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Change-Management-Strategie für eine erfolgreiche ERP-Einführung

von  Oktober 10, 2023 | 4 Minuten Lesezeit

Änderungsmanagement, ERP und die Kultur Ihres Unternehmens

Veränderungsprozesse sind oft durch erhebliche Umwälzungen und Unterbrechungen der Arbeitsabläufe in einem Unternehmen gekennzeichnet. Alle Projekte sind mit Lernkurven verbunden - vor allem bei größeren Veränderungen wie der Einführung eines neuen ERP-Systems. Ohne angemessene Planung, Schulung und Unterstützung können Veränderungsprojekte zu erheblichen Leistungseinbußen führen, sehr zum Verdruss von Führungsteams, Managern und einzelnen Mitarbeitern gleichermaßen (denen ein neues System in der Regel als Lösung für alle ihre Probleme verkauft wurde, statt als Ursache für eine ganze Reihe neuer Probleme).

Glücklicherweise gibt es Fähigkeiten und Kompetenzen, die jedes Unternehmen übernehmen und einsetzen kann, um digitale Transformationsprojekte überschaubarer, weniger zweideutig und sicherer in Bezug auf ihre Auswirkungen und Vorteile zu machen.

Dabei handelt es sich natürlich um die Grundsätze des Änderungsmanagements. Die Change-Management-Strategien für eine erfolgreiche ERP-Implementierung sind dieselben Strategien, die Sie auch bei jedem anderen großen Veränderungsprojekt anwenden würden.

Was viele jedoch nicht wissen, ist, dass das Änderungsmanagement nicht einfach als Prozess zu betrachten ist. 

Die Bedeutung des Änderungsmanagements bei der ERP-Einführung

Ein strategischer Unternehmensarchitekt von Unit4 beschrieb einmal, dass Unternehmen ein bisschen wie Schokoladenkekse sind. Einzelne Projekte sind wie Schokoladenchips: Sie sind in sich abgeschlossen, aber jedes einzelne trägt zur Gesamtqualität und -effektivität des Kekses bei. Der Keksteig ist das Medium, das die Schokoladenchips unterstützt - er hält sie zusammen, gibt ihnen einen Kontext und lässt sie das beitragen, was sie zum Ganzen beitragen sollen. In dieser Analogie ist der Keksteig das Äquivalent für die Einstellung und Kultur der Organisation.

Anstatt als individueller Prozess ist das Veränderungsmanagement am besten als Bestandteil des Keksteigs der Organisation zu sehen. Es ist nicht etwas, das sicherstellt, dass ein bestimmtes Projekt (wie Ihre ERP-Implementierung) erfolgreich ist, sondern es ist das Medium, innerhalb dessen ein Implementierungsprojekt erfolgreich sein kann, ein zentraler Bestandteil der Arbeitsweise Ihrer Organisation.

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Bewährte Verfahren für das ERP-Änderungsmanagement

Change Management lässt sich am besten als eine Reihe von Verhaltensweisen verstehen, die es den Menschen ermöglichen, neue Systeme und Prozesse erfolgreich zu nutzen. Zu diesen Verhaltensweisen gehören die Informationen, Schulungen und Werkzeuge, mit denen Sie die Mitarbeiter ausstatten können, damit sie das Werkzeug, das System oder den Prozess, den Sie einführen - in diesem Fall ein neues ERP - erfolgreich übernehmen können.

Denken Sie daran, dass es bei Veränderungen letztlich um Menschen geht

Der wichtigste Teil dieser Gleichung sind natürlich die Menschen. In dienstleistungsorientierten Unternehmen ist das Veränderungsmanagement sogar noch wichtiger, da sich die Veränderungen auf das Wohlbefinden, die Leistung und den emotionalen Zustand der Mitarbeiter auswirken können - und damit auch auf die Effektivität des gesamten Unternehmens.

  • Veränderungen wirken sich auf die Art und Weise aus, wie Menschen ihre Arbeit tun - sie können stressig und verwirrend sein und in manchen Fällen sogar die Leistung beeinträchtigen.
  • Der Umgang mit der Art und Weise, wie sich Veränderungen auf Ihre Mitarbeiter auswirken, muss daher mit Mitgefühl und Geduld erfolgen, um positive Ergebnisse zu erzielen.
  • Und die Aktivitäten, die in das Programm einfließen, müssen auf die verschiedenen Arten eingehen, wie Menschen auf Veränderungen reagieren.

Veränderungsprojekte sind Lernprojekte

Lernen geschieht natürlich nicht über Nacht - und Ihre ERP-Einführung wird es auch nicht. Jeder, von der Führungsebene abwärts, wird eine Lernkurve durchlaufen müssen, um sicherzustellen, dass das System ordnungsgemäß eingeführt wird - und wird dann eine weitere Lernkurve durchlaufen müssen, während sie herausfinden, wie sie das neue System am besten nutzen können.

Das bedeutet, dass eine erfolgreiche ERP-Implementierung nicht allein durch "traditionelle" Change-Management-Ansätze wie die Entwicklung und Verbreitung einer Vision, die Darlegung der Gründe für die Veränderung, die Einbindung der Beteiligten und die Vorbereitung geeigneter Schulungen gewährleistet werden kann. All diese Maßnahmen sind zwar notwendig, aber nicht ausreichend, da sie die 4 Hauptgründe für den Widerstand der Menschen gegen Veränderungen nicht berücksichtigen.

Die 4 Gründe, warum sich Menschen gegen Veränderungen wehren

  1. Ein Mangel an angemessener Zeit für die Konzentration
  2. Furcht vor dem Unbekannten
  3. Misstrauen gegenüber dem Ergebnis der Veränderung
  4. Ein Mangel an rechtzeitigen Informationen

Kommunikation und Engagement sind von entscheidender Bedeutung - ebenso wie ein gründlicher Implementierungsplan, der in Zusammenarbeit mit Ihrem Anbieter, Ihrem IT-Team und Ihren leitenden Mitarbeitern erstellt wird. Aber das ist nur der Anfang des Prozesses. 

Erfolgreiches Veränderungsmanagement bedeutet, Ihren Mitarbeitern zu helfen, den Wandel zu einem Teil Ihrer kulturellen DNA zu machen. 

"Change Enablement" ist eine viel umfassendere Reihe von Kompetenzen und Praktiken, die dazu beitragen, über die typischen Praktiken des Veränderungsmanagements hinauszugehen. Um eine Kultur der Befähigung zum Wandel zu schaffen, bedarf es einer sorgfältigen Mischung aus Kommunikation, strategischen Partnerschaften, Beziehungsaufbau und Lernen. Es ist nicht einfach, diese Komponenten voneinander zu trennen, und es kommt darauf an, die richtige Balance zu finden. Ein Mindestmaß an Maßnahmen ist jedoch erforderlich:

Kommunikation: Dazu gehört alles, was mit der Argumentation für den Wandel zu tun hat - und zwar nicht nur im Zusammenhang mit Ihrem ERP-Projekt, sondern im weiteren Kontext der fortlaufenden Umgestaltung des Unternehmens. Dazu gehören auch die Einbindung von Mitarbeitern und Stakeholdern sowie eine gründliche Analyse der Erfahrungen und Gefühle Ihrer Mitarbeiter vor, während und nach dem Projekt.

Strategische Partnerschaften: Ihr Umsetzungsprojektteam sollte nicht nur dazu da sein, um sicherzustellen, dass die entsprechenden Kästchen angekreuzt und Gantt-Diagramme erstellt werden. Ihre Aufgabe - insbesondere auf der Führungsebene - besteht nicht nur darin, die Herausforderungen zu verstehen, die Ihre Implementierung vorantreiben, sondern auch darin, die Bedingungen zu schaffen, unter denen die gesamte Organisation den damit verbundenen Prozess annehmen kann.

Aufbau von Beziehungen: ERP-Implementierungsprojekte sind notorisch "siloübergreifende" Angelegenheiten: Sie erfordern Beiträge von mehreren verschiedenen Abteilungen und Funktionen, die traditionell glauben könnten, dass ihre Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sich gegenseitig ausschließen (am offensichtlichsten das Büro des CFO und die Finanzabteilung, die IT-Abteilung und der CIO sowie die Personalabteilung und der CHRO, aber möglicherweise auch andere). Die Personen, die in diesen Funktionen arbeiten - und insbesondere ihre Führungskräfte - müssen bereit sein, auf persönlicher Ebene zusammenzuarbeiten, um das Projekt zu Ende zu führen und sicherzustellen, dass ihre verschiedenen Bemühungen aufeinander abgestimmt sind.

Lernen: Dies ist mehr als eine spezielle Schulung des Anbieters zu den Funktionen Ihres neuen Systems (und mehr als eine Erläuterung der neuen Architektur für Ihre eigenen IT-Teams). "Lernen" muss alles umfassen, vom Verständnis dafür, wie Ihre derzeitigen Systeme betriebliche Prozesse unterstützen, wie Ihr neues System diese Funktionen ersetzen, ergänzen oder überflüssig machen wird, bis hin zu den verschiedenen Personen, die von dem Prozess betroffen sein werden. Dazu gehört auch, dass das Unternehmen etwas über sich selbst lernt, indem es eine Bestandsaufnahme der Fähigkeiten, Fertigkeiten, Erfahrungen und Möglichkeiten der derzeitigen Belegschaft vornimmt. Sie müssen die Auswirkungen dokumentieren, die das neue System und sein Onboarding auf die Arbeitsabläufe, das Wohlbefinden und das persönliche Engagement Ihrer Mitarbeiter haben werden, und Schulungsstrategien sowohl für die Mitarbeiter als auch für ihre Manager und Direktoren implementieren und gegebenenfalls bereit sein, den geplanten Implementierungsprozess zu ändern, um dieses Lernen zu erleichtern und das Arbeitsleben zu vereinfachen.

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Unit4 verfügt über mehr als 40 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von ERP-Software für service- und mitarbeiterorientierte Unternehmen. Daher sind unsere Lösungen auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten und lassen sich mit unseren FP&A-, HCM- und PSA-Lösungen integrieren, um ein End-to-End-System für die Verwaltung Ihres Backoffice zu schaffen, das den Verwaltungsaufwand für Ihre Teams reduziert und es ihnen ermöglicht, mehr Zeit in Prozesse und Aktivitäten zu investieren, die einen Mehrwert für Sie und Ihre Kunden schaffen. 

Unsere Lösungsarchitekten, Berater und Partner sind auch Experten für die Prozesse und Philosophien, die hinter Change Management und Enablement stehen, und stehen Ihnen bei jedem Schritt der Implementierung Ihres neuen Systems zur Seite, so dass eine harmonische und positive Erfahrung für Ihr gesamtes Unternehmen entsteht.

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