is dus noodzakelijk om zorgvuldig te plannen hoe je de gegevens gaat extraheren en migreren, zodat het nieuwe ERP-systeem een ​​goede start kan maken. Het niet voorbereiden op datamigratie is een veelvoorkomende reden voor het mislukken van de ERP-implementatie.

Zoals hierboven, zorgt de toenemende bekendheid van cloudoplossingen ervoor dat sommige migratie-uitdagingen tot het verleden behoren, terwijl ze nieuwe eigen uitdagingen introduceren. Je moet een duidelijk beleid opstellen over waar jouw nieuwe oplossing de gegevens opslaat, om bijvoorbeeld aan de goede kant van de regelgeving en nalevingsregels te blijven. Je moet er ook voor zorgen dat het nieuwe platform gemakkelijk gegevens uit een overvloed aan verschillende bronnen kan verzamelen.

Identificeer bestaande processen - en hoe de implementatie hun goede werking zal beïnvloeden

Het implementatietraject gaat niet alleen over IT. In feite gaat het vooral om jouw bedrijfsprocessen.

Ter voorbereiding op de ontwerpfase van het project, investeer je wat tijd in het spreken met werknemers ter plaatse en breng je de processen in kaart waarop ze vertrouwen om hun werk gedaan te krijgen. Dit zal je helpen om de processen te identificeren die essentieel zijn voor een soepele operationele werking, en manieren te plannen om ze online te houden tijdens de implementatietijdlijn. Voorkom verlies van tijd en omzet en help jouw mensen betrokken te houden bij de verandering.

Neem de tijd om na te denken over jouw visie op succes

Er zijn veel dingen die je kan doen vóór een implementatie-inspanning die verder gaan dan wat we hier hebben besproken - van het voorbereiden van training, plannen en meer. Een stap die vaak over het hoofd wordt gezien – en die aantoonbaar essentieel is – is het ontwikkelen van een visie voor jouw succes – inclusief het stevig vaststellen van de problemen die je hoopt dat het nieuwe ERP zal oplossen, wat de implicaties zijn van niets doen en, cruciaal, wie de eigenaar van het project zal zijn.

Een sterke strategische visie voor jouw project zal je helpen te bepalen hoe het nieuwe ERP zal reageren met de rest van het ecosysteem, de functionaliteit die het zal bieden en de totale kosten en baten die het zal vertegenwoordigen. Dit zal je ook helpen om de reikwijdte te begrijpen, ongeacht of je hulp van buitenaf nodig hebt.

Ontdek hoe de next-generation ERP-softwareoplossingen van Unit4 jouw bedrijf kunnen verbeteren en jouw budgetplanning en -analyse kunnen stroomlijnen. Ontdek vandaag nog meer!

Veelgestelde vragen over ERP pre-implementatie

Wat is de belangrijkste stap van ERP-implementatie?

Zoals het spreekwoord zegt: goed voorbereidt is het halve werk. Zet alles op een rij voordat je zelfs maar nadenkt over het implementeren van nieuwe ERP-software, rekening houdend met personeelsbehoeften, gegevensmigratie, een volledig verandermanagementplan en een sterke en specifieke succesvisie, en jouw project zal er des te soepeler door verlopen.

Hoeveel fasen kent een ERP-implementatie doorgaans?

Dit is geen gemakkelijke vraag om te beantwoorden, omdat elk bedrijf anders is, maar implementatieprojecten volgen over het algemeen 3 brede fasen - planning, implementatie en fine-tuning. Elk van deze 3 stappen kan zo veel of zo weinig stappen bevatten als jouw organisatie nodig heeft om succes te garanderen.

Hoe moeilijk is een succesvolle ERP-implementatie?

Dit is geheel afhankelijk van jouw organisatie en de beschikbare middelen. Als je echter de tijd neemt om erachter te komen hoe 'succes' eruitziet, voor jou en jouw mensen, en de juiste basis voor het proces legt, zullen de tijdlijnen veel korter zijn. Bedrijven die implementeren met het Unit4 ERP-industriemodel van hun branche, zien de implementatietijden meestal gehalveerd worden in vergelijking met het gemiddelde in hun sector.

Sign up to see more like this

David Porras-Martin

David Porras-Martin

Senior Project Manager at GCON4, Unit4 Elite Partner

David is a project management specialist with professional experience in multinational NGOs, donor agencies and private companies. He has worked in Europe; South America; Middle East; South East Asia and Africa, and has a Bachelor’s Degree in Political Science and a Masters in Project Management and Humanitarian Aid. David has had a leading role in setting up management practices and new business processes. David believes that most of the things we do can be managed as projects, and he has special interest in business processes analysis and improvement.

 

Meer van David Porras-Martin