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Wie bereitet man sich auf eine erfolgreiche ERP-Implementierung vor?

von  Juli 6, 2023 | 4 Minuten Lesezeit

Groß angelegte IT-Implementierungsprojekte erfordern oft erhebliche personelle, finanzielle und technische Ressourcen sowie mehrere Monate, um abgeschlossen zu werden. Die Implementierung von ERP-Software ist da keine Ausnahme, und um ERP-Systeme erfolgreich umzusetzen, müssen Sie bereits im Vorfeld viel Vorarbeit leisten, bevor Sie überhaupt starten können.

Es gibt mehrere Schritte, die Sie vor dem Beginn einer erfolgreichen Implementierung von ERP-Software planen sollten. Wie bei jeder anderen Aktivität im Leben sind Vorbereitung und Bereitschaft entscheidende Faktoren, die zum Erfolg der Umsetzung führen.

Sie können die folgenden bewährten Vorgehensweisen zur ERP-Implementierung im Voraus durchführen, um den weiteren Projektverlauf zu erleichtern. Indem Sie bereits vor der endgültigen Vereinbarung diese Schritte ergreifen, können Sie das Projekt beschleunigen und allen Stakeholdern in der Organisation eine positive Botschaft senden.

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Phasen der ERP-Implementierung

1. Bestimmen Sie Ihren Personalbedarf

Einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg Ihres ERP-Implementierungsprozesses ist die Struktur Ihres Teams. Es ist entscheidend, dass Sie die Struktur - und die Mitglieder - im Voraus festlegen, um einen realisierbaren Projektplan für die ERP-Implementierung zu erstellen. Wer wird daran beteiligt sein und für welche Teile des Projekts werden sie verantwortlich oder zuständig sein? Welche Hindernisse müssen beseitigt werden und wer wird damit beauftragt sein, sie zu entfernen? Wer wird letztendlich dafür verantwortlich sein, Ihre ERP-Implementierungsphasen zu definieren, Meilensteine festzulegen, Aufgaben zuzuweisen und sicherzustellen, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird? Bereiten Sie Ihr Team im Voraus auf den Aufwand vor.

2. Entwickeln Sie eine Change-Management-Strategie

Jede erfolgreiche ERP-Implementierungsmethodik beinhaltet einen umfassenden Change-Management-Plan. Veränderungen sind selbst dann schwierig, wenn sie unvermeidlich sind - sowohl für Einzelpersonen als auch für Organisationen. Es ist wichtig, dass Sie Ihr ERP als Change-Management-Programm betrachten und eine Strategie entwickeln, die Veränderungen bei Führungskräften und Teams unterstützt. Die organisatorische Führung sollte immer die Vision und den Schwung für Veränderungen liefern - insbesondere, da es ohne ihre Beteiligung schwierig sein wird, die Akzeptanz auf allen Ebenen zu fördern und Teams auf neue strategische Prioritäten auszurichten. Stellen Sie sicher, dass Ihre leitenden Kollegen auf Ihrer Seite stehen. Ihr IT-Team sollte ebenfalls angemessen eingebunden sein, da ihre Zustimmung entscheidend ist, um Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass Ihre Endbenutzer während des gesamten Prozesses Zugang zu den erforderlichen Tools haben.

Darüber hinaus sollten Sie sich bewusst sein, dass Widerstand gegen Veränderungen ein natürlicher Teil des Prozesses ist. Dieser Widerstand entsteht, weil selbst bei einem Bedarf an besseren Werkzeugen die Bedingungen vor Ort oft die Übernahme erschweren. Sprechen Sie mit Ihren Benutzern und identifizieren Sie die Engpässe, um sie besser überwinden zu können.

3. Identifizieren Sie Ihre bestehenden Systeme und die erforderlichen Änderungen

Welche Systeme verwenden Sie derzeit? Welche davon müssen durch Ihr neues ERP-System ersetzt oder integriert werden? Traditionell wäre dies der Zeitpunkt, um zu überlegen, wie Ihre Legacy-Systeme mit Ihrem glänzenden neuen ERP-System integriert werden können. Bei immer mehr Unternehmen, die sich für die Implementierung in der Cloud entscheiden, ist dies jedoch weniger problematisch. Stattdessen sollten Sie ermitteln, wie sich der Wechsel in die Cloud auf die Art und Weise auswirkt, wie Ihre Mitarbeiter mit den ihnen jetzt zur Verfügung stehenden Tools interagieren, und überlegen, wie Sie die Lernkurve durch Projektplanung und Schulungspläne beschleunigen können. Die gleichen Regeln, die für alle IT-Implementierungen gelten, gelten auch für ERP - eine erfolgreiche Implementierung bedeutet eine weitreichende Akzeptanz, und Ihre Teams müssen definieren, wie dies aussehen soll und wie sie es am besten ermöglichen können.

4. Bereiten Sie sich auf die Datenmigration vor

Selbst die besten ERP-Implementierungsstrategien sind nichts ohne eine solide Datenmigrationsstrategie. Die Datenmigration ist eine entscheidende Aktivität bei jeder Implementierung. Der bekannte Satz "Müll rein - Müll raus" gilt für alle Systeme. Es ist daher notwendig, sorgfältig zu planen, wie Sie Ihre Daten extrahieren und migrieren, damit das neue ERP-System einen guten Start hat. Die Vernachlässigung der Vorbereitung auf die Datenmigration ist ein häufiger Grund für das Scheitern der ERP-Implementierung.

Wie bereits erwähnt, werden durch die zunehmende Bedeutung von Cloud-Lösungen einige Herausforderungen der Datenmigration der Vergangenheit angehören, während gleichzeitig neue Herausforderungen entstehen. Sie müssen klare Richtlinien dafür entwickeln, wo Ihre neue Lösung Daten speichert, um regulatorischen und Compliance-Vorschriften gerecht zu werden. Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass Ihre neue Plattform problemlos Daten aus einer Vielzahl von verschiedenen Quellen zusammenführen kann.

5. Identifizieren Sie bestehende Prozesse - und wie sich die Implementierung auf ihren reibungslosen Ablauf auswirken wird

Das Implementierungsprojekt dreht sich nicht nur um die IT. Tatsächlich geht es größtenteils um Ihre Geschäftsprozesse.

Im Vorfeld der Designphase des Projekts sollten Sie etwas Zeit investieren, um mit den Mitarbeitern vor Ort zu sprechen und die Prozesse zu erfassen, auf die sie sich verlassen, um ihre Arbeit zu erledigen. Dadurch können Sie die für einen reibungslosen Betriebsablauf entscheidenden Prozesse identifizieren und Wege planen, um sie während des gesamten Implementierungszeitraums aufrechtzuerhalten. Dies hilft Ihnen, Zeit- und Umsatzverluste zu verhindern und Ihre Mitarbeiter in den Veränderungsprozess einzubinden.

6. Nehmen Sie sich Zeit, um über Ihre Erfolgsvision nachzudenken

Es gibt viele Dinge, die Sie vor einer Implementierung tun können, über das, was wir hier besprochen haben, hinaus - von der Vorbereitung von Schulungen, Plänen und mehr. Ein oft übersehener - und möglicherweise entscheidender - Schritt besteht darin, eine Vision für Ihren Erfolg zu entwickeln, einschließlich der klaren Festlegung der Probleme, die Sie mit Ihrem neuen ERP lösen möchten, der Auswirkungen, wenn nichts unternommen wird, und vor allem, wer für das Projekt verantwortlich sein wird.

Eine starke strategische Vision für Ihr Projekt hilft Ihnen dabei, festzulegen, wie Ihr neues ERP mit dem Rest Ihres Ökosystems interagieren wird, welche Funktionalitäten es bietet und welche Gesamtkosten und Vorteile es repräsentiert. Dies hilft Ihnen auch dabei, den Umfang der Aufgabe zu verstehen, ob Sie externe Unterstützung benötigen und Ihnen eine realistische Vorstellung davon zu geben, wie bereit Sie sind, den Schalter für die Implementierung umzulegen, bevor Sie überhaupt starten.

Wie kann Unit4 Ihnen bei der erfolgreichen Implementierung Ihres nächsten ERP-Systems helfen?

Unit4's ERP-Softwarelösungen der nächsten Generation können Ihr Unternehmen aufwerten und Ihre Budgetplanung und -analyse optimieren. Wir können Ihnen dabei helfen, Ihr neues System schneller in Betrieb zu nehmen, dank unserer branchenspezifischen Modelle für die Implementierung. Diese Modelle nutzen vordefinierte Best Practices, um Ihre neue Lösung doppelt so schnell wie der Durchschnitt mit all den Funktionen, die Ihre Mitarbeiter benötigen, effektiv umzusetzen. Erfahren Sie noch heute mehr über unsere Lösungen!

ERP Pre-Implementierungs-FAQ

Was ist der wichtigste Schritt der ERP-Implementierung?

Wie es so schön heißt, verhindert eine gute Vorbereitung schlechte Leistungen. Bringen Sie Ihre Angelegenheiten in Ordnung, bevor Sie überhaupt daran denken, neue ERP-Software zu implementieren. Berücksichtigen Sie Personalbedarf, Datenmigration, einen umfassenden Change-Management-Plan und eine starke und konkrete Erfolgsvision. Dadurch wird Ihr Projekt umso reibungsloser verlaufen.

Wie viele Phasen umfasst typischerweise eine ERP-Implementierung?

Jedes Unternehmen ist anders, aber Implementierungsprojekte folgen im Allgemeinen drei grundlegenden Phasen - Planung, Implementierung und Feinabstimmung. Jede dieser drei Schritte kann so viele oder so wenige Unterphasen umfassen, wie Ihr Unternehmen benötigt, um den Erfolg sicherzustellen.

Wie schwierig ist eine erfolgreiche ERP-Implementierung?

Dies hängt ganz von Ihrem Unternehmen und Ihren Ressourcen ab. Wenn Sie jedoch die Zeit investieren, um herauszufinden, wie "Erfolg" für Sie und Ihre Mitarbeiter aussieht, und die richtigen Grundlagen für den Prozess legen, verkürzen sich die Zeiträume erheblich. Unternehmen, die ihre Implementierung mit dem Unit4 ERP Industry Model ihrer Branche durchführen, erleben in der Regel halbierte Implementierungszeiten im Vergleich zum Branchendurchschnitt.

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David Porras-Martin

David Porras-Martin

Senior Project Manager at GCON4, Unit4 Elite Partner

David is a project management specialist with professional experience in multinational NGOs, donor agencies and private companies. He has worked in Europe; South America; Middle East; South East Asia and Africa, and has a Bachelor’s Degree in Political Science and a Masters in Project Management and Humanitarian Aid. David has had a leading role in setting up management practices and new business processes. David believes that most of the things we do can be managed as projects, and he has special interest in business processes analysis and improvement.

 

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