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Keine Angst vor Digitalisierung – die Transformation der Verwaltungsabteilung zur Dienstleistungsabteilung

Veröffentlicht von  Eike Popken

Vor wenigen Jahren war der Begriff der Dienstleistung innerhalb einer Verwaltungsabteilung eines Unternehmens, einer Organisation oder einer öffentlichen Behörde kaum präsent. Viele Aufgaben, welchen sich Mitarbeiter Tag für Tag stellen mussten, waren in ihrem Inhalt und der Organisation standardisiert und ließen wenig Spielraum für Veränderungen und Verbesserungen. Anfallende Aufgaben wurden abgearbeitet, abgelegt und schlussendlich händisch verwaltet. Berge von Akten wurden über diverseste Transportwege in „Lagerräume“ verbracht und dort unter Vorgabe der bestehenden Aufbewahrungsfristen gelagert. Im Falle von Außenprüfungen wurden diese Unterlagen dann sukzessive „wiederbeschafft“. Zeit für den internen Support, also der Unterstützung anderer Abteilungen und Mitarbeiter, konnte kaum bis gar nicht aufgebracht werden. Solche Szenarien bildeten weitestgehend den Standard und sind es wohl teils heute noch.

Durch die Nutzung von zeitgemäßen digitalen Softwarelösungen verändern sich aber die „standardisierten“ Aufgaben und Prozesse in automatisierte Abläufe, was beschäftigten Mitarbeitern in Verwaltungen mehr Spielraum für die Unterstützung und den Support von anderen Abteilungen und Mitarbeitern bietet. Mitarbeiter erhalten bereitgestellte Informationen direkt und unmittelbar aus digitalen Lösungen. Hier spielt der Fortschritt zur Digitalisierung eine entscheidende Rolle. Unit4 Business Software-Lösungen können hier große Vorteile generieren. So werden bestimmte Prozesse bereits heute digital bzw. sprachgeführt dem Anwender zur Verfügung gestellt. Beispielsweise übernimmt „Wanda“, die digitale Sprachassistentin bei Unit4, die Zeiterfassung im Dialog zum Mitarbeiter. Eine interne Zeiterfassung über angestellte Mitarbeiter im Verwaltungsbereich ist somit obsolet.

Diese digitalen Veränderungen bieten Verwaltungsmitarbeitern mehr Spielraum und Zeit in der Unterstützung ihrer Kollegen oder der Verbesserung ihres Kerngeschäftes. Somit entwickelt sich die vermeintlich „unprofitable“ Verwaltungsabteilung fortan immer mehr in einen internen Dienstleister und generiert auf diese Weise einen tatsächlich messbaren Beitrag zum Unternehmenserfolg. Es geht beim Thema Digitalisierung daher nicht immer gleich um einen Ersatz von Beschäftigten, sondern vielmehr um die Aktivierung von ungenutzten Ressourcen über die Bereitstellung von automatisierten Abläufen bzw. Prozessen. Also keine Angst beim Weg zur Digitalisierung!

Eike Popken

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