Votre établissement d’enseignement supérieur dispose-t-il du temps nécessaire afin de vous concentrer sur l’aspect stratégique ?
Strategic analysis is often the cherry on the top of optimal operations, allowing organizations to analyze performance and make plans for the future, or even model specific scenarios to mitigate future risk, as well as a necessary process to deal with the unpredictable.
But many teams, especially those in pressed industries like Higher Education, will struggle to find the time for this kind of high-level analysis and planning.
Unit4 helps automate repetitive tasks such as student number revenue planning, monitoring capital expenditure, cashflow planning, or analyzing staffing and teaching costs.
Keep reading this blog to learn how Unit4 ERP and FP&A is giving Higher Education teams their time back.
Why a legacy approach affects productivity and gets in the way of strategy
Higher Education institutions often grapple with a myriad of manual administrative tasks that are both time-consuming and susceptible to human error. Legacy data management approaches can lead to fragmented workloads, significantly reducing the time available for teams to review and analyze performance data.
Take manual data entry as an example: the finance team at an institution might need to navigate multiple applications for various processes, share files containing student finance data, and frequently input this data manually. In the worst cases, they may even have to rely on paper-based filing systems.
With 28 full-time employees dedicating 60 hours each month to manual or administrative tasks, even a modest 25% boost in efficiency could save an organization $8,000. The potential benefits of leveraging Cloud solutions could far exceed this.
A recent report of nearly 500 accountants highlights a growing issue of increasing accounting errors, driven by excessive workloads and reliance on outdated systems.
Gartner reveals that 73% of accountants have faced heavier workloads due to new regulations in the past three years, while 82% report heightened demands from economic volatility – this highlights the growing need for more agile workflows.
This trend is evident in flawed audits, which rose to 6% in 2022, up from 5% in 2021. Additionally, 59% of accountants admit to making multiple errors monthly, underscoring the urgent need for modern solutions. These pressures are expected to persist and highlight issues other departments beyond accounting face with manual tasks.
This impacts not only productivity and strategic potential but also employee satisfaction. The issue of disengagement is evident, as Gallup reports that two-thirds of the global workforce feels disconnected, resulting in an estimated $7 trillion in lost productivity each year.
How ERP automates manual tasks
Automation within ERP systems has advanced significantly, moving beyond basic macros and scripts to sophisticated machine learning. By incorporating AI and machine learning, these systems become a single source of the truth and can now analyze data, recognize patterns, adapt over time, and even make predictions to enhance decision-making.
Unit4’s approach to Intelligent Automation focuses on empowering employees by shifting their efforts from repetitive manual tasks to strategic, value-driven activities. This enables staff to apply critical thinking and creativity where it truly matters, enhancing both operational efficiency and institutional outcomes.
La réalité étant qu’aujourd’hui, la plupart des établissements d’enseignement supérieur ne disposent pas du temps souhaité pour se concentrer sur la stratégie. Une étude récente a révélé que 81 % d’entre eux ne sont pas en mesure d’effectuer toute la planification stratégique qu’ils voudraient. Mais pour quelles raisons ?
Les établissements d’enseignement supérieur se heurtent-ils à un mur administratif ?
Pour une grande partie de ces établissements, il existe un obstacle considérable, mais néanmoins évident à la planification stratégique. L’administration
Qu’entendons-nous par administration, et pourquoi constitue-t-elle un obstacle ? L’administration peut prendre une multitude de formes, mais ce sont habituellement ces tâches indispensables et chronophages, qui n’ont cependant pas de valeur ou d’avantage direct. Il s’agit généralement d’éléments comme la saisie des absences et des dépenses, les demandes d’approvisionnement, la vérification des fonds, l’attente de demandes d’approbation qui peuvent s’égarer dans des boîtes de réception qui débordent, etc.
Ce genre de tâches permet le bon fonctionnement de votre établissement et la connexion avec vos équipes. Le point délicat étant, et pas des moindres, que ces tâches n’ont pas autant de valeur que d’autres travaux plus stratégiques ou académiques que vos étudiants et votre communauté mettent en œuvre.
Les coûts réels des tâches adminitratives non contrôlée
La question est la suivante : pourquoi, si elles sont si nécessaires, les évoquons-nous comme une source de problèmes ?
Le problème ne réside pas dans les tâches elles-mêmes ou ce qu’elles font ; c’est leur croissance exponentielle au fil des années. Non contrôlés et non gérés, de nombreux établissements d’enseignement supérieur se sont retrouvés noyés sous l’énorme volume de tâches administratives qu’ils gèrent, soit par habitude (pour contourner des processus inflexibles), ou alors par nécessité.
Celles-ci peuvent provenir d’une combinaison variée de changements apportés aux exigences réglementaires, d’attentes des étudiants, de processus obsolètes et de numérisation. Mais quelle que soit leur origine, elles produisent le même effet, à savoir vous faire perdre de vue vos objectifs en vous empêchant de vous concentrer sur ce qui compte le plus, ce qui a un impact négatif sur ce que vous et vos collaborateurs puissiez accomplir.
De plus, le volume considérable de tâches administratives que la plupart des établissements gèrent aujourd’hui au quotidien n’a cessé de croître au rythme de l’apparition de nouvelles technologies et d’exigences réglementaires. Cela ne fait qu’engloutir toujours plus le temps précieux et limité de votre équipe jusqu’à ce qu’au bout du compte, vos employés finissent par effectuer davantage d’administration que de travail à proprement parler.
Comment les établissements surmontent-ils l’administration pour devenir plus agiles et résilients ?
Pour réussir dans le monde professionnel moderne, un établissement d’enseignement supérieur doit pouvoir s’appuyer sur deux éléments : la technologie et le personnel. Selon le rapport sur les perspectives de l’industrie de Higher Ed Dive, La résilience pour l’avenir de l’enseignement supérieur,
Les établissements doivent disposer d’une technologie qui capture l’information adéquate au moment opportun et la transmet aux personnes disposées à en faire usage afin de faire progresser la mission institutionnelle
L’étude identifie cependant également la dernière pièce cruciale de ce puzzle afin de rendre les établissements plus agiles et résilients. En dehors de leur technologie et de leurs employés et ce, pour avoir un impact concret, le personnel des établissements doit pouvoir utiliser cette technologie afin de prendre des décisions fondées sur des données accessibles et fiables avec des informations exploitables.
La bonne nouvelle étant que de nombreux établissements ont pris conscience qu’il existe un décalage historique entre la technologie utilisée et leur personnel. Avec des outils sélectionnés dans le passé pour les tâches à accomplir, et non pour les employés qu’ils devaient aider. Ce qui a conduit à la multiplication des technologies qui ont permis d'accomplir une tâche en créant d'autres tâches ailleurs pour les relier à d'autres applications ou processus.
Heureusement, les établissements prennent désormais conscience que la valeur de la technologie provient de sa connectivité, de sa flexibilité et de sa facilité d’utilisation, plutôt qu’uniquement de ses fonctionnalités. Cela signifie que l’enseignement supérieur est en voie d’atteindre sa transformation. Selon le rapport Higher Ed Dive, il est devenu évident que pour la plupart des établissements :
Les meilleurs investissements des établissements se situent dans la modernisation de leur approche de la technologie, des données et des opérations pour s’assurer qu’elles peuvent être résilientes face à l’incertitude persistante
La technologie est donc la réponse, non pas le problème, est-ce juste ?
Assez curieusement, bien qu’elle soit l’un des facteurs les plus importants à la hausse des tâches administratives qui empêchent vos employés de prendre des décisions plus judicieuses ou d’entreprendre des mesures plus décisives, la technologie (ou du moins, la technologie adaptée) se résume à la manière dont vous surmonterez cet obstacle administratif.
Les données ont d’ailleurs pris une nouvelle place d’importance dans ce processus, permettant aux établissements qui opérationnalisent leurs données de planification et d’analyse financières de créer des plans d’urgence et de prévision réels en fonction des données institutionnelles holistiques.
Grâce à la solution adéquate qui automatise l’administration, unifie les données, connecte les employés et les services et renforce la prise de décision, les établissements peuvent accomplir davantage. Cette technologie permettra aux établissements de maîtriser le foisonnement des tâches administratives. Mais aussi et surtout, cela améliorera également l’expérience professionnelle des employés, et ainsi le travail stratégique qu’ils fournissent, au travers de l’ensemble de votre établissement.
Le résultat final ? Grâce à une structure en place adaptée, les établissements d’enseignement supérieur peuvent aborder les défis de front et les transformer en opportunités.
How has Unit4 helped other institutions utilize automation to refocus on strategy?
Unit4 FP&A streamlines the workload involved in financial planning and analysis, making it easier than ever to manage complex processes. By providing a high-value, integrated solution with a low total cost of ownership, it eliminates the need for excessive reliance on spreadsheets.
This allows teams to consolidate financial data more efficiently and integrate strategy seamlessly with day-to-day operations. The automation capabilities save significant time freeing up resources to focus on higher-value tasks.
With a single source of truth, Unit4 FP&A delivers consistent, accurate, and collaborative planning, helping organizations make agile, data-driven decisions even in uncertain conditions.
Logan University’s story
Logan University is a private institute focused on chiropractic and health science education. They were reliant on a standalone, legacy ERP platform that meant data silos and wasted time.
A switch to Unit4’s Cloud ERP has allowed them to automate resource planning and cut out the manual work required to maintain their information system. As a growing university, they needed upgraded capabilities to increase automation and efficiencies.
They have now shifted away from time-consuming manual and paper-based processes to an agile, flexible, and automated system, providing an even more exceptional student experience. The recent move to Unit4’s ERP has seen them achieve a 20% increase in productivity and a 20% reduction in IT costs.
We had outgrown the capabilities of the platform, and it wasn’t user friendly. Purchase order requisitions, invoices, and other processes remained paper-based, and that didn’t work for us. We wanted to drive an even more exceptional student experience – and that demanded a more agile, flexible, and automated system. We also wanted to be in the cloud.
Rick DeCaro, Director of IT, Logan University
FH Campus Wien’s story
FH Campus Wien is Austria’s largest university of applied sciences, and they have been working with Unit4 FP&A since 2013 and continued to grow. The university wanted to replace an existing Excel-based system that was plagued with inflexible processes, data silos, and a lack of data security with a single source of truth.
The university’s existing system was complex - there was no way of ensuring data was accurate and no way of identifying errors when transferring or editing figures. They looked for a solution capable of automatically importing data from previous systems allowing precise, transparent planning.
After a brief selection process, we found Unit4 FP&A. What impressed us then and still does today was the fact that the solution is capable of evolving in line with our situation. We deliberately chose a tool that doesn’t limit us in any way but is highly scalable and, therefore, future-proof. Unit4 is our single source of truth.
Horst Rode, CFO & Managing Director, FH Campus Wien
Birmingham Metropolitan University’s story
Birmingham Metropolitan University supports almost 18,000 students across ten campuses and was formed in 2009 following the merger of two local colleges. As the institution grew, it became more difficult for the finance team to manage a unified finance ledger.
Slow approval and procurement processes and challenges managing budget spend meant a change had to come. They needed a system that would enable them to work smarter and would put data at the center of management reporting and decision-making.
BMet deployed Unit4 ERP Financials to create a connected, automated finance system across the entire university. Timely, accurate financial data has led to transparent, informed, and faster decision-making.
Through automation of finance processes, BMet’s finance team can focus more on strategy and less on routine transaction processing. They have transformed their reporting capabilities, increased their agility, and benefit from rapid, transparent procurement.
Thanks to Unit4, we have complete visibility and control over each capital project: the schedule, resources invoiced, and cost versus budget. Armed with this insight, BMet can maximize return on investment, build a college that is fit for the future, and ultimately improve education outcomes.
Fiona Yardley, Finance Director, BMet.
How Unit4 can you focus on financial strategy
Unit4 ERP simplifies financial management for Higher Education institutions by automating manual tasks like data entry and administrative processes, allowing finance teams to focus on strategic drivers and goals that drive institutional growth.
Unit4 FP&A is designed to streamline financial processes for Higher Education institutions, enabling them to work smarter and strategically. When empowered with financial planning and analysis, Higher Education can make strategic and data-led decisions.
With real-time insights and a single source of truth, Unit4 enhances decision-making, improves operational efficiency, and empowers institutions to allocate resources strategically, ensuring a smarter, more agile approach to financial management. Talk to sales or see a demo today.