Les erreurs dans Excel peuvent coûter des milliards à votre entreprise
Toutes les équipes financières de la planète ont utilisé Excel par le passé et continueront à le faire à l'avenir. Il n'est pas difficile de comprendre pourquoi : Excel est un excellent outil de tableur et de productivité personnelle. Il est facile à utiliser, flexible et, pour les utilisateurs expérimentés, il contient une vaste gamme de fonctions plus complexes qui peuvent partiellement automatiser de nombreuses tâches de calcul quotidiennes.
Excel jouera probablement toujours un rôle de soutien à la finance, à la planification et à l'analyse. Toutefois, des problèmes commencent à se poser très rapidement lorsque les feuilles de calcul Excel sont le principal, voire le seul outil utilisé par vos équipes de gestion financière et d'analyse.
Les dangers d'Excel
Les principaux atouts d'Excel sont aussi ses principales faiblesses. Il est fondamentalement conçu comme un outil de tableur personnel pour aider les individus à suivre et à calculer des ensembles spécifiques de données, ce qui signifie qu'il est cloisonné de par sa conception. Il n'a jamais été conçu pour être un outil collaboratif, utilisé par de nombreuses personnes. Et lorsque de nombreuses équipes s'appuient sur différentes feuilles Excel pour fournir ou rassembler des données dans l'ensemble d'une organisation, il devient presque impossible pour quiconque de savoir ce qui est vrai et ce qui ne l'est pas, et quelles sont les données qui sont à jour et celles qui ne le sont pas.
Pour cette raison, Excel est également extrêmement gourmand en ressources. Les personnes et les équipes qui utilisent Excel passent une grande partie de leur temps à rechercher, modifier, rassembler et examiner différents fichiers pour tenter de réconcilier une "version unique de la vérité".
La flexibilité et la densité des fonctionnalités d'Excel peuvent également revenir hanter ses utilisateurs. Les formules personnalisées complexes utilisées par une personne peuvent être incompréhensibles pour une autre et sont des structures fragiles qui se brisent facilement. Il en résulte un désordre de recherches non fonctionnelles, de références circulaires, d'erreurs #div/0, d'erreurs de format de cellule, de nombres invalides ou manquants.
Cela fait d'Excel un outil intrinsèquement sujet aux erreurs pour la planification et l'analyse financières. Sa capacité à repérer et à corriger les erreurs dépend de la qualité des personnes qui l'utilisent. (Et personne n'est parfait.)
Le problème du contrôle des versions est également lié : de nouvelles informations sont toujours disponibles et aucun plan ne survit très longtemps au contact avec la réalité, même avec des fichiers partagés. Nous avons tous été confrontés à des noms de fichiers tels que GLOBAL_FINANCIAL_STRATEGY_FINAL_FINAL_V2_UPDATED_FINAL.xlsx, alors que des yeux et des mains différents travaillaient sur des documents que nous avions supposés terminés. Il devient rapidement impossible de savoir à quelle version de la réalité on a affaire.
Le coût de l'option la moins chère : quelques exemples
Les outils dédiés à l'analyse financière et comptable ont bien sûr un prix, tant en termes de dépenses d'investissement et de fonctionnement qu'en termes de formation du personnel. Mais l'utilisation d'Excel peut s'avérer nettement plus coûteuse à long terme. Vous pourriez finir par dépenser jusqu'à 6 milliards de dollars pour votre habitude d'Excel.
Fidelity Magellan l'a appris à ses dépens dès 1995, lorsqu'un signe moins omis sur une moins-value nette de 1,3 milliard de dollars l'a accidentellement traitée comme une plus-value nette. Cela a entraîné une erreur de 2,6 milliards de dollars dans l'estimation des dividendes et, vraisemblablement, des discussions incroyablement embarrassantes avec les actionnaires.
Au fil des ans, Fannie Mae, l'université de Toledo et le comité des Jeux Olympiques de Londres en 2012 ont tous subi des pertes allant de quelques centaines de milliers à un peu plus d'un milliard de dollars, pour des erreurs Excel que la plupart des gens considéreraient comme "insignifiantes".
Ils sont loin d'être les seules victimes. Dans son livre Humble Pie, Matt Parker raconte que JP Morgan Chase a perdu jusqu'à 6 milliards de dollars en 2012, en partie à cause de chiffres sur la valeur à risque qui ont été incorrectement copiés et collés d'un fichier à l'autre sans que personne n'ait fait preuve de la diligence nécessaire. (Nous disons "pas moins de" 6 milliards de dollars parce qu'il est apparemment impossible de calculer ce chiffre avec certitude). Bien que nombre de ces exemples datent maintenant de plus de 10 ans, Excel est toujours utilisé.
Et il ne s'agit en aucun cas d'incidents isolés : le European Spreadsheet Risks Interest Group estime que plus de 90 % de toutes les feuilles de calcul contiennent des erreurs et que 24 % de celles qui utilisent des formules contiennent une erreur mathématique directe dans leurs calculs. (Consultez leur site web si vous avez le temps, vous y trouverez des dizaines d'autres histoires et exemples réels d'erreurs de feuilles de calcul et d'exposition aux risques).
Quelle est donc l'alternative ?
Les solutions modernes de FP&A basées sur le Cloud ont le pouvoir de fournir à votre entreprise un environnement de travail unique et une source de vérité. Elles éliminent la majeure partie du travail manuel inhérent à la recherche de différentes feuilles de calcul, à la recherche d'erreurs et à la prolifération de multiples versions "finales" d'un même plan.
Ils offrent également une multitude d'autres fonctionnalités d'automatisation et de planification prédictive/scénario alimentées par l'IA qui simplifient considérablement l'évolution de vos plans et budgets pour répondre aux tendances, aux perturbations et à l'évolution des conditions de l'industrie.
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Every finance team on earth has made use of Excel in the past, and will continue to do so in the future. And it’s not hard to see why: Excel is an excellent spreadsheeting and personal productivity tool. It’s easy to use, flexible, and for the advanced power users it contains a huge array of more complex features that can partially automate many of day to day calculation tasks.
Excel will likely always have a role in supporting finance, planning and analysis. However, problems start to arise very quickly when Excel spreadsheets are the primary or even only tool being used by your FP&A teams.
The perils of Excel
Excel’s main strengths are also its main vulnerabilities. It’s designed fundamentally as a personal spreadsheeting tool to help individuals track and calculate specific sets of data, and that means it’s siloed by design. It was never intended to be a collaborative tool, used by many. And when numerous teams all rely on different Excel sheets to provide or collate data inputs across an entire organization, it becomes almost impossible for anyone to keep track of what is and isn’t true, and what data is and isn’t up to date.
For this reason, Excel is also extremely resource intensive. Individuals and teams relying on Excel spend a great deal of their time chasing down, amending, collating, and reviewing different files to attempt to reconcile a ‘single version of the truth’.
Excel’s flexibility and feature density can also come back to haunt its users. Complex custom formulas used by one person may be unintelligible to another and are fragile structures that break easily. Leading to a mess of non-functional lookups, circular references, #div/0 errors, cell format errors, invalid or missed numbers.
This makes Excel an inherently error prone tool for financial planning and analysis. It’s only as good at spotting and amending errors as the people using it. (And nobody’s perfect.)
Related is the problem of version control: new information is always becoming available, and no plan survives contact with reality for very long, even with shared files. We’ve all had to deal with file names like GLOBAL_FINANCIAL_STRATEGY_FINAL_FINAL_V2_UPDATED_FINAL.xlsx as various different sets of eyes and hands work on documents we’d assumed were finished. It quickly becomes impossible to know which version of reality you’re actually dealing with.
The cost of taking the less expensive option – some examples
Dedicated FP&A tools, of course, don’t come without a price tag – both in terms of capital and operational expenditure and in staff training. But using Excel can be significantly more expensive in the long run. You could end up spending as much as $6 billion on your Excel habit.
Fidelity Magellan found this out the hard way as far back as 1995, when an omitted minus sign on a net capital loss of $1.3bn accidentally caused it to be treated as a net capital gain. This led to their dividend estimate being off by $2.6 billion and, presumably, to some incredibly awkward shareholder discussions.
Over the years, Fannie Mae, the University of Toledo, and the 2012 London Olympic Games have all suffered losses ranging from a few hundred thousand to just over a billion dollars, all over what most people would see as “trivial” Excel errors.
They’re far from the only victims. In his book Humble Pie, Matt Parker relates that in one incident JP Morgan Chase lost as much as $6 billion in 2012 thanks in part to figures on value at risk being incorrectly copied and pasted between files without anyone doing their due diligence. (We say “as much as” $6bn because the figure is apparently impossible to calculate definitively.) Despite many of these examples now being more than 10 years old, Excel is still being used.
And these are by no means isolated incidents: the European Spreadsheet Risks Interest Group estimates over 90% of all spreadsheets contain errors and 24% that use formulas contain a direct maths error in their calculations. (Check out their website if you have the time, there are dozens more stories and real examples of spreadsheet errors and risk exposure.)
So what’s the alternative?
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