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Stratégie de gestion du changement pour une mise en œuvre réussie de l'ERP

La gestion du changement, l'ERP et la culture de votre entreprise 

Les processus de changement sont souvent caractérisés par des bouleversements importants et des perturbations dans les pratiques de travail d'une société. Tous les projets s'accompagnent d'une courbe d'apprentissage. En particulier un changement majeur tel que la mise en œuvre d'un nouveau système ERP. Sans une planification, une formation et un soutien approprié, les projets de changement peuvent entraîner une baisse significative des performances, à l'exaspération des équipes dirigeantes, des managers et des collaborateurs individuels (qui ont généralement été convaincus qu'un nouveau système était la réponse à tous leurs problèmes, plutôt que la source d'une multitude de nouveaux problèmes).  

Heureusement, il existe des capacités et des compétences que toute entreprise peut adopter et déployer pour rendre les projets de transformation numérique plus faciles à gérer, moins ambigus et plus sûrs en termes d'effets et d'avantages.  

Il s'agit bien sûr des principes de la gestion du changement. Les stratégies de gestion du changement pour une mise en œuvre réussie de l'ERP sont les mêmes que celles que vous utiliseriez pour tout autre projet de changement majeur.  

Mais ce que beaucoup ne réalisent pas, c'est que la gestion du changement n'est pas simplement un processus.   

L'importance de la gestion du changement dans la mise en œuvre de l'ERP  

Un ingénieur de Unit4 a un jour décrit les entreprises comme étant un peu comme des biscuits aux pépites de chocolat. Les projets individuels sont comme des pépites de chocolat : ils sont autonomes, mais chacun contribue à la qualité et à l'efficacité globales du biscuit. La pâte à biscuits est le support des pépites de chocolat. Elle les maintient ensemble, leur donne un contexte et leur permet d'apporter à l'ensemble ce qu'elles sont censées apporter. Dans cette analogie, la pâte à biscuit est l'équivalent de l'attitude et de la culture de l'organisation.  

Plutôt qu'un processus individuel, la gestion du changement doit être considérée comme un élément de la pâte à biscuits de l'entreprise. Ce n'est pas quelque chose qui garantit la réussite d'un projet donné (comme la mise en œuvre de votre ERP), c'est le support dans lequel un projet de mise en œuvre peut réussir, une partie essentielle de la façon dont votre entreprise fonctionne. 

Meilleures pratiques en matière de gestion du changement ERP  

La gestion du changement est considérée comme un ensemble de comportements qui permettent aux collaborateurs d'utiliser avec succès, de nouveaux systèmes et processus. Ces comportements comprennent les informations, la formation et les outils dont vous pouvez doter votre personnel pour qu'il adopte avec succès l'outil, le système ou le processus que vous mettez en œuvre. Dans le cas présent, un nouveau système ERP.  

N'oubliez pas que le changement est en fin de compte une affaire qui impact vos collaborateurs 

La partie la plus importante de cette équation est, bien sûr, le personnel. Dans les sociétés de services, la gestion du changement est encore plus essentielle en raison de la manière dont le changement peut affecter vos collaborateurs : en termes de bien-être, de performance, d'état émotionnel. Et, par conséquent, affecter l'efficacité de l'ensemble de votre entreprise.  

  • Le changement a un impact sur la façon dont les gens font leur travail - il peut être stressant, déroutant et, dans certains cas, il peut même avoir un impact négatif sur les performances.  

  • Les approches relatives à la manière dont les changements affectent votre personnel doivent donc être traitées avec compassion et patience afin de favoriser des résultats positifs.  

  • L'activité qui fait partie du programme doit tenir compte des différentes façons dont les gens réagissent au changement.  

Les projets de changement sont des projets d'apprentissage  

L'apprentissage, bien sûr, n'est pas quelque chose qui se fait du jour au lendemain. Et votre mise en œuvre de l'ERP ne le sera pas non plus. Tout le monde devra suivre une courbe d'apprentissage afin de s'assurer que le système est correctement mis en place et devra ensuite suivre une autre courbe d'apprentissage pour déterminer comment tirer le meilleur parti du nouveau système.  

Cela signifie qu'en fin de compte, vous ne pouvez pas garantir la réussite de la mise en œuvre d'un système ERP uniquement par le biais d'approches "traditionnelles" de gestion du changement, telles que le développement et le partage d'une vision, l'élaboration d'un argumentaire en faveur du changement, l'engagement des parties prenantes et la préparation d'une formation appropriée. Tous ces éléments sont nécessaires, mais pas suffisants, car ils n'abordent pas les quatre principales raisons pour lesquelles les gens résistent au changement

Les 4 raisons pour lesquelles les gens résistent au changement  

  1. Le manque de temps pour se concentrer  

  2. La peur de l'inconnu  

  3. Méfiance à l'égard des résultats du changement  

  4. Manque d'informations en temps utile  

La communication et l'engagement sont essentiels, tout comme un plan de mise en œuvre complet élaboré en collaboration avec votre fournisseur, votre équipe informatique et vos principaux partenaires. Mais ce n'est que le début du processus.   

Une gestion du changement réussie consiste à aider votre personnel à intégrer le changement dans votre ADN culturel

L'"habilitation au changement" est un ensemble beaucoup plus large de compétences et de pratiques qui permet de transcender les pratiques habituelles de gestion du changement. L'instauration d'une culture de l'habilitation au changement nécessite un mélange judicieux de communication, de partenariats stratégiques, d'établissement de relations et d'apprentissage. Il n'est pas facile de séparer ces éléments, et il est essentiel de trouver le bon équilibre. Mais au minimum, ces éléments sont les suivants :  

La communication : elle couvre tous les aspects de l'articulation des arguments en faveur du changement - non seulement dans le contexte de votre projet ERP, mais aussi dans le contexte plus large de la poursuite de la transformation de l'organisation. Elle englobe également l'engagement des employés et des parties prenantes, ainsi qu'une analyse approfondie de ce que vivent et ressentent vos collaborateurs avant, pendant et après le projet.  

Partenariats stratégiques : votre équipe de projet de mise en œuvre ne doit pas se contenter de veiller à ce que les cases appropriées soient cochées et à ce que les diagrammes de Gantt soient créés. Son travail (en particulier au niveau de la direction) consistera non seulement à comprendre les défis qui motivent votre mise en œuvre, mais aussi à créer les conditions qui permettront à l'ensemble de l'organisation d'adhérer au processus qui l'accompagne.  

Établissement de relations : Les projets de mise en œuvre d'un ERP sont des affaires "transversales" : ils requièrent la contribution de plusieurs départements et fonctions différents qui pourraient traditionnellement croire que leurs domaines de compétence et leurs responsabilités sont mutuellement exclusifs (le plus évident étant le bureau du directeur financier et le département financier, le département informatique et le directeur informatique, le département des ressources humaines et le directeur des ressources humaines, mais d'autres pourraient également être concernés). Les personnes travaillant au sein de ces fonctions - et en particulier leurs dirigeants - doivent être prêtes à collaborer au niveau personnel pour mener à bien le projet et s'assurer que leurs différents efforts sont alignés.  

Apprentissage : Il ne s'agit pas seulement de former les fournisseurs aux fonctionnalités de votre nouveau système (ni d'expliquer la nouvelle architecture à vos propres équipes informatiques). L'"apprentissage" doit englober tout ce qui concerne la compréhension de la manière dont vos systèmes actuels soutiennent les processus opérationnels, la manière dont votre nouveau système remplacera, augmentera ou rendra obsolètes ces fonctionnalités, et les différentes personnes qui seront affectées par le processus. Cela implique également que l'entreprise apprenne à se connaître elle-même en faisant le point sur les niveaux de compétences, d'aptitudes, d'expériences et de capacités de la main-d'œuvre actuelle. Vous devrez documenter l'impact que le nouveau système et son intégration auront sur les flux de travail, le bien-être et l'engagement personnel de vos collaborateurs, et mettre en œuvre des stratégies de formation tant pour eux que pour leurs gestionnaires et directeurs, et, le cas échéant, être prêt à modifier le processus de mise en œuvre prévu pour faciliter cet apprentissage et rendre leur vie professionnelle plus facile.  

Comment Unit4 peut vous aider ?  

Unit4 a plus de 40 ans d'expérience dans la conception de logiciels ERP pour les sociétés orientées services et utilisateurs. En tant que telles, nos solutions sont adaptées à vos besoins spécifiques et s'intègrent à nos solutions FP&A, HCM et PSA afin de créer un système de bout en bout pour gérer votre back-office d'une manière qui réduit la charge administrative de vos équipes et leur permet d'investir plus de temps dans les processus et les activités qui ajoutent de la valeur pour vous et vos clients.  

Nos architectes de solutions, nos consultants et nos partenaires sont également des experts des processus et des philosophies qui sous-tendent la gestion du changement et l'habilitation et sont là pour vous aider à chaque étape du processus de mise en œuvre de votre nouveau système d'une manière qui crée une expérience harmonieuse et positive pour l'ensemble de votre organisation.  

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