Skip to main content

Kuinka valmistautua ERP-järjestelmän käyttöönottoon

kirjoittaja  marraskuu 22, 2023 | 4 min lukuaika

Suurten tietojärjestelmien käyttöönotto vaatii usein merkittävän määrän väkeä, taloudellisia ja teknisiä resursseja sekä useita kuukausia valmistuakseen. ERP-ohjelmiston käyttöönotto ei ole poikkeus, ja jotta ERP-järjestelmä voidaan ottaa käyttöön onnistuneesti, on tehtävä paljon taustatyötä ennen varsinaisen työn aloittamista.

On useita vaiheita, jotka sinun tulisi suunnitella suorittavasi ennen kuin aloitat ERP-ohjelmiston onnistuneen käyttöönoton. Kuten elämässä yleensä, valmistautuminen ja valmius ovat avainasemassa onnistuneessa toteutuksessa.

Seuraavat ERP-käyttöönoton parhaat käytännöt voidaan suorittaa ennen varsinaista projektia, jotta tuleva matka olisi sujuvampi. Aloitteenteko näiden vaiheiden noudattamiseksi ennen lopullista sopimusta auttaa nopeuttamaan projektia ja lähettämään positiivisen viestin organisaation kaikille osallistuville sidosryhmille.

Click to read Increasing Excellence in IT with ERP Gated

ERP-käyttöönoton vaiheet

1. Määritä henkilöstötarpeesi

Yksi tärkeimmistä tekijöistä ERP-käyttöönottoprosessin onnistumisessa on tiimisi kokoonpano. On oleellista määrittää sen rakenne - ja sen jäsenet - etukäteen, jotta voit luoda toimivan ERP-käyttöönottoprojektisuunnitelman. Kuka osallistuu, ja mistä osista projektia he vastaavat tai ovat vastuussa? Mitkä esteet on poistettava, ja kuka niiden poistamisen saa tehtäväkseen? Kuka lopulta vastaa ERP-käyttöönoton vaiheiden määrittelemisestä, välitavoitteiden asettamisesta, tehtävien jaosta ja projektin aikataulussa pysymisestä? Valmistele tiimisi etukäteen tähän ponnistukseen.

2. Luo muutoksenhallintastrategia

Jokainen vahva ERP-käyttöönottometodologia sisältää kattavan muutoksenhallintasuunnitelman. Muutos on vaikeaa, vaikka se olisi välttämätöntä - sekä yksilöille että organisaatioille. On tärkeää ajatella ERP: tä muutoksenhallintana ja kehittää strategia, joka tukee muutosta yrityksen johdossa ja tiimeissä. Visio ja ajoitus muutokselle pitäisi aina tulla organisaation johdolta - erityisesti, koska ilman johdon osallistumista on vaikeaa edistää omaksumista kaikilla tasoilla ja kohdistaa tiimit uusien strategisten painopisteiden mukaisesti. Varmista, että kokeneet kolleegat ovat puolellasi. Myös IT-tiimisi on osallistettava asianmukaisesti, koska heidän sitoutumisensa on olennaista riskin minimoimiseksi ja varmistaaksesi, että käyttäjillä on tarvittavat työkalut asianmukaiseen työskentelyyn koko prosessin ajan.

Lisäksi on tiedostettava, että muutoksen vastustaminen on luonnollinen osa prosessia. Asia, joka nousee esiin, koska jopa silloin, kun haluttaisiin parempia työkaluja, olosuhteet tekevät niiden käyttöönotosta vaikeaa. Puhu käyttäjillesi ja tunnista ongelmakohdat, niin sinun on paljon helpompaa ratkaista ne.
 

3. Tunnista nykyiset järjestelmäsi ja niiden vaatimat muutokset

Mitä järjestelmiä käytät nyt? Mitkä niistä on korvattava tai integroitava uuden ERP-järjestelmäsi kanssa? Perinteisesti tässä kohtaa olisi aika harkita, miten perinteiset järjestelmäsi integroituvat upouuteen ERP: hen. Kuitenkin, koska yhä useammat yritykset valitsevat pilvikäyttöönoton, tämä ei ole kovin suuri huolenaihe. Sen sijaan sinun tulisi tunnistaa, miten siirtyminen pilveen muuttaa ihmisten tapaa käyttää nykyisiä työkalujaan, ja harkita, miten voit nopeuttaa oppimiskäyrää projektisuunnittelun ja koulutusaikataulujen avulla. Samat säännöt koskevat kaikkia IT-käyttöönottoja - onnistunut käyttöönotto edellyttää laajaa käyttöönottoa, ja tiimiesi on määritettävä, miltä tämä näyttää ja miten se toteutetaan parhaiten.

4. Valmistaudu tiedonsiirtoon

Parhaimmatkin ERP-käyttöönottostrategiat ovat turhia ilman kunnollista tiedonsiirtoa koskevaa suunnitelmaa. Tietojen siirto on avaintoiminto missä tahansa käyttöönotossa. Suosittu englanninkielinen sanonta "garbage in – garbage out" pätee kaikkiin järjestelmiin. Siksi on välttämätöntä suunnitella huolellisesti, miten aiot poimia ja siirtää tiedot, jotta uusi ERP-järjestelmä saa hyvän alun. Tiedonsiirtoon valmistautumisen laiminlyönti on yleinen syy ERP-käyttöönoton epäonnistumiseen.

Kuten edellä mainittiin, pilviratkaisujen kasvava määrä tekee joistakin migraatiohaasteista menneen talven lumia, samalla kun se tuo omat haasteensa. Sinun on esimerkiksi laadittava selkeät säännöt siitä, missä uusi ratkaisu varastoi tietoja, jotta pystytään noudattamaan kaikkia lakeja ja määräyksiä sekä vaatimustenmukaisuussääntöjä. Sinun on myös varmistettava, että uusi alusta pystyy turvallisesti keräämään tietoa monista eri lähteistä.
 

5. Tunnista olemassa olevat prosessit - ja miten käyttöönotto vaikuttaa niiden toiminnan sujuvuuteen

Käyttöönottoprojekti ei koske vain IT: tä. Itse asiassa se koskee pääasiassa liiketoimintaprosessejasi.

Valmistautuessasi projektin suunnitteluvaiheeseen käytä aikaa keskustellaksesi työntekijöiden kanssa ja kartoita prosessit, joihin he luottavat työssään. Tämä auttaa sinua tunnistamaan prosessit, jotka ovat kriittisiä toiminnan sujuvuuden kannalta, ja suunnittelemaan, miten ne pidetään toiminnassa koko käyttöönoton ajan. Näin vältetään ajan ja tuottojen menetys ja henkilöstö pysyy sitoutuneena muutokseen.

6. Mieti, miten näet onnistumisen

On monia asioita, joita voit tehdä ennen käyttöönottoa niiden lisäksi, joista olemme tässä keskustelleet - koulutuksen, suunnitelmien ym. valmistelusta. Yksi usein huomiotta jäänyt - ja luultavasti olennainen - vaihe on luoda visio menestyksestä – ottaen huomioon myös mm. mitä ongelmia toivot uuden ERP: si ratkaisevan, mitkä ovat tekemättä jättämisen seuraukset ja ennen kaikkea, kuka vastaa projektista.

Vahva strateginen näkemys projektistasi auttaa sinua määrittämään, miten uusi ERP toimii muun ekosysteemisi kanssa, millaista toiminnallisuutta se tarjoaa ja millaisia kustannuksia siitä aiheutuu ja mitä hyötyjä se tuottaa. Tämä auttaa sinua myös ymmärtämään tehtävän laajuuden, selvittämään tarvitsetko ulkopuolista apua, ja antaa sinulle realistisen käsityksen siitä, kuinka valmis olet aloittamaan käyttöönoton ennen kuin aloitat sen.

Kuinka Unit4 voi auttaa sinua ottamaan onnistuneesti käyttöön seuraavan ERP:si

Unit4:n seuraavan sukupolven ERP-ohjelmistoratkaisut voivat nostaa yrityksesi uudelle tasolle ja virtaviivaistaa budjettisuunnittelua ja analysointia. Voimme auttaa sinua saamaan uuden järjestelmän käyttöön nopeammin  käyttöönottoon tarkoitettujen vertikaalisten toimialakohtaisten malliemme ansiosta. Ne hyödyntävät ennalta määriteltyjä parhaita käytäntöjä uuden ratkaisun käyttöönottamiseksi kaksi kertaa nopeammin kuin keskimäärin sisältäen kaiken tarvittavan toiminnallisuuden. Lue lisää ratkaisuistamme nyt!
 

ERP:n käyttöönoton valmistelua koskevat usein kysytyt kysymykset

Mikä on ERP-käyttöönoton tärkein vaihe?

Kuten englanninkielinen sanonta kuuluu, «preparation prevents palbably poor perfomance». Asettele palikat järjestykseen ennen kuin edes harkitset uuden ERP-ohjelmiston käyttöönottoa huomioiden henkilöstötarpeet, tietojen siirron, täysmittaisen muutoksenhallintasuunnitelman ja vahvan ja yksityiskohtaisen vision onnistumisesta ja projektisi toteutus on sujuvampaa.

Kuinka monta vaihetta ERP-käyttöönotolla yleensä on? 

Jokainen yritys on erilainen, mutta käyttöönottohankkeissa on yleensä 3 perusvaihetta - suunnittelu, toteutus ja hienosäätö. Jokaisella näistä 3 vaiheesta voi olla niin monia tai niin vähän vaiheita kuin organisaatiosi tarvitsee varmistaakseen onnistumisen.

Kuinka vaikeaa on onnistunut ERP-käyttöönotto? 

Tämä riippuu kokonaan organisaatiostasi ja resursseistasi. Jos kuitenkin olet valmis käyttämään aikaa selvittääksesi, millainen visio sinulla ja tiimilläsi on «onnistumisesta», ja teet prosessin pohjatyöt kunnolla, projekti on paljon lyhyempi. Yritykset, jotka implementoivat toimialansa Unit4 ERP Industry Model -mallilla, huomaavat yleensä käyttöönottoaikojen puolittuvan verrattuna toimialansa keskiarvoon.

Lisää samankaltaista sisältöä saat tilaamalla tästä uutiskirjeemme

David Porras-Martin

David Porras-Martin

Senior Project Manager at GCON4, Unit4 Elite Partner

David is a project management specialist with professional experience in multinational NGOs, donor agencies and private companies. He has worked in Europe; South America; Middle East; South East Asia and Africa, and has a Bachelor’s Degree in Political Science and a Masters in Project Management and Humanitarian Aid. David has had a leading role in setting up management practices and new business processes. David believes that most of the things we do can be managed as projects, and he has special interest in business processes analysis and improvement.

 

Lisää David Porras-Martin