Excel-Fehler können Ihrem Unternehmen Milliarden kosten – aber es gibt eine Lösung
Alle Finanz-Teams auf der Welt haben wohl schon einmal mit Excel gearbeitet und werden das auch in Zukunft noch tun. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Excel ist ein exzellentes Tool zum Erstellen von Spreadsheets und zur Verbesserung der persönlichen Produktivität. Es ist benutzerfreundlich, flexibel und bietet fortgeschrittenen Nutzern eine Vielzahl an komplexeren Funktionen, die eine teilweise Automatisierung zahlreicher Routinekalkulationen ermöglichen.
Excel wird aller Wahrscheinlichkeit nach immer eine unterstützende Rolle im Finanzbereich sowie in der Planung und Analyse spielen. Ist es jedoch das wichtigste oder gar einzige Tool, das Ihr FP&A-Team verwendet, kann es schnell zu Problemen kommen.
Die Tücken von Excel
Die größten Stärken von Excel sind zugleich die größten Schwachstellen. Im Grunde wurde Excel als persönliches Tabellenkalkulationstool konzipiert. Einfach gesagt: Es soll einzelnen Personen dabei helfen, bestimmte Datensätze zu verfolgen und zu berechnen. Und hier liegt auch das Problem. Denn Excel wurde nun mal so entwickelt, dass es Daten in einzelnen Spreadsheets isoliert. Es war nie als Tool für die Zusammenarbeit im Team gedacht. Wenn also zahlreiche Teams eines Unternehmens verschiedene Excel-Dateien nutzen, um Daten bereit- oder zusammenzustellen, wird kaum jemand den Überblick darüber behalten können, welche davon korrekt und aktuell sind.
Excel ist daher sehr ressourcenintensiv. Einzelne Team-Mitglieder und sogar ganze Teams verbringen viel Zeit damit, Excel-Dateien zu suchen, zu bearbeiten, zu prüfen und mehrere Spreadsheets in einer Hauptdatei zusammenzufassen.
Hinzu kommen die Flexibilität und die Fülle an Funktionen von Excel, die Nutzern schwer zu schaffen machen können. Während bestimmte komplexe maßgeschneiderte Formeln für den einen Nutzer vollkommen einleuchtend sind, sind sie für alle anderen kaum nachvollziehbar. Dadurch entstehen Schwachstellen, die die Kalkulationen sehr anfällig machen. Die Folge ist ein Durcheinander von nicht funktionierenden Suchvorgängen, Zirkelverweisen, #div/0-Fehlern, Zellformatfehlern, ungültigen oder fehlenden Zahlen.
Dies macht Excel zu einem sehr fehleranfälligen Tool für die Finanzplanung und Analyse. Denn es ist nur so gut darin, Fehler zu erkennen und zu korrigieren, wie die Nutzer, die es verwenden. (Und wie wir wissen: Niemand ist perfekt.)
Da wäre außerdem noch das Problem der Versionskontrolle: Ständig kommen neue Informationen hinzu und auch wenn Teams in gemeinsamen Dateien zusammenarbeiten, ist es praktisch unmöglich, die Planung auf dem neuesten Stand zu halten. Wir alle kennen kreative Dateinamen wie: GLOBALE_FINANZSTRATEGIE_FINAL_FINAL_V2_UDPATED_FINAL.xlsx. Je mehr Hände eine Datei durchläuft, desto mehr Änderungen und desto mehr aktualisierte Dateien gibt es. Man verliert schnell den Überblick, welche nun wirklich die endgültige Version ist.
Die scheinbar günstigere Option kann am Ende ganz schön teuer werden – hier sind einige Beispiele
Speziell entwickelte FP&A-Tools haben ihren Preis: Anschaffung, Implementierung, Instandhaltung, Betrieb, Mitarbeiterschulungen etc. Aber die Nutzung von Excel kann auf Dauer deutlich teurer werden. Ihre Liebe zu Excel könnte Ihnen am Ende bis zu 6 Milliarden $ kosten.
Fidelity Magellan musste dies 1995 am eigenen Leib erfahren, als ein vergessenes Minuszeichen den eigentlichen Nettokapitalverlust von 1,3 Milliarden $ versehentlich zu einem Nettokapitalgewinn machte. Dies führte zu einer abweichenden Dividendenschätzung um 2,6 Milliarden $ (und vermutlich auch zu einigen ungemütlichen Gesprächen mit den Aktionären).
Im Laufe der Jahre haben Fannie Mae, die University of Toledo und die Olympischen Spiele 2012 in London alle Verluste erlitten, die von einigen Hunderttausend bis etwas mehr als einer Milliarde Dollar reichten – und zwar aufgrund simpler Excel-Fehler.
Und sie sind sicherlich nicht die Einzigen. In seinem Buch Humble Pie erwähnt Matt Parker, dass JP Morgan Chase bei einem Vorfall im Jahr 2012 bis zu 6 Milliarden $ verloren hat, was zum Teil auf einen Copy-Paste-Fehler zurückzuführen war. So wurden Zahlen zum Value at Risk fälschlicherweise zwischen Dateien kopiert und eingefügt, ohne dass jemand die Dateien überprüft hatte. (Wir sagen „bis zu“ 6 Milliarden $, weil die tatsächliche Summe nicht zu ermitteln war.) Obwohl einige diese Vorfälle mehr als zehn Jahre zurückliegen, ist Excel immer noch in Verwendung.
Und dies sind keine Einzelfälle: Die European Spreadsheet Risks Interest Group schätzt, dass über 90 % aller Spreadsheets Fehler enthalten und 24 % Formeln verwenden, die einen direkten mathematischen Fehler in ihren Berechnungen aufweisen. (Werfen Sie einen Blick auf die Website, wenn Sie etwas Zeit haben. Dort finden Sie viele weitere Beispiele von fehlerhaften Spreadsheets und Risiken).
Aber was ist die Alternative?
Moderne cloudbasierte FP&A-Lösungen bieten eine gemeinsame Arbeitsumgebung für alle im Unternehmen und einen einheitlichen Single Point of Truth. Ihre Mitarbeitenden müssen ihre Zeit nicht mehr damit verbringen, unterschiedliche Dateien ausfindig zu machen, auf Fehler zu prüfen und daraus jedes Mal aufs Neue „endgültige“ Versionen zu erstellen.
Diese Lösungen bieten zudem umfassende Automatisierungsmöglichkeiten sowie eine Vielzahl anderer KI-gestützter Funktionen zur Vorhersage bzw. Szenarioplanung, mit denen Sie Ihre Pläne und Budgets einfach anpassen können. So können Sie schnell auf Trends, Turbulenzen und sich ändernde Branchenbedingungen reagieren.
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Unsere FP&A-Lösung integriert nicht nur alle Finanzdaten Ihres Unternehmens, sie lässt sich auch nahtlos mit unserer ERP-, HCM- und PSA-Software sowie unseren S2C-Lösungen integrieren. Sie schafft eine zentrale Umgebung, die nicht nur die Planung, sondern auch den Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden erleichtert. Mit unserer Lösung konnten bereits zahlreiche Kunden ihre Planung optimieren, große Mengen an Spreadsheets in einer zentralen Datenquelle zusammenführen und so bis zu 30 ganze Arbeitstage pro Jahr einsparen.
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Every finance team on earth has made use of Excel in the past, and will continue to do so in the future. And it’s not hard to see why: Excel is an excellent spreadsheeting and personal productivity tool. It’s easy to use, flexible, and for the advanced power users it contains a huge array of more complex features that can partially automate many of day to day calculation tasks.
Excel will likely always have a role in supporting finance, planning and analysis. However, problems start to arise very quickly when Excel spreadsheets are the primary or even only tool being used by your FP&A teams.
The perils of Excel
Excel’s main strengths are also its main vulnerabilities. It’s designed fundamentally as a personal spreadsheeting tool to help individuals track and calculate specific sets of data, and that means it’s siloed by design. It was never intended to be a collaborative tool, used by many. And when numerous teams all rely on different Excel sheets to provide or collate data inputs across an entire organization, it becomes almost impossible for anyone to keep track of what is and isn’t true, and what data is and isn’t up to date.
For this reason, Excel is also extremely resource intensive. Individuals and teams relying on Excel spend a great deal of their time chasing down, amending, collating, and reviewing different files to attempt to reconcile a ‘single version of the truth’.
Excel’s flexibility and feature density can also come back to haunt its users. Complex custom formulas used by one person may be unintelligible to another and are fragile structures that break easily. Leading to a mess of non-functional lookups, circular references, #div/0 errors, cell format errors, invalid or missed numbers.
This makes Excel an inherently error prone tool for financial planning and analysis. It’s only as good at spotting and amending errors as the people using it. (And nobody’s perfect.)
Related is the problem of version control: new information is always becoming available, and no plan survives contact with reality for very long, even with shared files. We’ve all had to deal with file names like GLOBAL_FINANCIAL_STRATEGY_FINAL_FINAL_V2_UPDATED_FINAL.xlsx as various different sets of eyes and hands work on documents we’d assumed were finished. It quickly becomes impossible to know which version of reality you’re actually dealing with.
The cost of taking the less expensive option – some examples
Dedicated FP&A tools, of course, don’t come without a price tag – both in terms of capital and operational expenditure and in staff training. But using Excel can be significantly more expensive in the long run. You could end up spending as much as $6 billion on your Excel habit.
Fidelity Magellan found this out the hard way as far back as 1995, when an omitted minus sign on a net capital loss of $1.3bn accidentally caused it to be treated as a net capital gain. This led to their dividend estimate being off by $2.6 billion and, presumably, to some incredibly awkward shareholder discussions.
Over the years, Fannie Mae, the University of Toledo, and the 2012 London Olympic Games have all suffered losses ranging from a few hundred thousand to just over a billion dollars, all over what most people would see as “trivial” Excel errors.
They’re far from the only victims. In his book Humble Pie, Matt Parker relates that in one incident JP Morgan Chase lost as much as $6 billion in 2012 thanks in part to figures on value at risk being incorrectly copied and pasted between files without anyone doing their due diligence. (We say “as much as” $6bn because the figure is apparently impossible to calculate definitively.) Despite many of these examples now being more than 10 years old, Excel is still being used.
And these are by no means isolated incidents: the European Spreadsheet Risks Interest Group estimates over 90% of all spreadsheets contain errors and 24% that use formulas contain a direct maths error in their calculations. (Check out their website if you have the time, there are dozens more stories and real examples of spreadsheet errors and risk exposure.)
So what’s the alternative?
Modern cloud-based FP&A solutions have the power to provide your organization with a single working environment and source of truth. Eliminating most of the manual work inherent in chasing down different spreadsheets, combing them for errors, and proliferating multiple “final” versions of the same plan.
They also provide a host of other automation and AI-powered predictive/scenario planning functionality that make evolving your plans and budgets to respond to trends, disruptions, and evolving industry conditions significantly simpler.
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